Austrittsgespräch: Tipps erfolgreiche Umsetzung

Ein Austrittsgespräch ist ein wichtiger Bestandteil des Trennungsprozesses zwischen einem Unternehmen und einem/einer ausscheidenden Mitarbeiter:in. Es bietet beiden Parteien die Gelegenheit, Erfahrungen, Erkenntnisse und Feedback auszutauschen, um zukünftige Entscheidungen und Verbesserungen zu unterstützen. Das Austrittsgespräch dient nicht nur dem/der Arbeitgeber:in, um herauszufinden, warum ein:e Mitarbeiter:in das Unternehmen verlässt, sondern gibt auch den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, wertvolle Rückmeldungen über ihre Arbeitserfahrungen abzugeben.

In der Regel beinhaltet das Austrittsgespräch einen Fragebogen oder Leitfaden, der speziell entwickelt wurde, um Themen wie Arbeitsumfeld, Arbeitsbelastung, Mitarbeiterbeziehungen, Führung und Unternehmenskultur zu erfassen. Die Antworten und das Feedback des/der Mitarbeiter:in können dem Unternehmen Einblicke in Stärken und Schwächen der Arbeitspraktiken, -bedingungen und -strukturen geben. Durch die Gewinnung dieses wertvollen Feedbacks können Unternehmen ihren Arbeitsplatz verbessern, was wiederum dazu beitragen soll, das Arbeitsklima zu verbessern, den Talentpool zu halten und neue qualifizierte Mitarbeiter:innen für das Unternehmen zu gewinnen.

Austrittsgespräch Bedeutung

Ein Austrittsgespräch, auch Exit-Interview oder Kündigungsgespräch genannt, ist ein organisierter Dialog zwischen einem/einer Unternehmensvertreter:in und einem/einer Mitarbeiter:in, der/die das Unternehmen verlassen möchte. Es hat zum Ziel, wichtige Informationen über Erfahrungen, Eindrücke, Kündigungsgründe und Verbesserungsvorschläge zu sammeln, die dem/der Arbeitgeber:in bei zukünftigen Entscheidungen helfen können.

Die Kunst ist es hier, bei einem doch eher ernsten Thema ein offenes Gespräch zu kreieren. Ähnlich wie beim Onboarding ist dieser Austausch enorm wichtig für das Employer Branding, da dies der letzte Berührungspunkt mit einem Unternehmen ist, bevor man es verlässt und seine Erfahrungen dazu mit anderen austauscht. Ehrliches Feedback über die Austrittsgründe ist in Zeiten des Fachkräftemangels essenziell für die Weiterentwicklung und die erfolgreiche Mitarbeiterführung in Unternehmen. Auch für die Mitarbeiter:innen, die ihren letzten Arbeitstag haben, kann so ein Gespräch wichtig sein, für die weitere Karriereplanung und die Entwicklungsmöglichkeiten nach einem Jobwechsel.

Ein Austrittsgespräch spielt eine bedeutende Rolle in der Personalstrategie eines Unternehmens. Es dient dazu, wertvolle Informationen über die Arbeitsumgebung, die Unternehmenskultur und mögliche Schwachstellen zu sammeln. Dadurch kann das Unternehmen wichtige Erkenntnisse über die Arbeitsumgebung und Unternehmenskultur gewinnen. Außerdem können mögliche Schwachstellen aufgedeckt werden. Die Ergebnisse sind besonders hilfreich für die Personalstrategie und Mitarbeiterzufriedenheit.

Ein Austrittsgespräch verfolgt sowohl für Arbeitergeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen bestimmte Ziele. Das Hauptziel eines Austrittsgesprächs ist es, Informationen für beide Parteien bereitzustellen und die Zusammenarbeit professionell abzuschließen. Auf Arbeitgeber:innenseite gibt ein Exit-Interview, neben der Ermittlung von Verbesserungspotenzialen, Aufschluss über mögliche Gründe für die Fluktuation und Lösungsansätze für eine bessere Mitarbeitendenbingung. Mitarbeiter:innen profitieren von solch einem Gespräch, da es ihnen die Möglichkeit bietet ihre Erfahrungen, Herausforderung und Erkenntnisse zu reflektieren. Außerdem haben sie die Möglichkeit, dem Unternehmen Verbesserungsvorschläge mitzugeben. Exit-Interviews bieten den Vorteil, dass der/die Arbeitnehmer:in einen Abschluss mit dem Unternehmen auf professioneller Ebene hat. So fällt es leichter sich auf neue Herausforderungen einzulassen. Hat der/die Arbeitnehmer:in ein Arbeitszeugnis angefordert, so kann diese Referenz für die zukünftige Karriere genutzt werden.

Vorbereitung auf das Austrittsgespräch

Eine gute Vorbereitung auf das Austrittsgespräch ist entscheidend, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen und den Prozess für beide Seiten konstruktiv zu gestalten. Das Ganze manifestiert sich in einem Offboarding-Prozess, zu dem nicht nur ein persönliches Gespräch zählt, sondern auch die Personalarbeit, die drum herum anfällt. Es ist wichtig, offene Fragen vorzubereiten, sowohl von Arbeitgeber:innenseite, als auch von Arbeitnehmer:innenseite um diese vor dem Weggang stellen zu können. So können beide Seiten aus der “Trennung” auch positive Aspekte mitnehmen und sich weiterentwickeln.

Es ist immer sinnvoll, das Feedback auch festzuhalten. Hierfür kann eine Softwarelösung ein nützliches Tool sein, damit nach dem Gespräch auch keine wichtigen Inhalte in Vergessenheit geraten. Das Feedbacktool unserer HR-Software flair kann während des Austrittsgesprächs genauso verwendet werden, wie zur Zielvereinbarung. So sind ist der Gesprächsverlauf für beide Parteien (Gesprächsführer:in als auch Mitarbeit:innen) nachvollziehbar. Ist es beispielsweise eine leistungsbezogene Entlassung, kann man Zielvereinbarungen zur Hilfe nehmen, um die Gründe mit konkreten Beispielen zu untermauern.

Folgend geben wir euch einige Tipps mit wie eine Best-Practice für ein Austrittgespräch aussehen sollte.

Zuerst sollte die Auswahl des Gesprächsleiters auf die richtige Person fallen. Das Gespräch sollte möglichst nicht von direkten Vorgesetzten geführt werden, um Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zu geben, ihre Meinung frei zu äußern. Zudem werden besprochene Situation dadurch objektiver behandelt und ein konstruktives Gespräch kann gewahrt werden. Im besten Fall findet das Gespräch 1:1 statt. Der/die Mitarbeiter:in sollte sich nicht unterlegen fühlen. Das erhöht den Druck und lässt Spannung entstehen. Die Zeit und der Ort sollten im Vorhinein festgelegt werden. Ein ruhiger Raum und ausreichend Zeit tragen zur Atmosphäre des Gespräches bei und helfen dem/der Mitarbeiter:in sich zu öffnen. Besonders wichtig ist, nicht unvorbereitet in das Gespräch zu gehen. Informiere dich über die Tätigkeit und den Arbeitsbereich des/der Gesprächspartner:in und stelle gezielte Fragen. So kann gut auf das Feedback eingegangen werden. Da ein Austrittgespräch besonders emotional sein kann bereitete dich darauf vor, dass du Empathie und Verständnis zeigen musst.

Im Folgenden sind mögliche Fragen aufgelistet, die Du in einem Austrittsgespräch stellen kannst:

1. Wie beschreiben Du deine Zeit bei uns?
2. Was hat dich dazu bewogen, zu kündigen?
3. Was hat dir besonders bei uns gefallen?
4. Was hat dich besonders bei uns gestört?
5. Wie hast Du die Führung in unserem Unternehmen empfunden?
6. Welche Verbesserungen können wir deiner Meinung nach vornehmen?
7. Wie beurteilst Du die Zusammenarbeit mit deinen Kolleg:innen und Vorgesetzten?
8. Wie empfandest Du die Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung?
9. Gab es besondere Herausforderungen oder Probleme, die Du während deiner Zeit bei uns hattest?
10. Würdest Du wieder für unser Unternehmen arbeiten oder es einem Freund empfehlen?
11. Hast Du noch abschließende Anregungen oder Ratschläge für uns?

Insgesamt ist eine gründliche Vorbereitung auf das Austrittsgespräch von großer Bedeutung, um wertvolles Feedback von Mitarbeiter:innen zu erhalten und den Prozess so konstruktiv wie möglich zu gestalten. Die Fragen sollten offen sein, damit Raum gegeben wird diese zu beantworten. Aus geschlossenen Fragen heraus ist es schwieriger einen natürlichen Gesprächsverlauf zu kreieren. Nutze unsere Best Practices und stelle gezielte Fragen, um die Erfahrung in zukünftigen Situationen zu verbessern. Behalte dabei in Erinnerung, dass der Fragebogen als eine Unterstützung für das Gespräch dient. Ergibt sich der Gesprächsverlauf auf natürliche Weise ist es sehr wahrscheinlich ertragreicher sich dem hinzugeben als konsequent an dem Fragebogen festzuhalten.

Austrittsgespräch durchführen

Ein erfolgreiches Austrittsgespräch weist eine Struktur vor und kann in verschiedenen Phasen eingeteilt werden:

In der Vorbereitung ist es wichtig, sich mit den notwendigen Informationen über den/die Mitarbeiter:in zu beschäftigen, um das Gespräch effektiv und zielgerichtet zu führen.

Die Einführung in das Gespräch sollte auflockernd sein und eine angenehme Atmosphäre für alle Beteiligten schaffen**.** Führe das Gespräch mit Respekt und Höflichkeit. Erkläre das Ziel des Gesprächs, um wertvolles Feedback zu erhalten und mögliche Verbesserungen für das Unternehmen zu identifizieren.

Im Hauptteil des Gespräches gehst Du auf den Fragenkatalog ein, den Du vorher entwickelt hast. Gebe dem/der Gesprächspartner:in Zeit auf die Fragen zu antworten und höre aktiv zu.

Die Verabschiedung ist das letzte was dein/er Gesprächspartner:in in Erinnerung haben wird. Bedanke dich für die Zeit und die Mühe die der/die Mitarbeiter:in in das Unternehmen gesteckt hat. Schließe das Gespräch mit positiven Worten ab und wünsche deinem/deiner Mitarbeiter:in viel Erfolg für die Zukunft. Biete gerne an, dass sich der/die Mitarbeiter:in nach dem Gespräch mit weiteren Punkten bei dir melden kann. Häufig kommen Ideen, die man gerne gesagt hätte, noch nach dem Gespräch. Somit bietest Du dir die Möglichkeit ein ganzheitliches Feedback zu bekommen.

Mit Kritik während eines Austrittsgesprächs umzugehen, ist entscheidend für den Erfolg des dessen. Um damit umzugehen gibt es ein paar hilfreiche Tipps, die dir helfen eine gute Gesprächsatmosphäre, auch bei schwierigen Themen, zu schaffen. Schule dich selbst in der Technik des aktiven Zuhörens. Damit zeigst Du echtes Interesse an dem Erzählten und nimmst das Gesagte besser wahr. Frage nach, wenn Du etwas genauer wissen möchtest und um den Kern der Aussage zu ermitteln. Das Feedback sollte vollständig verstanden werden. Um ein letztendlich professionelles Gespräch zu führen ist Neutralität das Wichtigste. Bedanke dich zum Abschluss bei dem/der Mitarbeiter:in, unabhängig davon ob das Feedback positiv oder negativ gewesen ist.

Die Dokumentation des Austrittsgesprächs spielt eine wichtige Rolle, um das erhaltene Feedback bestmöglich zu nutzen.

Mache dir während Gesprächs Notizen und halte zentrale Punkte schriftlich fest, damit Du später darauf zurückgreifen kannst. Halte deine Niederschriften dabei anonym und vermeide es den Namen des/der ausscheidenden Mitarbeiter:in zu erwähnen. Damit stellst Du sicher, dass das Feedback in Zukunft anonymisiert ausgewertet werden kann.

Nach dem Austrittsgespräch ist es wichtig, das gesammelte Feedback sorgfältig auszuwerten. Notiere dir während des Gesprächs die wichtigsten Punkte und überlege, welche Informationen für dein Unternehmen relevant sind. Du kannst deine Nachbereitung nach folgenden Punkten gliedern.

Schreibe das positive Feedback nieder. Zum Beispiel was hat der/die Mitarbeiter:in besonders geschätzt? Welche Stärken hat das Unternehmen aus Sicht des/der Mitarbeiter:in?

Dann erwähne das negative Feedback. Notiere dir wo es Schwierigkeiten oder Unzufriedenheiten gab und wie der/die Mitarbeiter:in diese wahrgenommen hat. Werte Anschließen die Verbesserungspotentiale aus. Wurden Ideen und Vorschläge genannt und welche Aspekte hat der/die ausscheidende Mitarbeiter:in aus seiner Perspektive beigetragen?

Anhand der ausgewerteten Ergebnisse kannst Du Maßnahmen ableiten, um die Arbeitsbedingungen und die Unternehmenskultur in deinem Unternehmen zu verbessern.

Identifiziere hierfür wiederkehrende Themen. Gibt es bestimmte Aspekte, die mehrfach bei Austrittsgesprächen angesprochen wurden? Wenn ja, solltest Du diese priorisieren. Entwickle daraus Lösungsansätze. Dies kann durch Brainstorming im Team oder durch die Recherche von Best Practices erfolgen. Entwirf dann einen Plan zur Umsetzung der identifizierten Maßnahmen. Teile die Verantwortlichkeiten und setze realistische Zeitrahmen für die Umsetzung der Maßnahmen. Dabei ist wichtig, dass die Veränderungen kommuniziert werden und das gesamte Team mitgenommen wird. Dies fördert das Verständnis und die Akzeptanz der Veränderungen innerhalb des Unternehmens.

Fragen für das Austrittsgespräch: 34 Fragen als Vorlage

Wähle für ein Gespräch von 30 bis 45 Minuten 10 bis 15 dieser Fragen aus. Ein fester Kern an Fragen für alle macht die Antworten über die Zeit vergleichbar, sodass du Muster nach Team oder Führungskraft erkennst.

Gründe für die Kündigung

• Was hat dich dazu gebracht, dich nach einer neuen Stelle umzusehen?
• Wann hast du zum ersten Mal über einen Wechsel nachgedacht, und was ist damals passiert?
• Was hat dich am neuen Angebot überzeugt?
• Gab es einen bestimmten Moment oder eine Entscheidung, die den Ausschlag gegeben hat?
• Hätten wir etwas tun können, um dich zu halten? Was, und wann?
• Könntest du dir vorstellen, später zurückzukommen? Unter welchen Bedingungen?

Die Stelle

• Hat die Stelle der Beschreibung entsprochen, mit der wir dich eingestellt haben?
• Hattest du die Werkzeuge, Ressourcen und Informationen, die du für deine Arbeit gebraucht hast?
• Wie gut war deine Arbeitsbelastung die meiste Zeit zu bewältigen?
• Welche Aufgaben haben dir am meisten Spaß gemacht, welche am wenigsten?
• Was sollten wir an der Stelle ändern, bevor wir sie neu besetzen?
• Was sollte deine Nachfolge wissen, das nirgends aufgeschrieben ist?

Führungskraft und Team

• Wie würdest du die Zusammenarbeit mit deiner Führungskraft beschreiben?
• Hast du regelmäßig hilfreiches Feedback zu deiner Arbeit bekommen?
• Hattest du das Gefühl, dass deine Arbeit wertgeschätzt wurde?
• Wie gut hat dein Team zusammengearbeitet?
• Was hätte deine Führungskraft anders machen können, um dich zu unterstützen?
• Hast du Verhalten erlebt oder beobachtet, bei dem du dich unwohl gefühlt hast?

Entwicklung und Weiterbildung

• Hattest du die Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten, die du erwartet hast?
• War dir klar, wie dein Karriereweg bei uns aussehen kann?
• Hast du die Weiterbildung bekommen, die du gebraucht hast?
• Hast du über einen internen Wechsel nachgedacht? Was hat dich davon abgehalten?

Vergütung, Benefits und Arbeitsbedingungen

• Wie schätzt du dein Gehalt im Vergleich zum Markt und zu Kolleg:innen ein?
• Welche Benefits waren dir am wichtigsten, und welche haben gefehlt?
• Hattest du die Flexibilität, die du gebraucht hast (Arbeitszeit, Arbeitsort, Urlaub)?
• Wie bewertest du deine Work-Life-Balance bei uns?

Kultur und Unternehmen

• Wie würdest du unsere Unternehmenskultur einem Freund oder einer Freundin beschreiben?
• Hattest du das Gefühl, dass unsere Werte im Alltag gelebt werden?
• Hast du dich einbezogen und fair behandelt gefühlt?
• Wie gut hat die Geschäftsführung Entscheidungen und Richtung kommuniziert?
• Was macht das Unternehmen gut und sollte es beibehalten?
• Wenn du eine Sache im Unternehmen ändern könntest, welche wäre das?

Abschluss

• Würdest du uns als Arbeitgeber weiterempfehlen? Warum oder warum nicht?
• Gibt es etwas, das wir nicht gefragt haben und das du noch loswerden möchtest?

Alle 34 Fragen gibt es auch als kostenlose Word-Vorlage mit Platz für Notizen und einer Zusammenfassung für HR.

Fazit

Indem das Feedback aus Austrittsgesprächen aktiv genutzt und daraus Maßnahmen abgeleitet werden, stärkst Du nicht nur die Bindung deiner verbleibenden Mitarbeiter:innen, sondern erhöhst auch die Attraktivität deines Unternehmens für zukünftige Bewerber:innen. Exit-Gespräche helfen den Mitarbeiter:innen einen guten Abschluss zu finden und sich neu zu orientieren. Merke dir: das Ende bleibt in Erinnerung. Fühlt sich dein/deine Mitarbeiter:in gut entlassen wird dies auch an andere Menschen weitergetragen und kann zum Image des Unternehmens beitragen. Im besten Fall werden Mitarbeiter:innen von Anfang bis Ende ihrer Zeit begleitet.

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