Arbeitsbescheinigung: Inhalt, Vorlage und BEA-Pflicht für Arbeitgeber

Kurz gesagt: Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III bestätigt der Agentur für Arbeit alle Angaben, die sie für den Anspruch auf Arbeitslosengeld braucht: Art der Tätigkeit, Beginn, Ende und Grund der Beendigung sowie das Arbeitsentgelt. Arbeitgeber:innen stellen sie auf Verlangen der Beschäftigten oder der Arbeitsagentur aus und übermitteln sie seit 2023 ausschließlich elektronisch (BEA-Verfahren, § 313a SGB III). Eine Papier- oder Word-Vorlage ersetzt diese Meldung nicht, ist aber als Checkliste nützlich.

Aktualisiert: Oktober 2026

Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular der Bundesagentur für Arbeit, welches Arbeitgeber:innen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausfüllen müssen, um der Arbeitsagentur alle Daten und Fakten, die für die Entscheidung über die Gewährung von Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld relevant sind, mitzuteilen. Die Arbeitsbescheinigung der Arbeitsagentur beginnt mit einer Auflistung von betrieblichen Daten des Arbeitgebers sowie personenbezogenen Daten, welche über den ehemaligen Mitarbeiter Auskunft geben.

Weiterhin muss die Bescheinigung insbesondere Angaben über die Art der Tätigkeit, den Beginn und das Ende der Tätigkeit und alle Unterbrechungen ohne Entgeltfortzahlung, wie zum Beispiel Kurzarbeit, Mutterschutz oder Elternzeit enthalten. Außerdem müssen der Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, wie zum Beispiel der Kündigungsgrund, Angaben zur Kündigungsfrist, Angaben zur wöchentlichen Arbeitszeit und Angaben zur Beitragspflicht gemacht werden.

Zudem verlangt die Bundesagentur für Arbeit eine Auskunft über das Arbeitsentgelt und alle weiteren, regelmäßigen Geldleistungen, so wie sie auf der Lohnabrechnung ersichtlich sind. Zusätzlich muss Auskunft über Zahlungen, welche nach § 23a Abs. 3 - 5 SGB IV über das Arbeitsentgelt hinausgegangen sind und beitragspflichtig waren, wie zum Beispiel die Zahlung einer Abfindung oder Urlaubsabgeltung, erteilt werden. Wenn ein Streik oder Arbeitskampf die Ursache für die Arbeitslosigkeit war, müssen Arbeitgeber:innen dies in der Arbeitsbescheinigung dokumentieren und zusätzlich eine Stellungnahme der Betriebsvertretung, also des Betriebsrates oder des Personalrates beifügen.

Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber:innen die Arbeitsbescheinigung der Arbeitsagentur elektronisch übermitteln (§ 313a Abs. 1 SGB III). Papiervordrucke gibt es nur noch für Beschäftigungen, die vor 2023 geendet haben. Häufig wird von Arbeitgeber:innen eine Lohnbuchhaltungssoftware verwendet, um die elektronische Mitteilung abzugeben, aber auch die Meldeplattform der Sozialversicherung sv.net bietet diese Möglichkeit.

Nach der elektronischen Übermittlung schickt die Bundesagentur für Arbeit den Arbeitnehmer:innen einen Nachweis über die übermittelten Daten zur Überprüfung. Die Pflicht zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung ist in § 312 SGB III geregelt, die elektronische Übermittlung in § 313a SGB III. Ergänzend sind die §§ 319, 321 SGB III und § 404 SGB III zu beachten. Was genau diese Vorschriften regeln und was es ansonsten bei der Arbeitsbescheinigung sowohl für Arbeitnehmer:innen als auch für Arbeitgeber:innen zu beachten gibt, erfährst Du im Folgenden.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Die Arbeitsbescheinigung ist ein Dokument, das ein Arbeitsverhältnis bescheinigt, welches in der Regel bereits beendet wurde und somit vom ehemaligen Arbeitgeber an die Arbeitsagentur zu übermitteln ist. Die Informationen in der Arbeitsbescheinigung können entscheidend sein, wenn es darum geht, ob man als Arbeitnehmer:in einen Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld geltend machen kann oder nicht.

Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsbescheinigungen von der Bundesagentur für Arbeit, und zwar die Arbeitsbescheinigung für den Antrag auf Arbeitslosengeld, Bescheinigungen für das Jobcenter (Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem SGB II, früher Arbeitslosengeld II), die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts und die Arbeitsbescheinigung für Gefangene. Eine Arbeitsbescheinigung darf nicht mit einer Arbeitsbestätigung verwechselt werden, denn diese gibt lediglich Auskunft über die Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in.

Wofür wird eine Arbeitsbescheinigung benötigt?

Will man Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld beantragen, ist dafür eine Arbeitsbescheinigung nötig. Die Agentur für Arbeit entscheidet auf Grundlage der Arbeitsbescheinigung, ob ein Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld besteht und wie hoch dieser ausfällt. Die Arbeitsbescheinigung soll über die Versicherungszeiten in der Arbeitslosenversicherung Auskunft geben, um die Anwartschaftszeit und die Anspruchsdauer zu klären.

Weiterhin benötigt die Bundesagentur für Arbeit Angaben zum beitragspflichtigen Entgelt als Basis für die Berechnung der Höhe des Arbeitslosengelds. Nicht zuletzt sind die Umstände der Beendigung des Arbeitsverhältnisses relevant. Auch die Art der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses spielt im Rahmen des Antrags auf Arbeitslosengeld eine Rolle. Wurde das Beschäftigungsverhältnis beispielsweise durch eine fristlose Kündigung beendet, haben Arbeitnehmer:innen meist schlechtere Erfolgsaussichten bei der Beantragung, als wenn es sich bei der Beendigung um einen Aufhebungsvertrag handelte.

Durch die Arbeitsbescheinigung möchte die Arbeitsagentur daher möglichst viele und möglichst genaue Daten über das ehemalige Beschäftigungsverhältnis sammeln, um eine korrekte Entscheidung über die Gewährung von Arbeitslosen- oder Teilarbeitslosengeld treffen zu können.

Alles Wichtige zum Formular vom Arbeitsamt

Früher war es erforderlich, dass der Arbeitgeber:innen die Arbeitsbescheinigung ohne Aufforderung ausfüllten und den Arbeitnehmer:innen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses übergaben. Ab 1. Januar 2016 ist es mittlerweile nur noch erforderlich, die Arbeitsbescheinigung nach Aufforderung der Bundesagentur für Arbeit oder der Arbeitnehmer:innen auszufüllen. Stellen Arbeitgeber:innen die Arbeitsbescheinigung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig aus, droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro (§ 404 Abs. 2 Nr. 19, Abs. 3 SGB III).

Auch wenn beim zuständigen Arbeitsgericht eine Kündigungsschutzklage im Gange ist, ist es erforderlich, die Arbeitsbescheinigung zeitnah auszufüllen. Die Übermittlung erfolgt dabei elektronisch über das BEA-Verfahren. Ein Widerspruchsrecht der Arbeitnehmer:innen gegen die elektronische Übermittlung gibt es seit dem 1. Januar 2023 nicht mehr, und eine Papierversion, die Arbeitnehmer:innen selbst bei der Arbeitsagentur einreichen, ist für Beschäftigungen, die seitdem geendet haben, nicht mehr vorgesehen.

Den offiziellen Vordruck der Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III stellt die Bundesagentur für Arbeit nur noch für Beschäftigungen bereit, die vor dem 1. Januar 2023 geendet haben. Für alle späteren Beschäftigungen übermitteln Arbeitgeber:innen die Angaben elektronisch. Das Verfahren zur elektronischen Übertragung der Arbeitsbescheinigung wird als BEA-Verfahren ("Bescheinigungen elektronisch annehmen") bezeichnet. Auf der Homepage „sv-net-sozialversicherung“ gibt es hierfür eine Ausfüllhilfe für Arbeitgeber:innen. Die Arbeitsagentur speichert diese Arbeitsbescheinigung in ihrer elektronischen Leistungsakte. Falls die Arbeitsbescheinigung elektronisch übermittelt wurde, muss die Bundesagentur für Arbeit den Arbeitnehmer:innen umgehend einen Ausdruck der Bescheinigung zukommen lassen. Dadurch werden diese über die gemeldeten Informationen informiert und bekommen die Möglichkeit, falsche Informationen korrigieren zu lassen. Bei der elektronischen Übermittlung der Arbeitsbescheinigung müssen aus Datenschutzgründen gewisse Vorschriften beachtet werden. Es ist erforderlich, dass die Informationen über eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung transferiert werden.

Die Übertragung muss mit systemüberprüften Programmen oder mit einer Ausfüllhilfe im eXTra-Standard erfolgen. Auch die Rückmeldungen an die Arbeitgeber:innen muss durch Datenübertragung erfolgen und dabei nach Datensätzen mit Schlüsselzahlen durchgeführt werden, die von der Bundesagentur für Arbeit bestimmt werden.

Was Du zu den Angaben auf dem Formular beachten solltest

Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung rechtzeitig und gewissenhaft auszufüllen, was sich aus der Fürsorgepflicht schlussfolgern lässt, welche auch über das Arbeitsverhältnis hinaus ihre Geltung behält. Zudem haben Arbeitgeber:innnen nach § 57 SGB II eine Auskunftspflicht gegenüber der Agentur für Arbeit. Es gibt jedoch keine explizite Frist zur Übermittlung im Gesetz. In der Praxis gibt die Agentur für Arbeit den Arbeitgeber:innen häufig eine Frist von zwei oder vier Wochen vor. Wenn Arbeitnehmer:innen die Bescheinigung selbst anfordern, sollten sie ebenfalls eine angemessene Frist festlegen.

Die Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur für Arbeit ist im Regelfall von Arbeitgeber:innen auszufüllen. Jedoch gibt es ein paar Ausnahmen. Bei Entlassung eines/einer Gefangenen ist es erforderlich, dass die zuständige Justizvollzugsanstalt die Arbeitsbescheinigung für die letzten sieben Jahre ausfüllt, jedoch nur für Zeiträume, in denen eine Versicherungspflicht bestand. Für Heimarbeiter gilt die Regelung, dass der jeweilige Zwischenmeister die Arbeitsbescheinigung ausfüllen muss.

Falls Arbeitnehmer:innen ausgefallen sind, beispielsweise aufgrund einer Organspende oder dem Bezug von Krankentagegeld, muss die Arbeitsbescheinigung vom zuständigen Leistungsträger ausgefüllt werden. Neben der gewissenhaften und wahrheitsgemäßen Beantwortung aller Fragen, dürfen Arbeitgeber:innen nicht vergessen, alle Angaben am Ende der Arbeitsbescheinigung mit ihrem Firmenstempel zu bestätigen und damit zu versichern, dass alles der Richtigkeit entspricht.

Arbeitsbescheinigung Vorlage: Gibt es noch ein Formular?

Viele suchen eine Vorlage für die Arbeitsbescheinigung als PDF oder Word-Datei. Als Ersatz für die Meldung gibt es die nicht mehr: Die Arbeitsbescheinigung ist „der Bundesagentur elektronisch … zu übermitteln“ (§ 313a Abs. 1 SGB III), entweder aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder über die Ausfüllhilfe sv.net. Den Papiervordruck stellt die Bundesagentur nur noch für Beschäftigungen bereit, die vor dem 1. Januar 2023 geendet haben.

Eine eigene Vorlage lohnt sich trotzdem, nämlich als interne Checkliste, damit beim Ausscheiden alle Angaben vorliegen. § 312 Abs. 1 SGB III nennt insbesondere diese Punkte:

Als Beschäftigte:r musst Du nichts ausfüllen. Nach der Übermittlung schickt Dir die Bundesagentur einen Nachweis über die gemeldeten Daten (§ 313a Abs. 1 SGB III); prüfe ihn und melde Fehler Deiner Arbeitsagentur. Nicht verwechseln: Das Arbeitszeugnis stellen Arbeitgeber:innen weiterhin selbst aus.

Arbeitsbescheinigung: Wie lange rückwirkend?

Die Arbeitsbescheinigung soll der Agentur für Arbeit alles liefern, was sie für das Arbeitslosengeld braucht. Wie weit die Angaben zurückreichen, ergibt sich deshalb aus dessen Regeln:

• Anwartschaftszeit: Arbeitslosengeld erhält in der Regel, wer in den letzten 30 Monaten (Rahmenfrist, § 143 SGB III) mindestens zwölf Monate versicherungspflichtig beschäftigt war (§ 142 SGB III). Beginn, Ende und Unterbrechungen der Beschäftigung belegen diese Zeiten.
• Höhe des Arbeitslosengelds: Maßgeblich ist das Entgelt im Bemessungsrahmen. Er umfasst ein Jahr und endet mit dem letzten Tag des letzten Versicherungspflichtverhältnisses (§ 150 Abs. 1 SGB III). Enthält er weniger als 150 Tage mit Anspruch auf Arbeitsentgelt, wird er auf zwei Jahre erweitert (§ 150 Abs. 3 SGB III).

Die Entgeltangaben betreffen also vor allem das letzte Jahr vor dem Ausscheiden. Waren Beschäftigte kürzer bei Dir angestellt, bescheinigst Du nur die Zeit bei Dir; Bescheinigungen früherer Arbeitgeber:innen fordert die Arbeitsagentur bei Bedarf selbst an.

Eine gesetzliche Frist, bis wann die Arbeitsbescheinigung übermittelt sein muss, gibt es nicht. Wer sie nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig ausstellt, riskiert aber ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro (§ 404 Abs. 2 Nr. 19, Abs. 3 SGB III). Beschäftigte sollten sich unabhängig davon spätestens drei Monate vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses arbeitsuchend melden, bei kurzfristiger Kenntnis innerhalb von drei Tagen (§ 38 Abs. 1 SGB III); sonst droht eine Sperrzeit von einer Woche (§ 159 Abs. 1 Satz 2 Nr. 9, Abs. 6 SGB III).

Was tun bei Fehlern in der Arbeitsbescheinigung?

Falls der/die Arbeitgeber:in falsche Angaben in der Arbeitsbescheinigung geäußert hat, besteht die Möglichkeit, diese im Nachhinein noch zu korrigieren. Arbeitgeber:innen übermitteln dafür eine berichtigte Bescheinigung. Fällt Arbeitnehmer:innen ein Fehler im Nachweis der Bundesagentur auf, genügt außerdem ein Hinweis an die zuständige Sachbearbeitung.

Im Falle eines Zweifels muss dieser selbst die richtigen Informationen bei den ehemaligen Arbeitgeber:innen erfragen und bestimmen und ist nicht an den tatsächlichen Inhalt der Arbeitsbescheinigung gebunden. Falls Arbeitnehmer:innen aufgrund von falschen Angaben in der Arbeitsbescheinigung eine unwiderrufliche Sperrfrist mit endgültiger Zahlungsverweigerung des Arbeitslosengelds auferlegt wird, müssen Arbeitgeber:innen gegebenenfalls nach § 321 SGB III für die entstandenen Schäden aufkommen.

Häufig gestellte Fragen

Wer stellt die Arbeitsbescheinigung aus?

Der Arbeitgeber, bei dem das Beschäftigungsverhältnis geendet hat, auf Verlangen der/des Beschäftigten oder der Bundesagentur für Arbeit (§ 312 Abs. 1 SGB III). Bei Heimarbeit ist es der Zwischenmeister oder Auftraggeber.

Gibt es die Arbeitsbescheinigung als PDF-Vorlage?

Nur noch für Beschäftigungen, die vor dem 1. Januar 2023 geendet haben. Für alle späteren Fälle übermitteln Arbeitgeber:innen die Daten elektronisch über das BEA-Verfahren; eine eigene Vorlage dient nur als Checkliste.

Muss ich die Arbeitsbescheinigung selbst bei der Arbeitsagentur einreichen?

Nein. Der Arbeitgeber übermittelt sie direkt an die Bundesagentur, und Du bekommst einen Nachweis über die gemeldeten Daten.

Was passiert bei Fehlern in der Arbeitsbescheinigung?

Der Arbeitgeber übermittelt eine berichtigte Bescheinigung. Entsteht durch falsche Angaben ein Schaden, etwa weil Arbeitslosengeld zu Unrecht versagt wird, haftet er dafür (§ 321 SGB III).

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.