Die führende HR Software auf Salesforce

  • Partner werden
  • Unternehmen
  • Kontaktiere uns
  • Login
Die A1-Bescheinigung - Ein prägnanter Überblick

Die A1-Bescheinigung - Ein prägnanter Überblick

Die A1-Bescheinigung - Ein prägnanter Überblick
image

Kostenlose Demo

Die einzige HR-Software ohne Einschränkungen
INHALT

Die A1-Bescheinigung ist ein wichtiger Nachweis für Arbeitnehmer:innen und Selbstständige, die vorübergehend im europäischen Ausland tätig sind. Durch die Vorlage dieser Bescheinigung können sie belegen, dass sie in ihrem Heimatland sozialversichert sind, und somit keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge im Ausland entrichten müssen. Die A1-Bescheinigung ist in den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), sowie der Schweiz gültig.

Neben Arbeitnehmer:innen sind auch verbeamtete Personen und Selbstständige verpflichtet, eine A1-Bescheinigung bei grenzübergreifender Tätigkeit innerhalb der EU, in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland vorzulegen. Sie ist unabhängig von der Dauer des Aufenthalts im Ausland notwendig, um weiterhin Mitglied der deutschen Sozialversicherung zu bleiben.

Die A1-Bescheinigung dient ausschließlich dem Nachweis des anwendbaren Sozialversicherungsrechts, dass während einer Entsendung ins europäische Ausland weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht gilt. Arbeitgeber:innen müssen einen A1-Antrag auf Ausstellung einer Entsendebescheinigung einreichen, um die Fortgeltung der deutschen Sozialversicherung für ihre Mitarbeiter:innen sicherzustellen.

Was ist die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung gilt in allen EU-Staaten sowie in EWR-Ländern und der Schweiz. Durch diese Bescheinigung wird geregelt, welchem Sozialversicherungsrecht eine Person unterliegt, wenn sie grenzübergreifend arbeitet. Im Grunde genommen ist die A1-Bescheinigung eine Art Entsendebescheinigung, die sicherstellt, dass der/die Arbeitnehmer:in nur den Sozialversicherungsbeiträgen seines Heimatlandes unterliegt und nicht den Beiträgen des Gastlandes.

Die Notwendigkeit einer A1-Bescheinigung entsteht in verschiedenen Situationen, z. B. bei Dienstreisen, Entsendungen oder grenzübergreifenden Projektarbeiten. Sie gilt für einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten. Wenn der Einsatz im EU-Ausland länger als 24 Monate dauert, ist anstelle des A1-Formulars die sogenannte A1-Ausnahmebescheinigung notwendig.

Um eine A1-Bescheinigung zu erhalten, muss der/die Arbeitnehmer:in oder der/die Arbeitgeber:in einen Antrag bei der zuständigen Sozialversicherungsbehörde stellen. Seit Mitte 2019 wird der Antrag in Deutschland digital beantragt, und zwar mithilfe der Abrechnungsprogramme, die zur Entgeltabrechnung für den Datenaustausch mit den Sozialversicherungen qualifiziert sind.

Insgesamt spielt die A1-Bescheinigung eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer:innen, die vorübergehend in anderen EU-Staaten, EWR-Ländern und der Schweiz arbeiten, den richtigen Sozialversicherungsschutz erhalten und keine doppelten Beiträge zahlen müssen. Dies fördert die Mobilität innerhalb der Europäischen Union und erleichtert grenzübergreifende Tätigkeiten für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen.

Bild draußen Arbeiten
Eine A1-Bescheinigung ist hilfreich, wenn man aus dem Ausland arbeitet.

Verwendungszwecke der A1-Bescheinigung

Bei Geschäftsreisen ins Ausland dient die Bescheinigung zum Nachweis, dass der/die Arbeitnehmer:in im Heimatland sozialversichert ist. Dadurch können doppelte Sozialversicherungsbeiträge vermieden werden. Die A1-Bescheinigung ist seit Mai 2010 Pflicht für jede vorübergehende Beschäftigung im EU-Ausland und einigen weiteren Staaten.

Ein weiterer Verwendungszweck der A1-Bescheinigung ist die Entsendung für persönliche Zwecke. Wenn ein/e Arbeitnehmer:in auf eigene Kosten ins Ausland reist, zum Beispiel für eine Dienstreise, muss er/sie die A1-Bescheinigung auch zur Verfügung haben, um seine Sozialversicherungskosten richtig zu regeln. Es ist wichtig, dass der/die Arbeitnehmer:in die Bescheinigung beantragt und stets bei sich trägt, um bei eventuellen Prüfungen durch die zuständigen Behörden im Gastland nachweisen zu können, dass er in Deutschland richtig sozialversichert ist.

Die A1-Bescheinigung ist für die erwähnten Verwendungszwecke unabhängig von der Dauer des Aufenthalts erforderlich. Die Beantragung der A1-Bescheinigung sollte rechtzeitig vor der Reise ins Ausland erfolgen, um eventuelle Verzögerungen zu vermeiden. Es empfiehlt sich, den Antragsteller vor dem Antritt der Reise umfassend über die gesetzlichen Bestimmungen und möglichen Risiken zu informieren.

Verfahren zur Beantragung einer A1-Bescheinigung

Das elektronische Verfahren zur Beantragung einer A1-Bescheinigung ist eine effiziente und zeitsparende Methode. Dafür kann die maschinelle Ausfüllhilfe der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) unter sv.net genutzt werden. Diese Online-Plattform ermöglicht die elektronische Antragsstellung und unterstützt Arbeitgeber:innen bei der Erstellung von A1-Anträgen.

Der Prozess folgt den folgenden Schritten:

  1. Der/die Arbeitgeber:in registriert sich auf der sv.net-Plattform.
  2. Die notwendigen Informationen und Daten werden in das elektronische Antragsformular eingegeben.
  3. Der fertige Antrag wird elektronisch an die zuständige Sozialversicherungsträger geschickt.

Durch die Nutzung des elektronischen Verfahrens über sv.net werden Fehler beim Ausfüllen von A1-Anträgen minimiert, und die Bearbeitungszeit wird deutlich reduziert.

Obwohl das elektronische Verfahren zur Beantragung einer A1-Bescheinigung empfohlen wird, kann die A1-Bescheinigung auch in Papierform beantragt werden. Um das Papierform-Verfahren zu nutzen, müssen Arbeitgeber:innen ein entsprechendes Formular ausfüllen und dieses an den zuständigen Sozialversicherungsträger senden.

Hier sind einige wichtige Punkte zum Papierform-Verfahren:

  • Die Antragsbearbeitung kann länger dauern als beim elektronischen Verfahren.
  • Es besteht die Möglichkeit von Fehlern beim Ausfüllen des Formulars, was zu Verzögerungen in der Ausstellung der A1-Bescheinigung führen kann.

Insgesamt bietet das elektronische Verfahren eine effizientere und sicherere Möglichkeit, eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Dennoch kann das Papierform Verfahren in bestimmten Situationen angemessen sein, insbesondere wenn das elektronische Verfahren nicht zugänglich ist.

Bild Antragsstellung
Die A1-Bescheinigung kann Online und in Papierform beantragt werden.

Zuständige Einrichtungen bei der A1-Bescheinigung

In Deutschland ist die Krankenkasse, bei der der/die Arbeitnehmer:in versichert ist, zuständig für die Ausstellung der A1-Bescheinigung. Im Falle von Mehrfachbeschäftigungen und bei Ausnahmegenehmigungen übermittelt der GKV-Spitzenverband, DVKA, die A1-Bescheinigungen.

In der Schweiz sind die zuständigen Einrichtungen für die A1-Bescheinigung die kantonalen Ausgleichskassen. Sie sind für die Ausstellung der A1-Bescheinigungen zuständig, wenn der/die Arbeitnehmer:in in der Schweiz versichert ist.

In Österreich ist die zuständige Stelle für die Ausstellung der A1-Bescheinigung die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK). Die ÖGK stellt die Bescheinigung aus, wenn der/die Arbeitnehmer:in in Österreich versichert ist.

In Frankreich ist die zuständige Einrichtung für die A1-Bescheinigung die französische Sozialversicherung (Sécurité Sociale). Sie stellt die Bescheinigung aus, wenn der/die Arbeitnehmer:in in Frankreich sozialversichert ist.

In Italien sind die regionalen Sozialversicherungsträger (INPS) für die Ausstellung der A1-Bescheinigung verantwortlich. Die INPS stellt die Bescheinigung für Arbeitnehmer:innen aus, die in Italien sozialversichert sind.

In Großbritannien ist das zuständige Amt für die Ausstellung der A1-Bescheinigung das britische Department for Work and Pensions (DWP). Das DWP ist zuständig für die Ausstellung der Bescheinigung für Arbeitnehmer:innen, die im Vereinigten Königreich sozialversichert sind.

Sozialversicherungsbeiträge

Sozialversicherungsbeiträge werden von den jeweiligen Sozialversicherungsträgern erhoben und verwaltet. In Deutschland ist der GKV-Spitzenverband für die Zusammenarbeit und Koordination der gesetzlichen Krankenkassen zuständig. Die Sozialversicherungsträger sind für die Sicherstellung der sozialen Sicherheit der Arbeitnehmer:innen verantwortlich.

Das Sozialversicherungsrecht legt fest, in welchem Land die Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind, um eine doppelte Belastung zu vermeiden. Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass für die Dauer der Entsendung das deutsche Sozialversicherungsrecht anzuwenden ist und somit der/die Arbeitnehmer:in weiterhin Mitglied der deutschen Sozialversicherung bleibt.

Für Arbeitnehmer:innen, die in einem Mitgliedsstaat der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) tätig sind, ist die A1-Bescheinigung nahezu unverzichtbar. Ohne sie müssen die ausländischen Behörden Sozialversicherungsbeiträge für das Gastland erheben, was für die betroffene Person und den/die Arbeitgeber:in zusätzliche Kosten verursachen kann.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber:innen den Antrag für die A1-Bescheinigung rechtzeitig stellen und den Arbeitnehmer:innen entsprechende Unterlagen zur Verfügung stellen. Die Bescheinigung kann für unterschiedliche Zeiträume ausgestellt werden, abhängig von der Dauer der Entsendung und der gesetzlichen Regelungen im jeweiligen Land.

Letztendlich ermöglicht die A1-Bescheinigung, dass Arbeitnehmer:innen bei Entsendungen ins europäische Ausland ohne Probleme hinsichtlich der Sozialversicherungsbeiträge arbeiten können und die soziale Sicherheit der betroffenen Person gewährleistet bleibt. Die Zusammenarbeit von Sozialversicherungsträgern, wie dem GKV-Spitzenverband, und den Arbeitgeber:innen spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Mögliche Strafen bei Verstößen

Die A1-Bescheinigung ist ein wichtiges Dokument, das bei geschäftlichen Auslandsreisen innerhalb der EU, Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz mitgeführt werden muss.

Die fehlende A1-Bescheinigung kann zu Bußgeldern führen. In einigen Ländern und bestimmten Branchen kann das Fehlen einer A1-Bescheinigung geahndet werden. Die Höhe dieser Bußgelder variiert je nach Land und kann sogar bis zu mehrere tausend Euro betragen. Daher ist es ratsam, stets eine gültige A1-Bescheinigung bei sich zu haben, um finanzielle Risiken zu vermeiden.

Eine weitere Folge bei Verstößen gegen die Pflicht zur Mitführung einer A1-Bescheinigung kann die Einstufung als Schwarzarbeit sein. Daher sollten Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen darauf achten, die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der A1-Bescheinigung einzuhalten und sich über die jeweiligen Regelungen im Gastland zu informieren.

Neben den möglichen Bußgeldern und der Einstufung als Schwarzarbeit können in manchen Fällen auch strafrechtliche Konsequenzen bei Verstößen gegen die Pflicht zur Mitführung einer A1-Bescheinigung drohen. Dies macht die Bedeutung einer A1-Bescheinigung bei geschäftlichen Auslandsreisen noch deutlicher.

Bild Remote Office
Die A1-Bescheinigung sollte immer mitgeführt werden

Spezialfälle bei der A1-Bescheinigung

Die A1-Bescheinigung gilt in erster Linie innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und einigen weiteren Staaten. Im Falle von Ländern außerhalb des EWR, wie beispielsweise Liechtenstein, Norwegen, Island und Großbritannien, gelten möglicherweise andere Regelungen und Anforderungen. In solchen Fällen können Ausnahmevereinbarungen oder bilaterale Sozialversicherungsabkommen zwischen dem Heimatland und dem anderen Staat relevant sein. Es ist ratsam, die spezifischen Bestimmungen und Verfahren für den jeweiligen Auslandseinsatz zu überprüfen.

Für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes gelten ebenfalls besondere Regelungen bezüglich der A1-Bescheinigung. Bei Entsendungen in das Europäische Ausland oder anderen EU-Ländern müssen auch die Arbeitnehmer:innen des öffentlichen Dienstes eine A1-Bescheinigung beantragen. Dies dient dem Nachweis, dass für die betreffende Person weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht gilt und keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen.

Die Beantragung der A1-Bescheinigung sollte vor dem Auslandseinsatz erfolgen, um eventuelle Verzögerungen, vor allem in den oben genannten Spezialfällen, zu vermeiden. Die A1-Bescheinigung bleibt dabei ein wichtiges Dokument für Beschäftigte, die im EU-Ausland oder in anderen Staaten des EWR arbeiten, um ihre Sozialversicherungspflichten nachzuweisen und doppelte Zahlungen zu verhindern.

Mithilfe des flair Dokumentenmanagements kannst Du die richtigen Dokumente für die zugewiesenen Mitarbeiter:innen bereitstellen. Deine Mitarbeiter:innen können diese dann ausgefüllt für dich bereitstellen. So wird aufwendiger E-Mail Kontakt vermieden und alle Dokumente befinden sich zentral an einem Ort.

Produktbild Dokumente
Stelle Dokumente mit Hilfe von flair bereit

Fazit

Die A1-Bescheinigung ist ein wichtiges Dokument für Arbeitnehmer:innen, die im europäischen Ausland tätig sind. Sie dient dem Nachweis, dass die betroffene Person in ihrem Heimatland sozialversichert ist und verhindert somit doppelte Sozialversicherungsbeiträge. Dies betrifft sowohl gesetzliche Rentenversicherungsträger als auch berufsständische Versorgungseinrichtungen.

Entsandte Mitarbeiter:innen, Beamt:innen oder Selbstständige benötigen die A1-Bescheinigung für ihre Auslandseinsätze, unabhängig von der Dauer des Einsatzes. Zuständig für die Ausstellung der A1-Bescheinigung sind die Krankenkassen oder die Deutsche Rentenversicherung, je nachdem, in welchem Personenkreis die entsandte Person versichert ist. Das Bescheinigungsverfahren kann beispielsweise über das ITSg (Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung) abgewickelt werden.

Bei einer Entsendung von bis zu 24 Monaten, welche in der Regel ausgehend von der Anzahl der Arbeitstage berechnet wird, gilt die A1-Bescheinigung. Sollte der Auslandseinsatz jedoch länger als 24 Monate dauern, wird stattdessen eine A1-Ausnahmebescheinigung benötigt.

Die zuständige Stelle für die Beantragung der A1-Bescheinigung ist der deutsche Rentenversicherungsträger oder die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV), je nachdem, wo die Person versichert ist. Wichtig ist, dass der/die Arbeitgeber:in den Antrag auf A1-Bescheinigung rechtzeitig und gemäß den gesetzlichen Anforderungen, beispielsweise im Rahmen des SGB IV, stellt.

Insgesamt ist die A1-Bescheinigung ein unerlässliches Dokument für Beschäftigte, die im europäischen Ausland arbeiten. Sie sorgt dafür, dass die deutschen Sozialversicherungsbeiträge weiterhin gelten und verhindert so eine Doppelversicherung. Daher sollte jede/r Arbeitgeber:in vor einer Entsendung unbedingt an die Beantragung der A1-Bescheinigung denken und die entsprechenden Fristen und Verfahren beachten.

Buche dir hier eine Demo und überzeuge dich selbst von der Effizienz von flair!


Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

image

Kostenlose Demo

Die einzige HR-Software ohne Einschränkungen