Was ist eine Gehaltsabrechnung?
Sowohl die Lohnabrechnung als auch die Gehaltsabrechnung lassen sich unter dem Oberbegriff Entgeltabrechnung zusammenfassen. Diese Dokumente werden Arbeiternehmer:innen in der Regel monatlich ausgehändigt. Darin zu finden sind neben dem Bruttolohn und dem Nettolohn, verschiedene Abzüge an Institutionen und Ämter.
Die Gliederung des Gehaltszettels in verschiedene Instanzen gibt Aufschluss darüber wie sich die Entgeltabrechnung zusammensetzt. Bekanntlich bleibt vom Gesamtbrutto im Endeffekt zu Ungunsten von vielen Arbeitnehmern wesentlich weniger als erhofft über. In der Praxis sind Gehalts- und Lohnabrechnungen daher oft kritisch gesehen. In zahlreichen Situationen ist es dennoch überaus sinnvoll einen Einkommensnachweis vorzeigen zu können:
- Wohnungssuche
- Vergabe von Krediten
- Arbeitslosengeld
- Steuerausgleich und -erklärung
Gehalt oder Lohn - Wo liegt der Unterschied?
In der Praxis verwenden Laien die Begriffe Gehalt und Lohn fälschlicherweise häufig als Synonym. Grundsätzlich sind sowohl Löhne als auch Gehälter eine Bezahlung eines Arbeitsnehmers oder einer Arbeitnehmerin für dessen:deren geleistete Arbeit. Trotzdem gibt es eine Unterscheidung dieser zwei Begriffe, die ganz einfach erklärt ist.
Ein Lohn wird auf Basis der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden eines:einer Arbeitnehmer:in ausbezahlt. Der Auszahlungsbetrag kann somit je nach geleisteten Stunden monatlich variieren.
Auf der anderen Seite erhalten Arbeitnehmer:innen bei der Auszahlung eines Gehalts eine feste Summe, die im Gegensatz zum Lohn, nicht schwankt. Es hat somit keinen Einfluss auf den monatlichen Gehaltszettel, wie viel Mitarbeiter tatsächlich arbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Überstunden abgeleistet wurden, oder wie viele Tage ein Monat hat.
Gehaltsabrechnung und Softwarelösungen
Heutzutage setzen Unternehmen weltweit vermehrt auf die Hilfe und den Support von Softwarelösungen. So ist es nicht verwunderlich, dass auch Gehalts- und Lohnabrechnungen softwaregestützt automatisiert und erstellt werden. Da das Anfertigen von Entgeltabrechnungen oft als lästige Routineaufgabe gesehen wird, ist doch eine zuverlässige Software ein gutes Argument um Zeit- und auch Nerven zu sparen.
Menschen machen Fehler. Das liegt in unserer Natur. Wenn wir uns aber von intelligenten Softwarelösungen unterstützen lassen, holen wir das Meiste aus unserem Arbeitsalltag heraus. Lass' komplizierte, langwierige und vor allem fehleranfällige Prozesse hinter Dir und verlasse Dich auf eine vertrauenswürdige HR Software wie flair. Unsere Software hilft Dir Lohn- und Gehaltsabrechnungen lücken- und fehlerlos zu managen.
Vorteile einer Gehaltsabrechnungssoftware
Die Lohnbuchhaltung Deines Unternehmens in Zukunft mit Softwareunterstützung zu gestalten, lohnt sich auf verschiedenen Ebenen. Unkompliziert, verlässlich und zeiteffizient. Die Sehnsucht nach diesen Attributen wird von vielen Arbeitgebern herbeigesehnt. Überschaubare Kosten, gesetzeskonforme Ergebnisse und Zeitersparnis sind schlagkräftige Argumente für die Implementierung einer Gehaltsabrechnungssoftware. Hier findest Du zusätzlich einige weiter Vorteile:
- Einfache- und zeiteffiziente Erstellung von Gehalts- und Lohnabrechnungen
- Fehler- und lückenlose Entgeltabrechnung, um negative Konsequenzen zu vermeiden
- Erfassung und Verwaltung von Personaldaten mit integrierter Exportfunktion
- Überblick über Lohndaten aller Mitarbeiter:innen
- Verringerung des Arbeitsaufwands und Fokussierung auf das Kerngeschäft
- Geldersparnis durch die Vermeidung externer Steuerberatungskanzleien
Verpflichtende Inhalte: Das muss in Gehalts- und Lohnabrechnungen stehen
Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden vom Arbeitgeber nicht rein freiwillig gemacht. Er ist dazu laut §108 GewO verpflichtet, jedem:jeder Mitarbeiter:in eine Entgeltabrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen. Wie diese Abrechnungen gestaltet oder aufgebaut sind, ist nicht geregelt. Solange einige Pflichtangaben enthalten sind, ist der Arbeitgeber in der inhaltlichen- und formalen Gestaltung frei.
§108 Abs. 3, Satz 1 GewO regelt die Bestandteile von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel und wie detailliert Entgeltabrechnungen aussehen, finest Du nachfolgend eine Aufzählung dazu. Diese verpflichtenden Felder muss der Arbeitgeber laut Gewerbeordnung (GewO) beachten, um gesetzeskonforme Abrechnungen zu verfassen:
Wesentliche Informationen zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Auszahlungsbetrag:
- Höhe des Bruttogehalts
- Zuschläge, Zulagen und Zusatzbeiträge
- Anderweitige Vergütungen
- Lohnbestandteile
- Arten von Abzügen
- Höhe von Abzügen und Abschlagszahlungen
- Vorschüsse
Darüber hinaus gibt es weitere Gehaltsbestandteile wie Zuschläge oder Abzüge, die vom Bruttolohn abgerechnet werden. Darunter zu finden sind zum Beispiel geldwerte Vorteile und vermögenswirksame Leistungen. Für den:die Arbeitnehmer:in muss ersichtlich sein, ob es sich bei einer Position um einen einmaligen- oder laufenden Bezug handelt. Geprüft und standardisiert werden Gehaltsabrechnungen von der Entgeltbescheinungungsverordnung. Folgende weitere Angaben sind verpflichtend enthalten:
- Name und Anschrift vom Arbeitgeber
- Name, Anschrift und weitere persönliche Daten des:der Arbeitnehmer:in (Geburtsdatum, Vertragsdaten, Urlaubsdaten)
- Datum des Beschäftigungsbeginns
- Bezugs- und Erstellungsdatum der Gehaltsabrechnung
- Steuer- und Sozialversicherungsdaten vom Arbeitnehmer
- Bruttobezüge (Bruttolohn oder Bruttogehalt)
- Steuerfreibeträge
- Sachbezüge
- Kinderfreibeträge
- Aufwandsentschädigung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Merkmale für Kirchensteuerabzüge
- Sozialversicherungsbeiträge des:der Arbeitnehmer:in
- Auszahlungsbetrag (Nettolohn oder Nettogehalt)
- Verdienstbescheinigung
- Hinweise zur Gewerbeordnung laut § 108 Abs. 3
Es gibt noch weitaus mehrere Positionen, die auf Entgeltabrechnungen enthalten sein können. Die wichtigsten Angaben findest Du in der Aufzählung oberhalb. Das Hauptaugenmerk liegt hier auf der detaillierten und fehlerlosen Ausgestaltung dieser Arbeit. Du siehst also bereits, dass vom Steuerbrutto aus Sicht des:der Arbeitnehmer:in häufig einiges verloren geht.