Effizienzverbesserungen im Abwesenheitsmanagement

Die Verwaltung von Abwesenheiten ist eine Kernaufgabe für Personalverantwortliche. Je nach Ihren Abwesenheitsrichtlinien und der Anzahl der Mitarbeiter und Standorte kann dies jedoch komplex und zeitaufwändig werden.

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir mehrere kleine, aber effektive Verbesserungen an unserer Abwesenheitsmanagement-Funktion vorgenommen.

Verbesserter Feiertagskalender

Die gesetzlichen Feiertage unterscheiden sich von Land zu Land, und manchmal gibt es sogar innerhalb eines Landes bestimmte Feiertage, die anderswo nicht beachtet werden. Wenn Sie diese Feiertage in Ihren Abwesenheitskalender aufnehmen, sind Mitarbeiter und Manager über bevorstehende Abwesenheiten informiert und können ihr Arbeitspensum entsprechend planen.

In flair können Feiertage für bestimmte Bürostandorte importiert werden. Um noch flexibler zu sein und sicherzustellen, dass keine regionalen Feiertage verpasst werden, können Sie jetzt Ihre eigenen, individuellen Feiertagskalender unabhängig vom Bürostandort erstellen.

Über die neue Seite „Calendars“ in unserer HR App können Sie einen neuen Kalender erstellen. Feiertage aus bestimmten Ländern und Regionen werden dann automatisch hinzugefügt. Sie können auch alle anderen Feiertage, die Sie beachten möchten, manuell hinzufügen.

Sobald Sie Ihren Kalender erstellt haben, können Sie ihn jedem Mitarbeiter in seinem Arbeitspensum zuweisen. Auf diese Weise können Sie individuelle Feiertagskalender für Mitarbeiter erstellen, unabhängig davon, welchem Bürostandort sie zugewiesen sind.

Use Cases für Abwesenheitsmanager:

• Definieren Sie die geltenden Feiertage für Mitarbeiter unabhängig von deren Standort
• Fügen Sie Feiertage zu den Kalendern von Remote-Mitarbeitern hinzu
• Automatisches Hinzufügen von regionsspezifischen Feiertagen

Verhindern Sie die Zeiterfassung an freien Tagen

Für einige Arten von Abwesenheiten, wie Urlaub, Krankheit und Feiertage, möchten Sie vielleicht verhindern, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit erfassen.

Um dies zu erleichtern, haben wir den Abwesenheitskategorien ein neues Kontrollkästchen hinzugefügt. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen „Time Tracking Restricted“, wenn Sie eine neue Abwesenheitskategorie erstellen oder eine bestehende Kategorie bearbeiten. Dadurch wird die Zeiterfassung während dieser Art von Abwesenheit für die Mitarbeiter gesperrt.

Sie können dieses Kontrollkästchen für Abwesenheitskategorien deaktivieren, bei denen die Mitarbeiter zwar nicht im Büro sind, aber dennoch die Zeit erfassen müssen. Dies ist beispielsweise bei der Arbeit im Home Office oder bei Geschäftsreisen der Fall.

Organisieren Sie Ihre Abwesenheitskategorien

Einige Unternehmen bieten im Rahmen ihrer Unternehmenspolitik viele verschiedene Arten von Urlaub an. Neben den normalen Urlaubstagen bieten Arbeitgeber möglicherweise auch eine bestimmte Anzahl von Home-Office-Tagen, Freizeitausgleich für Überstunden, Urlaub im Trauerfall, Bildungsurlaub und vieles mehr.

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter leicht den Überblick behalten, können Sie jetzt die Reihenfolge, in der diese Abwesenheitskategorien angezeigt werden, ganz einfach ändern. Gehen Sie einfach zu den Abwesenheitseinstellungen in der flair HR App und klicken und ziehen Sie die Abwesenheitskategorien, um die Reihenfolge festzulegen.

Sie können die Kategorien auch gruppieren, um eine noch klarere Struktur zu erhalten. Die Änderungen, die Sie in den Abwesenheitseinstellungen vornehmen, werden auch für den Employee Hub übernommen. Es ist also sinnvoll, die am häufigsten verwendeten Abwesenheitskategorien an den Anfang der Liste zu stellen, damit die Mitarbeiter sie leicht finden können. Dadurch wird auch verhindert, dass Mitarbeiter versehentlich die falsche Art von Urlaub beantragen.

Probieren Sie alle drei Verbesserungen in der flair HR App noch heute aus und sehen Sie, wie Sie damit Zeit sparen können.