Teams sind die wesentlichen Bausteine eines jeden Unternehmens. Ohne ein funktionierendes, harmonisches und inspiriertes Team hat ein Unternehmen wenig bis gar keine Chance, seine Unternehmensziele zu erreichen, sich weiterzuentwickeln oder neue Talente zu rekrutieren. Um diese ausgewogene und motivierte Teamdynamik zu erreichen, bedarf es jedoch ständiger Bemühungen, Kommunikation und eines hohen Maßes an Fachkenntnis - insbesondere dann, wenn dein Team nicht im traditionellen Rahmen der persönlichen Arbeit, sondern virtuell tätig ist.
Bis vor kurzem war die Mehrheit aller Unternehmen persönlich tätig. Das bedeutete, dass alle HR-Systeme und das Projektmanagement im Unternehmen des anderen erledigt wurden, was die Kommunikation untereinander, das sofortige Feedback und den Aufbau einer starken, gesunden Beziehung erleichterte. Im Jahr 2020 wurde dieses Modell jedoch durch die Auswirkungen der Coronavirus-Pandemie gestört und musste sofort durch ein vollständig virtuelles System ersetzt werden.
Auch wenn die Endziele des virtuellen Teammanagements denen des traditionellen Modells entsprechen, sieht das System zur Erreichung dieser Ziele völlig anders aus. Teams brauchen jetzt eine neue Strategie, um digital zu kommunizieren, zu arbeiten und erfolgreich zu sein. Das bedeutet, dass Führungskräfte und Personalverantwortliche gleichermaßen lernen müssen, diese neue Strategie zu entwerfen, sich ihr anzupassen und sie schnell zu verwalten, damit die Zukunft deines Unternehmens und deiner Mitarbeiter nicht gefährdet wird.
Die Umstellung eines gesamten Managementsystems von der persönlichen auf die virtuelle Welt kann eine unglaubliche Herausforderung sein. Der Stress dieser bedeutenden Herausforderung wird durch die Tatsache verstärkt, dass der Umbruch selbst auch online stattfinden muss, inmitten der Coronavirus-Pandemie und der damit verbundenen persönlichen Veränderungen und Störungen bei Videokonferenzen.
Um deine Personalabteilung bei der Planung dieser Umstellung zu unterstützen, haben wir im Folgenden unsere fachlichen Ratschläge, Tipps und Empfehlungen zusammengestellt, die dir helfen sollen, den gesamten virtuellen Prozess deines Unternehmens zu optimieren.
Lass uns zunächst erklären, was ein virtuelles Team ist, und die Merkmale des Managements virtueller Teams umreißen.
Die Definition eines virtuellen Teams ist für das Projektmanagement und die Personalabteilungen im Allgemeinen relativ neu, kann aber wie folgt definiert werden: "Eine Gruppe von Personen, die an gemeinsamen Projekten teilnehmen, indem sie gemeinsame Anstrengungen unternehmen, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Diese Personen führen Aufgaben und Tätigkeiten in einer virtuellen Arbeitsumgebung aus, die durch IT- und Softwaretechnologien geschaffen und aufrechterhalten wird".
In der Vergangenheit gab es diese Art von Teams nur in Unternehmen, die speziell für die Arbeit aus der Ferne konzipiert waren, wie etwa internetbasierte Marktplätze oder Online-Hilfezentren. Die Auswirkungen und die sich daraus ergebenden Beschränkungen von COVID-19 haben jedoch dazu geführt, dass das traditionelle Unternehmensmodell auf Fernarbeit umgestellt wurde und normale Teammitglieder fast über Nacht zu Fernarbeitern wurden. Dadurch wurde der Begriff "virtuelle Teams" im Lexikon des Personalwesens und in der Praxis auf der ganzen Welt bekannt.
Ein virtuelles Team kann sowohl global als auch lokal operieren. In beiden Fällen werden meist dieselben Instrumente und Strategien eingesetzt, wie z. B. Laptops, Workspace-Management-Plattformen und Videocall-Software. Lokale Teams beziehen sich jedoch auf Systeme, bei denen die Arbeitnehmer bei einem einzigen, lokalen Arbeitgeber beschäftigt sind, während globale Teams auf Teams verweisen, die sich in verschiedenen Ländern und Städten auf der ganzen Welt befinden. Globale Teams können auch aus ausgelagerten Einzelpersonen bestehen, die für eine Vielzahl von Unternehmen arbeiten, aber in ihren gemeinsamen Projektzielen nicht verbunden sind.
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Das Management virtueller Teams bezieht sich auf die Kombination von Aktivitäten, die für die Zusammenstellung, den Aufbau, die Organisation, die Kontrolle und die Überwachung der virtuellen Teamarbeit in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden. Die Optimierung Ihrer Strategie für das Management virtueller Teams ist für den Erfolg eines jeden modernen Unternehmens unerlässlich. Sie ist die Grundlage für jede andere Aufgabe, jedes Projekt und jede Zusammenarbeit, die dein Unternehmen erreichen möchte.
Die Wahl der richtigen Struktur für dein virtuelles Team ist entscheidend. Die Struktur, für die du und deine Personalabteilung sich entscheiden, wird bestimmen, wie dein Team und seine Aufgaben organisiert sind, wie die Rollen verteilt sind und sogar wie sie miteinander in Beziehung treten und kommunizieren.
Bei der Strukturierung eines virtuellen Teams müssen mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigt werden;
Es ist wichtig, diese Faktoren bei der Strukturierung eines virtuellen Teams in deine Strategie einzubeziehen, damit du ein System aufbauen kannst, das die bevorzugten Tools, den aktuellen Rahmen und die Bestrebungen deines Unternehmens berücksichtigt.
So wie jedes Unternehmen anders ist, so variiert auch jede virtuelle Teamstruktur und kann subtile oder offensichtliche Unterschiede aufweisen. Im Großen und Ganzen raten wir dir jedoch, diese beiden Schlüsselpraktiken/Eigenschaften in jedem Fall zu berücksichtigen.
Aufgrund von Faktoren wie der Unternehmensgröße, der Anzahl der Mitarbeiter oder der Art der Branche müssen manche Unternehmen eine starrere Struktur für virtuelle Teams einführen als andere. Wir raten dir jedoch, bei der Gestaltung deiner virtuellen Teamstruktur Flexibilität walten zu lassen. Eine flexible Strategie verringert nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass du sie in Zukunft erweitern musst, wenn sich das Arbeitssystem deines Unternehmens erneut ändert, sondern ermöglicht es deinen Mitarbeitern auch, einen der größten Vorteile des virtuellen Arbeitens zu nutzen - die Möglichkeit zur Selbstbestimmung.
Effektive Kommunikation ist ein notwendiges Merkmal jeder erfolgreichen Organisation. Die Notwendigkeit einer häufigen, informativen Kommunikation nimmt zu, wenn ein Unternehmen auf ein vollständig virtuelles oder hybrides Arbeitsmodell umsteigt. Aus diesem Grund empfehlen wir, regelmäßige Teambesprechungen, Check-Ins und Nachrichtenübermittlung nicht nur in die Struktur deines virtuellen Teams, sondern auch in deine gemeinsamen Ziele einzubauen.
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Da virtuelle Teams oft anders strukturiert sind und häufig anders arbeiten als herkömmliche Teammodelle, ist es nicht verwunderlich, dass auch Remote-Teams anders geführt werden. Effektive Remote-Arbeit erfordert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen optimalen Kommunikationstechnologien und hervorragenden Soft Skills.
Wie bereits erwähnt, empfehlen wir allen Remote-Mitarbeitern, Managern und Personalverantwortlichen, ihre Kommunikationsfähigkeiten und ihr flexibles Arbeitsverhalten zu verbessern. Zusätzlich zu diesen Praktiken gibt es jedoch zahlreiche weitere Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um die Arbeit in virtuellen Teams effektiver zu gestalten.
Seit 2020 hat sich der Horizont der professionellen Kommunikationsplattformen erheblich erweitert. Wo es früher nur Linkedin oder Zoom gab, gibt es heute Hunderte von Kanälen, die dein Team nutzen kann, um effektiver in Kontakt zu treten und zusammenzuarbeiten.
Vor dieser Zunahme der Fernarbeit waren Komplikationen im Zusammenhang mit Zeitzonenunterschieden ausschließlich großen, internationalen Unternehmen vorbehalten. Heutzutage lagern jedoch auch viele kleinere Unternehmen ihre Mitarbeiter aus und müssen daher auf Zeitzonenunterschiede Rücksicht nehmen.
Sicherlich bietet die Arbeit aus der Ferne viele Vorteile, aber es gibt auch eine Menge großartiger Dinge, die das traditionelle persönliche Arbeitsmodell mit sich bringt. Um die Vorteile beider Arbeitssysteme zu nutzen, empfehlen wir, wenn möglich einige Büroarbeitstage einzuplanen.
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Auch wenn es Zeit und Energie kostet, ein Büro auf Fernarbeit umzustellen, hat das virtuelle Arbeitsmodell sowohl für deine Mitarbeiter als auch für dein Unternehmen gravierende Vorteile.
Die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht den Mitarbeitern flexiblere Arbeitszeiten. Du kannst ihren Tag so planen, dass er sowohl ihrem Privat- als auch ihrem Berufsleben gerecht wird, anstatt persönliche Verpflichtungen zu opfern, um mit ihrer Arbeit Schritt zu halten. Diese neu gewonnene Flexibilität ermöglicht es ihnen, tagsüber Arzttermine wahrzunehmen, ihre Kinder von der Schule abzuholen oder zu Hause zu essen. Für manche Mitarbeiter kann diese Freiheit sogar ihre Motivation steigern.
Aus der Sicht eines Mitarbeiters kann der Weg zur und von der Arbeit teuer sein. Außerdem müssen sie in der Regel früher nach Hause gehen oder später zu Hause ankommen, was die Zeitspanne, die sie für ihre Arbeit aufwenden, verlängert.
Für Arbeitgeber und Manager bedeutet der Verzicht auf einen physischen Büroraum, dass sie unglaublich viel Geld für Ausrüstung, Miete und Nebenkosten sparen können.
Wenn virtuelles Arbeiten also so fantastisch ist, warum bevorzugt es dann nicht jedes Team? Und warum war es vor COVID nicht die gängige Arbeitsweise? Nun, Fernarbeit ist kein Märchen. Wie jede andere Managementmethode hat auch sie ihre Nachteile und Tücken.
Einer der auffälligsten Nachteile der virtuellen Arbeit ist die Gefahr eines schwachen Verhältnisses zwischen den Mitarbeitern. Die Zusammenarbeit in einem Büro bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich zu verbinden, Freundschaften zu schließen und sich gegenseitig zu inspirieren.
Wenn Menschen isoliert arbeiten, geschieht dies nicht auf natürliche Weise, und obwohl verschiedene Plattformen wie Slack und andere Plattformen, die sich auf die Teambildung konzentrieren, dies bis zu einem gewissen Grad abschwächen können, ist es sehr unwahrscheinlich, dass die Unternehmenskultur so eng und zentral für die Mission deines Unternehmens wird, wenn deine gesamte Belegschaft nicht zusammenkommt.
Während die Büroumgebung oft ablenkend sein kann, haben Studien bewiesen, dass die Arbeit von zu Hause aus noch mehr Hindernisse für die Produktivität und mehr Gelegenheiten zum Aufschieben darstellen kann. Die Mitarbeiter haben den ganzen Tag Kinder, Netflix, eine Küche und vieles mehr zur Verfügung, und die Beschäftigung mit diesen Dingen kann oft sehr verlockend sein.
Außerdem fühlen sich die Mitarbeiter nicht durch die Gruppenmentalität inspiriert, die ihre täglichen Ziele und Aufgaben so oft bestimmt. Dies kann zu mangelnder Motivation und erhöhter Inaktivität in der Belegschaft führen.
Damit sind unsere Ratschläge und Expertenmeinungen zu virtuellen Teams abgeschlossen! Was auch immer dein beruflicher Grund für die Umstellung deiner Organisation auf Remote Work ist, wir hoffen, dass der Übergang reibungslos und vorteilhaft verläuft. Stelle sicher, dass du diesen Artikel zur Hand hast, damit du dich darauf beziehen und den Wechsel sicher vollziehen kannst. Viel Erfolg!
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