Arbeitszeiterfassung: Alle Infos auf einen Blick

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Du kennst das vielleicht: ein wichtiges Projekt steht an, ein Abgabetermin nähert sich oder das Angebot für den/die Kund:in muss noch fertig werden. Schnell ist der Blick auf die Arbeitszeit verloren. Wird dies zum Dauerzustand, kann das sowohl für Arbeitnehmer:innen aber auch für das Unternehmen zu einem Problem werden. Nicht zuletzt zum Schutz der Beschäftigten führte der Gesetzgeber 1994 das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ein. Hinzu kommt das EUGH-Urteil, was alle Arbeitgeber:innen verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen. Das Urteil des europäischen Gerichtshof ist bindend und nimmt die Arbeitgeber:innen in die Pflicht.

Durch das Arbeitszeitgesetz führt der deutsche Gesetzgeber neben anderen Bestimmungen die Erfassung der Arbeitszeit als Pflicht für grundsätzlich jede Arbeitgeberin und jeden Arbeitgeber ein.

Erfasst werden müssen:

• Arbeitsbeginn
• Tägliche Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Ende der Arbeitszeit

Kurzum: Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur die Dokumentation von Arbeitsbeginn und Ende der Beschäftigung, sondern auch der Pausen- und Unterbrechungszeiten. Heute werden darüber hinaus im Zusammenhang mit der Arbeitszeit auch die Fehlzeiten wie Krankheit, Urlaub oder Sabbatical erfasst.

Viele Unternehmen führen bereits sogenannte Arbeitszeitkonten. Grundsätzlich ist aber nur vorgegeben, dass dokumentiert werden soll, nicht wie. Dafür eignen sich Stundenzettel genauso wie ein softwaregestütztes Zeiterfassungssystem. Solange die gesetzliche Regelung eingehalten wird, ist es dem/der Arbeitgeber:in überlassen, wie er/sie dies handhabt.

Unsere Softwarelösung von flair kann helfen, sowohl digitale Zeiterfassung als auch die Zeiterfassung durch physische Geräte miteinander zu verbinden und so eine verlässliche Lösung für Arbeitgeber:innen darzustellen.

Bekannte Arbeitszeitmodelle

Arbeitszeitmodelle nennen wir vertragliche Vereinbarungen zwischen Arbeitgebern und Beschäftigten hinsichtlich der Arbeitszeit. Arbeitszeitmodelle bezeichnen daher Möglichkeiten und Alternativen zur Gestaltung der täglichen, wöchentlichen oder jährlichen Arbeitszeit. Solche Modelle sind entweder im Arbeitsvertrag oder in einem Tarifvertrag geregelt.

Regelungen über die Arbeitszeit schaffen für beide Vertragsparteien Sicherheit. Arbeitgeber:innen können mit deiner Arbeitskraft planen und wissen, wann und wie häufig sie dich einsetzen können. Du wiederum weißt, welche Leistungen Du beim/bei der Arbeitgeber:in erbringen musst. Darüber hinaus werden Mehrarbeit oder die geleisteten Überstunden rechtssicher erfasst.

Es gibt viele Arbeitszeitmodelle, denn nicht jedes Modell passt zu jeder Lebens- und Unternehmenslage. Schichtbetrieb, Wochenendarbeit, Flexibilität, Familie sind nur einige Beispiele, warum wir nicht alle einheitlich lang arbeiten können.

Tankstellen, Krankenhäuser, Polizei, Industriebetriebe müssen auch nachts und am Wochenende besetzt sein. Mit der Hilfe von verschiedenen Arbeitszeitmodellen können solche Bedürfnisse und Interessen berücksichtigt werden. Darunter darf die Höchstarbeitszeit nicht überschritten werden.

Nun aber zu den Arbeitszeitmodellen. Nachfolgend erläutern wir die unterschiedlichen Modelle und definieren sie:

• Vollzeit
• Teilzeit
• Schichtarbeit
• Gleitzeit
• Vertrauensarbeitszeit
• Arbeitszeitkonten
• Ampelkonten
• Jahresarbeitszeit
• Lebensarbeitszeit
• Mitarbeiter auf Abruf
• Flexible Modelle
• Jobsharing

Voll- und Teilzeit

Diese sind die Klassiker unter den Arbeitszeitmodellen. Von Vollzeit sprechen wir in der Regel bei fünf Arbeitstagen in der Woche mit einer regulären Arbeitszeit zwischen jeweils sieben und acht Stunden Beschäftigung am Tag. Mithin einer Wochenarbeitszeit zwischen 35 und 40 Stunden. Ein Teilzeit-Arbeitszeitmodell ist jede Vereinbarung, die weniger als die übliche Vollzeitbeschäftigung beinhaltet. Die Teilzeit kann bedeuten, dass die Arbeitszeit je Tag sinkt oder nur an bestimmten Tagen in der Woche gearbeitet wird.

Gleitzeit

Eine Gleitzeit liegt vor, wenn das Unternehmen eine bestimmte Kernzeit festgelegt hat. Während der Kernzeit müssen Arbeitnehmer:innen arbeiten. Außerhalb der Kernarbeitszeit können Beschäftigte ihre Arbeitszeit selbst wählen. Bei einer Schichtarbeit handelt es sich Arbeitszeiten, die sich über den ganzen oder einen Großteil des Tages erstrecken. Zum Beispiel Früh-, Spät- und Nachtschicht. Dadurch wird ein kontinuierliches Arbeiten ermöglicht.

Vertrauensarbeitszeit

Ein moderneres Modell ist die Vertrauensarbeitszeit. Bei diesem Modell verzichtet die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber vollständig auf die Erfassung und damit auf die Kontrolle der Arbeitszeit der Beschäftigten. Damit es bei diesem Modell nicht doch zu einer Dunkelziffer an Überstunden oder Minusstunden kommt, müssen die Beschäftigten ihre Arbeitszeit selbst erfassen.

Arbeitszeitkonto

Das Arbeitszeitkonto kennen wir auch vom Sabbatjahr als Möglichkeit, die Freizeitphase durch Zeitguthaben anzusparen. Das Arbeitszeitkonto ist wie ein Sparbuch oder vielleicht besser Girokonto, da wir auch einen Überziehungsrahmen haben. Hier wird deine Arbeitszeit gutgeschrieben und das Arbeitssoll abgezogen. Du kannst auf dein Arbeitszeitkonto einzahlen, zum Beispiel durch Mehrarbeit oder Überstunden. Du kannst aber auch abbuchen, zum Beispiel durch Freizeitausgleich.

Insofern ist das Arbeitszeitkonto ein sehr flexibles Modell. Befindet es sich im Minus, musst Du es durch Arbeitsleistung wieder ausgleichen. Der Ausgleichszeitraum, in dem das zu erfolgen hat, muss exakt festgelegt sein. Welcher es genau ist, wird wieder durch Arbeits- oder Tarifvertrag bestimmt. Arbeitszeitkonten können ausgezeichnet mit Gleitzeitmodellen oder auch mit der Vertrauensarbeitszeit kombiniert werden.

Ampelkonto

Eine besondere Form des Arbeitszeitkontos ist das Ampelkonto. Wie bei einer Ampel werden hier verschiedene Stufen des Zustandes des Kontos signalisiert. Bei Grün ist alles in Ordnung. Leuchtet das Ampelkonto rot, kann das bedeuten, dass eine vorher festgelegte Zahl an Überstunden oder Minusstunden überschritten wurde. Bei Rotleuchten sind unverzüglich Maßnahmen zu ergreifen, um ein Grünleuchten wiederherzustellen.

Jahresarbeitszeit

Ein ähnliches Arbeitszeitmodell ist das der Jahresarbeitszeit. Dabei wird die Gesamtzahl der Arbeitsstunden für ein Jahr festgelegt. Innerhalb von zwölf Monaten muss diese Zahl von den Arbeitnehmer:innen geleistet werden. Es spielt jedoch keine Rolle, wann dies geschieht. So kannst Du die Jahresarbeitszeit bereits während der ersten neun Monate geschafft haben und hast dann die restlichen drei Monate des Jahres Freizeit.

Lebensarbeitszeit

Eine Variante des Lebensarbeitszeit-Modells ist die Lebensarbeitszeit. Allerdings wird dieses Konto nicht - entgegen der Bezeichnung - für ein ganzes Arbeitsleben oder in Zeit geführt. Es handelt sich vielmehr um ein Konto, auf dem Zeiteinheiten in Geld umgewandelt werden. Es kann sich bei den Einzahlungen auch um Geldeinheiten handeln wie zum Beispiel Teile des Gehalts. Das Guthaben auf dem Konto kannst Du dir wiederum in Freizeit auszahlen lassen. Mehr über die Gehaltsabrechnung kannst Du hier nachlesen.

Auch die Lohnabrechnung kann durch flair abgebildet, digialisiert und vereinfacht werden. Zudem können für verschiedene Einsatzzonen die dortigen Regelungen berücksichtigt und hinterlegt werden. Die Lohnabrechnungsunterlagen erscheinen zudem automatisch im Employee Hub, sodass die Mitarbeiter:innen jederzeit Zugriff auf ihre Unterlagen haben.

Nicht selten wird ein solches Konto für ein Sabbatjahr oder eine längere Auszeit genutzt. Du kannst mit einem solchen Guthaben auf dem Lebensarbeitszeitkonto deine Elternzeit verlängern oder früher in den Ruhestand gehen. Während der Freizeit, die aus diesem Konto resultiert, wird dein Gehalt weitergezahlt und besonders wichtig, auch die Sozialversicherungsbeiträge.

Mitarbeiter auf Abruf

Mitarbeiter:innen auf Abruf ist ein Sonderfall. Hierbei werden Beschäftigte mit einem bestimmten Stundenkontingent beschäftigt. Du findest solche Beschäftigungen häufig für einmalige Projekte. Die Beschäftigten müssen das Stundenkontingent innerhalb eines bestimmten Zeitraums absolvieren. Es gibt jedoch keine genauen Vorgaben, wann genau dies zu erfolgen hat. Die Beschäftigten können ihre Arbeitszeit flexibel einsetzen.

Oder wann das Unternehmen diese Beschäftigten benötigt. In diesem Fall der Anforderung muss das Unternehmen die Arbeitseinsätze wenigstens vier Tage zuvor ankündigen. Übrigens: Ruft der/die Arbeitgeber:in das Stundenkontingent nicht oder nicht in vollem Umfang ab, müssen sie dennoch das Gehalt für das volle Stundenkontingent bezahlen. Du findest diese Beschäftigten auch häufig unter der Abkürzung KAPOVAZ. Ausgeschrieben bedeutet dies: kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit.

Jobsharing

Das Jobsharing ist eine abgewandelte Form der Teilzeitbeschäftigung. Hierbei teilen sich zwei Beschäftigte eine Vollzeitstelle. Zunächst wird die Verteilung zwischen den beiden Beschäftigten festgelegt. Das muss nicht jeweils die Hälfte sein. Es sind auch andere Teilungen möglich. Im Rahmen des Jobsharings vereinbaren die beiden Beschäftigten, wer wann arbeitet. Wichtig ist dabei, dass die vom Unternehmen vorgegebene Arbeitszeit und/oder Anwesenheitspflicht eingehalten wird.

Home Office

Einen bedeutenden Schub haben Home Office und Telearbeit in den letzten Jahren erhalten. Eigentlich handelt es sich nicht um ein Arbeitszeitmodell, sondern eher um eine Verlagerung des Ortes, wo die Arbeit erbracht wird. Die Arbeitgeberin oder der/die Arbeitgeber:in kann auch im Home Office und bei der Telearbeit vorgeben, wann die Arbeitszeit oder Teile davon erfolgen müssen. Grundsätzlich bieten diese Arbeitsmodelle den Beschäftigten mehr Freiheit und Flexibilität.

Noch flexibler sind, der Name deutet es bereits an, die sogenannten Flexmodelle. Hier können Unternehmen und Beschäftigte frei vereinbaren, wann und wie die Arbeitszeit erbracht werden soll. Es müssen jedoch die Vorschriften des Arbeitsrechts eingehalten werden und natürlich beide Parteien einverstanden sein.

Erfahre in unserem Blog zum Beispiel mehr über Midijobs.

Rechtslage zur Arbeitszeiterfassung

Wir haben eingangs erwähnt, dass der Gesetzgeber sich insbesondere zum Schutz der Arbeitnehmer:innen gezwungen sah, grundlegende Bestimmungen zur Arbeitszeit per Gesetz festzulegen. In diesem Rahmen dürfen sich Arbeitnehmer:innen bewegen, wenn sie die Arbeitszeit vertraglich regeln. Dies gilt natürlich auch für Tarifverträge.

Die Basis für alle Arbeitszeitregelungen bildet das Arbeitszeitgesetz, das erstmalig 1994 in Deutschland erlassen wurde. Weitere Regelungen finden wir:

• im Arbeitsgesetz
• Urteilen des EUGH zur Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung
• Urteile des Arbeitsgerichts

Datenschutz und Arbeitszeiterfassung

Eben gerade haben wir gelesen, dass es keinerlei Vorschriften gibt, wie die Arbeitszeit eines jeden Beschäftigten erfasst werden soll. Größere Unternehmen nutzen zumeist die digitale Methode oder erfassen die Arbeitszeit zusammen mit dem Gehaltsprogramm. Die digitale Arbeitszeiterfassung ist sicher auch bei kleineren Unternehmen auf dem Vormarsch.

Häufig treffen wir hier noch die berühmte Excel-Tabelle an, die aber auch der Dokumentationspflicht genügt. Was also ist zu beachten, außer der Richtigkeit der Daten? Wir müssen berücksichtigen, dass es sich um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO handelt. Das Zurschaustellen der Arbeitszeitsalden am Schwarzen Brett in der Eingangshalle der Firma scheidet also aus.

Die DGSVO fordert vom Datenerheber, also dem Unternehmen in diesem Fall, dass er einerseits der- und demjenigen mitteilt, dass und welche Daten von ihr oder ihm erhoben werden. Zugleich muss das Unternehmen die personenbezogenen Daten vor dem Zugriff Unbefugter schützen. Nachstehend haben wir das Wichtigste zusammengefasst:

• Der/die Arbeitgeber:in ist verantwortlich für den Ort und die Art der Dokumentation.
• Arbeitgeber:innen wie Arbeitnehmer:innen müssen Zugriff auf die Dokumentation haben. Der/die Arbeitgeber:in regelt, wie der Zugriff des/der Arbeitnehmer:in erfolgen kann.
• Andere Personen haben keinen Zugriff auf die Daten. Das gilt grundsätzlich auch für Behörden wie Polizei und Gericht.
• Die Arbeitszeiterfassung muss konform mit der DGSVO erfolgen.

Wenn Du mehr über die EU-Zeiterfassung lesen willst, schau gerne in diesem Blog-Beitrag vorbei.

Zeiterfassung im Home-Office

Home-Office und Telearbeit haben wir weiter oben gelesen, gelten auch als Arbeitszeitmodelle, wenngleich es sich nicht um reine Zeitmodelle handelt. Fakt ist: Auch bei Home-Office muss die Arbeitszeit erfasst werden. Natürlich haben die meisten Beschäftigten zu Hause keine Stechuhr oder Stempeluhr.

In der Regel wird bei der Arbeit zu Hause eine Vertrauensarbeitszeit vereinbart. Es ist auch eine elektronische Zeiterfassung gängig, zum Beispiel beim Einloggen in die Unternehmensseite. Grundsätzlich gilt: Auch im Home-Office sind Arbeitszeitnachweise zu führen.

Sonderregelungen der Arbeitszeiterfassung

Nicht immer lassen sich die Zeiten digital oder direkt eingeben. Zum Beispiel bei Dienstreisen, Außendienst oder mobiler Arbeit. Das Unternehmen muss dann sicherstellen, dass die Zeiten nacherfasst werden können. Besonders Dienstfahrten und Außendienst bergen eine andere Gefahr: das Nichteinhalten der Ruhezeiten. Hier muss der/die Arbeitgeber:in besonders Acht geben und seine Beschäftigten anweisen, wie es richtig ist.

Ein Streitpunkt ist nicht selten das Erfassen der Urlaubstage oder Krankentage. Urlaubstage sowie bis zu einer gewissen Frist auch Krankenzeiten gelten als Arbeitszeit. Doch welche Zeiten sind für einen Urlaubstag zu berücksichtigen. Einfach ist es, wenn es eine feste Sollzeit im Monat gibt. Diese lässt sich einfach auf den Tag berechnen.

Bei unregelmäßigen Arbeitszeiten ist es schon schwieriger. Die beste Lösung ist immer eine vertragliche Vereinbarung. Andernfalls ist ein Durchschnittswert relevant. Du siehst: Das eigentlich einfache Thema Arbeitszeiterfassung kann seine Tücken haben. Richtig angewandt, schafft es Vertrauen und Sicherheit auf beiden Seiten.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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