EU Pflicht zur Zeiterfassung - die neue Richtlinie

Verpflichtende Zeiterfassung in der EU

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof ein neues Urteil gefällt, das erhebliche Veränderungen in der Geschäftswelt bewirkt hat. Dieses neue Urteil besagt, dass alle Arbeitgeber:innen in der EU ein System einführen müssen, das die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen erfasst. Diese neuen Richtlinien decken eine Reihe von Faktoren und spezifischen Regelungen ab und sie sind wie folgt:

Arbeits- und Ruhezeit

Nach diesen neuen Richtlinien sind die Arbeitszeiten für Arbeitnehmer:innen auf durchschnittlich 48 Stunden pro Woche begrenzt, einschließlich Überstunden. Und den Arbeitnehmer:innen muss eine Ruhezeit von 11 geraden Stunden täglich gewährt werden, sowie 24 Stunden ununterbrochene Ruhezeit pro Woche für die Grundrechte der Arbeitnehmer:innen.

Pausen

Pausen müssen den Arbeitnehmer:innen gewährt werden, die mehr als 6 Stunden arbeiten. Die Länge der Pause hängt von den Vereinbarungen ab, die Du getroffen hast, oder von den Zeiten, die das nationale Recht vorschreibt.

Jahresurlaub

Zusätzlich haben die Arbeitnehmer:innen das Recht auf 4 Wochen bezahlten Jahresurlaub pro Jahr.

Nun ist es wichtig zu bedenken, dass dies noch nicht in jedem einzelnen EU-Land gesetzlich vorgeschrieben ist. Allerdings beginnen die verschiedenen Nationen, dies nach und nach umzusetzen. Die Zeiterfassung ist wichtig, denn sie ermöglicht es dir, wichtige Informationen über die Arbeitsgewohnheiten deiner Mitarbeiter:innen zu sammeln und diese zu deinem Vorteil zu nutzen. Und nur weil die Arbeitszeiten reduziert werden, heißt das nicht, dass sich das negativ auf die Produktivität auswirkt, also ist das etwas, dessen Du dir bei der Implementierung bewusst sein musst.

In den USA ist die Zeiterfassung und Zeiterfassung schon seit einiger Zeit gesetzlich vorgeschrieben, in der EU erst seit kurzem. Dennoch bleibt es ein wichtiger Teil des Prozesses, ein Unternehmen zu führen, und lässt dich eine Reihe von Faktoren betrachten, einschließlich geleisteter Arbeitsstunden, Rechnungsstellung, etc.

Die neue EU-Richtlinie zur Zeiterfassung

Es ist wichtig zu verstehen, dass dies alles einen Kontext hat und dass es eine Menge Dinge gibt, die Du als Unternehmen mit EU-Arbeitgeber:innen beachten musst. Ein wenig Hintergrundwissen darüber zu haben, wann dieses Ereignis stattfand, warum es geschah und was das Ergebnis davon war, ist wirklich entscheidend. Es gibt viele gute Gründe, warum eine Zeiterfassungsrichtlinie für Unternehmen nützlich sein kann, und es ist auch wichtig, sich anzuschauen, wie das passiert ist und warum.

Wann ist es passiert?

Der 14. Mai 2019 ist der Tag, um den es geht. An diesem Tag hat der Europäische Gerichtshof sein Urteil gefällt und eine verpflichtende Zeiterfassungsrichtlinie für Unternehmen in der gesamten EU verabschiedet. Es ist etwas, das noch relativ neu ist, also gibt es immer noch Länder in der EU, die dabei sind, dies schrittweise einzuführen, und natürlich haben Ereignisse wie COVID-19 und das Votum des Vereinigten Königreichs, die Europäische Union zu verlassen, das Wasser etwas getrübt.

Warum ist das passiert?

Dies scheint aus einer Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank hervorgegangen zu sein. Die Gewerkschaft verlangte vom spanischen Obersten Gerichtshof eine Erklärung, dass die Bank verpflichtet sei, Aufzeichnungen über die täglichen Arbeitszeiten aller Mitarbeiter:innen zu führen. Die Bank verfügte über ein System zur Aufzeichnung von Überstunden, Abwesenheiten und krankheitsbedingten Fehlzeiten, aber nichts zur Erfassung der täglichen Arbeitszeiten. Das Ziel war es, sicherzustellen, dass die grundlegenden Arbeitnehmerrechte eingehalten werden und dass die Angestellten die Behandlung bekommen, die sie verdienen.

Was war das Ergebnis?

Das spanische Oberste Gericht fragte den EuGH, ob die bestehenden Gesetze die Arbeitgeber:innen dazu verpflichten, die täglichen Arbeitszeiten zu erfassen. Nach einer Beratung kam der EuGH zu der Entscheidung, dass die Mitgliedstaaten nun verpflichtet sind, dafür zu sorgen, dass die Unternehmen verlässliche und objektive Verfahren einrichten, um die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen zu messen.

Konsequenzen einer fehlenden Zeiterfassung

Das ganze Konzept der Zeiterfassung wurde von den einen positiv, von den anderen negativ aufgenommen. Es gibt jedoch keinen Zweifel daran, dass es Konsequenzen hat, wenn man sich gegen eine Zeiterfassung entscheidet, sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen. Natürlich werden Unternehmen, die diese Regelung nicht umsetzen, vom Gesetz bestraft, oft in Form von Geldstrafen. In Spanien können Unternehmen mit Geldstrafen konfrontiert werden, die von der Größe des Unternehmens abhängen, da es in ihrer Verantwortung liegt, die Arbeitszeiten zu erfassen. Bußgelder sind sehr nachteilig und können sich negativ auf das zukünftige Wachstum des Unternehmens auswirken, daher ist es unerlässlich, das Beste daraus zu machen und Bußgelder so weit wie möglich zu vermeiden.

Was das EU-Zeiterfassungsgesetz für Unternehmen bedeutet

Dieses Urteil bedeutet, dass Unternehmen in der EU ihre Herangehensweise an die Zeiterfassung ändern und sicherstellen müssen, dass sie Prozesse einrichten, die ihnen helfen, die Anzahl der von ihren Mitarbeiter:innen geleisteten Arbeitsstunden effektiv zu erfassen. Nun gibt es keine allgemeingültigen Regeln für die besten und effektivsten Methoden, dies zu tun. Und es scheint, als ob die EU und insbesondere der EuGH den Mitgliedsstaaten erlaubt, ihre eigenen spezifischen Vorgaben zu machen, was bedeutet, dass es in Ordnung ist, wenn die Unternehmen die spezifischen Regeln ihres Landes befolgen. Ein Zeiterfassungssystem ist etwas, das die Unternehmen unbedingt einführen sollten, und jedes Land innerhalb der EU unternimmt schrittweise Schritte, um sicherzustellen, dass dies geschieht.

Wie viele Stunden sollte eine Person in den verschiedenen EU-Ländern arbeiten?

Es ist auch wichtig, die unterschiedlichen Arbeitszeiten zu verstehen, die je nach EU-Mitgliedsstaat von den Arbeitnehmer:innen erwartet oder verlangt werden. Wir werfen einen Blick auf drei der wichtigsten Akteure in der EU und darauf, wie sich die Gesetze zur Zeiterfassung in Deutschland, Spanien und den Niederlanden unterscheiden können.

Deutsches Arbeitsrecht

Nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz dürfen Arbeitnehmer:innen maximal 8 Stunden pro Tag und 48 Stunden pro Woche arbeiten. Alle Überstunden, die über diese 8 Stunden hinausgehen, müssen dokumentiert und für mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.

10 Stunden ist das Maximum, das pro Schicht erlaubt ist, und nach 6 Stunden haben Arbeitnehmer:innen Anspruch auf eine 15-minütige Pause, während Arbeitgeber:innen, die 9 Stunden arbeiten, eine 45-minütige Pause erhalten sollten. Mit der Hilfe von flair wird die Schichtplanung zum Kinderspiel.

Wenn Arbeitgeber:innen diese Informationen nicht aufbewahren und dokumentieren, kann dies zu einer Geldstrafe von bis zu 15.000 € führen.

Sonderregelungen, die nicht unter das Arbeitszeitgesetz fallen

Es gibt auch Ausnahmefälle, in denen andere Regelungen als die Vorschriften aus dem Arbeitszeitgesetz gelten. Diese Regelungen betreffen vor allem Minderjährigeund schwangere Personen.

Wer über 15, aber unter 18 Jahre alt ist, fällt unter den Jugendarbeitsschutz und darf höchstens 40 Stunden die Woche von montags bis freitags arbeiten. Ausnahmen von dieser Regelung gelten in Gastronomiebetrieben, Bäckereien und Pflegeeinrichtungen. Arbeitet ein Jugendlicher an manchen Tagen weniger als 8 Stunden, darf er an anderen Tagen bis zu 8,5 Stunden tätig werden. Zudem müssen bei Minderjährigen andere Pausenzeiten eingehalten werden. Eine Pause ist schon ab 4,5 Stunden für mindestens 30 Minuten einzulegen. Die Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen müssen mindestens 12 Stunden andauern.

Schwangere und Stillende dürfen keine Überstunden absolvieren und nur in Ausnahmefällen Nacht- und Wochenendarbeit übernehmen. Darüber hinaus dürfen sie höchstens 8,5 Stunden am Tag und bis zu 90 Stunden in einer Doppelwoche eingesetzt werden.

Spanisches Arbeitsrecht

Spanien war das erste Land in der EU, das dieses Zeiterfassungsgesetz eingeführt hat, höchstwahrscheinlich als Folge des Gerichtsverfahrens zwischen CCOO und der Deutschen Bank. In Spanien sind alle Unternehmen verpflichtet, Stundenaufzeichnungen über ihre Mitarbeiter zu führen, und sie müssen diese Zeitaufzeichnungen für einen Zeitraum von 4 Jahren aufbewahren.

Die Unternehmen müssen diese Aufzeichnungen der Öffentlichkeit zugänglich machen, so dass sie von den Mitarbeitern, den Gewerkschaften und der Regierung eingesehen werden können. Und für jeden Mitarbeiter muss zu Beginn eines jeden Arbeitstages, einschließlich der Pausen, ein Nachweis geführt werden.

Bei Nichteinhaltung dieser Richtlinien können spanische Unternehmen mit einer Geldstrafe zwischen 626 € und 6.250 € belegt werden, abhängig von der Größe des Unternehmens.

Niederländisches Arbeitsrecht

In den Niederlanden dürfen Arbeitnehmer:innen maximal 60 Stunden pro Woche arbeiten, und eine Schicht darf maximal 12 Stunden dauern. Außerdem müssen die Mitarbeiter:innen nach einer Schicht 11 Stunden ohne Unterbrechung Pause machen.

Die Zeiterfassung muss mindestens 12 Monate lang aufbewahrt werden, und Unternehmen, die sich nicht daran halten, müssen mit Geldstrafen zwischen 100 und 10.000 Euro rechnen.

Vorteile der Zeiterfassung

Es gibt eine Menge Dinge, über die man nachdenken muss, wenn es um die Zeiterfassung geht, und es gibt eine Menge Vorteile, über die man hier nachdenken kann. Du musst sicherstellen, dass Du so viel wie möglich tust, um die Vorteile davon zu verstehen. Es gibt Vorteile bei der Zeiterfassung, sowohl für den/die Arbeitgeber:in als auch für den/die Arbeitnehmer:in, und wir werden uns diese jetzt ansehen.

Vorteile für Arbeitnehmer

Die Arbeitnehmer:innen profitieren von der Zeiterfassung, weil sie eine klare Aufzeichnung der geleisteten Stunden haben, was bedeutet, dass es keine Streitigkeiten über den Lohn gibt! Es bedeutet auch, dass sie wissen, auf welche Pausen und Freistellungen sie einen gesetzlichen Anspruch haben. Außerdem bietet es rechtlichen Schutz vor Arbeitgeber:innen, die ihre Mitarbeiter:innen ausbeuten wollen, und es bedeutet auch, dass die Mitarbeiter:innen in der Lage sind, ordnungsgemäß abzuschalten, wenn sie die Arbeit verlassen, ohne ständig belästigt zu werden.

Vorteile für den Arbeitgeber

Von Seiten der Unternehmen hat die Zeiterfassung auch Vorteile. Zum einen erlaubt sie dem Unternehmen, organisierter zu sein, was keine schlechte Sache ist! Die erhöhte Transparenz stärkt die Beziehungen und das Vertrauen zwischen den Unternehmen und ihren Mitarbeiter:innen. Außerdem bedeutet es, dass deine Mitarbeiter:innen wahrscheinlich gesünder und zufriedener sind, was zu einer höheren Produktivität führt und somit das Geschäft ankurbelt.

Wie du die Zeiterfassung in deinem Unternehmen implementierst

Es gibt ein paar Dinge zu beachten, die dir helfen werden, die Zeiterfassung in deinem Unternehmen einzuführen. Zunächst einmal musst Du dich mit den spezifischen Gesetzen deines Landes vertraut machen und wie sie sich auf die Zeiterfassungspflichten beziehen. Nun gibt es Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen dabei helfen kann, die EU-Richtlinie umzusetzen, wie flair. flair kann sowohl Online die Zeiterfassung steuern, als auch im Büro mit Geräten zur Zeiterfassung. Auch die projektspezifische Zeiterfassung ist durch flair gewährleistet. Die Zeiterfassungssoftware von flair bietet eine großartige Möglichkeit, eine genauere und effizientere Zeiterfassung zu implementieren. Auch für Mitarbeiter:innen ist es von Vorteil, wenn sie ihre Arbeitszeiten einsehen können und auch an regelmäßige Pausen erinnert werden.

Wir haben dir hier den kostenfreien Leitfaden zur Umsetzung der Richtlinie in deinem Unternehmen zum Download als pdf bereitgestellt.

Zeiterfassung effektiv umsetzen mit flair

Wir zeigen dir Schritt für Schritt, was Du tun musst, um das Thema Zeiterfassung vollumfänglich abzudecken.

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