Zeiterfassung effizient und sicher

Zeiterfassungssoftware ermöglicht die einfache Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden. Sie ist ein wirksames Instrument für Manager:innen und Mitarbeitende, um deren Arbeitszeit zu erfassen und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie genügend Pausen einlegen und Überstunden und Mehrarbeit gerecht vergütet werden. So kann die geleistete Arbeitszeit entsprechend der Dokumentationspflicht erfasst werden.

In einigen Ländern und Regionen sind Arbeitgeber verpflichtet, über die geleisteten Arbeitsstunden Buch zu führen, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze zu gewährleisten. Seit 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EUGH) entschieden, dass alle Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Durch das Urteil des Eugh gilt dies somit auch für Deutschland. Mit einem Zeiterfassungssystem für Mitarbeitende können Unternehmen Stundenzettel speichern, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. Bei Nichteinhaltung drohen hohe Bußgelder.

Zudem hat im September 2022 das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Arbeitszeitgesetz beschlossen, dass Arbeitszeiterfassung Pflicht für Unternehmen wird.

Im bekannten Stechuhr-Urteil entschied der BAG, dass Unternehmen kein Initiativrecht hinsichtlich der Einführung eines elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems haben. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts lehnte sich an die Verpflichtung zur Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten aus § 3 Abs. 2 Nr.1 ArbScgG. Dieses BAG-Urteil sorgte für Klarheit bei der Arbeitszeiterfassung. Vertrauensarbeitszeit soll weiter möglich sein, allerdings gilt auch dann die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Mit flair kannst Du neben der Arbeitszeiterfassung auch Regeln für Pausen und Überstunden festlegen und automatische Benachrichtigungen einrichten, die die Mitarbeiter daran erinnern, wenn es Zeit ist, eine Pause zu machen. Zeiterfassungssoftware ersetzt zeitaufwändige manuelle Methoden wie die Erfassung von Arbeitszeiten auf Papier oder in Excel-Tabellen. Sie automatisiert und vereinfacht den Prozess.

In flair sind die personenbezogenen Daten sicher und DSGVO-konform abgespeichert.

Nahezu jedes Unternehmen kann einen digitalen Zeiterfasser verwenden, um die Arbeitszeiten zu erfassen.

Elektronische Zeiterfassung ist besonders nützlich für Remote-Teams oder Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten. Sie helfen Mitarbeitern und Managern dabei, nachzuweisen, dass sie die geplanten Stunden an einem Arbeitstag geleistet haben, aber auch sicherzustellen, dass Ruhezeiten eingehalten werden. Sofern nicht anders in der Betriebsvereinbarung abgestimmt, wird die gesamte Arbeitszeit, von Arbeitsbeginn bis Arbeitsende, sowie Ruhepausen erfasst. Die elektronische Zeiterfassung stellt sicher, dass sich niemand überarbeitet und man somit auch dem Gesundheitsschutz der Mitarbeiter nachkommt.

Die digitale Arbeitszeiterfassung kann auch für das Projektmanagement nützlich sein. Teammitglieder können ihre abrechenbaren Stunden erfassen, was die Einhaltung des Projektbudgets erleichtert und eine genauere Rechnungsstellung ermöglicht. Projektleiter haben so immer einen genauen Überblick über die Projektzeit.

Sollte die Dauer der täglichen Arbeitszeit überschritten werden, wird automatisch der Manager benachrichtigt, sodass man, sollte dies öfters vorkommen, ggf. eine Anpassung des Workloads vornehmen muss. Ein Arbeitszeiterfassungssystem dient jedoch nicht nur der Dokumentation der Arbeitszeit, sondern hilft auch bei der Analyse der Auslastung der Mitarbeiter und der Identifikation freier Kapazitäten.

Neben der Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes stellt man durch die Arbeitszeitnachweise sicher, dass Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden und egal welches Arbeitszeitmodell oder welchen Arbeitsort man hat (Homeoffice/Büro), die elektronische Erfassung alle Daten genau festhält. So sind leitende Angestellte nicht mit der manuellen Pflege von Stundenzetteln beschäftigt, sondern die elektronische Arbeitszeiterfassung sorgt für eine Minimierung der Fehleranfälligkeit und spart Zeit.

Eine Ausnahmen von für die gesetzliche Regelung gibt es lediglich für Kleinbetriebe bis zu 10 Mitarbeitern. Diese sind von der elektronischen Zeiterfassungspflicht ausgenommen.

Die beste Zeiterfassungssoftware zu finden, hängt von den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens und der Nutzer ab. Es gibt zum Beispiel viele kostenlose Zeiterfassungstools, die eine begrenzte Anzahl an einfachen Zeiterfassungsfunktionen bieten. Diese haben jedoch oft nur eine begrenzte Anzahl von Nutzern und sind daher eher für kleine Unternehmen und Freiberufler geeignet. Außerdem sind sie möglicherweise nicht mit anderen HR- und Unternehmenssystemen integriert, was dazu führt, dass du mehr Zeit damit verbringst, zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln.

HR-Lösungen wie flair verfügen oft über integrierte Zeiterfassungsfunktionen, die mit anderen Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Anwesenheit und Schichtplanung verbunden sind. Dieser Ansatz ist für Unternehmer in mittleren und großen Unternehmen attraktiver, da er einen umfassenderen Überblick über die Arbeitszeiten und die Produktivität der Mitarbeiter bietet.

Ein weiterer Aspekt ist die Vielseitigkeit des Zeiterfassungssystems. Viele Lösungen können auf einer Vielzahl von Plattformen wie Windows, iOS und Linux genutzt werden und bieten auch mobile Apps an.

Zu den beliebten Apps, die sich auf die Zeiterfassung spezialisiert haben, gehören Clockify, Harvest und QuickBooks. Diese Lösungen konzentrieren sich jedoch fast ausschließlich auf die Zeiterfassung. Wenn Du einen integrierten Ansatz für die Zeiterfassung suchst, kannst Du dich für eine HR-Lösung wie flair entscheiden, die dir ein umfassenderes Spektrum an Funktionen bietet, ohne dass du zwischen verschiedenen Apps wechseln musst. Das ist einer der Gründe, warum flair auf Bewertungsplattformen wie G2 und Capterra sehr positive Nutzerbewertungen erhalten hat.

flair bietet eine benutzerfreundliche Zeiterfassung, die in die Schichtplanung, das Anwesenheitsmanagement und die Lohnabrechnung integriert ist. Da flair eine Salesforce-eigene App ist, werden alle Zeiterfassungsbögen in deiner Salesforce-Instanz erfasst, wo sie ausgewertet und genehmigt werden können.

Für die Online-Zeiterfassung melden sich die Beschäftigten einfach über einen Browser wie Google Chrome oder Safari im flair Employee Hub an und können mit nur einem Klick mit der Zeiterfassung beginnen. Sie können auch ihren Zeitsaldo einsehen, um zu sehen, wie viel Zeit sie arbeiten müssen und ob sie Überstunden angesammelt haben. Die Lernkurve für die Beschäftigten ist minimal und sie können sofort loslegen.

Über die Salesforce-Plattform haben Personalverantwortliche eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten, mit denen sie das Arbeitspensum, erforderliche Pausen, Überstundenrichtlinien, Genehmigungsprozesse und vieles mehr anpassen können. Sie können auch bestimmte Arbeitsabläufe automatisieren, um sicherzustellen, dass die Beschäftigten die Arbeitszeitrichtlinien einhalten und die Vorgesetzten benachrichtigt werden, wenn sie ihre Zustimmung geben müssen.

Unsere Lösung unterstützt auch die physische Zeiterfassung (Stechuhr), bei der sich die Beschäftigten mit einem RFID-Schlüsselanhänger oder einem Fingerabdruckscanner anmelden. Dies ermöglicht eine automatische Zeiterfassung, sobald ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz betritt. Die Zeiteingaben werden in Echtzeit mit der Zeiterfassungslösung flair synchronisiert. Die physische Zeiterfassung stellt außerdem sicher, dass die Mitarbeiter im Büro anwesend sind, wenn sie ihre Zeit erfassen, ohne dass als aufdringlich empfundene Überwachungsmethoden wie Screenshots eingesetzt werden.

Mit flair können deine Mitarbeitende ihre Zeit in ihrem Browser oder in unserer Zeiterfassungs-App für Mac erfassen. Wir bieten auch eine mobile App für iOS und Android an, damit deine Mitarbeitenden ihre Zeit auch unterwegs mit mobilen Geräten erfassen können.

Eine weitere Option ist die Integration von flair mit einem physischen Zeiterfassungsgerät. Das kann eine Schlüsselkarte, ein Ausweis oder ein Chip sein, der die Anwesenheit eines Mitarbeitenden beim Betreten seines Arbeitsplatzes registriert. Die Zeiteinträge werden in Echtzeit mit der Zeiterfassungslösung flair synchronisiert.

Das ist kein Problem. Vergisst ein Mitarbeiter, sich anzumelden, oder unterbricht er seine Zeiterfassung für eine Pause, kann er seine Zeiteinträge im Nachhinein manuell bearbeiten.

Diese Änderungswünsche werden zur Genehmigung an den Zeiterfassungsmanager geschickt.

Am Ende einer Woche oder eines Monats können Manager genaue Zeitberichte einsehen, die Zeit ihres Teams für die kommenden Wochen planen und das Aufgabenmanagement kontinuierlich optimieren.

Alle Stundenzettel und Arbeitszeiten werden in Salesforce gespeichert - egal, ob die Mitarbeitenden ihre Zeit im Browser oder über die flair Mobile App erfassen. Wenn Du Salesforce noch nicht nutzt, richten wir eine Instanz für dich ein.

Der Vorteil der Speicherung aller personalrelevanten Daten in Salesforce ist, dass Du alle benötigten Informationen aus einer Hand erhältst. Mit Salesforce kannst Du detaillierte Berichte über die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden erstellen und die erfasste Zeit mit anderen Prozessen wie Vergütung und Lohnabrechnung kombinieren.

Außerdem profitierst Du von anpassbaren Benutzerberechtigungen, d. h. Du kannst festlegen, wer die Arbeitszeiten eines Teammitglieds einsehen und genehmigen darf.