Editorial

09 Jan 2022

Urlaubsanspruch berechnen: Der ultimative Leitfaden

Nico Lind

Wir widmen uns einem Thema, das bereits in Vertragsverhandlungen für neue Beschäftigungsverhältnisse für viel Tumult sorgen kann. Urlaubsanspruch - und wie er berechnet wird. Die Vereinbarung von Urlaub ist Teil eines Arbeitsvertrags zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. 

Jede:r Arbeitnehmer:in hat gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Dabei ist das wortwörtlich zu verstehen. Denn der Urlaub ist laut Gesetz da, damit sich Arbeitnehmer:innen erholen anstatt einer Erwerbstätigkeit nachzugehen. Der Urlaubsanspruch von deutschen Erwerbstätigen wird je Kalenderjahr im deutschen Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt.

Wir schauen uns die Theorie von gesetzlichen Urlaubstagen, sowie Praxisbeispiele an, die Aufschluss geben, wie Urlaubsansprüche in unterschiedlichen Szenarien berechnet werden können. Die korrekte Berechnung kann da oftmals zur Stolperfalle werden. Deshalb gibt es bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs einiges zu beachten. In diesem Blog-Beitrag erfährst Du gesetzliche Richtlinien und verschiedenste Sonderregelungen mit verständlichen Beispielen untermauert.  

Inhalte

Wichtige Grundlagen zur Urlaubsberechnung

Bevor wir in beispielhafte Urlaubsberechnungen eintauchen, liegt es uns am Herzen Dir im Vorfeld einige wichtige theoretische Grundlagen aufzuzeigen, die als Basis für die Berechnungen gelten. Grundsätzlich hat jede:r Arbeitnehmer:in in Deutschland bei einer Fünf-Tage-Woche das Recht auf einen gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Urlaubstagen pro Kalenderjahr. 

Wenn Erwerbstätige nicht Vollzeit beschäftigt sind, wird in der Regel eine andere Form der Berechnung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs herangezogen. So haben beispielsweise Teilzeitbeschäftigte, die an weniger als fünf Tage pro Woche arbeiten, einen Urlaubsanspruch entsprechend der Zahl der für sie relevanten Arbeitstage.

Ein wenig komplizierter wird es bei teilzeit- oder geringfügig Angestellten, die unregelmäßige Arbeitstage haben. Die Ermittlung des Urlaubsanspruchs in diesen Fällen wird individuell mit der Hilfe von allgemeingültigen Formeln berechnet. Die Berechnung erfolgt (ähnlich wie bei der Entgeltabrechnung) aliquot in Beziehung zum Vollarbeitsverhältnis.

WICHTIG

Auch wenn die Berechnung von Urlaubsansprüchen recht trockene und eintönige Materie ist, muss sie gelernt sein. Sonst drohen rechtliche Konsequenzen. Wirf' sicherheitshalber lieber einen Blick ins Bundesurlaubsgesetz oder in den individuellen Arbeitsvertrag. Hier findest Du garantiert die Antwort auf die Frage nach dem Urlaubsanspruch.

Wir haben Dir einige weitere wichtige Grundlagen aufgelistet, die in Sachen Urlaubsanspruch eine gute Wissensbasis darstellen:

  • Die Angabe von Urlaubstagen entspricht Werktagen und exkludiert somit Sonn- und Feiertage. Samstage zählen in Deutschland übrigens auch als Werktage.
  • Teilzeitbeschäftigte und Mini-Jobber haben die gleichen Rechte auf Jahresurlaub wie Vollzeitangestellte. 
  • Die Grundlage der Berechnung des Urlaubsanspruchs richtet sich nur nach den Tagen und nicht nach den tatsächlich gearbeiteten Stunden. 
  • Deutsche Arbeitnehmer:innen haben einen gesetzlichen Anspruch auf einen zusammenhängenden Urlaub von mindestens zwölf Werktagen.
  • Urlaub muss von Arbeitnehmer:innen konsumiert werden. Im Gegensatz zu Überstunden ist Urlaub nicht in Geld umwandelbar. Eine Ausnahme bietet hier Urlaub, der aufgrund einer Kündigung nicht genommen werden konnte.
  • Die deutsche Gesetzgebung gewährt Arbeitnehmer:innen einen Mindesturlaub von vier Wochen pro Kalenderjahr. Sonderurlaub ist davon ausgenommen.

Gesetzlich geregelter Urlaub

Der Urlaubsanspruch wird in Deutschland im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Gesetzlich wird dabei auf Mindestansprüche, Rechte aber auch Pflichten verwiesen, die vom Arbeitgeber eingehalten werden müssen, um den Arbeitnehmer:innen Erholungsurlaub zu gewähren. 

Neben dem Bundesurlaubsgesetz lohnt sich häufig auch ein Blick in den Tarifvertrag oder in den individuellen Arbeitsvertrag. Hier finden sich in der Praxis oft abgeänderte Regelungen, die den gesetzlichen Mindesturlaub allerdings nie unterschreiten dürfen. Sie dürfen Arbeitnehmer:innen immer nur besser stellen. 

Im § 3 BUrlG des Bundesurlaubsgesetz ist bei einer 5-Tages-Woche ein jährlicher Mindestanspruch von 20 Werktagen vorgeschrieben. Diesen können Arbeitnehmer:innen nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber beliebt über das Kalenderjahr verteilen. Die 20 Tage sind gleichbedeutend mit vier Wochen Urlaub (4 Wochen x 5 Tage = 20 Tage Urlaub).

Bei einer 6-Tage-Woche, sieht das BUrlG 24 Urlaubstage vor. Der Mindesturlaubsanspruch ergibt sich dann folgendermaßen (4 Wochen x 6 Tage = 24 Urlaubstage). Für diese Berechnung wird noch kein Urlaubsrechner benötigt. Hier reicht die eben genannte Formel zur Eruierung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs. 

Auch wenn die Anzahl der Arbeitstage pro Woche abweicht, kann der Urlaubsanspruch mit folgender Formel berechnet werden:

Gesetzlicher Urlaubsanspruch (A) / Anzahl der Arbeitstage pro Woche x Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage pro Woche (B)

  • Bei einer Fünf-Tages-Woche mit vier Arbeitstagen:
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  • Bei einer Sechs-Tages-Woche mit zwei Arbeitstagen:
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Hier gilt ebenfalls die Regelung eines Mindesturlaubsanspruchs von vier Wochen pro Kalenderjahr. Diese Berechnungen sind zudem von unbezahltem- oder Sonderurlaub ausgenommen. Diesbezüglich gibt es eigens geregelte Vorschriften.

Berechnung der Urlaubstage bei Teilzeitbeschäftigten

Teilzeitkräfte und Mini-Jobber sind in Sachen Urlaubsanspruch den Vollzeitangestellten gleichgestellt. Die Urlaubsberechnung gestaltet sich unkompliziert, wenn Teilzeitbeschäftigte die gleiche Anzahl an Arbeitstagen arbeiten, wie die Arbeitnehmer:innen in Vollzeit. In diesem Fall genießen die Teilzeitkräfte vollen Urlaubsanspruch. 

Dabei spielt die tatsächliche Arbeitszeit keine Rolle. Arbeitnehmer:innen die in Teilzeit beschäftigt sind und immer nur den halben Tag Vormittags arbeiten, haben hier die gleichen Rechte wie ihre Kolleg:innen, die ganztägig arbeiten. Solange sich an den Arbeitstagen nichts ändert, bleibt auch die Berechnung gleich. 

Ein wenig anders sieht es aus, wenn die Teilzeitarbeit nur noch an zwei, drei oder vier Tagen pro Woche ausgeführt wird. Ist das der Fall, ist eine Urlaubsberechnung erforderlich. Dann müssen die Arbeitstage rechnerisch in Beziehung zur Vollzeitanstellung gesetzt werden. Die nachfolgende Urlaubstabelle illustriert, die Umrechnung.

Urlaubstabelle

Arbeitstage pro Woche

Gesetzlicher Urlaubsanspruch in Werktagen

1

4

2

8

3

12

4

16

5

20

6

24

Schauen wir uns zur besseren Verständlichkeit wieder ein nachvollziehbares Beispiel an. Ein:e Teilzeit-Mitarbeiter:in arbeitet an drei Tagen pro Woche, während die Arbeitnehmer:innen in Vollzeit fünf Tage arbeiten. Der anwendbare tarifvertragliche Urlaubsanspruch beträgt 28 Werktage. Daraus ergibt sich folgende Rechnung:

3 / 5 x 28 = 16,8 Urlaubstage

Dezimalzahlen werden bei der Berechnung der Urlaubstage übrigens auf- bzw. abgerundet. In diesem Fall ergeben sich 17 Tage Urlaub für den:die Arbeitnehmer:in.

Berechnung der Urlaubstage bei einem Minijob

Ähnliche Regelungen wie bei Teilzeitbeschäftigung gibt es auch für Minijobs. Der Urlaubsanspruch wird anteilig auf zwei verschiedene Arten berechnet. Grundsätzlich arbeiten Mini-Jobber an weniger Tagen pro Woche als Vollzeitangestellte. Bleibt die Anzahl der Arbeitstage wöchentlich unverändert, wird der Urlaubsanspruch mit folgender Formel berechnet:

Arbeitstage pro Woche (A) x gesetzlicher bzw. (tarif-)vertraglicher Mindesturlaub (B) / Wochenarbeitstage (C)

A = 3

B = 24

C = 5

3 x 24 / 5 = 14,4 -> Es ergibt sich ein jährlicher Urlaubsanspruch von 14 Urlaubstagen für den Mini-Jobber in unserem Beispiel.

MERKE

Rechtlich gesehen gibt es zwischen Mini-Jobbern und Teilzeitangestellten keinen Unterschied. Beiden Gruppen stehen dieselben Rechte wie "normalen" Arbeitnehmer:innen zu. Der Arbeitgeber darf weder bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs noch bei der Auszahlung des Weihnachtsgeldes differenzieren.

Urlaubsanspruch bei Kündigung berechnen

Die jährliche Urlaubsplanung kennt so einige Besonderheiten, die sie wesentlich erschweren. Ein Sonderfall der Berechnung von Urlaubsansprüchen ergibt sich bei Kündigungen. Auch im Falle einer Kündigung haben Arbeitnehmer:innen einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub. 

In der Praxis kann es vorkommen, dass vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch Urlaubstage übrig sind. Wenn diese aus zeitlichen Gründen nicht mehr konsumiert werden konnten, hat der:die Arbeitnehmer:in Anspruch auf Urlaubsabgeltung. Hier sieht der Gesetzgeber vor, dass die verbleibenden Urlaubstage monetär abgegolten werden müssen.

Urlaubsanspruch: Ordentliche- und außerordentliche- Kündigung

Im Gegensatz zu Kündigungsfristen gibt es in Sachen Urlaubsanspruch keinen Unterschied zwischen einer ordentlichen- und einer außerordentlichen bzw. fristlosen Kündigung. In beiden Fällen bleibt der gesetzliche Anspruch auf Urlaub bestehen. Folglich kann der Resturlaub entweder konsumiert werden, oder seitens Arbeitgeber eine Urlaubsabgeltung gezahlt werden. Beide Wege sind gesetzeskonform. 

Die Höhe der Urlaubsabgeltung richtet sich unter anderem nach dem Zeitpunkt des Austritts aus dem Unternehmen. Es wird zwischen Kündigungen vor dem 30.6. und Kündigungen in der zweiten Jahreshälfte unterschieden. Schauen wir uns die zwei verschiedenen Berechnungen separat an:

Urlaubsanspruch bei Kündigungen vor dem 30.6. 

Eine Mitarbeiter:in eines deutschen Automobilherstellers verlässt das Unternehmen mit 31.3.2021 und war somit drei volle Monate in diesem Kalenderjahr für ihren Arbeitgeber tätig. Ihr Arbeitsvertrag sieht einen großzügigen Urlaubsanspruch von 30 Urlaubstagen pro Kalenderjahr vor. Für die Berechnung ihres Resturlaubs, wird folgende Formel verwendet:

3 / 12 x 30 = 7,5 Tage Resturlaub stehen der Arbeitnehmerin zur Verfügung. Im Gegensatz zur normalen Berechnung vom Urlaubsanspruch, darf im Falle einer Kündigung nicht gerundet werden. Der Arbeitgeber muss die Freistunden diesbezüglich gewähren. 

Urlaubsanspruch bei Kündigungen nach dem 30.6. 

Ein wenig anders sieht die Berechnung von Kündigungen in der zweiten Jahreshälfte aus. Wenn ein Arbeitsverhältnis seit Beginn des Jahres bestand, ist der volle Urlaubsanspruch zu gewähren. Wenn ein Arbeitnehmer mit 31.8. aus dem Unternehmen ausscheidet, so darf er alle 20 gesetzlichen Urlaubstage nehmen.

Sofern der Arbeitsvertrag eines:r Arbeitnehmer:in mehr Urlaub vorsieht, kann auch dieser genommen werden. Eine Ausnahme ergibt sich durch die sogenannte rata temporis. Diese im Arbeitsvertrag mögliche Anteilsklausel beschreibt eine zeitanteilige Regelung, die den Urlaubsanspruch in Zwölftel teilt.

Es ist nicht ganz so kompliziert wie es klingt. Schauen wir uns zur Hilfestellung gerne noch ein Beispiel an:

Ein Arbeitnehmer eines deutschen Pharmakonzerns kündigt mit 30.11. In seinem Arbeitsvertrag sind 28 Urlaubstage und die rata temporis Regelung vereinbart. Daraus ergibt sich folgende Rechnung:

11 / 12 x 28 = 25,67 Tage Resturlaub

Wenn Du zudem mehr über Kündigungsfristen lesen möchtest, schau gerne unter unserem Blog-Beitrag Kündigungsfristen: Was Du unbedingt wissen solltest, vorbei.

Resturlaub und Übertragung von Urlaubsanspruch

Auch wenn keine Kündigung im Raum steht, kann es sein, dass am Ende des Kalenderjahres noch Resturlaub übrig ist. Dies kann diverse Gründe haben. Arbeitnehmer:innen, die bis zum Jahresende nicht dazu gekommen sind, ihren Urlaub zu verbrauchen, müssen sich jedoch nicht fürchten, dass er gleich verfällt. 

Der Gesetzgeber sagt, dass der Resturlaub aus dem Vorjahr bis zum 31. März des Folgejahres mitgenommen werden kann. Andernfalls verfällt er. Diese Einlösefrist wird in der Praxis jedoch von vielen Arbeitgebern verlängert. Als Arbeitgeber empfiehlt sich, die Urlaubstage seiner Mitarbeiter:innen im Blick zu haben. 

Im Employee HUB von flair kannst Du Urlaubstage, sowie andere Abwesenheiten übersichtlich und einfach verwalten. So hast Du freie Tage Deiner Arbeitnehmer:innen im Auge und kannst sicherstellen, dass Erholungsurlaub auch tatsächlich genommen wird. Das ist nämlich immens wichtig für die Zufriedenheit und Leistung Deiner Mitarbeiter:innen.

Im Bundesurlaubsgesetz § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG steht, dass Arbeitnehmer:innen nicht verbrauchten Resturlaub weiter ins Folgejahr übernehmen dürfen, wenn betriebliche Gründe ausschlaggebend waren, dass der Urlaub nicht konsumiert wurde. Darunter zählen Personalengpässe, Nachfrageschwankungen, unvorhergesehene Veränderungen oder auf persönliche Gründe wie Krankheiten.

Die Mitnahme von Urlaub und der Urlaubsanspruch generell kennen einige Spezialfälle, die von den Regelungen abweichen:

  • Minderjährige Arbeitnehmer:innen genießen Extraurlaub. So dürfen Personen unter 16 Jahren bei einer Fünf-Tages-Woche 25 Urlaubstage genießen, Personen unter 17 immerhin noch 23 Urlaubstage und Personen unter 18 wird zumindest ein Urlaubstag mehr gewährt (21 Urlaubstage).

  • Schwerbehinderte Angestellte sind eine weitere Personengruppe, die zur Gleichstellung von Extraurlaub profitiert. Pro Kalenderjahr sieht der Gesetzesgeber hier eine Urlaubswoche zusätzlich vor. Bei einer 5-Tages-Woche sind das fünf zusätzliche Tage und bei einer 6-Tages-Woche dementsprechend sechs zusätzliche Urlaubstage.

Wenn Du mehr über die Besonderheiten und Ausnahmeregelungen schwerbehinderter Arbeitnehmer:innen wissen willst, findest Du eine Vielzahl an Informationen in unserem Blog-Post.

  • Eine Sonderregelung für die Urlaubsmitnahme stellt zum Beispiel die Probezeit dar. Wenn ein Arbeitsverhältnis erst mit September startet und sechs Monate Probezeit vereinbart wurde, darf der:die Arbeitnehmer:in den Urlaub ins Folgejahr mitnehmen.

  • Ebenfalls ergibt sich eine Ausnahme für sich in Elternzeit befindende Arbeitnehmer:innen. In diesem Fall verfällt der Urlaub nicht mit Ende des Kalenderjahres. Stattdessen zählt der Zeitpunkt der Rückkehr als Termin, zu dem der Urlaubsanspruch hinzugerechnet wird.

  • Ein besonderer Schutz kommt auch Personen mit Mutterschutz zu. Hier verfällt der Urlaub ebenfalls nicht wie üblich mit Ende des Kalenderjahres oder mit 31.3., sondern erst nach Ablauf der Mutterschutzfrist. 

Verfall von Urlaubsanspruch

Auch mit Resturlaub auf dem Urlaubskonto, müssen Arbeitnehmer:innen nicht direkt um ihre Urlaubstage bangen. Dieser verfällt nicht automatisch. Es ist dennoch so, dass bei Kenntnis des Arbeitgebers, auf freiwillig verzichteten Urlaubs des:der Arbeitnehmer:in, der Urlaub verfallen kann. Angestellte dürfen gesetzlich nicht mit dem Wissen der Folgen auf ihren Urlaub verzichten.

Arbeitgeber müssen einer Fürsorgepflicht nachkommen, die sie dazu verpflichtet für das Wohl und die Gesundheit ihrer Belegschaft zu sorgen. Dazu zählt wie bereits erwähnt auch die Ausreichende Konsumation von Erholungsurlaub. Deshalb raten wir Dir, Mitarbeiter:innen wiederholt an ihre Urlaubstage - und an die Verfallsfristen zu erinnern.

Fazit

Die Urlaubsplanung ist ein brisantes Thema in vielen Unternehmen. Wann kann wer auf Urlaub gehen? Wieviel gesetzlicher Mindesturlaub steht den einzelnen Mitarbeiter:innen eigentlich zu? In diesem Blog-Beitrag haben wir diese herumschwirrenden Fragen beantwortet.

Der gesetzliche Mindesturlaub bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche beträgt 20 Tage. Bei einer Sechs-Tage-Woche kommen Arbeitnehmer:innen jährlich auf 24 Tage. Die Urlaubstage sind ident mit Werktagen. Sonn- und Feiertage zählen somit nicht zu dieser Kategorie. Für den gesetzlichen Urlaubsanspruch sind zudem nur die Arbeitstage (und nicht die gearbeiteten Stunden) relevant.

Auch Teilzeitkräfte und Mini-Jobber haben die gleichen gesetzlichen Ansprüche auf Erholungsurlaub. Ihre Arbeitstage werden zu jenen einer Vollzeitstelle in Beziehung gesetzt, um hier Einheitlichkeit zu gewährleisten. Mit verschiedenen Formeln oder Urlaubsrechnern kann der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch dieser Arbeitergruppen eruieren.

Mit Kündigungen während des Kalenderjahres kann in Bezug auf den Urlaubsanspruch auf zwei verschiedene Arten umgegangen werden. So werden Kündigungen bis zum 31.6. anders gehandhabt, als jene die in der zweiten Jahreshälfte stattfinden. Abschließend gibt es natürlich auch in Sachen Urlaubsanspruch Sonderfälle, die eigene Regelungen genießen. Dazu zählen unter anderem Elternzeit, Mutterschutz, Minderjährige und schwerbehinderte Arbeitnehmer:innen.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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