Arbeitszeitkonto und rechtliche Vorgaben

Bereits im Mai 2019 fällte der Europäische Gerichtshof (EuGH) sein wegweisendes Urteil (EuGH, 14.05.2019 - C-55/18) zum Thema Arbeitszeitkonten. Kurz zusammengefasst ging aus der Entscheidung die Pflicht für Arbeitgeber:innen hervor, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen mithilfe eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zu erfassen.
Für die Umsetzung in national geltendes Recht legte der EuGH damals keine Frist fest. Das könnte, Expertenmeinungen zufolge, der Grund sein, warum bislang in Deutschland keine gesetzliche Regelung zu diesem wichtigen Thema existiert.

Jedoch beziehen sich mehrere deutsche Gerichte in ihren Entscheidungen auf das EuGH-Urteil. Jüngst das Bundesarbeitsgericht (BAG) in letzter Instanz. Im September 2022 kam es zu einem überraschenden Urteil: Das BAG verhandelte einen Fall, in dem der Betriebsrat die Einführung eines Zeiterfassungssystems erzwingen wollte und stellte in der Urteilsbegründung fest, dass deutsche Arbeitgeber:innen auf Grundlage des §3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)längst dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Belegschaft zu erfassen. Der Betriebsrat konnte sich zwar in diesem Prozess nicht durchsetzen, aber das Urteil erregte große Aufmerksamkeit und sorgte für einen Ruck in der Gesetzgebung. Mittlerweile existiert ein Gesetzesentwurf dazu, der noch im Jahr 2023 in Kraft treten soll.

Für dich als Arbeitgeber:in ist es also an der Zeit, dich gut vorzubereiten und gewappnet zu sein, für das, was da kommt. Es ist wichtig, dass Du dir über geeignete digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung Gedanken zu machst, denn die Pflicht zur Einführung solcher sieht der deutsche Gesetzesentwurf vor.
Das nötige Grundwissen wollen wir dir im heutigen Blog-Artikel näherbringen. Bitte beachte, dass der Post lediglich der Information dient und keine Rechtsberatung darstellt. Daher können wir leider keine Garantie auf Vollständigkeit, Richtigkeit und fortlaufende Aktualität geben.

Definition Arbeitszeitkonto

Da es keine allgemeingültige Definition für den Begriff gibt, nähern wir uns ihm über die Wortbedeutung. "Konto" kommt aus dem Italienischen und bedeutet "Rechnung". Ein Arbeitszeitkonto (AZK) weist also einen Saldo aus - und zwar den der geleisteten Arbeitsstunden. Dabei kann es sich wie ein Girokonto ins Plus und ins Minus bewegen. Die Berechnung des Saldos orientiert sich an der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Überschreitet der/die Mitarbeiter:in den Zeitrahmen, entstehen die sogenannten "Plusstunden", also ein Zeitguthaben.

Wird weniger gearbeitet, weist das Konto "Minusstunden" oder Zeitschulden aus. Am Gehalt ändert der Saldo der geleisteten Stunden grundsätzlich nichts. Das monatliche Entgelt bleibt gleich, außer Mitarbeiter:innen fordern eine finanzielle Abgeltung von Zeitguthaben ein, dann erhöht sich das Gehalt einmalig entsprechend der zu viel geleisteten Stunden. Mit einer Softwarelösung wie flair können Arbeitsstunden digital erfasst werden. Dabei kann man die Zeiterfassung jederzeit stoppen und wieder aufnehmen, sodass man die Arbeit flexibel an den eigenen Tagesablauf anpassen kann.

Arbeitszeitkonten als Grundvoraussetzung für Flexibilität

Selten war der Arbeitsmarkt so großen Veränderungen unterworfen wie heute. Gerade der Fachkräftemangel macht Mitarbeiterbindung zu einer HR-Hauptaufgabe in deutschen Unternehmen. Um als Arbeitgeber:in attraktiv zu bleiben, musst Du flexibel und in der Lage sein, dich an die wechselnden Bedürfnisse deiner Mitarbeiter:innen anzupassen. Wahrscheinlich wirst Du verschiedene Arbeitszeitmodelle anbieten, die die Führung von Arbeitszeitkonten ohnehin unerlässlich machen. Egal ob Du Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit (auch hierfür ist übrigens im deutschen Gesetzesentwurf eine Aufzeichnung vorgesehen), Teilzeit oder Homeoffice anbietest oder dich für Jahresarbeitszeitkonten entscheidest: mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung behältst Du stets den Überblick.

Wer benötigt ein Arbeitszeitkonto?

Die Antwort ist simpel und beruht auf der aktuellen rechtlichen Lage: Jede/r Mitarbeiter:in. Auch wenn die ein oder andere Position ihrem Wesen nach über relativ starre Arbeitszeiten verfügt, ist es für Arbeitgeber:innen wichtig, ein Arbeitszeitkonto anzulegen, denn es ermöglicht die Kontrolle der Einhaltung folgender arbeitsrechtlicher Vorschriften. So schützt Du dein Unternehmen vor finanziellen Verlusten durch Bußgelder. Diese Regelungen solltest Du kennen:

• Die werktägliche Höchstarbeitszeit beträgt laut § 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) acht Stunden und darf nur in Ausnahmefällen überschritten werden. Ist Mehrarbeit erforderlich, kann die Höchstgrenze auf 10 Stunden täglich ausgeweitet werden.
• Zwischen zwei Arbeitseinsätzen müssen Mitarbeiter:innen eine Ruhezeit von 11 Stunden einhalten. Das ist in § 5 ArbZG inkl. Ausnahmeregelungen festgelegt.
• Je nach vertraglich vereinbarter Arbeitszeit sieht der Gesetzgeber weiterhin in § 4 ArbZG entsprechende Ruhepausen vor.
• Für Beschäftigte, die den Mindestlohn erhalten, sieht das Mindestlohngesetz keine ausdrückliche Regelung vor. Die gängige Rechtspraxis besagt aber, dass Mindestlohnempfänger lediglich 50 % der vereinbarten Stunden als Überstunden ansammeln dürfen und das Arbeitszeitkonto innerhalb eines Jahres ausgeglichen sein muss.

Welche Arten von Arbeitszeitkonten gibt es?

Mitarbeiter:innen und Arbeitgeber:innen unterschiedlicher Branchen haben unterschiedliche Bedürfnisse und Erfordernisse hinsichtlich der Aufzeichnung der geleisteten Stunden. Daher gibt es verschiedene Arten von Arbeitszeitkonten. Um diese besser voneinander abgrenzen zu können, nehmen wir zunächst eine grundsätzliche Unterteilung in sogenannte

• Kurzzeitkonten
• und Langzeitkonten vor.

Kurzzeitkonto: Das musst Du wissen

Kurzzeitkonten werden im Normalfall aus Gründen der Übersichtlichkeit nach maximal 12 Monaten glattgestellt. Wenn Du diesen Ausgleichszeitraum festlegst, bist Du an keine gesetzliche Vorschrift gebunden und kannst somit frei wählen. Üblich sind auch drei, sechs oder neun Monate. Mit dieser Zeitkonten-Art bist Du in der Lage, sehr flexible Arbeitszeitmodelle anzubieten. Diese führen zu flexiblen Arbeitszeiten, die wiederum zu mehr Freiheit für die Mitarbeiter:innen führen.

Das lässt sich anhand eines Beispiels veranschaulichen: In Wirtschaftsbereichen mit stark schwankender Auftragslage, wie der Gastronomie oder dem Baugewerbe, ist es erforderlich, die Zeitkonten in der Hochsaison aufzufüllen, um die weniger gewinnbringende Nebensaison als Ausgleichszeitraum nutzen zu können.
Kurzzeitkonten gibt es in verschiedenen Ausprägungen. Die gebräuchlichsten Kontenarten wollen wir uns nun ansehen:

Das Gleitzeitkonto

Bei der Gleitzeit begegnen uns wiederum verschiedene Arbeitszeitmodelle. Manche Unternehmen geben eine sogenannte Kernarbeitszeit vor, in der die Mitarbeiter anwesend sein müssen. Im Zeitraum außerhalb dieser Kernzeit kann die Arbeitszeit flexibel gestaltet werden. Arbeitsbeginn und -ende werden (meist digital, gelegentlich noch auf Stundenzetteln) erfasst. Existiert keine Kernzeit, so legen Arbeitgeber:innen häufig einen zeitlichen Rahmen fest, innerhalb dessen die Belegschaft sich frei bewegen kann oder sie geben eine wöchentliche Arbeitszeit bzw. eine monatliche Stundenzahl vor, die eigenverantwortlich eingeteilt werden kann.

Das Überstundenkonto

Während auf einem Gleitzeitkonto die tatsächlich geleistete Arbeitszeit erfasst wird, werden auf dem Überstundenkonto lediglich die Mehrarbeit oder zu wenig geleistete Stunden erfasst. Die Soll-Arbeitszeit bleibt außen vor.

Das Ampelkonto

Das Ampelkonto bekommt einen eigenen Abschnitt in unserem Artikel, obwohl es keine echte Unterkontoart der Kurzzeitkonten ist. Es stellt aber eine bewährte und pragmatische Form der Umsetzung eines digitalen Gleitzeitkontos dar, die dem Schutz der Mitarbeiter:innen dient und sicherstellt, dass weder zu viele Überstunden angesammelt werden noch zu große Zeitschulden entstehen.

• Ampelphase grün: Der/die Mitarbeiter:in erhält grünes Licht bis zu +/-30 Stunden (Zeitrahmen individuell festlegbar). In Eigenverantwortung regelt er/sie den Überstundenaufbau oder -abbau unter Beachtung gesetzlicher und arbeitsvertraglicher Regelungen.
• Ampelphase gelb: Der/die Mitarbeiter:in hat die +/-30-Stunden-Grenze über- oder unterschritten. Ein Gespräch mit dem/der Vorgesetzten oder dem Team wird anberaumt, um Maßnahmen zu erarbeiten, die das Gleitzeitkonto wieder in Balance bringen.
• Ampelphase rot: Hier wird es brenzlig, denn die Maßnahmen aus Ampelphase gelb wurden nicht umgesetzt oder blieben wirkungslos und es wurde die +/-60-Stunden-Grenze (Zeitrahmen individuell festlegbar) über- oder unterschritten. Der/die Vorgesetzte wird nun einschreiten und verpflichtende Vereinbarungen mit seinem/seiner Mitarbeiter:in treffen, um den Saldo auszugleichen.

Wissenswertes zum Langzeitkonto

Sicher erinnerst Du dich an die grundsätzliche Unterscheidung der Arbeitszeitkonten in Kurzzeit- und Langzeitkonten, denn wir kommen nun zu den Langzeitkonten. Während die Kurzzeitkonten meist einen Zeitraum von einem Jahr umfassen, sind die Langzeitkonten, wie der Name schon sagt, auf Dauer angelegt. Gelegentlich begegnen sie uns auch unter der aussagekräftigeren Bezeichnung "Lebensarbeitszeitkonten".

Während sich für die Kurzzeitkonten der Vergleich mit einem Girokonto, das ins Minus und ins Plus gehen kann, eignet, ist es bei den Langzeitkonten das Sparbuch. Sie werden nämlich ausschließlich im Plus geführt. Mitarbeiter:innen "sparen" darauf Arbeitszeit oder die Vergütung dafür an, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Hier einige Beispiele für mögliche Ziele:

• Sabbatical: Oft wird die vorübergehende, längere Auszeit vom Beruf für eine große Reise, für den Ausbau eines Hobbys oder für mehr Familienzeit genutzt. Mitarbeiter:innen können hier verschiedene Möglichkeiten angeboten werden, damit das Sabbatical auch finanziert werden kann. Eine davon ist es, ein großes Zeitguthaben anzusparen, das dann abgebaut wird. Auf diese Weise erhält der/die Langzeiturlauber:in dann sein/ihr volles Gehalt weiter. Auch das Ansparen von Geld zur Überbrückung des Sabbaticals auf einem Langzeitarbeitskonto ist denkbar. Diese Konten laufen unter den Bezeichnungen Zeitwertkonto oder Wertguthabenkonto. Der/die Mitarbeiter:in verzichtet für einen bestimmten Zeitraum auf einen Teil seines/ihres Gehaltes und erhält das angesparte Guthaben dann während der beruflichen Auszeit ausbezahlt.
• Renteneintritt oder Altersteilzeit: Für viele ist ein frühes Ende der beruflichen Tätigkeit erstrebenswert. Zeitguthaben können auch für einen früheren Renteneintritt angelegt werden oder im Rahmen von Altersteilzeitregelungen aufgebraucht werden.
• Erziehungs- und Pflegezeiten: Eine Änderung von Betreuungsmöglichkeiten oder der Schuleintritt eines Kindes sowie die Pflege naher Angehöriger können es erforderlich machen, dass Berufstätige vorübergehend noch einmal stärker in die familiäre Sorgearbeit eingebunden sind. Damit es nicht zu finanziellen Engpässen kommt, können auch hier Zeitguthaben eingesetzt werden.

Rechtliche Rahmenbedingungen für die Einführung von Arbeitszeitkonten

Wie Du bereits weißt, soll das Gesetz, das Arbeitgeber:innen zur Einführung von Arbeitszeitkonten verpflichtet, erst im Lauf des Jahres 2023 verabschiedet werden. Dennoch gibt es bereits jetzt einiges zu beachten.

Arbeitszeitkonten bedürfen einer vertraglichen Regelung. Damit Du bei Änderungen nicht jeden einzelnen Arbeitsvertrag korrigieren musst, empfiehlt es sich, die Modalitäten der Arbeitszeiterfassung im Rahmen einer Betriebsvereinbarung zu regeln. Beachte, dass der Betriebsrat hier ein Mitbestimmungsrecht hat. Wenn eine Tarifbindung besteht, so lohnt es sich, den Tarifvertrag genau zu prüfen, denn meist finden sich hier bereits die Rahmenbedingungen zur Zeiterfassung und Du musst im Arbeitsvertrag lediglich auf deren Geltung verweisen.

Was sind die Vor- und Nachteile von Arbeitszeitkonten?

Die Vorteile von Arbeitszeitkonten:

• Flexibilität auf Arbeitgeberseite. Insolvenzsicherung. Konjunkturelle oder saisonale Schwankungen können ausgeglichen werden, ohne Kündigungen aussprechen zu müssen.
• Flexibilität auf Arbeitnehmerseite. Moderne Arbeitszeitmodelle können flexibel in Anspruch genommen werden. Durch das eigenverantwortliche Zeitmanagement verbessert sich die Work-Life-Balance, was sich wiederum positiv auf Zufriedenheit und Motivation auswirkt.
• Fairness. Es ist ein Ausdruck von Wertschätzung für alle Mitarbeiter:innen, wenn sie einen Ausgleich für zu viel geleistete Stunden erhalten.

Die Nachteile von Arbeitszeitkonten:

• Anfänglich hoher Arbeitsaufwand.
• Arbeitszeitkonten können die Verpflichtung zur Erbringung von Überstunden beinhalten. Dies kann zu Konflikten führen.
• Gelegentlich können Mitarbeiter:innen in Versuchung geführt werden, Überstunden nicht aus betrieblichen, sondern aus persönlichen Gründen aufzubauen.
• Gefährdung der körperlichen und psychischen Gesundheit durch ein hohes Überstundenaufkommen.

Digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung

Schon aufgrund der Vielzahl von Arbeitszeitmodellen ist eine digitale Erfassung der Arbeitszeit deiner Mitarbeiter:innen unumgänglich. Dabei sprechen wir im Übrigen nicht von Excel-Tabellen. Das ist zwar praktikabel, aber nicht besonders vielseitig. Flair hat eine Vielzahl von nützlichen Funktionen, mit denen Du dein gesamtes Personalwesen digitalisieren kannst. Die Zeiterfassung ist eine davon. Lass dich mit unserer HR-Software in eine Welt der unbegrenzten Möglichkeiten entführen und buche eine kostenlose Demo.

Damit die Zeiterfassung nicht zum bürokratischen Ungetüm wird, haben wir in unsere Software alle Skills integriert, die Du brauchst. Mit flair wird Zeiterfassung transparent, sicher, individualisierbar und skalierbar.

• Deine Mitarbeiter:innen können von überall aus und mit jedem Endgerät auf die Zeiterfassung zugreifen. Die Rahmenbedingungen bestimmst jedoch Du.
• Gleichzeitig kannst Du auch physische Zeiterfassungsgeräte am Unternehmensstandort mit in das Konzept einbinden. Die "Mischerfassung" lässt sich ganz einfach über unsere App synchronisieren.
• Dein Unternehmen ist international tätig und hat mehrere Standorte in verschiedenen Ländern? Kein Problem. Mit flair kannst Du unterschiedliche Regelungen pro Standort definieren und die Zeiterfassung an abweichende Vorschriften im Ausland anpassen.

Fazit

Noch hält sich die deutsche Gesetzgebung bedeckt, in welcher Form die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen künftig erfolgen muss. In Zeiten der Globalisierung bleibt aber zu vermuten, dass eine digitale Möglichkeit geschaffen werden muss. Für sehr kleine Unternehmen wird es wahrscheinlich Ausnahmeregelungen geben. Das Gros der deutschen Betriebe wird sich, wenn sie es nicht schon getan haben, nach einer digitalen Lösung umsehen müssen.

Aber nicht nur aus dieser zukünftigen Pflicht heraus ist es richtig, sich über das Thema Gedanken zu machen. Eine moderne Zeiterfassung eröffnet einem Unternehmen erst die flexible Ausgestaltung von Arbeitsverträgen, die in der heutigen Zeit so immanent wichtig ist. Das Employer Branding verbessert sich und Bewerber:innen nehmen den/die Arbeitgeber:in am Markt als weltoffenes, modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen wahr. Wir von flair unterstützen dein Unternehmen auf dem Weg in die Digitalisierung, wo wir nur können. Sprich uns an. Unsere Experten freuen sich auf dich!

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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