Entgeltbescheinigung - Erstellung und Funktion

Sicher ist dir bekannt, dass Arbeitnehmer:innen am Ende des Monats einen Gehalts- bzw. Lohnnachweis ausgehändigt bekommen, der die genaue Zusammensetzung des Verdienstes enthält. Die Berechnung ist dabei sehr kompliziert und in der Regel wird von Unternehmen ein Software-Tool zur Umsetzung eingesetzt. Alternativ können sich Arbeitgeber:innen auch dazu entscheiden, diese Kompetenzen an ein Steuerbüro zu übertragen. Aber was hat es eigentlich mit der Entgeltbescheinigung auf sich? Wie sieht es mit den gesetzlichen Vorgaben aus? Worin besteht der Unterschied zur elektronsichen Entgeltbescheinigung und was bringt ein Software-Programm für Vorteile mit sich? Auf diese Fragen wollen wir dir in diesem Blogartikel eine Antwort geben.

Was ist eine Entgeltbescheinigung?

Bei der Entgeltbescheinigung handelt es sich um ein Dokument, welches Arbeitnehmer:innen am Ende des Kalendermonats in Textform ausgehändigt wird. Enthalten sind darin sämtliche Angaben zu ihrem Verdienst und deren genaue Zusammensetzung. Neben diesen Angaben enthält das Dokument auch Informationen zum Abrechnungszeitraum und welche Abgaben anfallen.

Für Arbeitnehmer:innen dient die Entgeltbescheinigung als wichtiger Nachweis für Behörden, aber auch wenn sie bei Banken einen Kredit beantragen möchten. Aus diesem Grund sind detaillierte Angaben über die Zusammensetzung des Verdienstes erforderlich. Bekannt ist die Entgeltbescheinigung auch unter dem Namen Lohn- bzw. Gehaltabrechnung.

Zum besseren Verständnis sollen beide Begriffe genauer erläutert werden:
Eine Lohnabrechnung bekommen Arbeitnehmer:innen, die nach geleisteten Stunden durch einen Stundenlohn bezahlt werden. In diesem Fall erhalten Arbeitnehmer:innen kein festes Gehalt, welches jeden Monat gleich ausfällt, sondern der Verdienst variiert je nach geleisteten Stunden von Monat zu Monat. Das ist beispielsweise bei vielen LKW-Fahrern der Fall. Ein Zeitprogramm ermittelt die geleisteten Stunden, die am Ende des Monats an das Lohnprogramm übertragen werden. Nur auf dieser Grundlage kann die Lohnabrechnung genau erstellt werden.

Anders sieht der Fall bei der Gehaltsabrechnung aus. Arbeitnehmer:innen bekommen jeden Monat dasselbe Gehalt, abgesehen von geleisteten Prämien, Weihnachts- und Urlaubsgeld oder sonstigen Sonderzahlungen.

Was ist der Unterschied zwischen der Entgeltbescheinigung und der elektronischen Entgeltbescheinigung

Die normale Entgeltbescheinigung ist der Verdienstnachweis, den Arbeitnehmer:innen am Ende des Kalendermonats ausgehändigt bekommen.

Die elektronische Entgeltbescheinigung stellt ein gänzlich anderes Dokument dar. Es handelt sich dabei um eine elektronisch erstellte Bescheinigung, die an die Krankenkasse übermittelt wird. Das ist dann der Fall, wenn Arbeitnehmer:innen Entgeltersatzleistungen beziehen, wie das beim Krankengeld, Übergangsgeld oder Mutterschaftsgeld der Fall ist. Die elektronische Entgeltbescheinigung ist ausschließlich für die Krankenkasse bestimmt und wird nicht an Arbeitnehmer:innen ausgehändigt.

Laut der Entgeltbescheinigungsverordnung müssen diese Bescheinigungen seit dem 01.01.2020 digital übertragen werden. Aus diesem Grund trägt diese auch den Namen "elektronische Entgeltbescheinigung."

Je nachdem, um welche Art der Ersatzleistungen es sich handelt, variiert auch der Inhalt der elektronischen Entgeltbescheinigung. Die genaueren Informationen können Arbeitgeber:innen dem "Datenaustauschverfahren Entgeltersatzleistungen" (DTA EEL) entnehmen.

Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass die elektronische Entgeltbescheinigung dann erstellt wird, wenn Arbeitnehmer:innen den Verdienst entweder vollständig oder zumindest teilweise von der Sozialversicherung ausbezahlt bekommen. Zur Berechnung des Entgeltes werden die letzten Kalendermonate als Grundlage herangezogen.

Die gesetzlichen Vorgaben bei der Entgeltbescheinigung

Laut § Gewerbeverordnung (Gewo) muss die Entgeltbescheinigung in Textform ausgestellt werden. Damit darf die Bescheingung sowohl in Papierform als auch digital an Arbeitnehmer:innen übermittelt werden.

Folgende Angaben müssen in der Entlgeltbescheinigung enthalten sein:

• Persönliche Daten von Arbeitnehmer:innen (Kinder oder Kinderlose)
• Abrechnungszeitraum
• Kalendertage
• Beschäftigungsverhältnis
• Angaben von Arbeitgeber:innen
• Abzüge wie Steuer- und Sozialversicherungsbeträge sowie Kirchensteuer
• Entgeltfortzahlung

Zur Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes gehören:

• Zulagen und Zuschläge (Art und Höhe)
• Einmalzahlungen
• Sachbezüge
• unbezahlter Urlaub
• Nebenbezüge wie geldwerte Vorteile oder firmeninterne Kredite
• Bruttoarbeitsentgelt
• Nettoarbeitsengelt
• Auszahlungsbetrag

Auch die Kirchensteuer muss in der Entgeltbescheinigung vorhanden sein. Allerdings darf die Religionszugehörigkeit gegenüber Behörden unkenntlich gemacht werden. Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) wurde am 01.07.2013 in Kraft gesetzt. Diese enthält verpflichtende Angaben für die Erstellung der Entgeltbescheinigung.

Wann muss die Entgeltbescheinigung erstellt werden?

Die elektronische Engeltbescheinigung muss in folgenden Fällen erstellt werden:

• Mutterschaftsgeld
• Krankengeld
• Krankengeld, wenn ein Kind erkrankt
• Übergangsgeld

Mutterschaftsgeld

Das Mutterschaftsgeld wird in der Mutterschutzfrist gezahlt. Diese setzt 6 Wochen vor Beginn des errechneten Geburtstermines ein und endet 8 Wochen nach der Geburt des Kindes. Sind Mütter in der gesetzlichen Krankenkasse versichert, wird ihnen ein Mutterschaftsgeld ausgezahlt. Für die Berechnung des Geldes wird der durchschnittliche Nettolohn der vergangenen 3 Monate herangezogen. In diesem Fall muss eine elektronische Entgeltbescheinigung erstellt und an die Krankenkasse übermittelt werden und zwar zu Beginn des Mutterschutzes.

Krankengeld

Sind Arbeitnehmer:innen bis maximal 6 Wochen krank, erhalten sie weiterhin eine Lohnfortzahlung durch Arbeitgeber:innen. Dauert ihre Erkrankung allerdings länger an, übernimmt die Krankenkasse und Arbeitnehmer:innen erhalten Krankengeld.
Das Krankengeld fällt geringer aus als das zuletzt bezogene Gehalt. Auch hier dient das durchschnittliche Gehalt der letzten Monate zur Berechnung des auszuzahlenden Krankengeldes. Die elektronische Entgeltbescheinigung muss an die Krankenkasse übermittelt werden, sobald Arbeitgeber:innen bemerken, dass die Arbeitsunfähigkeit über die gesetzliche Frist von 42 Tagen hinausgeht.

Krankengeld, wenn ein Kind erkrankt

Arbeitnehmer:innen, die ein oder mehrere Kinder haben, stehen eine bestimmte Anzahl von Tagen zur Verfügung, wo sie ihre Kinder daheim betreuen können, wenn diese krank werden. Um das Krankengeld für Kinder in Anspruch zu nehmen, muss das Kind unter 12 Jahren sein und eine ärztliche Bescheinigung vorliegen. Zudem darf keine weitere Person im Haushalt leben, die in der Lage wäre, das Kind zu betreuen. Sind diese Voraussetzungen gegeben, erhalten Arbeitnehmer:innen Kinderkrankengeld. Auch in diesem Fall muss die Entgeltbescheinigung an die Krankenkasse übermittelt werden, sobald Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitgeber:innen über den Umstand informiert haben.

Übergangsgeld

Übergangsgeld wird Arbeitnehmer:innen ausgezahlt, wenn sie bedingt durch eine längere Arbeitsunfähigkeit oder Behinderung ausfallen und spezielle Maßnahmen erforderlich sind, um sie wiedder in das Berufsleben zu integrieren. Diese Ersatzleistungen werden unter dem Begriff "Übergangsgeld" zusammengefasst und verschiedenste Stellen übernehmen die Auszahlung.

In diesen Fällen handelt es sich um das Übergangsgeld:

• Bei Reha-Maßnahmen wird das Übergangsgeld von der Rentenversicherung ausgezahlt
• Die gesetzliche Unfallversicherung springt ein, wenn es zu einer Arbeitsunfähigkeit infolge eines Arbeitsunfalles gekommen isst oder die Arbeitsunfähigkeit die Konsequenz einer Berufskrankheit ist
• Die Agentur für Arbeit zahlt einen Zuschuss für Maßnahmen, wenn Menschen mit Behinderung sich in der Ausbildung befinden oder einen Beruf ausüben

Auch im Falle des Übergangsgeldes muss die elektronische Entgeltbescheinigung an die entsprechende Stelle übermittelt werden, damit diese das Übergangsgeld berechnen kann.

Die normale Entgeltbescheinigung muss hingegen am Ende des Monats oder im Folgemonat erstellt werden und Arbeitnehmer:innen entweder in Papierform oder elektronisch übermittelt werden. Der Zeitpunkt der Erstellung der Entgeltbescheinigung ist dabei abhängig vom jeweiligen Betrieb. Einige Arbeitgeber:innen erstellen die Entgeltbescheinigung am Ende des Monats, andere am Anfang des Folgemonats.

Wie kann man die Lohnabrechnung effizienter gestalten?

Software-Tools zur Erstellung der Lohnabrechnung werden bereits von den meisten Unternehmen eingesetzt. Handschriftliche Lohnabrechnungen gibt es nur noch sehr selten.

Allerdings kann der Prozess der digitalen Lohnabrechnung wesentlich effizienter gestaltet werden. So setzen viele Unternehmen bereits ein Softwar-Tool wie flair zur Erstellung der Lohnabrechnung ein, für die Übermittlung der Abrechnung an Arbeitnehmer:innen wird hingegen die klassische Form bevorzugt. Das bedeutet: Arbeitnehmer:innen in den entsprechenden Abteilungen müssen für ein ganzes Unternehmen die Lohnabrechnungen ausdrucken, einkuvertieren und schließlich auf dem Postweg den Arbeitnehmer:innen zuschicken. In diesem Fall sind die Kosten und die Zeit nicht unerheblich, die für den gesamten Prozess draufgeht. Auch die Umwelt wird durch die Menge Papier und den Transport belastet.

Auf dem Markt gibt es mittlerweile zahlreiche Software-Lösungen, die sich diesem Problem angenommen haben. Mit einem entsprechenden Tool können auch die Verdienstnachweise an Arbeitnehmer:innen digital übermittelt werden. Die Nachweise können mit einem Log-In daheim oder im Betrieb abgerufen und auf Wunsch auch ausgedruckt werden.

Fazit

Die Entgeltbescheinigung ist ein Dokument (digital oder in Papierform), welches Arbeitnehmer:innen am Ende des Kalendermonats oder im Folgemonat erhalten. Sie finden dort eine detaillierte Auflistung über die Zusammensetzung ihres Gehaltes, einschließlich sämtlicher Abzüge. Darüber hinaus ist der Entgeltabrechnungszeitraum enthalten. Die elektronische Entgeltbescheinigung hingegen wird erstellt, wenn Entgeltersatzleistungen wie Übergangsgeld, Mutterschaftgeld oder Krankengeld gezahlt werden. Es ist ausschließlich für die Krankenkasse bestimmt.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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