Schichtsysteme - Wie man die Schichtplanung optimiert

Heutzutage gilt Flexibilität, insbesondere in Bezug auf Arbeitszeiten als eine wichtige Grundvoraussetzung auf dem Arbeitsmarkt. Für eine Vielzahl von Arbeitnehmer:innen in Deutschland gehört Schichtarbeit aus diesem Grund zum beruflichen Alltag. Anstelle von täglich gleichbleibenden Arbeitszeiten, wie zum Beispiel klassischerweise von 09:00 bis 17:00 Uhr, erbringen die Beschäftigten ihre Arbeitsleistung abwechselnd in einer Frühschicht, Spätschicht und Nachtschicht. Besonders in großen Unternehmen und Branchen, die über die normale Tagesarbeitszeit hinaus arbeiten, ist Schichtarbeit üblich. Häufige Anwendungsfelder finden sich beispielsweise im produzierenden Gewerbe, im Gesundheitswesen aber vor allem auch in Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben. Schichtsysteme sind nützlich, um die Arbeit in mehreren Schichten effektiv zu organisieren und auf die Anforderungen eines Unternehmens oder einer Einrichtung anzupassen.

Arbeitgeber:innen müssen jedoch die gesetzlichen Vorschriften bei der Planung eines Schichtsystems berücksichtigen. Die einschlägigen Arbeitszeitregelungen sind unter anderem durch die EU-Arbeitszeitrichtlinie und das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgelegt. Es ist von großer Bedeutung, das Schichtsystem an den Anforderungen des Betriebs und den unternehmensüblichen Arbeitsabläufen auszurichten und dabei auf der anderen Seite die Interessen der Mitarbeiter:innen zu wahren. Es gibt viele verschiedene Arten und Ausgestaltungen von Schichtsystemen. Welche das im Detail sind, was bei Schichtmodellen beachtet werden muss und wie man die Schichtplanung im Sinne von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen optimieren kann, erfährst Du im nachfolgenden Blogartikel.

Definition von Schichtsystemen

Unter einem Schichtsystem versteht man grundsätzlich die verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten der Schichteinteilung an einzelnen Arbeitstagen oder im Laufe einer Arbeitswoche. Auf diese Weise können Arbeitsstunden in Schichten eingeteilt und diese in einem Schichtplan festgehalten werden. Arbeit, die montags bis freitags tagsüber zur gleichen Zeit stattfindet, wird als Normalarbeitszeit bezeichnet. Schichtarbeit wird im Gegenzug als atypische Arbeitszeitform bezeichnet. Grundsätzlich ist Schichtarbeit nicht gesetzlich definiert. Jedoch geht aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts hervor, dass diese vorliegt, wenn sich mehrere Arbeitnehmer:innen an einem Arbeitsplatz in einer geregelten zeitlichen Reihenfolge über einen längeren Zeitraum abwechseln.

Dabei ist zu beachten, dass nicht alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig tätig sind, sondern ein Teil der Mitarbeiter:innen beschäftigt wird, während der andere Teil frei hat. Das bedeutet, dass die Beschäftigten nach einem Schichtplan arbeiten müssen. Während der Begriff Schichtarbeit meist im Rahmen von privatwirtschaftlichen Beschäftigungsverhältnissen verwendet wird, spricht man in Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben von Schichtdienst. In der Schifffahrt wird häufig von einer Wache anstatt einer Schicht gesprochen. Ähnliches gilt für nächtliche Schichten in einem Krankenhaus, welche traditionell ebenfalls als Nachtwache bezeichnet werden.

Gesetzliche Regelungen zu Schichtsystemen

Schichtarbeit birgt die Gefahr, Mitarbeiter:innen zu überlasten und deren Gesundheit negativ zu beeinflussen. Aus diesem Grund ist in verschiedenen gesetzlichen Regelungen festgehalten, wie die Arbeitszeitgestaltung vonstattengehen muss, um auch im Schichtbetrieb faire Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer:innen sicherstellen zu können. Die elementaren Vorgaben liefert das Arbeitszeitgesetz. In Paragraph 3 ArbZG wird vorerst die tägliche Höchstarbeitszeit von acht, bzw. zehn Stunden definiert, welche es gleichermaßen für Tätigkeiten im Schichtbetreib zu beachten gilt. Weiterhin regelt Paragraph 4 ArbZG die Ruhepausen während der Arbeit, welche ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden 30 Minuten und ab einer Arbeitszeit von neun Stunden 45 Minuten betragen muss. Im darauffolgenden Paragraph 5 ArbZG wird zudem geregelt, dass Arbeitnehmer:innen zwischen ihren Arbeitseinsätzen, bzw. Schichten eine Ruhephase einhalten müssen. Die Dauer der ununterbrochenen Ruhezeit beträgt elf Stunden und darf nur in Ausnahmefällen um eine Stunde verkürzt werden, wenn es innerhalb von vier Wochen zu einem Ausgleich kommt.

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Laut Paragraph 6 Absatz 1 des Arbeitszeitgesetzes müssen Schichtpläne gemäß den arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen gestaltet werden. Es ist zum Beispiel erforderlich, einen angemessenen Freizeitausgleich zu gewährleisten und nach einer Nachtschichtphase eine lange Ruhephase von über 24 Stunden einzuhalten. Gemäß Paragraph 6 Absatz 2 ArbZG ist es ebenso nicht erlaubt, dass die Nachtarbeit acht Stunden überschreitet und nur in Ausnahmefällen zehn Stunden betragen darf. Nachdem sie das 50. Lebensjahr erreicht haben, sind Arbeitnehmer:innen berechtigt, eine regelmäßige arbeitsmedizinische Untersuchung zu erhalten, die auch ihre Tauglichkeit für Schichtarbeit bestimmt. Gemäß Paragraph 6 Absatz 3 ArbZG gibt es jedoch keine generelle Altersgrenze für die Arbeit in Schichtmodellen. Laut Paragraph 6 Absatz 6 des Arbeitsgesetzes müssen Mitarbeiter:innen, die in Schichtarbeit arbeiten, insbesondere in Nachtarbeit, denselben Zugang zu Weiterbildung und Fördermaßnahmen bekommen wie Mitarbeiter im normalen Arbeitsbetrieb.

Nach Paragraph 6 Absatz 4 ArbZG dürfen Arbeitnehmer:innen nicht zur Nachtarbeit verpflichtet werden, wenn nach arbeitsmedizinischer Feststellung die Verrichtung von Nachtarbeit deren Gesundheit gefährdet oder im Haushalt der Arbeitnehmer:innen entweder ein Kind unter zwölf Jahren oder ein schwerpflegebedürftiger Angehöriger lebt, welcher nicht von einem anderen im Haushalt lebenden Angehörigen versorgt werden können. Abgesehen vom Arbeitszeitgesetz gibt es weitere Regelungen, welche einen direkten Einfluss auf Schichtarbeit ausüben. Gemäß Paragraph 5 Absatz 1 Mutterschutzgesetz (MuSchG) ist es für schwangere und stillende Mütter untersagt, zwischen 20:00 Uhr und 06:00 Uhr zu arbeiten. Auch Jugendliche dürfen gemäß Paragraph 14 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSch) nur zwischen 06:00 Uhr und 20:00 Uhr arbeiten. Jedoch gibt es hier gemäß dem Alter gestaffelte Ausnahmen. Ergänzend können Schichtmodelle durch individuelle Regelungen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder auch in branchenspezifischen Tarifverträgen geregelt werden.

Welche Schichtmodelle gibt es?

Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Schichtsystemen, welche sich je nach Branchenzugehörigkeit eines Unternehmens, bzw. einer Einrichtung unterschiedlich gut eignen. Vor der Einführung eines Schichtmodells sollte daher beachtet werden, zu welchen Uhrzeiten die Arbeit schwerpunktmäßig stattfindet, ob es saisonale Schwankungen bei der Auftragslage gibt, wie viele Mitarbeiter für die Einteilung in Schichtgruppen verfügbar sind und welche gesetzlichen Vorschriften berücksichtigt werden müssen.

Grundsätzlich können Arbeitsschichten zwei unterschiedlichen Arten von Schichtmodellen zugeordnet werden, welche sich entweder an der Durchlaufzeit der Schichten oder an der Anzahl der Schichten orientieren. Bei jedem Schichtmodell sollte grundsätzlich das Prinzip der Wechselschicht angewandt werden. Das bedeutet, dass sich die Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen dauerhaft rhythmisch verändert und zwischen den Beschäftigten turnusmäßig ein Schichtwechsel stattfindet. Damit wird eine gleichmäßige Arbeitsbelastung aller Mitarbeiter:innen gewährleistet.

Bei den Schichtsystemen nach Durchlaufzeit können in der Praxis grundsätzlich drei verschiedene Arten vorkommen. Ein vollkontinuierliches Schichtmodell, auch als Vollkonti bezeichnet, umfasst Schichten, welche rund um die Uhr, 24 Stunden am Tag und sieben Wochentage andauern. In der Regel werden die Beschäftigten hier in Früh-, Spät- und Nachtschichten eingeteilt. Mitunter ist eine zusätzliche Tagschicht vorhanden, um die Früh- und Spätschicht zu entlasten. Ein Unternehmen muss mindestens drei Schichten mit je acht Arbeitsstunden im vollkontinuierlichen Schichtbetrieb einrichten, da festgelegte Ruhezeiten berücksichtigt werden müssen und Mitarbeiter täglich nur acht Stunden arbeiten dürfen. Insbesondere in Pflegeeinrichtungen, Krankenhäusern, in Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben und manchmal auch im produzierenden Gewerbe kommt dieses Schichtmodell zum Einsatz.

Weiterhin gibt es das teilkontinuierliche Schichtmodell mit Nachtarbeit, welches ebenfalls 24 Stunden am Tag, jedoch in der Regel nur fünf Arbeitstage pro Woche andauert. Anders als beim vollkontinuierlichen Schichtmodell sind hier also auch freie Tage vorgesehen und es wird meist auf Wochenendarbeit verzichtet. Die Einteilung in Früh-, Spät- und Nachtschichten ist jedoch auch beim teilkontinuierlichen Modell mit Nachtarbeit unumgänglich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten für Arbeitnehmer:innen einhalten zu können. Gängig ist dieses Schichtmodell insbesondere im produzierenden Gewerbe. Im Gegensatz zum teilkontinuierlichen Schichtmodell mit Nachtarbeit wird beim teilkontinuierlichen Schichtmodell ohne Nachtarbeit nicht rund um die Uhr gearbeitet. In der Regel ist hier die Nachtschicht ausgeschlossen, jedoch kann dieses Modell bis zu sieben Tage pro Woche andauern. Diese Form der Schichteinteilung kommt häufig im öffentlichen Verkehr, wie zum Beispiel an Bahnhöfen oder Flughäfen zum Einsatz.

Auf der anderen Seite kann man Schichtsysteme anhand der Anzahl der aufeinanderfolgenden Schichten unterscheiden. Um von einem Schichtsystem sprechen zu können, werden mindestens zwei verschiedene Schichten benötigt. Das Zwei-Schicht-Modell besteht aus zwei aufeinanderfolgenden Schichten und wird somit oft im teilkontinuierlichen Schichtsystem ohne Nachtarbeit angewendet. Durch die Begrenzung auf zwei Schichten muss auf eine Nachtschicht verzichtet werden, um gesetzliche Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen einzuhalten. Die Beschäftigten wechseln im Regelfall wöchentlich zwischen Früh- und Spätschicht. Das Zwei-Schicht-Modell kommt häufig im Einzelhandel zum Einsatz, da somit die langen Öffnungszeiten von Supermärkten und Co. optimal abgedeckt werden können. Die nächste Stufe ist das Drei-Schicht-Modell, welches von Unternehmen genutzt wird, die voll- oder teilkontinuierlich mit Nachtarbeit arbeiten und daher mindestens drei Schichten, also Früh-, Spät- und Nachtschichten, benötigen.

In der Regel haben Arbeitnehmer:innen zwei Ruhetage, bevor sie in eine neue Schicht übergehen. Wenn ein Unternehmen rund um die Uhr arbeitet oder es tariflich festgelegte spezielle Betriebszeiten gibt, die nicht mit einem Drei-Schicht-Modell umsetzbar sind, nutzen Unternehmen Vier-Schicht-Modelle. Möchte ein Betrieb beispielsweise von traditioneller Wochenarbeit auf eine durchgängige Produktion umsteigen, kann dies nicht mit einem Drei-Schicht-System funktionieren, da 56 Wochenstunden pro Schichtgruppe anfallen würden und somit gegen die Höchstarbeitszeit verstoßen werden würde. Erweitert das Unternehmen auf vier Schichtgruppen, wird die Wochenarbeitszeit pro Schichtgruppe auf 42 Stunden reduziert und ist damit gesetzeskonform. Falls die wöchentliche Arbeitszeit einer Schichtgruppe weiter reduziert werden muss, besteht die Möglichkeit, auf ein Fünf-Schicht-Modell umzusteigen, was zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber:innen bietet. Wenn Arbeitnehmer:innen in Vollzeit angestellt sind, aber durch ein Fünf-Schicht-Modell tatsächlich nur 30 Stunden pro Woche leisten, entstehen sogenannte "gewollte Minusstunden".

Diese Beschäftigten können bei einem erhöhten Personalbedarf in Bring- oder Reserveschichten flexibel eingesetzt werden, wenn sie aufgrund von Fehlzeiten anderer Mitarbeiter:innen benötigt werden. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit, auf Veränderungen spontaner zu reagieren und die Besetzungsstärke der jeweiligen Schichten aufrecht zu erhalten. Arbeitnehmer:innen haben ebenfalls Vorteile, da sie ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten können. In der betrieblichen Praxis gibt es auch den umgekehrten Fall, in dem regelmäßig mehr Arbeitsstunden geleistet werden, als vertraglich vereinbart sind. Der Ausgleich dieser zusätzlichen Arbeitszeit erfolgt durch sogenannte Freischichten, also die Gewährung einer bestimmten Anzahl an freien Tagen. Das Fünf-Schicht-Modell wird hauptsächlich in Branchen angewendet, die unter Fachkräftemangel leiden und besonders auf mitarbeiterfreundliche Schichtsysteme angewiesen sind.

Workforce Management für optimierte Schichtplanung?

Workforce Management bedeutet, die richtigen Mitarbeiter:innen mit den richtigen Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einzusetzen. Die Personaleinsatzplanung, Personalsteuerung und die Zeiterfassung sind wichtige Bestandteile des Workforce Managements. Das Ziel ist, je nach Auftragslage eine optimierte Anzahl an Arbeitskräften zur Verfügung zu haben. Dafür müssen einige Aspekte berücksichtigt werden, wie zum Beispiel die Arbeitszeitmodelle der Arbeitnehmer:innen, die Urlaubsplanung, die Krankheitsquote und weitere Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen. Die Schichtplangestaltung kann für Arbeitgeber:innen schnell zur Herausforderung werden, insbesondere wenn ein Vier- oder Fünf-Schicht-Modell umgesetzt werden soll. Da es sich bei der Schichtarbeit um eine atypische Arbeitsform handelt, sind die Anforderung an eine gelungene Personaleinsatzplanung hier deutlich höher als bei Normalarbeitszeiten. Aus diesem Grund empfiehlt sich Workforce Management insbesondere für die Planung von Schichtsystemen, damit Arbeitgeber:innen nicht den Überblick verlieren und die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter:innen nicht zu kurz kommen.

Wie kann eine Softwarelösung bei der Schichtplanung helfen?

Um ein effektives Schichtmodell in einem Unternehmen zu etablieren und dabei sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen als auch die Unternehmensziele im Blick zu behalten, empfiehlt es sich, eine Softwarelösung wie flair zu nutzen. Sowohl auf dem PC als auch auf dem Smartphone kann diese abgerufen werden. Arbeitnehmer:innen haben dadurch die Möglichkeit, ihre Verfügbarkeit für offene Schichten einzutragen, direkt über die Nachrichtenfunktion mit ihren Vorgesetzten zu kommunizieren und mit einem Urlaubsplaner ihre persönliche Freizeitgestaltung zu berücksichtigen.

Zudem besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter:innen untereinander eigenständig Schichten tauschen können. Mit einer Softwarelösung werden Schichtpläne übersichtlich erstellt und auf der Grundlage der Verfügbarkeit der Mitarbeiter:innen flexibel gestaltet. Arbeitnehmer:innen können eine Push-Nachricht oder eine E-Mail direkt auf ihr Smartphone erhalten, sobald neue Pläne oder Änderungen bekannt gegeben werden. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, ihre eigene Schichtfolge und die ihrer Kolleg:innen einzusehen. Abgesehen von den arbeitszeitlichen Aspekten kann mit Hilfe einer Softwarelösung die Entgeltberechnung für Schichtarbeiter:innen erleichtert werden, da bei Schichtsystemen häufig Zuschläge gewährt werden. Verpflichtend ist in diesem Zusammenhang jedoch nur ein Zuschlag für Nachtarbeit, welcher im Regelfall 25 Prozent für die erbrachte Arbeitsleistung im Zeitraum zwischen 23:00 Uhr und 06:00 Uhr beträgt. Gerade bei einem komplexen Arbeitsmodell wie einem Schichtsystem ist die Nutzung einer Softwarelösung daher empfehlenswert.

Tipps bei der Planung von Schichten

In Deutschland gibt es schätzungsweise sechs Millionen Beschäftigte, die in Schichtsystemen arbeiten. Menschen, die in Schichtmodellen arbeiten, leben gegen ihre innere Uhr, was zu gesundheitlichen Risiken führen kann. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) spricht aus diesem Grund ein paar wesentliche arbeitswissenschaftliche Empfehlungen aus, welche für eine gesunde Organisation von Schichtarbeit berücksichtigt werden sollten. Diese Empfehlungen besagen unter anderem, dass der Schichtrhythmus so gestaltet sein sollte, dass die Anzahl der aufeinanderfolgenden Nachtschichten möglichst geringgehalten werden sollte. Zudem sollte auf eine Nachtschichtphase eine möglichst lange Ruhephase folgen, welche nicht weniger als 24 Stunden betragen sollte.

Zudem sollten Schichtarbeiter:innen einen höheren Anspruch auf freie Tage pro Jahr haben als Tagarbeiter:innen. Während die Frühschicht nicht zu früh beginnen sollte, sollte die Nachtschicht möglichst früh enden, um ausreichend Ruhezeit zu gewährleisten. Die Schichtplanung sollte grundsätzlich für alle Beteiligten transparent, fair und verlässlich sein. Häufige Änderungen sollten vermieden werden, damit Arbeitnehmer:innen ihren individuellen Bedürfnissen nachkommen und ihre Freizeit planen können. Nicht zuletzt sollte den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit gegeben werden, Schichten auch untereinander tauschen zu können. Das sorgt nicht nur für eine größere Akzeptanz in der Belegschaft, sondern erleichtert auch die Schichtplanung für Arbeitgeber:innen.

Fazit

Schichtsysteme sind in zahlreichen Unternehmen Gang und gäbe, welche rund um die Uhr produzieren, Kund:innen durch lange Öffnungszeiten zur Verfügung stehen möchten oder eine Notfallversorgung garantieren müssen. Sie lassen sich grundsätzlich entweder anhand ihrer Durchlaufzeit oder der Anzahl der Schichten unterscheiden. Es ist wichtig, dass gesetzliche Vorgaben zu Höchstarbeitszeit, Pausen- und Ruhevorschriften eingehalten werden. Ebenso individuelle vertragliche Vereinbarungen, Betriebsvereinbarungen oder tarifvertragliche Vorgaben müssen beachtet werden. Damit Schichtsysteme sowohl für Arbeitnehmer:innen als auch für Arbeitgeber:innen gewinnbringend sein können, sollte eine Softwarelösung wie flair für die Schichtplanung herangezogen werden, um die Bedürfnisse aller Parteien zu berücksichtigen und Schichtpläne flexibel und attraktiv zu gestalten.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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