Asynchrone Arbeit: Verbessere die Produktivität Deines Remote-Teams

Homeoffice ist auf dem Vormarsch. Immer mehr Unternehmen gehen zu flexibleren Arbeitsmodellen über. Aber wie können Remote-Teams ihr volles Potenzial entfalten? Entdecke die Vorteile der asynchronen Arbeit und wie Du sie in Deinem Unternehmen etablieren kannst.  

Was ist asynchrone Arbeit?

Asynchrones Arbeiten ist ein Arbeitsmodell, bei dem die Mitarbeiter ihre Aufgaben nach einem Zeitplan organisieren, der für sie genau passend ist. Im Gegensatz zur synchronen Arbeit, bei der die Arbeitnehmer einen festen, inflexiblen Zeitplan und festgelegte Schichten haben, können sie bei der asynchronen Arbeit ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen.

Anstatt von den Mitarbeitern zu erwarten, dass sie innerhalb festgelegter Zeiten online sind und sofort auf Nachrichten reagieren, erlauben asynchrone Unternehmen ihren Mitarbeitern, Aufgaben zu erledigen und Kollegen zu antworten, wann sie wollen. Dieses Arbeitsmodell ist besonders bei Remote-Teams verbreitet, bei denen die Teammitglieder über verschiedene Länder und Zeitzonen verteilt sein können.

Die Umstellung auf asynchrones Arbeiten kann auf manche Unternehmen einschüchternd wirken, da es ein hohes Maß an Vertrauen, eine deutliche Veränderung der Arbeitsgewohnheiten und die richtigen Werkzeuge erfordert. Wenn die neuen Arbeitsweisen für die Remote-Arbeit jedoch richtig umgesetzt werden, können diese die Produktivität der Mitarbeiter:innen steigern.

Die 5 wichtigsten Vorteile der asynchronen Arbeit

Als Remote-First-Unternehmen glauben wir bei flair fest an die Vorteile der asynchronen Arbeit. Da unsere Teammitglieder in Ländern mit unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, z. B. in Mexiko, Deutschland, Palästina und Südkorea, haben wir von Echtzeitkommunikation auf asynchrone Kommunikation umgestellt. Dies ermöglicht unseren Remote Teams eine effizientere Arbeit. Um mehr darüber zu erfahren, wie wir bei flair asynchron arbeiten, empfehlen wir unseren Artikel mit dem Gründer Evgenii.

Im Folgenden sind einige der Vorteile von asynchronem Arbeiten für Remote Teams aufgeführt.

1. Höhere Produktivität und Effizienz

Asynchrones Arbeiten ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren Arbeitstag selbst zu gestalten, so dass sich alle Arten von Mitarbeitern entfalten können. Sie können zu den Zeiten arbeiten, zu denen sie am produktivsten sind. So entsteht ein konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkungen.

Während die synchrone Kommunikation am Arbeitsplatz oft dazu führt, dass man tagelang in Meetings verbringt, reduziert die asynchrone Kommunikation Unterbrechungen und ermöglicht ein konzentrierteres Arbeiten in einem eigenen, für sich selbst optimierten Arbeitsrhythmus.

2. Erhöhte Flexibilität

Jeder Mensch arbeitet auf unterschiedliche Weise. Asynchrones Arbeiten kommt diesen Arbeitsgewohnheiten entgegen. Solange die Mitarbeiter ihre Aufgaben effektiv priorisieren, ihren Kollegen innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens antworten und ihre Aufgaben pünktlich erledigen, spielt es keine Rolle, wie sie ihren Arbeitstag strukturieren. Eine sofortige Antwort ist in den meisten Fällen nicht notwendig, ebenso wenig wie ein persönliches Gespräch oder das X-te Meeting.

Ein Mitarbeiter könnte es zum Beispiel vorziehen, seinen Tag früher als gewöhnlich zu beginnen, um E-Mails und kleinere Aufgaben zu erledigen. Wenn der Mitarbeiter auf eine Blockade stößt, kann er auf schriftliche oder aufgezeichnete Unterlagen zurückgreifen, um sie selbst zu überwinden. Und wenn er wirklich den Input eines Kollegen braucht um weiterzukommen, kann er in der Zwischenzeit eine andere Aufgabe erledigen.

Im Gegensatz zur asynchronen Arbeitsweise muss ein:e synchrone:r Arbeitnehmer:in unabhängig von seiner Arbeitsauslastung immer zu den gleichen festen Zeiten verfügbar sein. Wenn er seinen Tag um 9 Uhr beginnt, stößt er bald auf eine Blockade und muss warten, bis ein Kollege eine Besprechung beendet hat, damit er die Angelegenheit klären kann. Fehlende Dokumentation führt dazu, dass man sich auf Besprechungen in Echtzeit verlässt. Dies kann zu Engpässen führen und die Produktivität des Teams verringern.

3. Bessere Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg

Durch asynchrones Arbeiten wird auch die Herausforderung von Remote Teams überwunden. Remote-Mitarbeiter:innen können von jeder Zeitzone aus bequem arbeiten - und wenn ein Arbeitstag endet, beginnt ein neuer auf der anderen Seite des Globus. Asynchrone Kommunikationsmethoden wie Videoclips, Bildschirmaufzeichnungen, Nachrichten, E-Mails und In-App-Kommentare helfen Mitarbeiter:innen in Verbindung zu bleiben, auch wenn sie nicht zur gleichen Zeit arbeiten. Benachrichtigungen können jeweils zu Beginn des Arbeitstages beantwortet werden, sodass der/die Kolleg:in danach die aufgeschobene Aufgabe weiterführen kann. Diverse Kommunikationskanäle und Softwaretools erleichtert die Remote Work.

4. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Vertrauen ist ein zentraler Aspekt in asynchronen Unternehmen. Und wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass man ihnen vertraut, sind sie zufriedener. Wenn Du Deinen Mitarbeitern die Freiheit gibst, ihren Arbeitstag selbst zu gestalten, kann dies die Arbeitszufriedenheit erheblich steigern - und sogar dazu beitragen, neue Talente anzuziehen.

Genau solche Freiheiten sind in der modernen Arbeitswelt neben der monetären Entlohnung ein wichtiger Faktor, um offene Stellen mit Fachkräften zu besetzen und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Gleichzeitig sollten Sie auf die Mitarbeiter Rücksicht nehmen, die persönliche Treffen bevorzugen. Hybride Arbeitsmodelle können helfen, dieses Problem zu lösen. Wenn Dein Unternehmen jedoch zu 100 % aus der Ferne arbeitet, können regelmäßige Videokonferenzen unter vier Augen die soziale Interaktion bieten, die extrovertiertere Mitarbeiter suchen. Gehe in der Art der Kommunikation auf die Wünsche Deiner Mitarbeiter:innen ein und versuche hier ein umfassendes Angebot zu offerieren. Personenbezogene Daten können softwaregestützt dabei helfen, solche Vorlieben zu dokumentieren und sich Abteilungsübergreifend darauf einzustellen.

5. Gesünderes Arbeitsumfeld

Laut einer Studie aus dem Jahr 2022 glauben 61 % der Arbeitnehmer, dass asynchrones Arbeiten eine bessere Work-Life-Balance ermöglichen würde. Da keine Echtzeit-Kommunikation erwartet wird, haben die Mitarbeiter nicht mehr das Gefühl, "immer erreichbar" mit einer gefühlt eingeforderten Antwortzeit von 5 Minuten sein zu müssen. Dies trägt dazu bei, Stress zu reduzieren und Burnout vorzubeugen.

Tipps für eine erfolgreiche asynchrone Zusammenarbeit

Da asynchrone Teammitglieder keine unmittelbare Antwort auf Nachrichten erwarten dürfen, ist die Dokumentation unerlässlich. Asynchrone Kommunikation ersetzt sich wiederholende Besprechungen und Videoanrufe durch schriftliche oder aufgezeichnete Dokumentation. Dies kann zu einer effizienteren Teamarbeit führen, da ein gut dokumentierter Prozess die Notwendigkeit von Einzelbesprechungen mit mehreren Kollegen überflüssig macht. Die Dokumentation kann den Lernprozess optimieren und Zeit sparen, insbesondere in der Einarbeitungsphase eines Mitarbeiters.

Es gibt Situationen, die sich besser für synchrone Kommunikation eignen. Vorstellungsgespräche beispielsweise lassen sich besser in Echtzeit führen, da beide Seiten bei einem Live-Anruf oder einem persönlichen Treffen leichter miteinander in Kontakt treten können.

Die synchrone Kommunikation eignet sich auch besser für heikle Diskussionen, z. B. bei Leistungsbeurteilungen, arbeitsbezogenen Notfällen oder persönlichen Problemen. In solchen Situationen ist es wichtig, visuelle Signale des Gesprächspartners wahrzunehmen und den Tonfall entsprechend anzupassen.

Regelmäßiger Austausch, bei denen sich die Teammitglieder über den aktuellen Stand der Dinge austauschen, eignen sich besser für die synchrone Kommunikation, da sie einen freieren und interaktiveren Diskussionsfluss ermöglichen.

Die folgenden Faktoren sind für eine asynchrone Arbeitsstrategie von wesentlicher Bedeutung:

• Kommunikation zwischen den Teams
• Leichter Zugang zu Informationen und Unterlagen
• Vertrauen und Unterstützung durch die Unternehmensführung
• Klare Ziele, Richtlinien und Erwartungen
• Die richtigen Werkzeuge und Technologien

Tools zur Implementierung einer asynchronen Arbeitskultur

Effektives asynchrones Arbeiten erfordert die richtigen Werkzeuge, um sicherzustellen, dass Teams so effizient wie möglich kommunizieren und zusammenarbeiten können. Hier sind einige hilfreiche Tools für asynchrone Teams zusammengestellt:

Projektmanagement-Tools

Projektmanagement- und Produktivitätstools helfen bei der asynchronen Zusammenarbeit. Mit Notion beispielsweise können Benutzer an einem Ort Projekte planen und kommentieren, Workflows erstellen, hilfreiche Dokumentation erstellen und Feedback austauschen. Weitere nützliche Projektmanagement-Tools sind Asana, Trello, monday.com, ClickUp und Basecamp.

Video-Messaging-Software

Mit Video-Messaging-Tools können Remote-Teams hilfreiche Informationen und Aktualisierungen untereinander austauschen. Mitarbeiter können ihre Bildschirme in kurzen Clips mit einem Tool wie ScreenRec oder Loom aufzeichnen. Dies verringert die Abhängigkeit von Zoom-Meetings und der Live-Bildschirmfreigabe und bietet gleichzeitig nützliche Inhalte, die andere Teammitglieder in ihrer eigenen Zeit auf der ganzen Welt ansehen können.

Mitarbeitererfahrung und HR-Tools

HR-Tools sind für die Mitarbeitererfahrung von zentraler Bedeutung. Dies beginnt bereits beim Onboarding-Prozess, der so einfach und kollaborativ wie möglich sein sollte. Flair kann zum Beispiel asynchrone Teams mit Onboarding-Workflows, Vorlagen, automatisierten HR-Prozessen und Integrationen mit anderen hilfreichen Tools wie Slack unterstützen.

Tools für die Kommunikation am Arbeitsplatz

Asynchrone Teams benötigen Kommunikationstools, um miteinander in Kontakt zu bleiben. Teammitglieder können sich oft einfach gegenseitig anpingen, anstatt ihre Tage mit unnötigen Meetings zu füllen. Mit einem Tool für die Kommunikations am Arbeitsplatz wie Slack haben die Teammitglieder mehr Transparenz. Neben Instant Messaging können Mitarbeiter in Slack-Kanälen auch Dateien austauschen, Arbeitsabläufe automatisieren und andere Anwendungen integrieren.

Tools für die Zusammenarbeit

Cloud-basierte Tools für die Zusammenarbeit, wie Google Workspace oder Microsoft Office 365, sind sowohl für die synchrone als auch für die asynchrone Arbeit unerlässlich. Mit einem Programm wie Google Docs können Mitarbeiter beispielsweise asynchron um Feedback bitten, sich gegenseitig in Kommentaren markieren und Ideen brainstormen. Auch Notion kann hier helfen, indem es als zentraler Ort für die Dokumentation dient.

Virtuelle Whiteboards

Virtuelle Whiteboards sind ideal für die Zusammenarbeit und das Brainstorming. Miro, Mural und FigJam ersetzen die früheren persönlichen Workshops, bei denen die Teammitglieder um einen Tisch saßen, während ein Kollege Post-it-Notizen an eine Tafel klebte. Diese Tools digitalisieren den Prozess und ermöglichen es Dir, je nach Bedarf in Echtzeit oder asynchron zusammenzuarbeiten.

Asynchronität muss nicht entmutigend sein

Denkt Ihr darüber nach, ein asynchrones Unternehmen zu werden? Du brauchst keine Angst vor der Synchronisierung zu haben. Vor allem, wenn dein Unternehmen bereits eine "Remote-First"-Politik verfolgt, ist die Einführung eines asynchronen Arbeitsmodells leichter zu bewerkstelligen, als es auf den ersten Blick erscheint. Auch wenn es sich um ein großes Projekt handelt, kann die Umstellung schrittweise erfolgen - und die richtigen Werkzeuge sind der beste Startpunkt dafür.

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