Optimierte Onboarding Prozesse als Schlüssel zum Erfolg

"Man bekommt nie eine zweite Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen." - Will Rogers

Der erste Eindruck ist entscheidend - das gilt wie in vielen Lebensbereichen auch am ersten Tag eines/einer neuen Mitarbeiter:in. Onboarding findet allerdings schon vor dem ersten offiziellen Arbeitstag statt. Wie neue Kolleg:innen willkommen geheißen werden ist oftmals entscheidend für die weitere Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter:in und Organisation.

Onboarding gewinnt in Zeiten des Fachkräftemangels zunehmend an Wichtigkeit. Ob der/die neue Mitarbeiter:in mit seinem/ihrem neuen Arbeitgeber auskommt und vice versa, bestimmt den weiteren Verlauf der Beziehung. Wir haben uns mit der Frage beschäftigt, wie Unternehmen den Onboarding Prozess so gestalten können, dass bereits am ersten Tag ein Match zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in entsteht?"

Erfolgreiches Onboarding kann viele positive Auswirkungen mit sich bringen. Es kann Motivationsbooster sein,  erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und stärkt den sozialen Zusammenhalt innerhalb einer Organisation. Darüber hinaus bleiben zufriedene Mitarbeiter:innen dem Unternehmen wesentlich länger erhalten und sind loyaler. Neben den Zielen und Inhalten von Onboarding Prozessen, geben wir Dir brandaktuelle Insights zu digitalem und remote Onboarding.

Definition: Was genau ist Onboarding?

Wie unschwer zu erkennen ist stammt das Wort Onboarding aus dem Englischen und setzt sich aus den Wörtern "Taking on Board" zusammen. Grob übersetzt geht es darum neue Mitarbeiter:innen an Bord zu holen. Unternehmen sprechen von der systematischen und zielgerichteten Integration neuer Mitarbeiter:innen. Die Einführung von neuem Personal ist ein Konzept aus dem Personalmanagement. Die Onboarding Prozesse gehen jedoch über die Grenzen reiner Personalarbeit hinaus.

Ein neuer Job ist für den/die neue Mitarbeiter:in viel mehr als die reine fachliche Einarbeitung durch Kolleg:innen. Vielmehr zählen heutzutage zwei weitere Ebenen zum Einarbeitungsplan, die mindestens genauso wichtig sind. Die soziale Integration und die kulturelle Einarbeitung sind Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Onboarding.

Organisationen weltweit nutzen standardisierte Onboarding Programme, die ins Talent-Management des Unternehmens integriert sind. Heutzutage werden Einarbeitungsprozesse häufig digital unterstützt, da viele Unternehmen auch Remote oder zumindest Hybrid unterwegs sind. Je einfacher und verständlicher die Maßnahmen, desto schneller wird sich der/die neue Mitarbeiter:in "an Bord" des Unternehmens zurechtfinden.

Ziele und Inhalte des Onboarding

Onboarding ist ein zweiseitiger Prozess, indem sich der Arbeitgeber und der/die neue Mitarbeiter:in einander annähern und sich kennenlernen. Beide Seiten bringen gewisse Erwartungen aneinander mit, denen besonders in den ersten Tagen im neuen Arbeitsumfeld entsprochen werden sollte. Ein wesentlicher Faktor für einen erfolgreichen Onboarding Prozess ist immer die offene Kommunikation von gegenseitigen Erwartungen.

Die ersten Erwartungen aneinander sind mit der Vertragsunterzeichnung fixiert und werden mit dem Arbeitsbeginn und der Einarbeitungsphase definiert. Das Ziel von erfolgreichem Onboarding ist die gelungene Integration auf den drei Ebenen: fachlich, sozial und kulturell. Wenn nur einer dieser drei Ebenen nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt wird, gerät das Boot ins wanken.

Fachliche Einarbeitung ist mit der Vermittlung von Wissen, wichtigen Informationen und notwendigem Know-How verbunden. Die soziale Integration von einem neuen Teammitglied zählt zum Teambuilding und wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Bei der kulturellen Ebene werden dem Neuling die Unternehmenskultur, die Ziele, Grundsätze und Philosophie eines Unternehmens nähergebracht.

flair kann dabei helfen, Onboarding Abläufe zu strukturieren und zu automatisieren. Richte dafür Arbeitsabläufe für das digitale Onboarding Deiner Mitarbeite:innen ein. Bitte sie, Daten hochzuladen, Verträge zu unterschreiben oder sich mit Kolleg:innen zu treffen. Und das alles mit dem leistungsstarken Employee Hub von flair.

Häufige Fehler mit schwerwiegenden Folgen

In vielen Unternehmen liegt die Verantwortlichkeit für einen gelungenen Einarbeitungsplan fälschlicherweise ausschließlich bei der HR-Abteilung. Zu späte-, oder zu wenig Vorbereitung können fatale Folgen für den ersten Eindruck, die ersten Wochen oder für die gesamte Zusammenarbeit haben. Die ersten Tage im neuen Job wirken sich oft entscheidend auf die Motivation, auf das Engagement und die Produktivität aus.

Um Frühfluktuation zu vermeiden und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, gilt es die Balance des Onboarding-Inhalts im Auge zu haben. Es führt weder zu Erfolg wenn ein neuer Mitarbeiter in seinem Einarbeitungsprozess über- noch unterfordert ist. Deshalb gilt es seitens des Unternehmens regelmäßiges Feedback einzuholen, um die Einarbeitungsphase so gut wie möglich zu gestalten.

Neulinge vergleichen oft den neuen Arbeitgeber, neue Teammitglieder und weitere Onboarding-Maßnahmen mit dem Einarbeitungsprozess ihrer ehemaligen Unternehmen. Häufig ist es die fehlende soziale Integration neuer Kollegen, die einen Knackpunkt in den ersten Wochen darstellt. Je wohler sich ein neuer Mitarbeiter fühlt, desto sicherer agiert er auch fachlich.

Die Wichtigkeit von gutem Onboarding

Wer kennt es nicht? Im durchgetakteten Arbeitsalltag noch Zeit und Ressourcen freimachen, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Es wurden im Recruiting-Prozess und in der Talentsuchebereits bereits viel Energie, Aufwand und finanzielle Mitteln investiert. Wer beim Onboarding an Investment spart, wird später leiden. Wer hier ausreichend investiert, wird zu späterem Zeitpunkt die Früchte des Erfolgs ernten können.

Mit flair kannst Du den Recruiting-Prozess einfach und übersichtlich automatisieren.

Gutes Onboarding hat die Aufgabe neue Mitarbeiter möglichst schnell und verständlich an ihre Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten heranzuführen. In der Einarbeitungszeit soll neuen Kollegen die Unternehmenskultur und interne Prozsse nähergebracht werden. Onboarding ist erfolgreich, wenn die Produktivität und Motivation des neuen Mitarbeiters hoch sind und gleichzeitig der Arbeitgeber mit den ersten Wochen zufrieden ist.

Zufriedene Mitarbeiter sind bekanntlich die besten Botschafter einer Organisation. Die Weiterempfehlung des Unternehmens spielt dem Employer Branding des Unternehmens in die Karten. Loyalität und Mitarbeiterbindung sind in Zeiten des Fachkräftemangels unglaublich wichtige Themen für Unternehmen.

Wie lange dauert das Onboarding?

Von wann bis wann dauert ein Onboarding-Prozess üblicherweise? Startet er mit dem Arbeitsbeginn, dem ersten Arbeitstag oder der ersten Arbeitswoche? Endet er mit dem Ende der Probezeit oder erst mit dem Offboarding, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt?

Die Phase des Onboardings startet mit dem Zeipunkt der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Die Phase zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag nennt sich Pre-Boarding. Diese Zeit können Unternehmen nutzen, um dem neuen Mitarbeiter wichtige Informationen über das Unternehmen, wie das Organigramm, Strukturen und Prozesse zu geben.

Das Ende eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses findet sich in der Regel am Ende der Probezeit. Das ist allerdings schwer zu verallgemeinern, da die Dauer der Einarbeitungsphase stark von der Komplexität und den Inhalten der Stelle abhängt. Auch die Lernbereitschaft und -Geschwindigkeit des neuen Mitarbeiters sind entscheidend.

Onboarding Phasen

Du hast bereits gesehen, dass Onboarding ein vielseitiger Prozess ist, indem eine ganze Menge beachtet werden muss. Grundsätzlich gliedern sich Onboarding Prozesse in drei Phasen:

Vorbereitungsphase

Wo finde ich wichtige Informatione:inn? Wer ist mein Ansprechpartner für die erste Arbeitswoche? Wie oft hast Du selbst schon einmal einen neuen Job angefangen und bist wochenlang hinter diesen Grundvoraussetzungen hinterhergeirrt? Ziel in der Vorbereitungsphase ist es, den neuen Mitarbeitern:innen, Dein Team und Dich selbst für den ersten Arbeitstag bereit zu machen.

Die erste Phase, auch Preboarding genannt, beginnt mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige und geht mit dem ersten Arbeitstag in die nächste Phase über. Um eine:n neuen Mitarbeiter:in am ersten Arbeitstag entspannt willkommen zu heißen, gilt es das Preboarding gut zu organisieren. Um Passwörter, Log-In Daten sowie der Arbeitsplatzeinrichtung nichts zu vergessen, hilft ein gut strukturierter Einarbeitungsplan, um direkt offene Fragen für den/die Mitarbeiter:in im neuen Unternehmen zu klären.

Orientierungsphase

Eine:n neue:n Mitarbeiter:in an Bord nehmen ist nicht immer einfach. Wenn es richtig und herzlich geschieht, kann daraus aber eine großartige Beziehung entstehen. Kleine Gesten wie ein Willkommensgeschenk oder ein Blumenstrauß zeugen von Aufmerksamkeit. Diese Phase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert meistens zwei bis drei Monate.

In eine neue Organisation zu kommen, ist oftmals mit zahlreichen Veränderungen und einer Flut an Informationen verbunden. Um sich im Dickicht der Neuheiten vor Verwirrung nicht zu verirren, wird in dieser Phase ein Buddy-System etabliert, bei dem entweder virtuell ein regelmäßiger Austausch stattfindet, oder vor Ort beispielsweise bei einem gemeinsamen Mittagessen. Regelmäßige Feedbackgespräche sowie notwendige Einführungsveranstaltungen für wichtige Informationen können die Orientierungsphase wesentlich vereinfachen und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen auch mit Hilfe des Teams ermöglichen. Eine Onboarding-Software kann helfen, den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin genau zu strukturieren und dem Neuzugang einen nahtlosen Einstieg in sein/ihr Aufgabenfeld zu ermöglichen. Dies kann mit Hilfe einer HR-Software wie von flair in einem Onboarding Plan implementiert werden.

Einarbeitungsphase

Sobald die ersten Hürden genommen sind, kann sich der/die Mitarbeiter:in langsam an seinen/ihren neuen Job gewöhnen. Die Dauer der Integrations- oder Einarbeitungsphase kann stark varieren, da sie von Position, Person und Organisation abhängig ist. Das Ziel am Ende der Integrationsphase ist es dem/der Mitarbeiter:in mit seinen/ihren Aufgaben und Projekten vertraut gemacht zu haben, sodass eine selbstständige Arbeitsleistung möglich ist.

Damit sich Talente auch langfristig im Arbeitsumfeld wohlfühlen, bieten Unternehmen häufig attraktive Weiterbildungen an, um die fachliche Einarbeitung mit zusätzlichem Know-How zu verstärken. Mitarbeiter:innen fühlen sich als Teil des Unternehmen, wenn Du sie in der Einarbeitungsphase in Projekte einbindest und ihnen ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg aufzeigst.

Digital Onboarding

Wie Eingangs versprochen geben wir Dir hier Insights zu digitalem und remote Onboarding. In Pandemie-Zeiten und der Umstellung zum Home-Office müssen Unternehmen plötzlich umdenken und neue Wege beschreiten. Um auch remote einen herovrragenden Onboarding Prozess garantieren zu können, setzen Unternehmen im Zuge der Digitalisierung vermehrt auf Softwarelösungen und Apps.

Digitales Onboarding wurde mit Covid-19 zur Norm. Wie können Unternehmen die fehlende menschliche Komponente kompensieren und trotz physischer Distanz, soziale Integration und fachliche Einarbeitung sicherstellen? Wie Eingangs erwähnt steht und fällt der Erfolg mit der Kommunikation im Onboarding Prozess. Wir empfehlen folgende Vorgehensweisen für einen digitalen Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter:innen:

• Technischer Support: Optimalerweise sollte unmittelbar nach Vertragsschluss abgeklärt werden, ob es dem/der neuen Mitarbeiter:in seitens Hardware an nichts fehlt. Dies ist Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Einstieg. Zugänge zum einrichten der Programme sollten ca. eine Woche vor Arbeitsbeginn geteilt werden, sodass alle Apps und Tools bereits vollständig programmiert sind, wenn der/die Mitarbeiter:in startet. Hier sollte IT-Support unmittelbar auf Rückfragen Bezug nehmen.
• Trainings/Einführung in Programme: Am besten fragst Du im Vorfeld bereits die Expertise seitens der Kandidat:innen hinsichtlich dem Umgang mit den am häufigsten im Unternehmen verwendeten Programme ab. Sollten hier keine Vorkenntnisse bestehen, können Einführungsvideos geteilt, oder Coaching Sessions vereinbart werden.
• Die persönliche Note: Neben unterstützenden Software Tools zum Onboarding sollte der persönliche Kontakt auch beim Remote Arbeiten in der Anfangszeit und insbesondere in den ersten Tagen sichergestellt sein. Vereinbare ein Meeting am ersten Tag mit einer/einem Verantwortlichen aus der HR-Abteilung sowie aus dem Team des/der neuen Kandidat:in. Dieses Vorgehen ist besonders wichtig, um Wertschätzung zu suggerieren und den/die neue:n Mitarbeiter:in willkommen zu heißen.
• Umfragen: Diese kannst Du verwenden um die Zufriedenheit, das Wohlbefinden und Verbesserungsvorschläge zum Onboarding-Prozess abzufragen. Was zusätzlich für die soziale Integration unentbehrlich ist, sind regelmäßige Online-Teambuildings und Meetings außerhalb des fachlichen Kontexts. Denke an Veranstaltungen und Aktivitäten, die Du auch während des persönlichen Einarbeitungsprozesses durchführen würdest. Kaffeepausen, gemeinsame Lunch-Treffen und auch ein Feierabendbier erfüllen diesen Zweck. Das Feedback kann mittels flair einfach ausgetauscht werden und als Teil des Onboarding Prozesses etabliert werden.

Motivation: Besonders wichtig im Remote Onboarding Prozess ist es, den/die Mitarbeiter:in zu motivieren. Dies kann beispielsweise durch ein Willkommenspaket mit Corporate branded Geschenken sein oder auch als Lob, wie beispielsweise durch unsere Cheer-Funktion in flair. Hier können Kolleginnen und Kollegen einfach auf einer Art Pinnwand gelobt werden. Insbesondere im Onboarding Prozess kann dies die Motivation und die Employee Experience deutlich verbessern.

• Onboarding Buddy: Neben dem Kontakt zum eigenen Team und der HR-Abteilung handhaben wir es bei flair so, dass neue Mitarbeiter:innen einen Buddy an die Hand bekommen, meist aus einer anderen Abteilung, der auch für informelle Fragen zur Seite steht und bestenfalls zu einer Art Vertrauensperson wird. Das schafft nicht nur Nähe, auch wenn das gesamte Team Remote arbeitet, sondern schafft auch wichtige Fragen unmittelbar aus der Welt. Die Meetings mit dem Onboarding Buddy sollten unmittelbar zu Beginn, sowie in einer Regelmäßigkeit im weiteren Verlauf wahrgenommen werden.
• Informationsfluss gewährleisten: Ladet den/die neue Mitarbeiter:in in wichtige themenbezogene Gruppen ein, damit er/sie stets auf dem neuesten Stand bleibt und sich aktiv am Austausch beteiligen kann. Der/die neue Mitarbeiter:in sollte mit wichtigen Schnittstellen in Kontakt gebracht werden, damit Rückfragen genau an der richtigen Stelle positioniert werden können.
• Feedback zum Onboarding Prozess: Hole Dir im Rahmen jedes einzelnen Onboarding-Prozesses ein Feedback der Kandidat:innen ein. Wie haben sie den Prozess wahrgenommen, wo gibts es Verbesserungspotenzial. Nimm Dir das Feedback zu Herzen und versuche gute Punkte unmittelbar zu implementieren. Wenn ein Punkt umgesetzt wird, wird der/die Kandidat:in sich wertgeschätzt fühlen, wenn er/sie sieht, dass direkt Handlungen folgen.
• Kontakte forcieren: Sorge dafür, dass der/die neue Mitarbeiter:in sich nicht nur mit dem Onboarding-Buddy austauscht, sondern auch weitere Kontakte mit anderen Mitarbeiter:innen knüpft. Wir haben bei flair die Random Coffee Breaks etabliert, bei dem jede Woche ein:e automatische:r Partner:in ausgelost wird, mit der eine 15-minütige, digitale Kaffeepause vereinbart wird. Dies fördert den Abteilungsübergreifenden Austausch und schafft Verbundenheit im Unternehmen.

Fazit

Aus hervorragenden Onboarding Prozessen entstehen glückliche Mitarbeiter:innen. Zu diesem Zeitpunkt besteht wohl kein Zweifel mehr daran, wie wichtig der erste Tag an Bord für eine:n neuen Mitarbeiter:in:in, neue Kolleg:innen und die gesamte Organisation ist. Wer sich wohlfühlt, arbeitet motivierter, produktiver und erzielt bessere Resultate. Ein Win-Win Effekt für alle Beteiligten.

Natürlich geht es nicht nur um den ersten Tag oder die erste Woche. Sind diese allerdings positiv überstanden, steht einer vollständigen Integration ins Team und ins Unternehmen nichts mehr im Wege. Fakt ist: Egal ob digital oder persönlich, der Onboarding-Prozess kann eine Herausforderung sein. Wenn Du Dir unsere Onboarding-Tipps zu Herzen nimmst, kannst Du sicher sein, dass Deine neuen Mitarbeiter:innen eine hervorragende Erfahrung machen, die sie auf ihre täglichen Aufgaben exzellent vorbereitet.

Abschließend noch ein nicht außer Acht zu lassender Ratschlag: Onboarding-Prozesse sind individuell und ein auf Dein Unternehmen zugeschnittenes Verfahren, um die besten Ergebnisse zu erzielen und ein neues Teammitglied willkommen zu heißen. Wenn Du am Ende eines Onboardings alles richtig gemacht hast, wirst Du sehen, dass das Ergebnis weit mehr als ein:e zufriedene:r Mitarbeiter:in ist. Bist Du bereit für diese Reise? Ready - Set - Happy Onboarding!

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