Die elektronische Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit

Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (oder kurz: eAU genannt) gehören Krankmeldungen auf Papier und damit auch der „Gelbe Schein“ fast der Vergangenheit an. Denn mit der praktischen, digitalen Variante der AU-Bescheinigung ist nun Schluss mit lästigem Papierkram. Effizient, zukunftsweisend, aber für viele Menschen noch recht neu, hat sich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits in den meisten Arztpraxen etabliert. Seit dem 1. Oktober 2021 geschieht die zweistufige Ablösung des bisherigen Verfahrens. Und so dürfte speziell Versicherten diese Änderung noch gar nicht großartig aufgefallen sein – denn diese erhalten nach wie vor den altbekannten Schein in Papierform. Ab dem 1. Januar 2023 war es dann möglich, dass Arbeitgeber:innen die AU-Bescheinigung automatisch bei den Krankenkassen abrufen konnten. Im letzten Schritt soll die physische AU dann vollkommen wegfallen.

Im nun folgenden Artikel möchten wir dir einmal einen umfassenden Überblick über die Thematik der Übermittlung der eAU geben und damit über die innovative Welt der digitalen Bescheinigungen. Wir werden diesbezüglich alle rechtlichenund technischen Aspekte durchleuchten und die Auswirkungen auf Ärztinnen und Ärzte aufzeigen. Bereit, den traditionellen „Gelben Schein“ hinter dir zu lassen und die Zukunft des Krankenstands zu entdecken? Dann begleite uns nun auf dieser spannenden Reise durch die Welt der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU).

Was genau ist eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Zunächst sollten wir uns jedoch mit der Frage beschäftigen, was eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) überhaupt ist? Sie markiert einen bahnbrechenden Schritt im Gesundheitswesen. Und so stellt die neue eAU im Wesentlichen eine digitale Alternative zur traditionellen Krankschreibung via Papierbescheinigung dar. Mithilfe der papierfreien Lösung wird der gesamte Prozess der Krankmeldung transformiert.

Die Relevanz der eAU im deutschen Gesundheitswesen erstreckt sich über die Einfachheit der Verwaltung hinaus – sie verbessert die Dokumentation, beschleunigt den Informationsaustausch zwischen Ärztinnen, Arztpraxen und anderen Beteiligten und ebnet den Weg für eine effektivere Gesundheitsversorgung. Nicht zuletzt ist die eAU natürlich auch deutlich umweltfreundlicher. Anstatt also ein Blatt Papier bei deinem/deiner Arbeitgeber:in einzureichen, wird die eAU automatisch von deinem/deiner Arzt/Ärztin an deine Krankenkasse gesendet – von dort aus kann diese jederzeit von deinem/deiner Arbeitgeber:in abgerufen werden.

Die Geschichte von Papierausdruck und Papierbescheinigung

Mit der Einführung der gesetzlichen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall war der „Gelbe Schein“ (so wie wir diesen heute kennen) im Jahre 1957 geboren. Fortan erhielten pflichtversicherte Arbeitnehmer:innen ihren Arbeitslohn von der Krankenversicherung bezahlt, sollten diese aufgrund von Krankheit oder Arbeitsunfall (kurzzeitig) nicht ihrer regulären Erwerbstätigkeit nachgehen können.

Die Arbeitsunfähigkeitsdaten auf dem gelben Papier haben in Deutschland also bereits eine jahrzehntelange Tradition (mit der durch die neue eAU nun gebrochen wird!). Der greifbare Nachweis des „Gelben Scheins“ diente als offizieller Beleg und wurde dabei in der Arztpraxis ausgedruckt und musste von Arbeitnehmer:innen anschließend bei der eigenen Krankenkasse sowie beim/bei der Arbeitgeber/in eingereicht werden. Die Papierform hatte jedoch ihre Herausforderungen: Häufige Verluste, eine aufwändige Archivierung und Schwierigkeiten im Informationsaustausch war nur einige unter ihnen!

Warum ein Umdenken in genau diesem Bereich Sinn ergibt

Das neue, elektronische Verfahren soll vor allem für Arbeitnehmer:innen mit einer Reduzierung des bürokratischen Aufwands einhergehen. Denn durch die digitale Übermittlung entfällt die Vorlagepflicht beim/bei der Arbeitgeber:in. Bisher musste die physische Variante nämlich spätestens am vierten Krankheitstag bei deinem/deiner Arbeitgeber:in vorliegen – und zwar gemäß § 5 Absatz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (oder kurz: EntgFG). Mit der neuen eAU sind darüber hinaus aber noch weitere Annehmlichkeiten verbunden:

1. Umweltfreundlichkeit (Der Bedarf an Papier wird drastisch reduziert, was positiv zur Umweltbilanz beiträgt.)
2. Effizienzsteigerung (Zeitraubende, manuelle Prozesse werden eliminiert, die Dokumentenübermittlung beschleunigt und die Archivierung erleichtert.)
3. Kosteneinsparungen (Finanzielle Entlastungen für Arztpraxen durch Wegfall von Druck- und Lagerkosten.)
4. Verlustvermeidung (Digitale eAU-Dokumente sind weniger anfällig für Verluste.)
5. Kommunikationsverbesserung (Unkomplizierterer Informationsaustausch zwischen Arztpraxen, Krankenkassen und Arbeitgebern.)

Es gibt unterm Strich also gleich eine ganze Reihe von Gründen, die für dieses praktische Ersatzverfahren sprechen. Daher soll es jetzt darum gehen, wie die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit auf elektronischem Wege nun genau funktioniert.

So funktioniert das eAU-Verfahren im Detail

Schon heute revolutioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) die Krankmeldung in Arztpraxen. Der digitale Ansatz verschlankt bürokratische Abläufe und optimiert die Kommunikation zwischen Arztpraxen, Krankenversicherungen, Versicherten und Arbeitgebern. Wie genau die AU-Daten übermittelt werden und welche Voraussetzungen für den Datenaustausch via eAU zunächst geschaffen werden müssen, darüber erfährst Du in den nun folgenden Unterabschnitten weitere, interessante Details.

Rechtliche Grundlagen

Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber:innen die AU-Daten ihrer Arbeitnehmer:innen eigenständig bei den Krankenkassen abrufen. Die gesetzliche Grundlage hierfür liefert der § 5 EntgFG. Arbeitnehmer:innen müssen Arbeitgeber:innen bei Arbeitsunfähigkeit und erwarteter Dauer umgehend Bescheid geben. Ab dem vierten Tag benötigen sie eine ärztliche Bescheinigung. Gesetzlich Versicherte mussten diese bislang direkt an die Krankenkasse senden – dies entfällt mit der neuen eAU aber nun, da automatisiert. Bei Auslandsaufenthalten müssen die Arbeitsunfähigkeit und der Aufenthaltsort hingegen weiterhin sofort gemeldet werden.

Rückkehr ins Inland ist dem Arbeitgeber und der Krankenkasse zu melden. Arbeitnehmer:innen im Minijob sowie bei bestimmten Ärzten/Ärztinnen festgestellte Unfähigkeiten sind davon jedoch ausgenommen. Weiterhin gelten verschiedene Vorschriften in Bezug auf die Datensicherheit der Übertragung. Dies betrifft insbesondere die §§ 2 & 3 der DSGVO, die den Schutz für personenbezogene Daten vorsehen.

Technische Voraussetzungen

Damit das neue eAU-Verfahren reibungslos umgesetzt werden kann, müssen zunächst die folgenden, technischen Voraussetzungen erfüllt werden:

• Anbindung der Arztpraxis an den KIM-Dienst (den Kommunikation im Medizinwesen-Dienst, der auf einem sicheren E-Mail-Verfahren zum Austausch von Befunden, Bescheiden und Abrechnungen basiert)
• Modul im Praxisverwaltungs- und Krankenhaus-Informationssystem muss vorhanden sein (diese werden von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (kurz: KBV) zertifiziert und anerkannt)
• ein spezieller eHealth-Konnektor (dieser unterstützt verschiedene Signaturarten) sowie einen elektronischen Heilberufsausweis (kurz: eHBA)

Telematikinfrastruktur und Datenübermittlung

Für die anschließende Übertragung von bis zu 250 Bescheiden pro Tag ist dann eine entsprechende Telematikinfrastruktur (kurz: TI) zuständig. Der integrierte eHealth-Konnektor ermöglicht die verschlüsselte Kommunikation zwischen Arztpraxen und Krankenkassen. Die elektronische Signatur mittels des elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) gewährleistet die rechtssichere Authentifizierung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Durch die TI ist dann auch die Stapel- und Komfortsignatur möglich, wodurch Prozesse effizienter und vor allem gebündelter gestaltet werden können. Vereinfacht gesagt: Die TI sammelt über den Tag zunächst AU-Bescheinigungen, signiert diese dann stapelweise am Ende eines Werktages und übersendet diese gebündelt an die zuständigen Krankenkassen.

Rolle von Arztpraxen

Die eAU läutet aktuell so ziemlich das Ende der Arbeitsunfähigkeit in Papierform ein. Abgesehen von einigen technischen Problemen, stößt das neue Verfahren auf eine erhebliche Akzeptanz. Seit Januar 2023 wurden lautet GKV-Spitzenverband beispielsweise bereits mehr als 21 Millionen digitale Krankmeldungen abgerufen (Stand: Oktober 2023), noch im Vorjahr waren es weniger als 6 Millionen! Die eAU hat insgesamt nicht nur den Vorteil der vollständigen Erfassung von Krankmeldungen, sondern minimiert auch Verzögerungen durch automatisierte Prozesse, was die Akzeptanz vor allem bei Arbeitgebern, Arztpraxen und Versicherten weiter fördert. Fehlzeiten können nun sehr viel schneller und lückenloser erfasst und übermittelt werden – nicht zuletzt dieser Umstand macht das neue eAU-Verfahren bei allen Beteiligten so beliebt.

Besondere Fälle und Gruppen

Seit Anfang 2023 sind auch Minijobber nicht mehr vom neuen eAU-Verfahren ausgeschlossen. Denn auch ihnen steht im Krankheitsfall eine Entgeltfortzahlung und damit Krankengeld zu! Bestimmte Gruppen an Arbeitnehmer:innen bleiben aber auch weiterhin vom neuen eAU-Verfahren ausgenommen:

• privatversicherte Arbeitnehmer:innen
• Privatärzte (müssen das eAU-Verfahren nicht umsetzen)
• Minijobber:innen in Privathaushalten
• Arztpraxen außerhalb der vertragsärztlichen Versorgung

Trotz der elektronischen Umstellung bleibt die Meldepflicht der Arbeitsunfähigkeit bei den oben genannten Gruppen also bestehen.

Die elektronische Patientenakte (ePA) als nächster Schritt

Mit der elektronischen Patientenakte (oder kurz: ePA) wird zeitgleich der nächste Bereich digitalisiert, für den Arztpraxen und Krankenkassen bisweilen auf sperrige Papierakten zurückgreifen mussten. Gesetzlich Krankenversicherte können seit dem 1. Januar 2021 bereits Einblick in ihre ePA erhalten. In der ePA selbst werden fortan medizinische Befunde und Informationen aus vorhergehenden Untersuchungen gespeichert. Diesbezüglich bietet die ePA eine zentrale, digitale Plattform für die Speicherung und Verwaltung von Gesundheitsdaten. Patienten und Patientinnen haben jederzeit Zugriff auf ihre Informationen.

Blick in die Zukunft

Die eAU scheint nur der Anfang einer digitalen Revolution im Gesundheitswesen zu sein. Denn der digitale Ersatz für den traditionellen „Gelben Schein“ optimiert nicht nur Arbeitsabläufe, sondern beschleunigt die Kommunikation zwischen Ärzten, Ärztinnen, Arztpraxen, Krankenkassen und Arbeitgebern. Denkbar sind perspektivisch zudem die folgenden Weiterentwicklungen:

• Integration mit anderen digitalen Gesundheitslösungen (künftig könnte die eAU in digitale Gesundheitsplattformen integriert werden, um den weiteren Austausch mit verschiedenen medizinischen Anwendungen zu ermöglichen)
• internationale Standards (auch die grenzüberschreitende Nutzung der eAU scheint denkbar)
• mobile Zugangsmöglichkeiten (Schaffung einer sicheren, mobilen Zugangsmöglichkeit für Arztpraxen und die gesetzlichen Krankenkassen zur Telematikinfrastruktur)
• Erweiterung auf weitere Berufsgruppen
• Digitalisierung der Sprechstunde (perspektivisch werden auch Besuche in Arztpraxen rein digital stattfinden (was die Umsetzung der Erst- und Folgemeldung natürlich noch einmal drastisch vereinfacht!))

Fazit

Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird der Papierkram passé – ein Meilenstein für Arbeitnehmer:innen, Arbeitgeber:innen, Arztpraxen und Krankenkassen. Die digitale Lösung ist nicht nur effizient, sondern auch umweltfreundlich und damit eindeutig zu bevorzugen. Die Entlastung von bürokratischem Aufwand, die Ermöglichung von unmittelbaren Kosteneinsparungen und die beschleunigte Dokumentenübermittlung machen die eAUdamit zu einer echten Innovation im Gesundheitswesen. Die voraussichtliche Dauer, bis sich dieses Konzept auch auf bislang ausgenommene Gruppen ausweiten wird, dürfte nur sehr gering sein.

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