Urlaubssperre: Handhabung und Umsetzung

Die Urlaubssperre impliziert ein Verbot für Arbeitnehmer:innen, in einem bestimmten Zeitraum Urlaub zu denen. In diesem vom Unternehmen vorgegebenen Zeitraum erlischt der Urlaubsanspruch. In Deutschland muss eine solche Sperre jedoch durch dringende betrieblich Gründe gerechtfertigt sein. Zudem sollte sie nur so lange andauern, wie unbedingt nötig. Die Gründe für eine Urlaubssperre können vielfältig sein.

Die gesetzliche Grundlage für die Urlaubssperre findet sich in § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Eine Urlaubssperre ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche Belange vorliegen und bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs müssen die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer:innen berücksichtigt werden, außer die Berücksichtigung ist wegen saisonaler Gründe nicht möglich. Auch wenn es sich nicht um Saisongeschäft handelt, ist es in einem großen Unternehmen nicht möglich, auf jede einzelne Mitarbeiter:innen Rücksicht zu nehmen. Deshalb ist ein Mitbestimmungsrecht schwierig umzusetzen. Triftige Gründe nachzuweisen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen ist nicht ganz so einfach und das ist auch richtig so, ist doch ein Urlaubsverbot ein starker Eingriff in die freie Selbstbestimmung des Arbeitnehmers. Um die Rechtmäßigkeit einer Urlaubssperre sicherzustellen, sollten Arbeitgeber:innen transparente und nachvollziehbare Gründe für die Maßnahme angeben und sich an die gesetzlichen Vorgaben halten.

Definition von Urlaubssperre

Eine Urlaubssperre bezieht sich auf einen bestimmten Zeitraum, in dem Arbeitgeber:innen ihren Beschäftigten keinen Urlaub gewähren. Diese Maßnahme kommt immer dann zum Tragen, wenn die Anwesenheit von Mitarbeiter:innen, einer Abteilung oder des gesamten Personals aus dringenden betrieblichen Gründen erforderlich ist.

Solche Gründe können zum Beispiel der Erhalt eines großen Auftrags oder eine hohe Auftragslage sein, das die Anwesenheit der Belegschaft unabdingbar macht. Auch saisonale Schwankungen und damit Ballung des Personalbedarfs kann die Urlaubssperre begründen. Auch Jahresabschlüsse können für die Buchhaltung zur Urlaubssperre führen, da gesetzliche Fristen für das Unternehmen einzuhalten sind. Wenn ein Verbot verhängt wird, sind die Arbeitnehmer:innen jedoch dazu verpflichtet, dies einzuhalten.

Eine Urlaubssperre kann sowohl für einzelne Arbeitnehmer:innen als auch für ganze Abteilungen oder das gesamte Unternehmen als generelle Urlaubssperre gelten. In jedem Fall muss der/die Arbeitgeber:in die Gründe für die Urlaubssperre den betroffenen Mitarbeiter:innen gegenüber klar kommunizieren und die Dauer der Sperre festlegen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter:innen über ihre Rechte und Pflichten in Bezug auf die Urlaubssperre informiert sind, um Missverständnisse und Unzufriedenheit zu vermeiden.

Gesetzliche Grundlagen

Die gesetzliche Grundlage für die Urlaubssperre findet sich im § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Dieses Gesetz regelt grundsätzlich den Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub für Arbeitnehmer. Es besagt, dass bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche des/der Arbeitnehmer:in zu berücksichtigen sind, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange entgegenstehen.

Dringende betriebliche Belange können beispielsweise die Auftragslage betreffen. Wenn wichtige Projekte kurz vor dem Abschluss stehen, erfordert dies die Anwesenheit involvierter Mitarbeiter:innen. Auch beispielsweise eine Inventur, bei der alle Hände gebrauch werden kann einen Grund darstellen. Auch die saisonalen Veränderungen können in Branchen wie Tourismus, Einzelhandel, Bau etc. wichtige Gründe für eine Legitimation der Urlaubssperre liefern. In Zeiten von Corona kam es häufig zu starkem Personalmangel aufgrund eines übermäßig hohen Krankheitsstandes. Auch hier konnten Urlaubssperren verhangen werden, um den Betrieb trotz Personalengpässen aufrecht zu erhalten.

Neben dem Bundesurlaubsgesetz können auch Arbeits- oder Tarifverträge sowie Betriebsvereinbarungen weitere Regelungen zum Thema Urlaub und Urlaubssperren enthalten. Diese sollten von Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen ebenfalls beachtet werden, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Hier können beispielsweise Themen wie Betriebsferien geregelt sein. Unterschreiben beide Seiten den Vertrag, haben sie sich auf diesen Zeitraum verständigt.

Zudem hat gem. § 87 BetrVG der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht beim Urlaubsverbot. Die Urlaubssperre muss nicht zwangsläufig schriftlich erfolgen. Es reicht auch beispielsweise eine mündliche Mitteilung im Rahmen einer Betriebsversammlung.

Unter welchen Umständen ist eine Urlaubssperre erlaubt?

Ein Urlaubssperre ist eine Maßnahme, die von dem/der Arbeitgeber:in ergriffen wird, um Arbeitnehmer davon abzuhalten, während einer bestimmten Zeit Urlaub zu nehmen. Dies kann wie oben beschrieben, durch Gesetz geregelt, nur aufgrund dringender betrieblicher Gründe getan werden, die im Folgenden erläutert werden. Diese dringenden betrieblichen Gründe müssen nicht nur für die Urlaubssperre, sondern auch für einen Zwangsurlaub vorliegen.

Saisonal bedingter hoher Personalbedarf: In bestimmten Branchen kommt es saisonal bedingt zu erhöhtem Arbeitsaufkommen. Beispiele hierfür sind die Erntezeit in der Lebensmittelproduktion, oder die Vorweihnachtszeit im Einzelhandel. In solchen Zeiträumen kann eine Urlaubssperre verhängt werden, um den zusätzlichen Arbeitsanforderungen gerecht zu werden. Stehen Unternehmen vor einem Personalmangel, der durch eine Krankheitswelle verursacht wird, können sie eine Urlaubssperre aussprechen. Dies hilft, den Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die verbleibenden Mitarbeiter:innen die zusätzliche Arbeitslast bewältigen können. In einigen Fällen können unerwartete Ereignisse oder Situationen, die das Unternehmen beeinträchtigen, eine Urlaubssperre rechtfertigen. Beispielsweise könnte eine drohende Insolvenz, die durch das Abarbeiten aktuell offener Aufträge abgewendet werden kann, eine Urlaubssperre notwendig machen. Oder auch wichtige Deadlines, die eingehalten werden müssen, damit der Hauptkunde weiter dem Unternehmen treu bleibt.

Es ist wichtig zu betonen, dass Urlaubssperren aufgrund dringender betrieblicher Gründe verhängt werden müssen und nicht willkürlich, vor allem nicht spontan, von Arbeitgeberseite festgelegt werden dürfen.

Umsetzung der Urlaubssperre im Unternehmen

Um eine Urlaubssperre rechtlich korrekt umzusetzen, müssen Unternehmen sich an das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) halten. Gemäß § 7 BUrlG ist eine Urlaubssperre nur zulässig, wenn es dringende betriebliche Gründe dafür gibt. Hierbei sollen die Urlaubswünsche Anderer grundsätzlich berücksichtigt werden. Wichtig ist es für Unternehmen, hier frühzeitig klare Richtlinien zu entwickeln, damit sie nicht Urlaubssperren in deinem Zeitraum von bereits genehmigten Urlaub verhängen. Dazu sollte zunächst die vom Gesetz benannten “dringenden betrieblichen Gründe” für das eigene Unternehmen definiert werden. Zudem sollte, vor allem wenn es eine wiederkehrende Urlaubssperre ist, der Zeitraum festgelegt und umgehend mit den Mitarbeiter:innen geteilt werden. Eine effektive Kommunikation ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung der Urlaubssperre. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass die Mitarbeiter:innen über die Gründe, den Zeitraum und die Dauer der Urlaubssperre informiert sind. Die kann schriftlich oder mündlich erfolgen, jedoch unbedingt so, dass die betroffenen Mitarbeiter:innen auf jeden Fall davon Kenntnis nehmen und auch ihre Bedenken frei äußern dürfen. Durch klare Richtlinien und eine transparente Kommunikation können Unternehmen sicherstellen, dass Urlaubssperren sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter sinnvoll und verständlich sind. Bei Verkündigung der Urlaubssperre sind nur nicht bereits genehmigte Urlaubsanträge betroffen.

Generell sollte der Prozess der Urlaubseinreichung und Genehmigung am besten digital und softwaregestützt verlaufen. Hier gibt es Softwareanbieter, die sich nur auf die Urlaubsorganisation spezialisiert haben, oder eine umfassende HR-Lösung die diesen, sowie viele andere Bereiche des Personalwesens abdeckt. Bei flair, der HR-Allround-Lösung, können Mitarbeiter:innen im Employee Hub ihren Urlaub einreichen und diesen dann von ihren Vorgesetzten genehmigt bekommen. Zudem haben sie jederzeit Übersicht über ihre verbleibenden Urlaubstage. Hier kann vom Unternehmen auch eine bestimmte Zeit geblockt werden, sodass sich niemand zu dem Zeitpunkt Urlaub nimmt, in dem die Urlaubssperre angesetzt ist.

Was passiert bei Missachtung der Urlaubssperre?

Wenn Mitarbeiter:innen eine Urlaubssperre missachten und trotzdem Urlaub nehmen, können sowohl arbeitsrechtliche als auch finanzielle Konsequenzen entstehen. Allerdings ist für die Bewertung zu prüfen, dass die Arbeitgeber:innen die Gründe für die Urlaubssperre angemessen und rechtzeitig kommuniziert haben.

Zu den möglichen arbeitsrechtlichen Folgen zählen Abmahnungen oder sogar Kündigungen. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn der Betrieb aufgrund der Abwesenheit des/der Mitarbeiter:in erhebliche Schwierigkeiten hat, seinen normalen Betrieb aufrechtzuerhalten.

Auch aus finanzieller Sicht kann es für den/die:in Arbeitnehmer negative Auswirkungen haben. Wenn die betriebliche Situation es erfordert und der/die Arbeitnehmer:in sich trotzdem in den Urlaub verabschiedet, besteht die Möglichkeit, dass der/die Arbeitnehmer:in keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung für die genommenen Urlaubstage hat.

Es ist wichtig, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer wissen, unter welchen Umständen eine Urlaubssperre zulässig ist, um unnötige Konflikte und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. Dringende betriebliche Gründe, wie beispielsweise eine Krankheitswelle oder eine unerwartete Betriebskrise, sind zulässige Gründe für eine Urlaubssperre. Auch sollte man als Arbeitgeber:in darauf achten, dass man beispielsweise insbesondere bei Eltern nicht die gesamten Schulferien über, eine Urlaubssperre verhängt. Es ist wichtig, dass die Arbeitnehmer:innen alternative Urlaubszeiten angeboten bekommen, die für sie realistisch anzunehmen und umzusetzen sind. Soziale Faktoren sind demnach auch maßgeblich, für die Rechtfertigung der Zulässigkeit der Urlaubssperre.

Durch respektvollen und transparenten Umgang mit den Mitarbeiterproblemen, die durch eine Urlaubssperre entstehen können, lässt sich das Arbeitsklima im Unternehmen erhalten und verbessern. Unzufriedenheit und Streitigkeiten können so vermieden werden, während die betrieblichen Anforderungen erfüllt werden.

Alternative Lösungen für Mitarbeiter:innen

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter:innen aufgrund der Urlaubssperre nicht ihren geplanten Urlaub antreten können. Bei der Suche nach einer Alternativlösung macht es Sinn, auch von Arbeitgeberseite einen Schritt auf den/die Arbeitnehmer:in zuzugehen, und eine Lösung zu forcieren, mit der beide Parteien leben können. Manchmal kann ein bisschen Flexibilität bereits ausreichen, indem man den Urlaub einfach in einem anderen Zeitraum plant. Hierbei sollte der Dialog mit dem/der Arbeitgeber:in gesucht werden, um gemeinsam eine passende Alternative zu finden.

Eine andere Option ist die des Zeitausgleichs. Hier vereinbaren Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen einen Zeitausgleich, für die Mehrarbeit, die während der Urlaubssperre geleistet wurde. Wenn die Urlaubssperre nur für bestimmte Abteilungen gilt, können Mitarbeiter:innen in Absprache mit dem/der Arbeitgeber:in vorübergehend in anderen Abteilungen eingesetzt werden. Auf diese Weise können sowohl die betrieblichen Notwendigkeiten erfüllt als auch die Urlaubsplanung der Mitarbeiter:innen ermöglicht werden. Durch eine strukturierte Schichtplanung, mit einer Softwarelösung wie flair, kann diese Alternative ermöglicht werden.

Fazit

Die Urlaubssperre ist ein Instrument, das Unternehmen in bestimmten Situationen nutzen können, um ihre betrieblichen Abläufe aufrechtzuerhalten. Die Anwendung der Urlaubssperre ist nur in wenigen Fällen und mit klarer, rechtlicher Begründung anwendbar. Wichtig ist aber immer, dass der/die Arbeitgeber:in die Interessen des/der Angestellten so weit es geht berücksichtigt.

Ein Weg in der Zukunft könnte sein, verstärkt auf flexible Arbeitszeitmodelle und dezentrale Arbeitsorganisation zu setzen, um den eigenen Mitarbeiter:innen mehr Freiraum für Urlaubsplanung zu geben. Dies könnte die Notwendigkeit von Urlaubssperren reduzieren und zu einem besseren Gleichgewicht zwischen betrieblichen Anforderungen und Mitarbeiterbedürfnissen führen.

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