Unbezahlter Urlaub - Alles was Du wissen musst

Personalverantwortliche sehen sich in regelmäßigen Abständen damit konfrontiert, dass Mitarbeiter:innen auf sie zukommen und über ihre normalen Urlaubstage hinaus Urlaub benötigen. Das kann verschiedene Gründe zur Ursache haben: ein:e zu pflegende:r Angehörige:r, ein Sabbatical, oder beispielsweise ein geplanter Bildungsurlaub. Hier tun sich einige Fragen auf: haben deine Angestellten Recht auf unbezahlten Urlaub und wenn ja, was ist diesbezüglich zu beachten.    

Gibt es eine gesetzliche Regelung für die maximale Dauer einer unbezahlten Freistellung? Muss der Arbeitgeber die Forderung für jede:n Mitarbeiter:in gleichermaßen bewilligen oder muss ein wichtiger Grund vorliegen? Muss es sich beispielsweise bei der Pflege um eine:n nahen Angehörigen handeln oder ein krankes Kind oder gibt es hier keine weiteren Spezifikationen als Zulassungsvoraussetzung? Fragen über Fragen, mit denen wir uns im Rahmen dieses Beitrags auseinandergesetzt und für dich alle wichtigen Punkte zusammengefasst haben.

Unbezahlter Urlaub - Was ist das?

Unbezahlter Urlaub entbindet deine:n Mitarbeiter:in von ihrer Arbeitspflicht und dich als Arbeitgeber:in von deinen Hauptleistungspflichten wie der Entgeltfortzahlung. Der genaue Zeitraum wird zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in vereinbart. Teilweise ist das Ende bei Beginn nicht genau definierbar, wenn es sich beispielsweise um die Pflege eines/einer kranken Angehörigen handelt. Für die Mitarbeiter:innen gelten jedoch während dieses Zeitraums gewisse Nebenpflichten weiter, wie etwa Wettbewerbsverbot, Treuepflicht und Verschwiegenheitsgebot, für Arbeitgeber:innen gelten Fürsorgepflicht und Kündigungsschutz für ihre Mitarbeiter:innen zu gewährleisten.

Der Anspruch auf unbezahlten Urlaub ist in Deutschland gesetzlich nicht geregelt. Somit ist ein Anspruch auf die Genehmigung nicht grundsätzlich sicher durchsetzbar, sondern im Einzelfall zu prüfen. Das Bundesurlaubsgesetz regelt lediglich die Anzahl bezahlter Urlaubstage, sowie die Mindesturlaub von 24 Werktagen im Jahr. Betriebliche Gründe können gegen eine Genehmigung von unbezahltem Urlaub als Sonderurlaub sprechen und eine Freistellung neben dem normalen Urlaubsanspruch ausschließen. Diese Gründe können beispielsweise ein saisonaler Personalmangel sein oder auch die essenzielle Partizipation in für das Unternehmen wichtigen Projekten.

Wer hat Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Unbezahlter Urlaub ist, anders als der jährliche Erholungsurlaub, gesetzlich nicht geregelt, abgesehen von möglichen Betriebsvereinbarungen, die für alle Mitarbeiter:innen gelten. Eine weitere Ausnahme kann sein, dass der Arbeits- oder der Tarifvertrag entsprechende Vereinbarungen beinhaltet. Bezahlter Urlaub ist gesetzlich im BUrlG geregelt und eine Mindestanzahl an Werktagen vorgeschrieben.

Wenn Du als Arbeitgeber:in nicht vorsiehst, die Möglichkeit auf unbezahlten Urlaub im Rahmen des Beschäftigungsverhältnis einzuräumen, sollte im Einzelfall ein triftiger Grund vorliegen, damit ebendieser genehmigt wird. Du solltest dir jedoch darüber im Klaren sein, dass aus einer Einzelfallentscheidung ein allgemeiner Anspruch abgeleitet werden kann, auch wenn es keinen gesetzlichen Anspruch gibt. Ein triftiger Grund wäre beispielsweise die notwendige Pflege von Angehörigen, die Pflege eines kranken Kindes unter 12 Jahren, insbesondere bei Alleinerziehenden, da es sich hier um eine Zwangslage handelt. Grundsätzlich muss bei Beantragung des Sonderurlaubs der Start und das voraussichtliche Ende angegeben werden. Bei schwerer Krankheit im Endstadium des eigenen Kindes kann ein Sonderurlaub von unbegrenzter Dauer beantragt werden, da es sich hier um eine besondere Notsituation handelt.

Bei Weiterbildungen und im Rahmen einer Promotion ist auch kein Recht auf unbezahlten Urlaub gesetzlich verankert. Jedoch solltest Du als Arbeitgeber:in abwägen, ob der Qualifikationserwerb nicht auch ein Mehrwert für dein Unternehmen darstellen kann. In diesen Fällen kann es Sinn machen, wenn der Resturlaub des/der Arbeitnehmer:in nicht mehr reicht, unbezahlten Sonderurlaub zu gewähren.

Im öffentlichen Dienst gibt es einen Tarifvertrag, den sogenannten TVöD. Dieser ruht während des Sonderurlaubs und wechselseitige Ansprüche bestehen währenddessen nicht. Zudem besteht die Möglichkeit, dass sich der unbezahlte Urlaub auf die Erfahrungsstufen auswirkt, da der unbezahlte Urlaub länger andauert und man voraussichtlich mindestens einen Monat lang nicht vor Ort ist. Gerade wenn es um die Pflege der Angehörigen geht, kann man schnell in einen zweiten Monat rutschen.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass folgenden Gruppen, wenn nicht triftige Gründe dagegen sprechen, ein unbezahlter Sonderurlaub genehmigt werden sollte:

• Betriebsvereinbarungen im Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag
• Schwerwiegende Erkrankungen eines engen Familienmitglieds
• Wohnliche Notsituation (beispielsweise durch Brand oder Überschwemmung)
• Pflege von Kindern unter 12 Jahren
• Fortbildung und Promotion
• Wahrnehmung von ehrenamtlichen Tätigkeiten (THW, Schöffen, Betriebsrat etc.)
• Elternzeit

Wie beantragt man unbezahlten Urlaub als Arbeitnehmer:in?

Der Antrag auf unbezahlten Urlaub, sollte den Startzeitpunkt und den geschätzten Endzeitpunkt beinhalten, sowie den Grund benennen, warum man den unbezahlten Urlaub beantragt. Gerade bei kranken Angehörigen, kann man die Pflegezeit nicht immer genau abschätzen. Hier sollte trotzdem ein Start und Endzeitpunkt geschätzt werden, den man sonst nochmal verlängert.

Durch die angesetzte voraussichtliche Dauer des unbezahlten Urlaubs kann der/die Arbeitgeber:in einschätzen, wie lange der/die Mitarbeiter:in mit seiner/ihrer Arbeitskraft für das Unternehmen ausfällt und wie viel Tage unbezahlten oder sogar Monate unbezahlten Urlaub wahrscheinlich zu bewilligen sind. Zudem sollte das Antragsschreiben die Bitte zur Bestätigung bzw. Rückmeldung enthalten. Der Antrag ist auf jeden Fall schriftlich einzureichen, meist hat jedoch vorab eine mündliche Unterredung stattgefunden, bei der der/die Vorgesetzte thematisch abgeholt wurde.

Wie lange darf man unbezahlten Urlaub nehmen?

Unbezahlter Urlaub richtet sich natürlich auch nach der Ursache und wie lange dafür die Auszeit notwendig ist. Der Sonderurlaub kann von wenigen zusätzlichen Tagen bis hin zu zwei Jahren gelten. Nur zwei Fälle sind gesetzlich geregelt:

• Bei der Pflege von Angehörigen gibt es zwei Varianten: eine kurzweilige Arbeitsverhinderung kann bis zu zehn Arbeitstage umfassen, gem. §45 SGB V. Bei langwierigen Erkrankungen ist im Pflegegesetz ein Anspruch auf 6 Monate Pflegezeit pro pflegebedürftigen Angehörigen verankert.
• Für Kinder unter 12 Jahren muss der/die Arbeitgeber:in 10 Tage im Jahr unbezahlten Urlaub gewähren. Bei mehreren Kindern erhöht sich diese Zahl auf 25 tage. Bei Alleinerziehenden Antragsteller:innen verdoppelt sich dieser Anspruch.

Ist keiner der beschriebenen Gründe eingetroffen, müssen sich Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in absprechen, welcher Zeitraum zwischen ihnen vereinbart wird. Während Corona, gab es oftmals durch die Nachfolgen die Diskussion, ob der/die Arbeitnehmer:in weiter krankgeschrieben wird, oder aber ein unbezahlter Sonderurlaub eintritt. Dies bedarf jedoch unbedingt der Abrede zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in und darf nicht einseitig verhängt werden. Sollte beispielsweise ein ganzes Jahr Sonderurlaub vereinbart sein, erlischt der Anspruch auf den gesetzlich geregelten Erholungsurlaub.

Welche Modalitäten sind von Arbeitgeber- sowie von Arbeitnehmerseite zu beachten?

Grundsätzlich sollten alle getroffenen Abreden zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in schriftlich festgehalten werden. Im Streitfall wird diese Vereinbarung zur Grundlage der rechtlichen Bewertung und ist deshalb zur Absicherung für beide Parteien besonders wichtig.

Die gesetzliche Krankenversicherung gilt nur für den ersten Monat des Sonderurlaubs. Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat, muss der/die Arbeitnehmer:in ab dem zweiten Monat selbst für einen Versicherungsschutz sorgen und Du als Arbeitgeber:in musst die Sozialversicherungen abmelden. Das gleiche gilt für die Rentenversicherung. Hier musst Du als Arbeitgeber:in ab dem zweiten Monat keine Beiträge mehr für deine Angestellten entrichten und diese können entscheiden, ob sie selbst eine freiwillige Zahlung weiterführen möchten. Wenn sie sich dagegen entscheiden wirkt sich das, gerade bei längeren Zahlungspausen, negativ auf die Gesamthöhe der späteren Rentenberechnung aus.

Bei der Berechnung der Kosten sowie der Bezüge ist, sofern keine weiteren vertraglichen Vereinbarungen vorausgehen, folgende Faustformel anzuwenden:

Gehalt = Bruttogehalt ohne Sonderurlaub : Kalendertage x Kalendertage ohne Sonderurlaub

Beispiel: Max Mustermann beansprucht im März 7 Tage unbezahlten Urlaub. 3700 : 31 = 119,35€

119,35€ x 7 = 835,45€

3700€ - 835,45€ = 2864,55€

Damit erhält Max Mustermann im März 2864,55€ Brutto. Die Einbußen durch den beantragten Sonderurlaub betragen 835,45€.

Fazit

Auch wenn die ganze Thematik rund um Sonderurlaub oder auch unbezahlten Urlaub anfangs recht verwirrend scheint, konnten wir mit diesem Beitrag etwas Licht ins Dunkel bringen. Es gibt keine gesetzlichen Regelungen, die diese Thematik abschließend regelt, mit Ausnahme zur Kinderbetreuung unter 12 Jahren und dire kurzfristige Pflege enger Angehöriger. Bei unbezahltem Urlaub handelt es sich um eine Freistellung deiner Mitarbeiter:innen ohne Lohnfortzahlung. Nach einem Monat Abwesenheit muss sich der/die Arbeitnehmer:in selbst um die Rentenversicherung sowie Krankenversicherung kümmern. Erstes ist nicht obligatorisch, sollte jedoch abgewägt werden, da sich sonst der Gesamtrentenanspruch verringern kann, bei größeren Lücken in der Fortzahlung. Bei der Krankenversicherung können Arbeitnehmer:innen zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung wählen.

Der Zeitraum der unbezahlten Freistellung kann zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in vereinbart werden und sollte schriftlich festgehalten werden. Du als Arbeitgeber:in solltest jedoch im Kopf behalten, dass die Vereinbarung als Vorlage für andere Mitarbeiter:innen dienen kann, den gleichen Anspruch geltend zu machen, bei ähnlichen Voraussetzungen. Auch wenn man als Arbeitgeber:in im Einzelfall entscheiden kann, ist es empfehlenswert, alle Angestellten nach der gleichen Regelung zu behandeln, da sonst schnell Unmut aufkommen kann, was wiederum die Motivation stark einschränken kann.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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