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18 Nov 2021

Hervorragende Onboarding-Prozesse als Grundstein und Erfolgsgarant

Eine Frau führt das Vorstellungsgespräch mit einer Kandidatin.
Mary Isaeva

"Man bekommt nie eine zweite Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen." - Will Rogers

Der erste Eindruck ist entscheidend - das gilt wie in vielen Lebensbereichen auch am ersten Tag eines neuen Mitarbeiters. Onboarding findet allerdings schon vor dem ersten offiziellen Arbeitstag statt. Wie neue Kollegen willkommen geheißen werden ist oftmals entscheidend für die weitere Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Organisation. 

Onboarding gewinnt in Zeiten des Fachkräftemangels zunehmend an Wichtigkeit. Ob der neue Mitarbeiter mit seinem neuen Arbeitgeber auskommt und vice versa, bestimmt den weiteren Verlauf der Beziehung. Wir geben eine Antwort auf die Frage: "Wie können Unternehmen den Onboarding-Prozess so gestalten, dass bereits am ersten Tag ein Match zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer entsteht?"

Erfolgreiches Onboarding hat viele positive Folgewirkungen. Es ist Motivationsbooster,  erhöht Mitarbeiterzufriedenheit und stärkt den sozialen Zusammenhalt innerhalb einer Organisation. Darüber hinaus bleiben Mitarbeiter dem Unternehmen auch wesentlich länger enthalten und sind loyaler. Neben den Zielen und Inhalten von Onboarding-Prozessen, geben wir Dir zeitgemäße Insights zu digitalem- und remote Onboarding.

Inhalte

  1. Definition: Was genau ist Onboarding?
  2. Ziele und Inhalte des Onboarding
  3. Die Wichtigkeit von gutem Onboarding
  4. Drei Phasen eines Onboarding-Prozesses 
  5. Digital Onboarding 

Definition: Was genau ist Onboarding?

Wie unschwer zu erkennen ist stammt das Wort "Onboarding" aus dem Englischen und setzt sich aus den Wörtern "Taking on board" zusammen. Grob übersetzt geht es darum neue Mitarbeiter an Bord zu holen. Unternehmen sprechen von der systematischen und zielgerichteten Integration neuer Mitarbeiter. Die Einführung neuen Personals ist ein Konzept aus dem Personalmanagement. Onboarding-Prozesse gehen auch über die Grenzen reiner Personalarbeit hinaus. 

Ein neuer Job ist mit der fachlichen Einarbeitung des neuen Kollegen noch lange nicht getan. Vielmehr zählen heutzutage zwei weitere Ebenen zum Einarbeitungsplan, die mindestens genauso wichtig sind. Die soziale Integration und die kulturelle Einarbeitung sind Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Onboarding. 

Organisationen weltweit nutzen standardisierte Onboarding-Programme, die ins Talent-Management des Unternehmens integriert sind. Heutzutage werden Einarbeitungsprozesse häufig digital unterstützt, umso Einheitlichkeit zu garantieren. Je einfacher und verständlicher die Maßnahmen, desto schneller wird sich der neue Mitarbeiter "an Bord" des Unternehmens zurechtfinden.

Ziele und Inhalte des Onboarding

Onboarding ist ein zweiseitiger Prozess, indem sich der Arbeitgeber und der neue Mitarbeiter einander annähern und sich kennenlernen. Beide Seiten bringen gewisse Erwartungen aneinander mit, die besonders in den ersten Tagen im neuen Arbeitsumfeld vorkommen. Ein wesentlicher Inhalt für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess ist immer die offene Kommunikation von gegenseitigen Erwartungen. 

Die ersten Erwartungen aneinander sind mit der Vertragsunterzeichnung fixiert und werden mit dem Arbeitsbeginn und der Einarbeitungsphase klar. Das Ziel von erfolgreichem Onboarding ist die gelungene Integration auf den drei genannten Ebenen: fachlich, sozial und kulturell. Wenn nur einer dieser drei Ebenen nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt wird, gerät das Boot ins wanken.  

Fachliche Einarbeitung ist mit der Vermittlung von Wissen, wichtigen Informationen und notwendigem Know-How verbunden. Die soziale Integration von einem neuen Teammitglied zählt zum Teambuilding und wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Bei der kulturellen Ebene werden dem Neuling die Unternehmenskultur, die Ziele, Grundsätze und Philosophie eines Unternehmens nähergebracht.

Häufige Fehler mit schwerwiegenden Folgen

In vielen Unternehmen liegt die Verantwortlichkeit für einen gelungenen Einarbeitungsplan fälschlicherweise ausschließlich bei der HR-Abteilung. Zu späte-, oder zu wenig Vorbereitung können fatale Folgen für den ersten Eindruck, die ersten Wochen oder für die gesamte Zusammenarbeit haben. Die ersten Tage im neuen Job wirken sich oft entscheidend auf die Motivation, auf das Engagement und die Produktivität aus. 

Um Frühfluktuation zu vermeiden und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, gilt es die Balance des Onboarding-Inhalts im Auge zu haben. Es führt weder zu Erfolg wenn ein neuer Mitarbeiter in seinem Einarbeitungsprozess über- noch unterfordert ist. Deshalb gilt es seitens des Unternehmens regelmäßiges Feedback einzuholen, um die Einarbeitungsphase so gut wie möglich zu gestalten.

Neulinge vergleichen oft den neuen Arbeitgeber, neue Teammitglieder und weitere Onboarding-Maßnahmen mit dem Einarbeitungsprozess ihrer ehemaligen Unternehmen. Häufig ist es die fehlende soziale Integration neuer Kollegen, die einen Knackpunkt in den ersten Wochen darstellt. Je wohler sich ein neuer Mitarbeiter fühlt, desto sicherer agiert er auch fachlich. 

Die Wichtigkeit von gutem Onboarding 

Wer kennt es nicht? Im durchgetakteten Arbeitsalltag noch Zeit und Ressourcen freimachen, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Es wurden im Recruiting-Prozess und in der Talentsuchebereits bereits viel Energie, Aufwand und finanzielle Mitteln investiert. Wer beim Onboarding an Investment spart, wird später leiden. Wer hier ausreichend investiert, wird zu späterem Zeitpunkt die Früchte des Erfolgs ernten können. 

Gutes Onboarding hat die Aufgabe neue Mitarbeiter möglichst schnell und verständlich an ihre Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten heranzuführen. In der Einarbeitungszeit soll neuen Kollegen die Unternehmenskultur und interne Prozsse nähergebracht werden. Onboarding ist erfolgreich, wenn die Produktivität und Motivation des neuen Mitarbeiters hoch sind und gleichzeitig der Arbeitgeber mit den ersten Wochen zufrieden ist.

Zufriedene Mitarbeiter sind bekanntlich die besten Botschafter einer Organisation. Die Weiterempfehlung des Unternehmens spielt dem Employer Branding des Unternehmens in die Karten. Loyalität und Mitarbeiterbindung sind in Zeiten des Fachkräftemangels unglaublich wichtige Themen für Unternehmen. 

Wie lange dauert das Onboarding?

Von wann bis wann dauert ein Onboarding-Prozess üblicherweise? Startet er mit dem Arbeitsbeginn, dem ersten Arbeitstag oder der ersten Arbeitswoche? Endet er mit dem Ende der Probezeit oder erst mit dem Offboarding, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt?

Die Phase des Onboardings startet mit dem Zeipunkt der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Die Phase zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag nennt sich Pre-Boarding. Diese Zeit können Unternehmen nutzen, um dem neuen Mitarbeiter wichtige Informationen über das Unternehmen, wie das Organigramm, Strukturen und Prozesse zu geben. 

Das Ende eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses findet sich in der Regel am Ende der Probezeit. Das ist allerdings schwer zu verallgemeinern, da die Dauer der Einarbeitungsphase stark von der Komplexität und den Inhalten der Stelle abhängt. Auch die Lernbereitschaft und -Geschwindigkeit des neuen Mitarbeiters sind entscheidend.  

Drei Phasen eines Onboarding Prozesses

Du hast bereits gesehen, dass Onboarding ein vielseitiger Prozess ist, indem eine ganze Menge beachtet werden muss. Grundsätzlich gliedern sich Onboarding-Prozesse in drei Phasen:

Vorbereitungsphase

Wo finde ich diese Information? Wer ist mein Ansprechpartner für die erste Arbeitswoche? Wie oft hast Du selbst schon einmal einen neuen Job angefangen und bist wochenlang hinter diesen Grundvoraussetzungen hinterhergeirrt? Ziel in der Vorbereitungsphase ist es, den neuen Mitarbeitern, Dein Team und Dich selbst für den ersten Arbeitstag bereit zu machen.

Die erste Phase beginnt mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige und geht mit dem ersten Arbeitstag in die nächste Phase über. Um einen neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag entspannt willkommen zu heißen, gilt es das Pre-Boarding gut zu organisieren. Um von Passwörtern, Log-In Daten sowie der Arbeitsplatzeinrichtung nichts zu vergessen, hilft ein gut strukturierter Einarbeitungsplan.

Orientierungsphase

Einen neuen Mitarbeiter an Bord zu nehmen ist nicht immer einfach. Wenn es richtig und herzlich geschieht, kann daraus aber eine großartige Beziehung entstehen. Kleine Gesten wie eine Willkommenskarte oder ein Blumenstrauß zeugen von Aufmerksamkeit. Diese Phase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert meistens zwei bis drei Monate. 

In eine neue Organisation zu kommen, ist oftmals mit zahlreichen Veränderungen und einer Flut an Informationen verbunden. Um sich im Dickicht der Neuheiten vor Verwirrung nicht zu verirren, wird in dieser Phase oft ein Buddy-System etabliert. Regelmäßige Feedbackgespräche sowie notwendige Einführungsveranstaltungen für wichtige Informationen können die Orientierungsphase wesentlich vereinfachen.

Einarbeitungsphase 

Sobald die ersten Hürden genommen sind, kann sich der Mitarbeiter langsam an seinen neuen Job gewöhnen. Die Dauer der Integrations- oder Einarbeitungsphase kann stark varieren, da sie von Position, Person und Organisation abhängig ist. Das Ziel am Ende der Integrationsphase ist es dem Mitarbeiter mit seinen Aufgaben und Projekten vertraut gemacht zu haben, sodass eine selbstständige Arbeitsleistung möglich ist.

Damit sich Talente auch langfristig im Arbeitsumfeld wohlfühlen, bieten Unternehmen häufig attraktive Weiterbildungen an, um die fachliche Einarbeitung mit zusätzlichem Know-How zu verstärken. Mitarbeiter fühlen sich als Teil des Unternehmen, wenn Du sie in der Einarbeitungsphase in Projekte einbindest und ihnen ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg aufzeigst.

Digital Onboarding

Wie Eingangs versprochen geben wir Dir hier Insights zu digitalem- und remote Onboarding. In Pandemie-Zeiten und Home-Office müssen Unternehmen plötzlich umdenken und neue Wege beschreiten. Um auch remote einen herovrragenden Onboarding-Prozess garantieren zu können, setzen Unternehmen im Zuge der Digitalisierung vermehrt auf Softwarelösungen und Apps. 

Digitales Onboarding wurde mit Covid-19 zur Norm. Wie können Unternehmen die fehlende menschliche Komponente kompensieren und trotz physischer Distanz soziale Integration und fachliche Einarbeitung sicherstellen? Wie Eingangs erwähnt steht und fällt der Erfolg mit der Kommunikation im Onboarding-Prozess. Wir empfehlen folgende Vorgehensweisen für einen digitalen Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter:

Umfragen kannst Du verwenden um die Zufriedenheit, das Wohlbefinden und Verbesserungsvorschläge zum Onboarding-Prozess abzufragen. Was zusätzlich für die soziale Integration unentbehrlich ist, sind regelmäßige Online-Teambuildings und Meetings außerhalb des fachlichen Kontexts. Denke an Veranstaltungen und Aktivitäten, die Du auch während des persönlichen Einarbeitungsprozesses durchführen würdest. Kaffeepausen, gemeinsame Lunch-Treffen und auch ein Feierabendbier erfüllen diesen Zweck.

Zu guter Letzt muss der neue Mitarbeiter digital fit sein und über die notwendige Ausrüstung für die virtuelle Arbeit verfügen. Um dies zu garantieren können Schulungen, Kontozugänge und Coachinghilfe angeboten werden. Der Mitarbeiter sollte sich beim digitalen Onboarding und bei den täglichen Aufgaben wohlfühlen. Sorge dafür dass sich der neue Mitarbeiter als Teil des (virtuellen) Teams fühlt!

Fazit

Aus hervorragenden Onboarding-Prozessen entstehen glückliche Mitarbeiter. Zu diesem Zeitpunkt besteht wohl kein Zweifel mehr daran wie wichtig der erste Tag an Bord für einen neuen Mitarbeiter, neue Kollegen und die gesamte Organisation ist. Wer sich wohlfühlt, arbeitet motivierter, produktiver und erzielt bessere Resultate. Ein Win-Win Effekt für alle Beteiligten.

Natürlich geht es nicht nur um den ersten Tag oder die erste Woche. Sind diese allerdings positiv überstanden, steht einer vollständigen Integration nichts mehr im Wege. Fakt ist: Egal ob digital oder persönlich, der Onboarding-Prozess kann eine Herausforderung sein. Wenn Du Dir unsere Onboarding-Tipps zu Herzen nimmst, kannst Du sicher sein, dass Dein neuer Mitarbeiter eine hervorragende Erfahrung macht, die ihn auf seine täglichen Aufgaben exzellent vorbereitet.

Abschließend noch ein nicht außer Acht zu lassender Ratschlag. Onboarding-Prozesse sind individuell und ein auf Dein Unternehmen zugeschnittenes Verfahren, um die besten Ergebnisse zu erzielen und ein neues Teammitglied willkommen zu heißen. Wenn Du am Ende eines Onboardings alles richtig gemacht hast, wirst Du sehen, dass das Ergebnis weit mehr als ein zufriedener Mitarbeiter ist. Na dann, bist Du bereit dafür? Ready - Set - Happy Onboarding!

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