Kündigungsgespräche professionell vorbereiten

Zum Aufgabenbereich einer jeden Führungskraft gehört es auch, Kündigungsgespräche zu führen und Kritik zu üben. Gelegentlich müssen zudem schlechte Nachrichten überbracht oder Wünsche der Mitarbeitenden abgelehnt werden.

Dass dies alles zu den Schattenseiten der Führungspositionen zählt, steht außer Frage. Dennoch ist es wichtig, für solche Ausnahmesituationen gut vorbereitet und ausgebildet zu sein.

Die Trennungskultur als Teil der Unternehmenskultur

Die Begriffe Unternehmenskultur und Arbeitgebermarke begegnen uns in der Personalwirtschaft sehr häufig. Weniger oft hingegen treffen wir auf die Termini Trennungskultur oder Trennungsmanagement und das hat einen einfachen Grund: Nicht viele Unternehmen in Deutschland verfügen bereits über eine solide Trennungskultur. Dabei ist es essenziell wichtig, eine solche zu entwickeln. Wie Du später noch erfahren wirst, hat sie nämlich direkten Einfluss auf die Mitarbeiterbindung und die Stimmung im Betrieb.

Wir wollen uns heute intensiver mit einem Einzelaspekt der Trennungskultur beschäftigen: der kompetenten und wertschätzenden Durchführung von Kündigungsgesprächen.

Die Ausgangslage

An Personalverantwortliche werden viele unterschiedliche Anforderungen gestellt. Nur allzu schnell rücken im Rahmen der Führungskräfteentwicklung jedoch Inhalte zum Thema Trennungsgespräche in den Hintergrund. Vielleicht, weil sie in der Praxis wenig gebraucht werden oder schlicht und einfach, weil es sich um unangenehme und schwierige Gesprächssituationen handelt, für deren Bewältigung viel Fingerspitzengefühl erforderlich ist.

Je mehr Handwerkszeug den Führungskräften jedoch zur Verfügung steht, desto besser werden sie Kündigungsgespräche meistern können. Auf der Basis einer klaren, transparenten Kommunikation und dem obligatorischen Schutz der Privatsphäre der zu kündigenden Mitarbeitenden sowie der Gesprächsinhalte können die Personalverantwortlichen sodann eine Trennungskultur aufbauen.

Im Folgenden wollen wir dir näherbringen, welche Vorbereitungen für Kündigungsgespräche zu treffen sind und wie der Ablauf derselben aussehen kann. Im letzten Teil widmen wir uns den emotionalen Reaktionen der betroffenen Mitarbeitenden und geben dir einige Praxistipps zum Umgang mit einigen möglichen Verhaltensweisen an die Hand.

Doch begleite uns bitte vorab noch in ein Worst-Case-Szenario.

Das fehlerhaft oder schlecht geführte Trennungsgespräch und seine Folgen

Nehmen wir also an, es ist alles schiefgelaufen, was schieflaufen kann. Die Kündigung wurde vor dem persönlichen Termin per E-Mail ausgesprochen und diese E-Mail gelangte zu allem Überfluss noch an die Stellvertretung des Mitarbeitenden. Im Gesprächstermin wurde der/die zu kündigende Mitarbeitende mit Vorwürfen überhäuft und er/sie reagierte mit Rechtfertigungen. Diskussionen und Verhandlungen, die mit Aggressionen und der entsprechenden Lautstärke einhergingen, waren die Folge. Die restliche Belegschaft konnte nicht umhin, alles mitzubekommen. Das sind die möglichen Auswirkungen:

• Das Betriebsklima verschlechtert sich.
• Die Führungskraft wird zum unkalkulierbaren Risiko.
• Es herrscht Unsicherheit über den Zustand des Unternehmens.
• Gerüchte kommen auf.
• Kündigungen von Seite der verbleibenden Mitarbeitenden folgen.
• Das Image des Unternehmens leidet.

Uns ist bewusst, dass das ein fast filmreifes Worst-Case-Szenario ist. Aus ihm lässt sich jedoch ableiten, dass gut geführte Kündigungsgespräche zu geringeren negativen Auswirkungen führen.

Vorbereitung eines Kündigungsgesprächs: Das gibt es zu beachten

Vor dem Kündigungsgespräch gibt es einige Themen, die vorbereitet werden müssen:

Die Gesprächsteilnehmenden festlegen

Bevor es an die konkrete Planung des Gesprächsinhaltes geht, sollte feststehen, wer neben dem/der gekündigten Mitarbeitenden und dem/der direkten Vorgesetzten am Gespräch teilnimmt. Selbstverständlich kann ein HR-Verantwortlicher mit hinzugezogen werden - sei es als Mediator, zu Übungszwecken für die Führungskraft oder als Back-up zur Klärung offener Fragen. Aus Gründen des Respekts und der gegenseitigen Wertschätzung ist die Anwesenheit des/der Vorgesetzten obligatorisch.

Einen Gesprächstermin auswählen

Die Wahl des Termins für das Trennungsgespräch sollte mit Bedacht und Sorgfalt erfolgen. Ein Vormittag am Wochenanfang eignet sich am besten für das Überbringen der Nachricht. Achte hier besonders darauf, dass das Gespräch nicht unmittelbar vor dem Urlaub oder einer sonstigen Abwesenheit des/der Mitarbeitenden stattfindet. Verschiebe es gegebenenfalls lieber auf einen späteren Zeitpunkt. Hier erfährst Du, warum:

• Der Vormittag eignet sich besser als der Nachmittag, da die Gesprächsparteien noch nicht erschöpft von einem langen Arbeitstag sind und somit emotional stabiler.
• Im weiteren Tagesverlauf hat der/die gekündigte Mitarbeitende Gelegenheit, offene Fragen mit dem Betriebsrat oder der Personalabteilung zu klären. Gegebenenfalls wird er/sie sich juristischen Rat einholen.
  Aus diesem Grund empfiehlt sich auch der Wochenanfang für den Termin, denn es wäre verfehlt, dem/der ohnehin dann schwer belasteten Mitarbeitenden diese Möglichkeiten, sich Unterstützung zu suchen, mit einem Freitagstermin zu erschweren oder eine unangenehme Verzögerung herbeizuführen.
• Weiterhin hat der/die zu kündigende Mitarbeitende auf diese Weise Gelegenheit, selbst das Gespräch mit seinen/ihren Kollegen und Kolleginnen zu suchen. Im Übrigen sollte das auch der Vorgesetzte in Absprache mit dem/der Gekündigten tun. Dazu noch mehr in der Beschreibung eines möglichen Gesprächsverlaufs.

Einen geeigneten Raum reservieren

Im Zuge der Terminfindung empfiehlt es sich, gleich einen geeigneten Besprechungsraum zu reservieren. Dieser sollte von außen nicht einsehbar sein und bestmöglichen akustischen Schutz für die sensiblen Gesprächsinhalte bieten.

Ein Glas Wasser und eine Taschentücher-Box solltest Du für den Notfall (am besten nicht sichtbar) bereithalten. Sorge weiterhin dafür, dass in dieser Zeit keine Telefonanrufe durchgestellt werden und niemand außer den eingeladenen Teilnehmenden den Raum betritt.

Erforderliche Dokumente bereithalten

Alle wichtigen Dokumente sollten zum Entlassungsgespräch fertig sein, damit sie persönlich übergeben werden können. In jedem Fall muss das rechtlich einwandfreie Kündigungsschreiben den Besitzer wechseln. Den Erhalt muss der/die Mitarbeitende mit einer Unterschrift bestätigen. Weiterhin können beispielsweise ein Arbeitszeugnis oder ein Aufhebungsvertrag oder ein Informationsblatt zum Urlaubsanspruch Bestandteile der Unterlagen sein.

Wichtige Kündigungsdokumente solltest Du immer von der Rechtsabteilung überprüfen und absegnen lassen, denn formelle oder inhaltliche Fehler in Kündigungen (z. B. falsche Fristen oder versehentliche Missachtung Kündigungsschutz) können Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Sich über die Gesprächsinhalte klarwerden

Wer jemals ein Kündigungsgespräch erlebt hat, weiß, wie belastend diese Situation für alle Beteiligten sein kann. Daher ist eine eindeutige und klare Kommunikation hier noch wichtiger als sonst. Bedenke, dass deine Haltung und deine Klarheit die Situation erheblich beeinflussen werden. Folgende Fragen kannst Du dir deshalb im Vorfeld stellen:

• Was möchte ich sagen?
• Wie kann ich die Inhalte klar und deutlich, aber trotzdem wertschätzend formulieren?
• Wie fange ich gegebenenfalls hohe Emotionalität auf?
• Welche möglichen Reaktionen gibt es?
• Wie sehen die nächsten Schritte im Trennungsprozess aus? (Stichwort Freistellung, Resturlaub, Folgegespräch, etc.)

Ein Kündigungsgespräch führen: der Ablauf

So vielfältig wie die Kündigungsgründe können auch die Inhalte der schwierigen Mitarbeitergespräche sein. Grundsätzlich unterscheidet man innerhalb der sogenannten ordentlichen Kündigungen zwischen drei Arten:

1. betriebsbedingte Kündigungen (z. B. schlechte Auftragslage mit Umsatzrückgang)
2. verhaltensbedingte Kündigungen (z. B. unentschuldigte Fehlzeiten)
3. personenbedingte Kündigungen (z. B. mangels Arbeitserlaubnis)

Eine außerordentliche Kündigung ist eine fristlose Entlassung aus wichtigem Grund (z. B. aufgrund einer Straftat).

Es ist, wie oben bereits angemerkt, angesichts dieser Vielzahl an Möglichkeiten äußerst wichtig, dass Du dir vorab klarmachst, was Du sagen musst und auch, was Du sagen möchtest.

Die Einladung zum Gesprächstermin

Steht eine Trennung von Mitarbeitenden an, empfiehlt es sich, den Termin nicht zu früh bekanntzugeben, um den Betroffenen schlaflose Nächte zu ersparen. In der Termineinladung sollte auch das Wort „Kündigung” noch nicht auftauchen. Formulierungen wie „wichtiges Gespräch” oder „dringendes Personalgespräch” sind völlig ausreichend. Auch wenn die Vorbereitungen auf Arbeitgeberseite schon geraume Zeit andauern, können die Mitarbeitenden erst ein bis zwei Tage vorher oder sogar gleichtägig eingeladen werden.

Die Gesprächseröffnung

Die Begrüßung sollte gewohnt höflich und wertschätzend sein, aber bereits den Ernst der Lage erkennen lassen. Verzichte daher auf Smalltalk. Das würde die Unterhaltung in die falsche Richtung führen. Achte auch darauf, dass Du keine Barriere (Schreibtisch) zwischen dich und den/die Mitarbeitende bringst. Nehmt am besten über Eck Platz.

Nicht um den heißen Brei herumreden

Im Anschluss kommst Du zügig zum Punkt und sprichst die Kündigung möglichst sachlich und wertneutral aus. Lass die Information beim Gegenüber ankommen, aber warte nicht zu lange und beginne, die Gründe für die unternehmerische Entscheidung zu erläutern.

Reaktion abwarten

Es mag hart klingen, aber erst jetzt siehst Du dir die Reaktion deines Gegenübers an. Nun, nachdem sich der erste Schock gelegt hat und alle wichtigen Informationen ausgesprochen sind, hast Du nämlich Zeit, auf den/die Gekündigte/n einzugehen und ihn/sie aufzufangen. Mögliche Reaktionen und Gegenreaktionen schildern wir dir später noch. Wichtig zu erwähnen ist aber, dass leere Floskeln wie „Kopf hoch”, „das wird schon wieder” und „Sie finden schon einen neuen Job” hier absolut unangebracht sind.

Gemeinsam weitere Schritte festlegen

Je nach Betrieb und persönlicher Situation der/des Gekündigten können nun ein Folgegespräch vereinbart oder weitere Schritte abgestimmt werden. In diesem Gesprächsabschnitt ist es besonders wichtig, dass Du mit dem/der Mitarbeitenden festlegst, wie die Kommunikation der aktuellen Lage im Kollegenkreis aussehen soll.

Als Vorgesetzte/r solltest Du den verbleibenden Mitarbeitenden ohnehin Gelegenheit geben, Fragen zur Lage des Unternehmens und zur eigenen Situation zu stellen. Dem/der Entlassenen sollte es jedoch freistehen, die Nachricht selbst zu überbringen, bevor Du es tust.

Gesprächsabschluss

Nun gilt es, das Gespräch zu einem guten Ende zu bringen. Du als Führungskraft leitest den Schluss auf deine persönliche Art behutsam ein und bringst den/die Mitarbeitenden zur Tür.

Verhaltensmuster: Mit diesen Reaktionen musst Du rechnen

Das Thema Kündigungsgespräche wollen wir nun mit einigen Praxistipps zur Vorbereitung auf bestimmte Reaktionen abrunden. Vorab sei gesagt, dass der Gesprächsverlauf niemals exakt durchgeplant werden kann, denn Menschen sind in ihren Verhaltensweisen schlichtweg zu unterschiedlich, sodass es immer zu unvorhersehbaren Ereignissen kommen kann.

In der Regel werden die Gespräche unproblematisch verlaufen. Dennoch tust Du gut daran, dich mit einigen möglichen Reaktionen auseinanderzusetzen und dir eine Gegenreaktion zu überlegen.

Emotionslosigkeit

Es kann passieren, dass der/die Gekündigte scheinbar gefasst und ruhig oder gar nicht reagiert. In diesem sehr speziellen Fall ist man geneigt, das Gespräch schnell zu beenden, gerade, weil es so gut gelaufen ist, richtig? Es ist aber möglich, dass der/die Mitarbeitende vor dir nicht die Fassung verlieren möchte und seinen/ihren Gefühlen erst bei Familie und Freunden Ausdruck verleihen möchte. Das musst Du respektieren. Um sicherzustellen, dass es sich nicht um ein Verständnisproblem handelt, kannst Du ruhig nachfragen, ob noch Unklarheiten bestehen oder ob der/die Betroffene noch etwas dazu sagen möchte.

Aber auch ein Schock könnte hinter dieser Reaktion stecken. Diesen erkennst Du an körperlichen Reaktionen, wie Blässe oder Kreislaufschwäche. In diesem Fall fragst Du deinen Mitarbeitenden, ob er/sie medizinische Versorgung benötigt oder bietest ein Glas Wasser an. Mitgefühl ist absolut angebracht, aber achte darauf, dass es nicht in Mitleid umschlägt. Geht es dem/der Betroffenen sehr schlecht, muss ein Folgegespräch anberaumt werden.

Wut

Wut steht im absoluten Gegensatz zur Gefasstheit und deutet darauf hin, dass ein Konflikt schon länger schwelt oder Du es mit einem sehr aufbrausenden Charakter zu tun hast. Für dich ist es jetzt besonders wichtig, Ruhe zu bewahren, damit sich die Situation nicht aufschaukeln kann. So schnell wie die Wut kommt, verraucht sie auch meist wieder. Du kannst versuchen, diesem Gefühl Raum zu geben und es abebben zu lassen. Natürlich darfst Du dich dabei selbst nicht in Gefahr bringen. Im Zweifel verlässt Du nach vorheriger Ankündigung den Raum und wartest, bis sich die Wogen geglättet haben und der/die Mitarbeitende wieder gesprächsbereit ist.

Verneinung

Es könnte auch sein, dass Mitarbeitende, die von ihrer bevorstehenden Kündigung erfahren, mit einer Verhandlungswoge über dich hereinbrechen und mit aller Macht an deinem Entschluss zu rütteln versuchen. Hier scheint guter Rat teuer, denn häufig passiert es, dass man sich in einer nie enden wollenden Diskussion wiederfindet. Mache in diesem Fall deinen Standpunkt und die Unumstößlichkeit deiner Entscheidung wiederholt deutlich - aber mit viel Fingerspitzengefühl. Du kannst versuchen, deine Wertschätzung für den Mitarbeitenden zu formulieren und seine Leistungen für das Unternehmen hervorheben. Um ihm/ihr den Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt zu erleichtern, kannst Du ihm/ihr eine sogenannte Outplacement-Beratung ans Herz legen.

Fazit

Führungskräfte und Mitarbeitende in der Personalabteilung sind in Kündigungsgesprächen gefordert, Fairness walten zu lassen und klar und transparent zu kommunizieren. Das erfordert eine gute Vorbereitung, viel Know-how und Feingefühl und vor allem Zeit. Wusstest Du, dass auch der Offboarding-Prozess digital gestützt werden kann? Flair bietet die Möglichkeit, das gesamte Personalwesen in nur einer Software zu verwalten. Buche hier deine kostenfreie Demo oder lass dich von unseren Experten und Expertinnen beraten. Wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme!

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