Der Weg zum erfolgreichen Feedbackgespräch

Regelmäßige Feedbackgespräche sind für eine gute Zusammenarbeit unabdingbar. Das beliebte Instrument aus der Personalführung begegnet uns in Deutschland auch häufig unter dem Namen Mitarbeitergespräch (MAG).

Mindestens einmal jährlich sollten sich Führungskräfte und Mitarbeitende treffen, um im Vier-Augen-Gespräch Ereignisse, Leistungen, Gehaltsanpassungen und Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen und zu diskutieren.

Feedbackgespräch: Das ist die Definition

Eine allgemeingültige Definition für ein Feedbackgespräch zu erarbeiten, ist nicht leicht, da der Gesprächsverlauf stark von den persönlichen Einstellungen und Erfahrungen der Teilnehmenden abhängt.

Zunächst ist es aber Aufgabe einer jeden Führungskraft, in der Belegschaft ein Bewusstsein dafür zu schaffen, was Feedback eigentlich bedeutet. Wörtlich übersetzt heißt „Feedback” „Rückmeldung”.

Ein Mitarbeitergespräch sollte sich eng an dieser Formulierung orientieren, denn Feedback ist nicht mehr und nicht weniger als eine wertfreie Rückmeldung, die der persönlichen Weiterentwicklung dienen soll. Aus diesem Grund verzichten wir in unserem heutigen Artikel auf die auch geläufige Bezeichnung „Beurteilungsgespräch”, da sie in diesem Kontext irreführend sein kann.

Die anzustrebende Wertfreiheit bedeutet im Umkehrschluss, dass konstruktives Feedback nicht von Schuldzuweisungen oder verbalen Angriffen leben kann, sondern auf einer guten, ehrlichen Kommunikation fußt. Und Kommunikation findet auf zwei Seiten statt. Ein erfolgreiches Feedbackgespräch bietet demnach allen Teilnehmenden die Gelegenheit, das Wort zu ergreifen. Gleichzeitig begründet es die Verpflichtung für die Zukunft, aktiv mit dem erhaltenen Feedback zu arbeiten.

Ziele des Feedbackgesprächs

Je nach Branche und Abteilung werden sich einige Ziele des Feedbackgesprächs gravierend unterscheiden. Es gibt jedoch wichtige Punkte, die ihren festen Platz auf der Tagesordnung von Feedbackgesprächen gefunden haben. Im Folgenden findest Du einen Muster-Gesprächsablauf, der sich über viele Jahre in der Praxis bewährt hat.

1. Begrüßung/Gesprächseinstieg: Der erste Teil der Unterhaltung schafft im Idealfall eine emotional stabile Basis für alles, was kommt. Im lockeren Smalltalk bietet sich den Teilnehmenden die Gelegenheit, Wohlwollen und Interesse zu signalisieren. Die Feedbackregeln und/oder Kommunikationsregeln können im Übrigen auch zu Anfang noch einmal besprochen werden.
   
2. Rückblick/Analyse: Im zweiten Teil wird analysiert, was war. In der gemeinsamen Rückschau erhalten die Mitarbeitenden zunächst Rückmeldung zu ihren Leistungen, ihrem Verhalten und der Erreichung gesetzter Ziele (Erfolgskontrolle). Auch das gegenwärtige Arbeitsgebiet und die Arbeitssituation stehen auf dem Prüfstand.
   
   Wenn es nicht ausschließlich positives Feedback gibt, ist auch konstruktive Kritik an dieser Stelle angebracht. In aller Regel wird die Führungskraft in Teil zwei den größeren Gesprächsanteil haben, aber es gilt zu betonen, dass die Analyse kein Monolog ist. Wie überall, sollte auch an dieser Stelle Raum für gegenseitiges Feedback geschaffen werden.
   
3. Maßnahmenplanung/Zielvereinbarung: Nun geht es an die Erarbeitung eines Maßnahmenplans oder um die Vereinbarung von konkreten Zielen für einen bestimmten Zeitraum. Beide Parteien müssen überzeugt von der Erreichbarkeit der Ziele sein und dürfen sich nicht überfordern.
   
   Konkrete Maßnahmen sollten den Mitarbeitenden zudem ausreichend Handlungsspielraum zur Entwicklung eigener Ideen bieten. Diese Vorgehensweise birgt deutlich mehr Verbesserungspotenzial als allzu starre Vorschriften. Schließlich unterbindet eine zu enge Führung die Kreativität und somit Chancen auf Innovation.
   
4. Persönliche Entwicklung/Weiterbildung: Den vorletzten Gesprächsabschnitt sollten Führungskräfte und Angestellte gut für sich nutzen, denn hier dreht sich alles um die Zukunft und den langfristigen Karriereplan.
   
   Die Arbeitgeberseite hat hier eine gute Möglichkeit, die Mitarbeitenden langfristig ans Unternehmen zu binden und zu motivieren, indem sie mit den passenden Weiterentwicklungsmöglichkeiten aufwartet und die individuellen Potenziale erkennt.
   
   Gleichzeitig haben die Arbeitnehmenden die Gelegenheit, ihre persönlichen Wünsche (z. B. Gehaltserhöhung, Remote Work) und Ziele (z. B. Weiterbildung, neue Aufgaben) zu offenbaren und sicherzustellen, dass das Unternehmen ihnen die beruflichen Perspektiven bieten kann, die sie anstreben.
   
5. Verabschiedung/Gesprächsabschluss: Am Ende des Gesprächs ist es Zeit, sich für das gegenseitige Feedback zu bedanken, und im Bedarfsfall zu resümieren, was gut und was schlecht gelaufen ist. Der ungefähre Zeitpunkt des nächsten Feedbackgespräches sollte auch erwähnt werden.

Richtig Feedback geben: Wie geht das?

Wir alle haben eine Fülle von unterschiedlichen Erfahrungen und Empfindungen. Da ist es in der Feedback-Erteilung nur allzu schnell passiert, dass wir uns angegriffen, verurteilt oder abgewertet fühlen, obwohl das nicht das Ziel unseres Gegenübers war. Wir interpretieren. Umgekehrt kann auch der Feedback-Geber mit seinen Formulierungen so danebengreifen, dass wir uns zu Recht attackiert fühlen.

Trotzdem ist regelmäßiges Feedback wichtig, denn in jeder Lebensphase brauchen wir jemanden, der uns unser Verhalten und unsere Leistungen spiegelt. Nur von dieser Basis aus können wir uns weiterentwickeln.

In diesem Zusammenhang belegte eine Studie von Amadeus Fire Personaldienstleistungen in Zusammenarbeit mit der FAU Erlangen-Nürnberg aus dem Jahr 2015, dass ein Großteil der Arbeitnehmenden Feedback aus verschiedenen Quellen als sehr nützlich einordnet. Mit diesen Tipps gelingt hilfreiches Feedback:

Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung auf das Jahresgespräch ist unerlässlich. Sowohl Führungskräfte als auch die einzelnen Mitarbeitende sollten sich dafür ausreichend Zeit nehmen und sich folgende Fragen stellen:

• Was lief gut?
• Was lief schlecht?
• Wenn Fehler passiert sind: Wie war der Umgang mit ihnen und wie können sie künftig vermieden werden?
• Wurden die vereinbarten Ziele erreicht?
• Entspricht das Aufgabengebiet weiterhin den Fähigkeiten und Neigungen?
• Welche Entwicklungspotenziale bestehen?

Gerade bei der Vorbereitung ist es wichtig, sich den gesamten Zeitraum anzusehen, über den gesprochen wird. Sonst laufen die Gesprächsteilnehmenden Gefahr,Beurteilungsfehler zu begehen, wie beispielsweise den Recency-Effekt, bei dem ein Ereignis in der jüngeren Vergangenheit übergewichtet wird.

Kommunikation

Worte können verletzen, ja sogar gewalttätig sein, so viel steht fest. Daher ist es wichtig, einen sauberen und wertfreien Umgang mit Konflikten zu erlernen und zu pflegen. Vielleicht hast Du in diesem Zusammenhang schon einmal von der „Gewaltfreien Kommunikation” nach Marshall B. Rosenberg gehört.

Rosenberg zielt mit seiner Methode nicht auf Konfliktvermeidung ab, sondern in erster Linie auf eine gewaltfreie Beilegung der Unstimmigkeiten. Dazu hat er einen 4-Punkte-Plan entwickelt, der den Anwendenden einen Perspektivwechsel ermöglicht.

Eine ausführliche Schilderung der Methode würde diesen Rahmen sprengen, daher versuchen wir, in aller Kürze zu erklären, wie Du vorgehen kannst, wenn ein Konflikt entsteht oder negatives Feedback formuliert werden muss:

1. Die Situation beobachten und einen Schritt zurücktreten. Kritikpunkte klar und sachlich formulieren. Nicht in Du-Botschaften, sondern in Ich-Botschaften sprechen. Verallgemeinerungen vermeiden.
   
2. Gefühle erkennen und Interpretationen vermeiden. Echte Gefühle entstehen, weil ein Bedürfnis nicht erfüllt wurde. Pseudo-Gefühle beruhen auf Interpretationen. Achtung, diese Gefühlsart kann zu „gewaltsamer Kommunikation” führen.
   
3. Die eigenen Bedürfnisse und die des Gegenübers identifizieren. Nach Marshall B. Rosenberg gibt es neun Arten von Bedürfnissen.
   
4. Den Konfliktpartner um das erwünschte Verhalten bitten. Darauf achten, tatsächlich eine Bitte zu formulieren und keine Forderung.

Präsenz

Homeoffice und Videokonferenzen gehören mittlerweile zu unserem Alltag. Soll ein Feedbackgespräch erfolgreich verlaufen, ist es jedoch empfehlenswert, einen Präsenztermin anzuberaumen. In Video-Calls geht zu viel Zwischenmenschlichkeit verloren und ein Gespräch, das bei einer persönlichen Begegnung voller Empathie und Wohlwollen stecken würde, kann remote schnell kühl und unpersönlich wirken.

Rahmen

Mitarbeitergespräche sollten immer in einem geschützten Raum stattfinden und nie unter Termindruck. So bleibt ausreichend Zeit, um spontan auftretende Probleme zu lösen, Ideen und Verbesserungsvorschläge weiterzuentwickeln oder neue Ziele festzulegen.

Nachbereitung

Eine schriftliche Zusammenfassung der Gesprächsinhalte schafft nicht nur Verbindlichkeit, sondern auch Wertschätzung und sie dokumentiert die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden.

Zusätzlich legt die Niederschrift auf einheitlichen Beurteilungsbögen den Grundstein für Gleichbehandlung und Fairness im Betrieb. Beurteilungsbögen sollten als Signal des Einverständnisses immer von allen Gesprächsteilnehmenden unterschrieben werden.

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Wann und wie oft sollten Feedbackgespräche stattfinden?

Feedbackgespräche sollten in regelmäßigen Abständen geführt werden. Für Mitarbeitende, die schon länger im Unternehmen tätig sind, sollte mindestens ein Termin im Jahr anberaumt werden. Aber auch kleinere Abstände oder mehrere kürzere Termine innerhalb eines Arbeitsjahres sind vorstellbar.

Neben den turnusmäßigen Feedbackgesprächen gibt es auch solche, die anlassbezogen geführt werden. Beispielsweise im Rahmen des Onboardings. Gerade die Einarbeitung neuer Mitarbeitender macht in der Regel mehrere Feedbackrunden erforderlich, damit sich beide Seiten vor dem Ende der Probezeit ein Bild von der richtigen Mitarbeiter- oder Arbeitsplatzwahl machen können.

Fazit

Feedbackgespräche binden zwar viel Zeit, Energie und Kapazität, aber sie sind eine wichtige und sehr produktive Führungsaufgabe. Richtig angewendet und durchgeführt versprechen sie Mitarbeiterbindung, Motivation, qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse, engagierte Mitarbeitende und vieles mehr.

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