Die 15 besten Zeiterfassungssoftwares 2023

Die 15 besten Zeiterfassungssoftwares 2023

Die 15 besten Zeiterfassungssoftwares 2023
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Die einzige HR-Software ohne Einschränkungen
INHALT

Spätestens seit bestehen der EU-Richtlinie zur obligatorischen Zeiterfassung des EuGh sind Arbeitgeber:innen dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen. Dies kann jedoch zur echten Herausforderung werden, da immer mehr Unternehmen Hybrid-Arbeit oder Homeoffice anbieten. Zudem kann ein international agierendes Unternehmen an verschiedene Richtlinien je nach geografischer Lage gebunden sein, die bestenfalls vom Zeiterfassungssystem berücksichtigt werden sollte.

Damit stellt die Richtlinie nicht nur Arbeitgeber:innen vor eine große Herausforderung, sondern auch das Leistungsspektrum der Softwarelösungen in diesem Bereich sollte relativ breit gefächert und umfassend sein.

Was früher die klassische Excel Liste war, oder sogar per Hand festgehalten wurde, kann den heutigen Anforderungen nicht mehr genügen. Zudem haben diese manuell bedienten Listen den großen Nachteil, das sie Fehleranfällig sind und darüber hinaus Arbeitszeit und Personaleinsatz erfordern. Ein weiterer großer Nachteil ist, dass die Mitarbeiter:innen selbst hier meist nie eine Einsicht in ihre geleistete Arbeitszeit hatten.

Wir haben daher verschiedene Softwares zur Zeiterfassung unter die Lupe genommen und auf ihren Funktionsumfang sowie ihre Vorteile geprüft. Mit der Softwarelösung sollte nicht nur die reine Arbeitszeit erfasst werden, sondern auch die Personal- und Urlaubsplanung möglich sein, sowie das Erfassen von Fehlzeiten und krankheitsbedingten Ausfällen. Die digitale Abwicklung dieser Prozesse spart Zeit, bewahrt den Überblick für Mitarbeiter:innen und Manager:innen und beschleunigt die internen Prozesse, ohne einen bürokratischen Aufwand.

Bei manchen Unternehmen kann es zudem erforderlich sein, die Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter:innen für die verschiedenen Kundenprojekte festzuhalten. Hier ist es besonders wichtig nicht den Überblick zu verlieren, damit dem jeweiligen Kunden auch nur die Zeit abgerechnet wird, die tatsächlich am Projekt gearbeitet wurde. Moderne Zeiterfassungsoftware kann hier eine große Hilfe sein, die Kontrolle zu behalten und die Organisation zu optimieren.

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Eine Zeiterfassungssoftware ist ein nützliches Tool um die Erfassung der Arbeitszeit aller Mitarbeiter:innen des Unternehmens digital abzubilden. Unternehmen haben die Möglichkeit eine reine Zeiterfassungssoftware zu erwerben, oder sich für eine umfassende HR-Lösung zu entscheiden, deren Leistungsspektrum weitaus größer ist und sich auf weitere Bereiche ausdehnt.

Die digitale Arbeitszeiterfassung ersetzt die klassische Stempeluhr und wird damit sozusagen als digitale Stempeluhr verwendet. Auch Abwesenheiten wie Krankheitstage und Urlaub können im System erfasst werden. Gerade für große Unternehmen kann sonst schnell der Überblick fehlen und die aus der Arbeitszeit abgeleitete Lohnabrechnung muss individuell und mit einem umfangreichen Arbeitseinsatz und Manpower umgesetzt werden. Aber auch für Kleinbetriebe, kleine Unternehmen, Startups und mittlere Unternehmen ist die Zeiterfassung, die Projektzeiterfassung und auch die Lohnbuchhaltung ein wichtiges Thema, das man von Anfang an sauber umsetzen sollte, gerade, wenn man schnell skalieren möchte. Auch für Freiberufler und Freelancer kann es wichtig sein, für die verschiedenen Projekte und Kunden die erfassten Zeiten für ihre Rechnungserstellung digital abbilden zu können.

Braucht mein Unternehmen eine Zeiterfassungssoftware?

Es ist natürlich auch möglich, die Schichtplanung sowie die Arbeitszeiterfassung mit Stundenzettel, Stechuhr und manueller Rechnungsstellung zu handhaben und das sogar in Papierform statt digital. Nur wirft dieses System auch schon bei einer kleineren Unternehmensgröße eine große Fehleranfälligkeit auf, es kostet viel Zeit und damit Arbeitskraft und ist einfach nicht mehr zeitgemäß. Gerade bei Remote Teams, die überall über den Globus verteilt sind, ist diese Form der Verwaltung nicht mehr auf diesem Weg zu handhaben. Zudem sollten immer geltende Richtlinien und Verordnungen berücksichtigt werden, an die der/die Arbeitgeber:in gebunden ist, wie beispielsweise die DSGVO.

Wenn folgende Themen den Status Quo deiner Firma widerspiegeln, ist es Zeit zu handeln:

  • Aktuell werden die Zeiten in deinem Unternehmen noch mit Papier oder in Excel festgehalten.
  • Die Arbeitszeiten müssen aktuell noch in der Verwaltung eingereicht werden, wo sie in ein System eingepflegt werden. Die Mitarbeiter:innen haben nicht die Möglichkeit dies selbst zu tun.
  • Die Mitarbeiter:innen selbst haben keinen Überblick über die von ihnen geleisteten Arbeitsstunden.
  • Aktuell gibt es keine Übersicht, über alle geleisteten Arbeitsstunden, der dir als Manager:in hilft datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
  • Im Homeoffice oder bei Außenterminen besteht keine Möglichkeit für Mitarbeiter:innen ihre Arbeitszeit festzuhalten.

Welche Funktionen hat eine Zeiterfassungssoftware?

Für den Funktionsumfang gibt es meist unterschiedliche Pakete. Es ist zudem zu unterscheiden zwischen reiner Time Tracking Software und umfassenden HR Lösungen. Zudem ist meist ein Testzeitraum kostenfrei, sodass Du dich in der Testphase vom Leistungsspektrum der ausgewählten Lösung selbst überzeugen kannst. Zu den wichtigsten Funktionen, die Zeiterfassungstools abdecken gehören:

  • Digitale Zeiterfassung: Der Time Tracker ist der Grundbaustein, den jede Zeiterfassungssoftware abdeckt. Zeiten können entweder webbasiert oder in einer App festgehalten werden. Gerade bei hybriden Arbeitsmodellen kann es sinnvoll sein, die digitale Variante durch physische Geräte zu ergänzen. Bestenfalls laufen die Informationen dann in der Software zusammen.
Zeiterfassung Dashboard
Zeiterfassung in flair zur Verwaltung für die Mitarbeiter:innen im Employee Hub.
  • Erfassung von Pausenzeiten: Die Pausenzeiten können bei den meisten Softwarelösungen durch eine Start-/ Stoppfunktion festgehalten werden. Es kann auch die Möglichkeit bestehen, dass man die Mitarbeiter:innen nach einer vorher festgelegten Zeit an die Pause erinnert. Zudem sollten die Pausenvorgaben ortsspezifisch angepasst werden können.
  • Urlaubsverwaltung: Auch die Urlaubsverwaltung und die damit einhergehende Bearbeitung von Urlaubsanträgen hängt stark mit der Zeiterfassung zusammen und ist deshalb oft Bestandteil der Zeiterfassungssoftware. Zudem ist es sinnvoll, wenn der/die Mitarbeiter:in jederzeit einsehen kann, wie viele Urlaubstage er/sie noch hat.
  • Abwesenheitsverwaltung: Die Abwesenheiten umfassen auch Punkte wie Krankheitstage. Auch diese sollten in der Zeiterfassung berücksichtigt sein. Damit fließen sie direkt mit ein in die Lohnabrechnung, da sich bei Krankheit auch immer der Arbeitgeberanteil der Nebenkosten verändert.
  • Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle: In Unternehmen gibt es verschiedene Anstellungsformen, von Vollzeit über Teilzeit bis hin zu Midi- oder Minijobs. Die Gesamtarbeitszeit kann im System hinterlegt werden, sodass der/dieMitarbeiter:in genau weiß, wie viel Arbeitszeit bereits abgeleistet ist.
  • Dienstplanung: Zudem ist die Personaleinsatzplanung anhand von Schichtmanagementfunktionen möglich. Man weiß durch die Arbeitszeiterfassung genau, wie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter:innen aussieht und kann so optimal die Arbeitskraft einteilen.
Schichtenplaner Dashboard
Schichten können mit einer Software wie flair erfasst, organisiert und verwaltet werden.
  • Schnittstelle zu Datev: Da anhand der erfassten Zeiten auch teilweise die Lohnabrechnung erstellt wird, beziehungsweise die Krankheitstage in ebendiese mit einfließen, ist eine Schnittstelle zu Datev für viele Unternehmen von Vorteil und deshalb auch in einigen Zeiterfassungssoftwares enthalten.
  • Cloudbasiert: Viele der Anwendungen sind cloudbasiert. Das hat zum Vorteil, dass man von überall aus darauf zugreifen kann. Auch für das Mobile Arbeiten über die Mobile App für Android oder iOS oder auf dem Mac sowie in Microsoft. Die cloudbasierte Lösung liefert das Grundgerüst hierfür. Allerdings ist eine datenschutzkonforme Handhabung hier auch immer wichtig. Zudem kommt bei cloudbasierten Modellen meist das Abomodell zum tragen, was nach Leistungsspektrum variiert, sowie nach Nutzerzahlen.
  • Weitere Funktionen: Zusätzliche Funktionen der Zeiterfassungssoftwares können auch in andere Aufgabenbereiche von HR hineinreichen. Deshalb solltest Du dir gut überlegen, ob Du eine umfassende Allrounder Lösung bevorzugst, oder dich nur auf das Thema Zeiterfassung konzentrieren möchtest.

15 Softwares im Vergleich

Wir haben die 15 beliebtesten Zeiterfassungssoftwares getestet und dabei den Funktionsumfang der Softwareanbieter verglichen, sowie eine Eignungsempfehlung für eine Zielgruppe ausgesprochen. Die folgenden SaaS Anbieter setzen sich nicht nur mit Themen wie der Zeiterfassung auseinander, sondern mit verschiedenen Themen der Personalverwaltung. Die Online-Zeiterfassung, sowie die mobile Zeiterfassung gehört dabei zu Kernaufgaben des Leistungsspektrums.

flair

flair ist eine HR-Allroundlösung, die neben der Zeiterfassung noch viele andere Themen der Personalführung und -verwaltung abdeckt.

Funktionsumfang des Produktes: Zu den weiteren Funktionen gehören: Dokumentenmanagement, Bewerbermanagement, digitale Workflows (Onboarding), Lohnabrechnung, Datev Schnittstelle, Schichtplaner, Performance Reviews, Career Page Builder, Mitarbeiterbefragungen, Cheers, und Recruitingoptimierung.

Zeiterfassungsfunktionen: Manager:innen können das Arbeitspensum im Vorfeld definieren und Pausenzeiten nach den vor Ort vorherrschenden gesetzlichen Regelungen definieren. Zudem kann festgelegt werden, wie Überstunden berechnet bzw. vergütet werden. Im Hinblick auf die Überprüfung der Arbeitszeiten können Genehmigungsmöglichkeiten zugewiesen werden, damit werden die erfassten Zeiten an den/die vorgesetzte Manager:in weitergeleitet. Mitarbeiter:innen haben jederzeit Zugriff auf die Zeiterfassung, sowohl im sogenannten Employee Hub im Browser oder in der flair App. Damit können sie ihre Arbeitszeit starten und stoppen, egal wo sie sich befinden.
Zudem haben die Mitarbeiter:innen eine Übersicht über die geleisteten Wochenstunden und haben bei Bedarf die Möglichkeit, diese bestimmten Projekten zuzuweisen.

So herrscht jederzeit ein Überblick, über den Umfang der Bearbeitung der Kundenaufträge. Auch Krankheiten oder Urlaubsanträge können hier verwaltet und hochgeladen werden. Manager:innen haben die Möglichkeit die Anfragen zu bewilligen oder abzulehnen. Trifft der zweitere Fall aus triftigen Gründen ein, kann der/die Manager:in eine Notiz zu der Ablehnung hinzufügen. Zudem bietet flair die Möglichkeit physische Geräte mit der digitalen Zeiterfassung zu kombinieren. Dieses Angebot macht dann Sinn, wenn man als Unternehmen hybride Arbeitsmodelle anbietet. Die Software ist cloudbasiert und DSGVO-konform. Sie basiert auf Salesforce und profitiert von ebendiesem stabilen Sicherheitsgerüst.

Preise: Es gibt drei Pakete, Team Pro, Team Enterprise und Team Culture. Diese variieren in ihrem Leistungsspektrum und auch hinsichtlich der Preisgestaltung.

Personio

Personio bietet eine HR-Gesamtlösung, die unter anderem auch die Zeiterfassung mit einschließt.

Funktionsumfang des Produktes: Im Rahmen der Personalverwaltung lässt sich die Arbeitszeit erfassen, genauso wie die Abwesenheiten, es gibt eine digitale Personalakte, On-und Offboarding Möglichkeiten, Bewerbermanagement, Schulungsmanagement, Stellenausschreibung, Anzeigenpakete, Entgeltabrechnung und eine Datev Schnittstelle.

Zeiterfassungsfunktionen: Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit selbst ihre Arbeitszeit zu erfassen und Pausen einzutragen. Die erfassten Zeiten von allen Arbeitnehmer:innen sind für HR einsehbar und übersichtlich in einem Dashboard dargestellt. Zudem kann man Regel für Überstunden festlegen, die automatisch ausgeführt werden. Auch wenn man bereits eine Zeiterfassungssoftware nutzt kann man bei Personio eine Schnittstelle nutzen und diese mit dem restlichen Produkt verknüpfen. Auch Urlaubsanträge können digital eingereicht und verwaltet werden und bei Bedarf kann man sogar eine Urlaubsvertretung organisieren. Für die Mitarbeiter:innen ist jederzeit der Resturlaub ersichtlich. Für Führungskräfte sind auch Abwesenheiten eines jeden Mitarbeiters jederzeit in Dashboardansicht ersichtlich.

Preise: Es gibt drei Pakete, das Essential Paket, das Professional und das Enterprise Paket, was sich inhaltlich hinsichtlich des Leistungsspektrums und damit auch des Preises variiert.

Kenjo

Kenjo bietet eine HR Gesamtlösung für mittelständische Firmen.

Funktionsumfang des Produktes: Im Rahmen der Personalverwaltung bietet das Produkt die Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Lohnabrechnung, Performance Management und Bewerbermanagement an. Um die Betriebsabläufe zu verbessern gibt es den Schichtplaner, sowie die Zeiterfassungs-Terminals, und im Hinblick auf Kommunikationsthemen gibt es eine Möglichkeit, intern Neuigkeiten auszutauschen, ein gesamtes Mitarbeiterverzeichnis, sowie ein Hinweisgebersystem.

Zeiterfassungsfunktionen: Die digitale Zeiterfassung ist mobil in der App, sowie am Desktop möglich. Mitarbeiter:innen können sich Ein- und Ausstempeln und Pausenzeiten vermerken. Die Terminpläne können mit dem persönlichen Kalender synchronisiert werden. Die Software erkennt regionale Feiertage. Die Genehmigung von Arbeitszeitnachweisen kann von Manager:innen von jedem Gerät aus erfolgen. Führungskräfte können Stundenzettel so mit nur einem Klick genehmigen. Stundensätze und Überstunden können individuell festgelegt werden.

Man hat jederzeit Zugriff auf wöchentliche oder monatliche Reports zur Übersicht von Zeitplänen. Für ein hybrides Zeiterfassungsmodell können Mitarbeiter:innen vor Ort im Büro einfach einen QR-Code Einscannen. So wird die Arbeitszeit erfasst, egal wo man gerade arbeitet. Zudem lassen sich projektbezogen Arbeitszeiten festhalten und auch zeitliche Rahmen im Vorfeld abstecken. Buchungen können Mitarbeiter:innen, die an einem bestimmten Projekt beteiligt sind zugewiesen werden. Auch Urlaubstage und Abwesenheiten können so verwaltet werden.

Preise: Es gibt zwei Pakete, das Starter Paket für 4,50€ pro Person pro Monat, sowie das Growth Paket für 7,20€ im Monat. Die digitale Zeiterfassung ist bei beiden Modellen Möglich. Das Zeiterfassunsterminal ist im Growth Paket enthalten.

HRworks

HRworks ist eine zuverlässige Gesamtlösung für das Personalwesen in kleinen und mittleren Unternehmen.

Funktionsumfang des Produktes: Die Personalverwaltungsfunktionen umfassen eine Analytics Software, Bewerbermanagement, Stellenportal, Onboarding, Abwesenheitsverwaltung, Projektzeiterfassung, Digitale Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Datev Schnittstelle, Reisekostenabrechnung und digitale Führerscheinkontrolle.

Zeiterfassungsfunktionen: Die Abwesenheitsverwaltung ist digital bei HRworks möglich. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit erfassen und Home Office bei ihren Manager:innen beantragen. Auch die Verwaltung von Krankmeldungen wird digital und unkompliziert abgewickelt, indem Mitarbeiter:innen diese direkt ins System hochladen. Die Krankheitsquote wird von der Software mit dem Bradford-Faktor berechnet. Hierdurch wird visuell dargestellt, ob eine Person an bestimmten Tagen vermehrt krank ist. Auch die projektbezogene Arbeitszeit kann problemlos erfasst und von den Mitarbeiterinnen den Projekten zugeordnet werden. Die Zeiterfassung ist flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar, online, am PC und via Terminal. Dabei legt HRworks viel Wert auf DSGVO Konformität.

Preise: Die Gebühr für die Software setzt sich zusammen aus 7,90€ pro Monat/pro Nutzer, plus einer monatlichen Grundgebühr von einer Staffelung (40€ bei 20–49, 60€ bei 50–99, 80€ bei 100–299, 150€ ab 300 Lizenzen).

FactorialHR

Factorial ist eine HR Gesamtlösung die verschiedene Personalprozesse an einem Ort verwalten lässt.

Funktionsumfang des Produktes: Das Produkt bietet zum Zeitmanagement die Verwaltung von Abwesenheiten, die Zeiterfassung und die Schichtplanung an. Im Rahmen des Talent Managements kann die Mitarbeiterperformance verfolgt werden, Recruiting organisiert, On- und Offboardingprozesse erstellt und OKR-Tracking und Schulungsmanagement organisiert werden. Zudem können die Gehaltsabrechnung, sowie Spesen verwaltet werden.

Zeiterfassungsfunktionen: Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit selbst ihre Arbeitszeiten, sowie Pausen zu verwalten. Dies ist am Computer über die App oder per QR-Code möglich. Durch personalisierte Berechtigungen im Zeiterfassungssystem können die Vorgaben an rechtliche Bedürfnisse angepasst werden. Durch monatliche Berichte kann man Entwicklungspotenzial identifizieren und diese letztlich dazu nutzen, die Produktivität in der Belegschaft zu steigern. Zudem können Abwesenheiten und Urlaubstage verwaltet werden. Die Mitarbeiter:innen haben genau wie die Manager:innen jederzeit Einsicht, wie oft sie krank waren und wie viele Resturlaubstage ihnen noch zur Verfügung stehen.

Preise: Auch hier gibt es verschiedene Pakete, die in ihren Funktionen variieren. In jedem Paket ist die Arbeitszeiterfassung und die Erfassung von Abwesenheiten enthalten. Das Business Paket kostet 5,75€ pro Monat pro Lizenz und das Enterprise Paket kostet 8€.

Sage

Sage bietet neben Softwarelösung für weitere Unternehmensbereiche wie Buchhaltung und Auftragsverwaltung eine umfassende HR-Produktlösung für kleine und mittelständische Unternehmen an.

Funktionsumfang des Produktes: Neben dem Funktionsspektrum zur Zeiterfassung beinhaltet Sage die Möglichkeit für ein zielgerichtetes Recruiting, eine digitale Personalakte, Personalplanung- und Auswertung, Personalentwicklung, Performance Management und ein Mitarbeiterportal, in dem die Mitarbeiter:innen Einsicht in ihre Daten haben und diese pflegen können.

Zeiterfassungsfunktionen: Die Zeiterfassungssoftware bietet eine online und standortunabhängige Zeiterfassung, sowohl auf dem Smartphone per App oder auf dem Desktop. Es besteht eine Schnittstelle zur Buchhaltung, sodass die Arbeitszeiterfassungsdaten die Grundlage für diese bildet. Die Zeiterfassung ist transparent für die Mitarbeiter:innen, sodass diese eine Maximum an Flexibilität genießen können.

Preise: Bei Sage kann man die Komponenten, die man für den HR-Bereich seines Unternehmens benötigt flexibel aus verschiedenen Modulen zusammenstellen. Daraus ergibt sich dann der monatliche Endpreis.

HiBob

Hiob ist eine umfangreiche HR-Lösung die die datenbasierte Entscheidungsfindung stützt und viele Bereiche in der Personalverwaltung digitalisiert.

Funktionsumfang des Produktes: Das Produkt bietet neben der Zeiterfassung das Workflow Management (beispielsweise für das Onboarding), Umfragemöglichkeiten, Lohnabrechnung, Performance Management, Schichtplanung uvm.

Zeiterfassungsfunktionen: Die Zeiterfassung kann von den Mitarbeiter:innen gesteuert werden. Nachträgliche Änderungen sind manuell möglich. Zudem bietet Bob eine monatliche Übersicht, die sowohl die gesamte Arbeitszeit darstellt, sowie Überstunden etc. Die erfassten Zeiten werden automatisch an die Lohnabrechnungsstelle weitergeleitet. Das Ein- und Ausloggen kann sowohl am Desktop, als auch per App gesteuert werden. Manager:innen können sich einen Report erstellen lassen und die Daten nach Mitarbeiter:innen oder Abteilung filtern.

Preise: Die Preise können per E-Mail angefragt werden.

BambooHR

Bamboo ist eine HR-Komplettlösung, die auch Themen wie Lohnabrechnung und Workflow Management beinhaltet.

Funktionsumfang des Produktes: Neben Workflow Management für Onboarding und Offboarding bietet Bamboo eine mobile Recruiting App für das Talent Management. Zudem gibt es Reporting und Analytic Möglichkeiten, damit Entscheidungen datenbasiert abgeleitet werden können. Themen wie Zeiterfassung und Lohnabrechnung sind auch mit der Software möglich. Die Employee Experience ist hier ein wichtiger Faktor und wird durch eNPS Umfragen regelmäßig überprüft. Performance Management und Employee Wellbeing sind ebenso in den Funktionen der Lösung integriert.

Zeiterfassungsfunktionen: Mit Bamboo können Mitarbeiter:innen ihre Zeiten trocken und verwalten. Manager:innen können die Stundenzettel ganz einfach und schnell genehmigen. Durch die Erinnerungsfunktion bleiben keine Prozesse lange ausstehend. Zudem kann man durch die Projekt Tracking Funktion die Zeiten auf einzelne, vorher angelegte Projekte verteilen, sodass Ressourcen bestmöglich eingesetzt werden und man jederzeit einen Überblick darüber hat, wie weit ein Projektrahmen fortgeschritten ist.

Auch in der mobilen App können Mitarbeiter:innen ganz einfach ihre Arbeitszeit verwalten und Urlaubsanträge oder Krankmeldungen einreichen. Die Manager:innen können diese in der App bewilligen. Hier hat jede:r Mitarbeiter:in die Möglichkeit, ihre verbleibenden Urlaubstage jederzeit einzusehen. Die automatische Erinnerung, die man hier einstellen kann, erinnert die Mitarbeiter:innen daran, ihre Zeiten zu erfassen, damit alle Daten im System jederzeit einsehbar vorliegen.

Preise: Die Preise müssen individuell angefragt werden.

Zoho People

Zoho People vereinfacht die zentrale Personalverwaltung.

Funktionsumfang des Produktes: Das Produkt umfasst eine Mitarbeiterdatenbank, HR Workflows, Fallmanagement für Mitarbeiter, Analysemöglichkeiten, Workflowmanagement, Zeit- und Abwesenenheitserfassung, Performancemanagement und die Verwaltung von Fortbildungsmöglichkeiten.

Zeiterfassungsfunktionen: Abwesenheiten und Abwesenheiten können einfach und effizient verwaltet werden. Manager:innen haben jederzeit den Überblick und können Schichten organisieren, Aufgaben nachverfolgen und Anwesenheiten überblicken. Mitarbeiter:innen können Remote, sowie vor Ort Ein- und Auschecken und so selbstständig ihre Arbeitszeiten erfassen. Aus diesen Daten können präzise Analysen abgeleitet werden. Auch die Urlaubsverwaltung ist im System möglich.

Preise: Es gibt 5 verschiedene Pakete, mit unterschiedlichen Preisen und dementsprechenden Leistungsspektrum. Essential HR 1,25€ mtl., Professional 2€ mtl., Premium 3€ mtl., Enterprise 4,50€ mtl., People Plus 9€ mtl.

Aplano

Aplano ist eine Lösung für die Personalplanung und die Zeiterfassung. Damit spezialisiert sie sich auf bestimmte Teilbereiche des Personalwesens.

Funktionsumfang des Produktes: Mit dem Schichtplaner lässt sich der Dienstplan organisieren, der Urlaubsplaner sorgt für Verwaltung von Abwesenheiten, Zeiterfassung, Auswertung und Analyse aller Daten und eine mobile App.

Zeiterfassungsfunktionen: Die Zeiterfassung ist am Tablet, am PC oder in der App möglich. Hier hat man als Unternehmen die Möglichkeit, das Ein- und Ausstempeln nur an vorher festgelegten Standorten oder Schicht-Adressen zu erlauben. Mit diesem Geofencing Modus kannst Du eingrenzen, in welchem Radius sich deine Mitarbeiter:innen einloggen können. Generell lassen sich Arbeitszeiten digital von den Mitarbeiter:innen selbst erfassen. Auch Pausenregeln können von Manager:innen festgehalten werden. Zudem können bei unterschiedlichen Einsatzorten Schichtadressen angelegt werden, die mit der Geofencing Möglichkeit überprüft werden.

Preise: Es gibt drei verschiedene Pakete, die ein unterschiedliches Leistugnsspektrum umfassen: Core, Basic und Pro.

clockin

Clockin ist eine reine Zeiterfassungssoftware. Damit lassen sich Arbeitszeiten mit einem Klick rechtssicher erfassen.

Funktionsumfang des Produktes: Die Funktionen des Produktes umfassen die Zeiterfassung, die Dokumentation, eine digitale Projektakte, Analysefunktionen, Abwesenheiten und Schnittstellen zu anderen Programmen.

Zeiterfassungsfunktionen: Die Zeiterfassung kann per App im Browser oder projektbasiert erfolgen. Zudem kann die digitale Zeiterfassung mobil oder mit einem Terminal erfolgen. Durch die Live-Erfassung hast Du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter:innen jederzeit im Blick und hältst damit die Richtlinien des Arbeitsschutzes und der obligatorischen Arbeitszeiterfassung ein. Zudem können diese Daten durch die Datev Schnittstelle direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben werden. Wenn man vergessen hat sich einzuchecken, kann man die Arbeitszeit nachträglich bearbeiten. Es können Arbeitspläne erstellt werden, bei denen beispielsweise auch Kernzeiten und Flexzeiten eingerichtet werden.

Preise: Die digitale Stechuhr kostet 3,59€ pro Lizenz/pro Monat, 6,29€ pro Lizenz/pro Monat für die Projektzeiterfassung und 8,99€ pro Lizenz/pro Monat für das Gesamtpaket von Zeiterfassung und Dokumentationsoptionen.

TimeTac

Mit TimeTac lässt sich flexibel die Zeit im Unternehmen erfassen und verwalten.

Funktionsumfang des Produktes: Das Produkt umfasst neben der Arbeitszeiterfassung die Projektzeiterfassung, die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung und die Ergänzung durch Zeiterfassungsterminals.

Zeiterfassungsfunktionen: Mit TimeTac lassen sich mühelos Arbeitszeiten erfassen, aussagekräftige Reports zu Zeiten, Überstunden und Fehlzeiten generieren. Manager:innen können den Live-Status ihrer Mitarbeiter:innen transparent einsehen. Es lassen sich diverse Arbeitsmodelle verwalten. Zudem können Sollstunden, Zuschlagssätze und Kernzeiten definiert werden. Die Arbeitszeiten können nach Mitarbeiter:innen, Abteilungen und Aufgaben gefiltert und ausgewertet werden. Die Daten können problemlos an die Lohnabrechnung übermittelt werden. Durch die Projektzeiterfassung können Ressourcen optimal ausgelastet werden und man behält den Überblick, wie viel Kapazitäten pro Kund:in und Auftrag noch zur Verfügung stehen. Auch Abwesenheiten und Urlaubsanträge können schnell digital gestellt und bearbeitet werden. Zudem wird der Urlaubssaldo automatisch errechnet.

Preise: Das Preispaket ist aufgeteilt in Module zur Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Die monatliche Gebühr für die reine Arbeitszeiterfassung beträgt 4€, für die Projektzeiterfassung 8€ und für die Urlaubsverwaltung 2,50€ pro Person. Dazu kommt eine Basisgebühr von 16,50€ für Wartung und Updates etc.

clockodo

Ist ein reines Zeiterfassungstool, das dabei hilft Potenziale und Problemfälle zu identifizieren.

Funktionsumfang des Produktes: Neben der reinen Zeiterfassung können individuelle Berichte erstellt werden, die nach Projekten, Kund:innen und Mitarbeiter:innen gefiltert werden können. Überstunden, Urlaubszeiten und Kranheitstage können im System erfasst werden.

Zeiterfassungsfunktionen: Die Zeiterfassung erfolgt über Mac/PC oder auch über die offline-fähige mobile App. Hier kann man sich Einchecken, Auschecken und Pausenzeiten erfassen. Zeiteinträge können nachträglich angepasst werden. Die detaillierte Arbeitszeitauswertung ermöglicht es, zunehmend Fehlzeiten schnell zu identifizieren und gegebenenfalls Negativtendenzen schnell entgegenzuwirken. Zudem ist eine projektbezogene Zeiterfassung möglich, falls an mehreren Kundenprojekten gearbeitet wurde, kann so der Überblick über das Auftragsvolumen behalten werden.

Preise: Es gibt vier verschiedene Pakete. Das Besondere hier: für Freelancer ist die Nutzung der Arbeitszeiterfassung, sowie der Projektzeiterfassung kostenlos. Ansonsten gibt es das Starter Paket mit digitaler Stempeluhr, Arbeitszeiterfassung und Urlaubsmanagement für 4€ pro Mitarbeiter:in pro Monat, das Pro Paket mit allen Starter-Funktionen, Projektzeiterfassung, anrechenbaren Zeiten und mehr Integrationsmöglichkeiten für 9€ pro Person pro Monat. des Weiteren gibt es noch die Enterprise Funktion für 12€ pro Nutzer pro Monat mit allen pro-Funktionen, periodisiertem Service, automatischen Backups uvm.

eurodata

Bietet für kleine und mittelständische Unternehmen die digitale Lösungen für verschiedene Bereiche.

Funktionsumfang des Produktes: Die Lohnabrechnung und die Zeiterfassung sowie die Personaleinsatzplanung. Das Angebotsspektrum setzt sich zusammen aus der Produktsuite eurodata mit den Lösungen edlohn (cloudbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnung), eMitarbeiter (digitales Mitarbeiterportal), edtime (cloudbasierte Zeiterfassung) und edtime PLUS (professionelle Zeiterfassung inklusive Personaleinsatzplanung).

Zeiterfassungsfunktionen: Die Arbeitszeiterfassung ist digital mit edtime möglich. Diese Lösung verfügt über einen Urlaubsworkflow und die Option zu Arbeitszeitkonten. Zudem kann die Arbeitszeit von den Mitarbeiter:innen über eine App verwaltet werden. Auch Abwesenheiten und Urlaub können hiermit erfasst werden. Mit edtime PLUS kann man online die Personalplanung mit der täglichen Arbeitszeiterfassung kombinieren und auswerten.

Preise: edtime kostet 1,75€ pro Mitarbeiter:in pro Monat. Allerdings umfasst das Basispaket 17,50€ im Monat und enthält bereits 10 Mitarbeiter:innen. edtime PLUS kostet 3,50€ pro Person pro Monat, hier kostet das Basispaket 35,00€ im Monat und enthält 10 Mitarbeiter:innen. edtime PLUS enthält alle Funktionen von edtime mit der Erweiterung von Dienstplanung, passiver Zeiterfassung Verfügbarkeitsumfrage un Schichtaustauschfumktion und dem Zugriff auf zentrale Dokumente.

harvest

Harvest ist eine Zeiterfassungssoftware, die auch einige andere Teilbereiche des Personalwesens abdeckt.

Funktionsumfang des Produktes: Neben dem Thema Zeiterfassung widmet sich die Software der Reporting und Analysefunktion, sowie der Lohnabrechnung und dem Zahlungsverkehr.

Zeiterfassungsfunktionen: Die Zeiterfassung ist per App und im Browser möglich. So können die Mitarbeiter:innen ihre Arbeitszeit flexibel und eigenständig verwalten und Führungskräfte und Mitarbeiter:innen behalten jederzeit den Überblick. Es besteht die Möglichkeit Erinnerungen einzurichten, die beispielsweise an Pausenzeiten erinnern sollen.

Preise: Harvest bietet eine kostenfreie Version für eine:n Nutzer:in und 2 Projekte. Die Pro Version kostet 10,80$ pro Monat pro Nutzer und wird jährlich abgerechnet.

Fazit

Zeiterfassung in Unternehmen ist ein wichtiges Thema. Seit 2019 ist die Arbeitszeiterfassung obligatorisch, sodass alle Arbeitgeber:innen dieser Richtlinie nachkommen müssen. Im Zuge der Digitalisierung und der Veränderung der Arbeitskultur nach der Corona Pandemie, werden immer mehr Bereiche des Personalwesens digital umgestellt und verwaltet. Dadurch, dass viele Firmen nicht mehr vollständig aus dem Homeoffice zurückgekehrt sind und auch Angestellte die Flexibilität nicht mehr missen möchten, bieten immer mehr Unternehmen Remote oder zumindest hybride Arbeitsmodelle an. Um hier der Verpflichtung nachzukommen, ist ein digitales Zeiterfassungssystem unerlässlich. Viele Unternehmen kombinieren dies mit physischen Geräten, dessen Daten digital zusammengeführt werden.

Um dieses Angebot in deinem Unternehmen implementieren zu können, ist die richtige Software gefragt. In unserem Vergleich konntest Du erkennen, dass es viele verschiedene Anbieter gibt, die sich in ihrem Leistungsspektrum stark unterscheiden. Du solltest dich fragen, ob es Zeit für dich und dein Unternehmen ist, eine umfassende HR-Lösung zu implementieren, oder ob Du zunächst nur das Thema Zeiterfassung digital abbilden möchtest.

Bei der Wahl des richtigen Lösungsanbieters für dein Unternehmen, solltest Du dir dir über die Ziele, die Du mit der Anwendung der Software erreichen möchtest im Klaren sein. Die Anforderungen können sehr speziell sein, weshalb keine allgemeingütige Empfehlung ausgesprochen werden kann. Beispielsweise kann für ein Unternehmen wichtig sein, von welchem Ort aus die Mitarbeiter:innen sich einloggen. Dafür sollte die Zeiterfassungssoftware dann beispielsweise wie die von Aplano über ein GeoFencing Modus verfügen.

Wenn Du dich für eine Gesamtlösung für all deine HR-Themen interessierst, kann eine Software wie flair die enorm dabei helfen, deine Geschäftsprozesse zu optimieren und dein Unternehmen zu skalieren. Neben Themen die obligatorisch abgebildet werden müssen wie das Thema Zeiterfassung kannst Du mit einer Gesamtlösung auch alle anderen Prozesse schlanker gestalten und dadurch Zeit, Kosten und Manpower sparen. So kann dein Unternehmen effizienter operieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Mit digitalen, individuellen Workflows können Mitarbeiter:innen an ihre Aufgaben herangeführt werden, finden sich schneller in Unternehmen zurecht und haben von Beginn an mehr Sicherheit, was sich positive auf die Employee Experience auswirkt. Auch die unkomplizierte Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten und Urlaubstagen, sowie der stetige Überblick darüber, nicht nur für Manager:innen, sondern auch für die Mitarbeiter:innen selbst schafft Vertrauen, Transparenz und Flexibilität auf beiden Seiten. Mitarbeiter:innen können optimal gefördert werden und auch ein umfassendes, weltweites Recruiting auf der Suche nach Top Talenten kann durch eine HR-Gesamtlösung strukturiert, organisiert und professionell aufgezogen werden.

Verpasse nicht die Chance, von diesen Vorteilen zu profitieren und dein Unternehmen auf eine neue Ebene zu katapultieren. Probiere es einfach aus.

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