Die Wichtigkeit von Mitarbeiterbewertungen

Jede Organisation in Deutschland und auf der ganzen Welt versucht, durch Leistungsmanagement das Beste aus der Arbeit ihrer Mitarbeiter:innen herauszuholen, denn schließlich ist das der Ort, an dem die Magie passiert. Und das läuft oft auf die Kommunikation und das Erwartungsmanagement hinaus. Wenn deine Mitarbeiter:innen kein 360-Grad-Feedback zu ihrer Leistung, ihrer Arbeitsqualität und ihren Kompetenzen bekommen und keine Hinweise, wie sie sich verbessern können, tappen sie im Grunde genommen im Dunkeln.

Die jährliche Leistungsbeurteilung ist für die meisten eine gängige Praxis, meist bei einem Beurteilungsgespräch oder einer Unterredung hinsichtlich einer Beförderung, aber das ist leider nicht oft genug der Fall.  Hier kommen die Mitarbeiterbewertungen ins Spiel.  Leistungsbeurteilungen schaffen Möglichkeiten für regelmäßigere Gespräche mit der Personalabteilung und helfen dabei, die Zielsetzung mit den Kompetenzen in deiner Organisation abzustimmen.

Unabhängig davon, wie groß oder klein dein Team ist, sind Mitarbeitergespräche wichtig, um ein kohärentes Arbeitsumfeld zu schaffen, das deinem Unternehmen Wachstum und Erfolg ermöglicht. In diesem Artikel zeigen wir dir genau, wie Du sie gut umsetzen kannst und damit deine Führungsqualität unter Beweis stellst. Dabei ist die Kritikfähigkeit sehr wichtig und sollte nicht nur einseitig vorausgesetzt werden. Auch Manager:innen befinden sich in einem stetigen Lernprozess und sollten sich dessen bewusst und dementsprechend offen sein.

Lass deine Mitarbeiter:innen nicht auf ihr Arbeitszeugnis warten, damit sie erfahren was Du von ihnen hältst. Da Arbeitszeugnisse meist am Ende einer Zusammenarbeit ausgestellt werden, solltest Du es gar nicht erst so weit kommen lassen, sondern regelmäßiges Feedback in den Unternehmensalltag implementieren. So kann die beste Leistung deiner Mitarbeiter:innen zum Vorschein kommen, bevor sich eure Wege trennen. Ein Bewertungssystem kann dabei helfen, eine faire Beurteilungsgrundlage zu bilden und alle Mitarbeiter:innen diesbezüglich gleich zu behandeln.

Was ist eine Mitarbeiterbewertung?

Ein Mitarbeitergespräch ist ein Instrument, das genutzt wird, um mit einem Mitarbeiter in Kontakt zu treten, um seine effektive Leistung einzuschätzen und zu bewerten, von ihm zu hören, wie es ihm geht, und individuelle messbare Ziele und Erwartungen für ihn zu setzen. Dies kann auf zahlreiche Arten geschehen, ob persönlich oder virtuell, aber die Prinzipien bleiben dieselben. Der Leistungsbeurteilungsprozess kann innerhalb eines individuellen Beurteilungszeitraums durchgeführt werden. Einige Unternehmen führen jährliche Überprüfungen durch, andere finden diesen Zeitraum zu lang und bevorzugen regelmäßigere Check-ins mit ihren Teammitgliedern.

Sie unterscheiden sich von formellen Leistungsbeurteilungen, die typischerweise Gehaltserhöhungen beeinflussen können, da sie regelmäßiger als Teil des normalen Geschäftsablaufs stattfinden. Das Ziel ist es, die Erwartungen zwischen dem Mitarbeiter:innen und der Organisation abzustimmen und gleichzeitig einen Entwicklungsplan für den/die Mitarbeiter:in zu erstellen, um effektiv voranzukommen.

Hier sind einige Beispiele, wie diese Beurteilungen strukturiert werden können:

• Casual Appraisals: Diese finden ad hoc statt, wenn das Management seinen Mitarbeiter:innen näher kommen möchte. Typischerweise werden sie in Form eines informellen Gesprächs über die individuelle Leistung ohne explizite Agenda geführt. Dies öffnet die Kommunikationslinien und lässt die Struktur offen, wohin das Gespräch geht.
• Formelle Personalbeurteilung: Diese sind strukturierter und eine Agenda wird im Voraus festgelegt. Der/die Mitarbeiter:in kann seine Gedanken vorbereiten und der/die Manager:in kann seine Zeit damit verbringen, die letzten Leistungen durchzusehen, um das Beste aus dem Treffen zu machen.
• Wöchentliche / monatliche / vierteljährliche Rückblicke: Diese liegen irgendwo zwischen formell und informell und finden in einem regelmäßigen Rhythmus statt. Da sie im Kalender verankert sind, bilden sie Lesezeichen auf Arbeitsperioden und ermöglichen enge Feedbackschleifen.

Die Softwarelösung von flair bietet die Möglichkeit von sogenannten Smiley Check-Inns. Diese können im Employee Hub den Mitarbeiter:innen regelmäßig eingestellt werden, um hier bereits ein Stimmungsbarometer der gesamten Belegschaft abzubilden.

Eine umfassendere Möglichkeit, ein Mitarbeitergespräch zu gestalten ist die Möglichkeit, das Feedbackgespräch digital durch flair zu unterstützen und Ziele dort festzuhalten. So sind die Erwartungen für beide Seiten genau abgesteckt und können als Gesprächsgrundlage für weitere Beurteilungen dienen. Zudem haben die Mitarbeiter:innen die Möglichkeit bei flair ihren Fortschritt zu tracken. So können sie für sich selbst einordnen, wie sie mit ihrer Leistung gerade darstehen.

Vorbereitung auf die Leistungsbewertung der Mitarbeiter:innen ist der Schlüssel

Es gibt einen großen Unterschied zwischen effektiven und ineffektiven Mitarbeitergesprächen.  Wenn Du sie falsch machst, werden sie schnell zu administrativen Übungen, die nicht zu echtem geschäftlichen und persönlichen Erfolg führen. Deshalb ist es wichtig, dass deine Prozesse so gestaltet sind, dass sie tatsächlich das bringen, was du mit ihnen erreichen willst.

Das Wichtigste ist hier die Vorbereitung.

Du willst alle relevanten Informationen zur Hand haben, damit Du ein produktives und informiertes Gespräch führen kannst. Je mehr Mühe Du dir mit einer guten Vorbereitung gibst, desto besser wird das Gespräch verlaufen.

Hier bei flair ist unser internes Kommunikationstool Gold wert, denn es nimmt dir einen Großteil der Arbeit ab.  Du kannst im Vorfeld individuelle Fragebögen erstellen, die sich an deinen Unternehmenszielen orientieren und diese dann vor dem Mitarbeitergespräch an die Mitarbeiter:innen senden. Dies hilft dabei, alle wichtigen Informationen zu sammeln, die in die Diskussion einfließen werden. Anstatt das Meeting damit zu verbringen, Informationen weiterzugeben, kannst du dich stattdessen auf eine übergeordnete Analyse und Planung konzentrieren, die das Beste aus eurer gemeinsamen Zeit macht.

Sobald ihr euch auf einen Plan geeinigt habt, kann dieser direkt in das Tool eingegeben werden, um ihn weiter zu verfolgen. Dies ist ein großartiges Beispiel dafür, wie Technologie genutzt werden kann, um dieses Konzept effektiv zu skalieren, während der Kontext erhalten bleibt. Es ist ein Game-Changer.

Was solltet ihr während des Gesprächs besprechen?

Hier sind einige der wichtigsten Dinge, die du während einer Beurteilung besprechen bzw. als Bewertungskriterien heranziehen solltest:

• Wie laufen die Dinge im Moment?
• Wie ist der aktuelle Stand deiner Projekte?
• Was hat für dich derzeit höchste Priorität?
• Was hast Du seit dem letzten Mitarbeitergespräch erreicht?
• Was sind die größten Hindernisse, mit denen Du derzeit konfrontiert bist?
• Was sind deine Ziele für die nächste Zeit in Bezug auf deine berufliche Entwicklung?
• Wie kann die Organisation dir helfen, diese Ziele zu erreichen?
• Bist du mit dem Arbeitsumfeld zufrieden? Was kann verbessert werden?
• Wie siehst Du deine Teamfähigkeit? Was könnte man verbessern?

Und so weiter...

Diese Liste ist natürlich nicht vollständig, aber sie sollte dir ein Gefühl für die Dinge geben, die du besprechen solltest.  Im Kern sollte ein Mitarbeitergespräch ein Instrument sein, das die persönliche Entwicklung des Mitarbeiters fördert und sicherstellt, dass er versteht, was von ihm erwartet wird.

Häufige Fehler bei der Mitarbeiterbeurteilung, die es zu vermeiden gilt

Es gibt eine Reihe von Dingen, die Manager:innen bei Mitarbeitergesprächen falsch machen, hier sind nur ein paar:

• Unzureichende Vorbereitung: Wir haben es oben schon angesprochen, wenn Du dich nicht ausreichend auf die Mitarbeitergespräche vorbereitest, verschwendest Du deine Zeit. Das Gespräch ist nur dann produktiv, wenn Du die Zeit nutzen kannst, um ein echtes Gespräch zu führen. Gerade bei großen Unternehmen kann ein persönliches Gespräch schwierig umzusetzen sein und die Vorbereitung erfordert einen umfangreichen Zeiteinsatz von Managerseite. Aber diese Zeitressourcen sind gut investiert, da die Gespräche essenziell für die Mitarbeiterzufriedenheit und das Wachstum des Unternehmens sind. Aus diese Grund sind Mitarbeiterbeurteilungen ein fester Bestandteil der Personalführung.
• Konsistenter Zeitplan: Mitarbeitergespräche funktionieren sehr gut, wenn sie nach einem regelmäßigen Zeitplan durchgeführt werden, weil sie einen Arbeitsrhythmus für den/die Mitarbeiter:in schaffen. Wenn sie in regelmäßigen Abständen geplant werden, unterteilen sie das Jahr auf natürliche Weise in verschiedene Abschnitte, was eine genauere Reflexion ermöglicht. Wenn sie ad-hoc durchgeführt werden, können sie etwas von dieser Magie verlieren. Werden Mitarbeiter:innen aus ihrem Alltag ohne Vorbereitung in ein Gespräch geholt, kann dies jedoch auf der anderen Seite dazu führen, dass sie besonders offen sind und das Gespräch einen natürlichen Verlauf nimmt.
• Einseitig: Oft wollen Manager:innen in diesen Gesprächen die Bedingungen diktieren, weil sie versuchen, die einzelnen Mitarbeiter auf einen bestimmten Weg zu führen. Das funktioniert nicht, denn die Mitarbeiter:innen schalten ab, wenn sie das Gefühl haben, dass man ihnen etwas vorschreibt. Es ist viel effektiver und problemlösender, offen und ehrlich mit ihnen zu sprechen und sie als Partner:innen bei der Planung der nächsten Schritte mitwirken zu lassen. Das erfordert ein gewisses Maß an emotionaler Intelligenz, aber auch Vertrauen in deine Mitarbeiter:innen, dass sie die Aufgabe verstehen und ihren eigenen Weg finden können, um die Arbeit zu erledigen.

Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen müssen sich für einen Mitarbeiter wie ein sicheres Umfeld anfühlen, wenn du ein offenes Feedback erhalten oder Fortschritte für seine berufliche Entwicklung erzielen willst. In dem Moment, in dem du als Manager kämpferisch erscheinst und versuchst, mit Statusdruck mehr aus deinen Mitarbeitern herauszuholen, wirst du verärgert sein. Du musst deutlich machen, dass ihr im selben Team seid und dass ihr durch die Zusammenarbeit eine Win-Win-Situation für den Mitarbeiter und das Unternehmen finden könnt.

Fazit

Am Ende des Tages sind Mitarbeiterbewertungen ein unglaublich mächtiges Werkzeug, um dein Unternehmen voranzubringen - vorausgesetzt, Du setzt sie effektiv ein. Hier bei flair haben wir gesehen, dass Kund:innen aller Art einen großen Wert darin sehen, da sie alle auf die gleiche Seite bringen, so dass sie in die gleiche Richtung gehen.

Es geht nur um Kommunikation und Erwartungsmanagement. Das ist die Quintessenz. Aber Du wirst überrascht sein, wie viele Unternehmen das falsch machen.Wenn Du auf der Suche nach einem vielseitigen HR-Tool bist, um wirklich konstruktive Beurteilungen zu ermöglichen, solltest Du dir ansehen, was Du m mit flair umsetzen kannst.  Es ist eine umfassende HR-Lösung, die auf deine bestehenden Prozesse aufsetzt, um sie effizienter und konstruktiver zu machen - damit Du die Mitarbeiterförderung verbessern kannst und sie zu noch glücklicheren Menschen in deinem Unternehmen machst.

Die Leistung der Mitarbeiter:innen hat einen großen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens. Wenn Du das für dich verstanden hast, wirst Du schnell verstehen, welcher Stellenwert den Beurteilungsgesprächen beizumessen ist. Beachte unbedingt, dass alle Daten die die Mitarbeiter:innen betreffen DSGVO-konform abgespeichert werden müssen. Auch dies sollte eine Softwarelösung garantieren. Diesen Punkt solltest Du unbedingt bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigen. flair basiert auf Salesforce und profitiert deshalb von dem umfangreichen Sicherheitsgerüst und ist somit absolut DSGVO-konform.

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