Betriebsurlaub - das gilt im Arbeitsrecht

Für viele Arbeitnehmer:innen ist es ein unangenehmes Gefühl, wenn von Arbeitgeber:innen ein Betriebsurlaub angekündigt wird. Denn Arbeitnehmer:innen möchten ihren Urlaub selbst bestimmen und die Zeiten individuell festlegen. Dennoch kann eine stagnierende Auftragslage im Sommer nicht nur bei Kleinbetrieben für einen Betriebsurlaub sorgen. Vor allem viele Eltern versetzt dieser Umstand in eine besorgniserregende Situation, da für einen ungeplanten Urlaub eine Betreuung organisiert werden muss. In welchen Fällen darf ein Betriebsurlaub überhaupt angeordnet werden? Wie schaut die arbeitsrechtliche Situation aus? Auf was müssen Arbeitgeber:innen achten, wenn ein Betriebsurlaub ansteht? Auf all diese Fragen, wollen wir dir im vorliegenden Artikel eine Antwort geben.

Was versteht man unter einem Betriebsurlaub?

Unter Betriebsferien wird ein Zeitraum verstanden, wo der gesamte Betrieb geschlossen hat. Das bedeutet im Klartext: Die gesamte Belegschaft wird in Zwangsurlaub geschickt. Wann dieser Zeitraum stattfindet, ist abhängig von Betrieb und der Größe des Unternehmens. Während einige Betriebe zwischen Weihnachten und Neujahr einen Betriebsurlaub ansetzen, leiden andere wiederum in den Sommermonaten an einem vorübergehenden Ausfall von Lieferanten und müssen den Betrieb schließen.

Unterschied Betriebsferien und Urlaubstage

Urlaubstage unterscheiden sich nicht wesentlich von den Betriebsferien. Arbeitnehmer:innen müssen auf die gleiche Weise ihren Urlaub anreichen und dieser wird von ganz normal vom Jahresurlaub abgezogen. Der einzige Unterschied zwischen beiden Varianten liegt darin, dass Arbeitnehmer:innen bezüglich des Betriebsurlaubes kein Mitbestimmungsrecht haben. Die Entscheidung, wann der Betriebsurlaub stattfindet, liegt einzig und allein bei Arbeitgeber:innen. Ist jedoch ein Betriebsrat vorhanden, ist dieser mitbestimmungspflichtig.

Was gilt im Arbeitsrecht hinsichtlich des Betriebsurlaubs?

Gemäß Bundesurlaubsgesetz (BurlG) müssen von Arbeitgeber:innen Urlaubswünsche der Arbeitnehmer:innen berücksichtigt werden. Ausnahme bilden hierbei ausschließlich dringende betriebliche Belange, die diese Berücksichtigung unmöglich machen.

Konkret bedeutet dies, dass Arbeitgeber:innen festlegen dürfen, wann Arbeitnehmer:innen ihren Urlaubsanspruch geltend machen. Grundsätzlich müssen sie dabei die Urlaubsplanung bzw. die Urlaubswünsche von Arbeitnehmer:innen berücksichtigen. Daran ändert auch die Kurzarbeit nichts. Denn Arbeitnehmer:innen erhalten nur eine begrenzte Anzahl an Urlaubstagen jährlich, die individuell verplant werden. Während die eine Gruppe ihren Urlaub eher im Winter bevorzugt, wollen andere wiederum im Sommer einen längeren Urlaub verbringen. Schließlich gibt es noch die Personengruppe, die ihre Urlaubstage an die Schulferien anpassen müssen, weil sie schulpflichtige Kinder betreuen.

All diese Wünsche müssen von Arbeitgeber:innen berücksichtigt werden. Allerdings gibt es Fälle, wo nicht alle Arbeitnehmer:innen auf ihre Kosten kommen. Denn ein Unternehmen muss den Betrieb weiter aufrechterhalten und kann es sich nicht leisten, dass alle Arbeitnehmer:innen zur selben Zeit dem Unternehmen fern bleiben und es infolge dessen zur massiven Unterbesetzung kommt. Und schließlich gibt es noch die „dringenden betrieblichen Belange.“ Ist ein solcher Fall gegeben, darf von Arbeitgeber:innen Betriebsurlaub angeordnet werden. In diesen Fall ist es erforderlich, dass ein Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum geschlossen werden darf.

Reduziert sich der Jahresurlaub durch den Betriebsurlaub?

Muss ein Betriebsurlaub erfolgen, reduziert sich dadurch der Urlaubsanspruch. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Burlg § 7 Abs. 3 S. 1) muss der Urlaub aus dem aktuellen Jahr stammen. Das bedeutet: Arbeitnehmer:innen müssen für die Betriebsferien keine Urlaubstage aus dem nächsten Jahr opfern.

Was passiert, wenn Arbeitnehmer:innen nicht ausreichend Urlaubstage zur Verfügung haben?

Das wäre beispielsweise der Fall, wenn der Betriebsurlaub während der ersten Hälfte des Kalenderjahres angeordnet wird, Arbeitnehmer:innen aber noch nicht genügend Urlaubstage erworben haben.

Je nach Einstellung von Arbeitnehmer:innen kann es nun passieren, dass ihnen nicht genügend Urlaubsanspruch zur Verfügung stehen und der Betriebsurlaub somit nicht abgedeckt werden kann. Für diesen Fall gibt es einmal die Möglichkeit, den Urlaub als Vorschuss auf den Jahresurlaub zu gewähren. Die zweite Möglichkeit ist die Entgeltfortzahlung, – das bedeutet: Arbeitnehmer:innen werden weiterhin beschäftigt oder der Lohnausfall wird entsprechend vergütet.

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht?

Ordnet der/die Arbeitgeber:in Betriebsferien hat, hat der Betriebsrat laut § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht. Dieses Recht gilt nicht nur bezüglich der zeitlichen Festlegung des Urlaubs und der Lage, sondern auch, ob dieser überhaupt angeordnet werden darf. Kommen im Unternehmen regelmäßig Betriebsferien vor, sollte zusammen mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung getroffen werden. Darunter kann eine allgemeine Regelung verstanden werden, die Betriebsferien festlegen. In dieser Vereinbarung können darüber hinaus auch andere Urlaubsgrundsätze festgelegt werden.

Urlaubsanträge digital verwalten

Am Ende des Kalenderjahres fällt es schwer, den Überblick über den Resturlaub von Arbeitnehmer:innen zu behalten. Viele Unternehmen setzen nach wie vor auf die Verwendung von Exceltabellen oder gar auf schriftliche Anträge. Aufgrund der großen Bürokratie und damit einhergehend dem immensen Zeitverlust, gehen immer mehr Unternehmen dazu über eine digitale Software zu verwenden, die es möglich macht, sämtliche Anträge digital zu verwalten. Mittlerweile gibt es die untschiedlichsten Tools auf dem Markt, die sich für jede Art des Betriebes eignet. Die Funktionen und Vorgehensweisen dieser Tools unterscheiden sich dabei je nach Anbieter.

flair bietet eine HR-Allroundlösung, unter anderen mit digitaler Zeiterfassung, sowie Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, die Arbeitnehmer:innen selbst vornehmen können.

In der Regel wird der Urlaubsantrag von Arbeitnehmer:innen entweder direkt über den PC oder gar über das Smartphone ausgefüllt und eingereicht. Dort gibt er den Beginn und das Ende der Urlaubszeit ein. Grundsätzlich ist es möglich, dass Vertreter ausgewählt werden und Arbeitgeber:innen einen Kommentar hinterlassen können. Anschließend schicken Arbeitnehmer:innen den Antrag elektronisch ab. Über den Eingang des Urlaubsantrages werden entweder Arbeitgeber:innen informiert oder aber die Verantwortlichen in der Personalabteilung. Die Genehmigung oder die Ablehnung des Antrages verläuft ebenso elektronisch. Arbeitnehmer:innen, die den Urlaub eingereicht haben, werden über die Genehmigung oder die Ablehnung informiert und es erfolft eine Anpassung des Jahresurlaubs. Dadurch ist es für alle Betroffenen immer sooft klar, wie hoch der Anspruch noch angesetzt ist.

Der erste Vorteil, der mit einer Software zur digitalen Verwaltung von Urlaubsanträgen verbunden ist, bezieht sich auf den besseren Überblick. Denn wie bereits oben erläutert, sehen alle Beteiligten unmittelbar, wie viele Urlaubstage Arbeitnehmer:innen noch zur Verfügung stehen, wann Arbeitnehmer:innen ihren Erholungsurlaub nehmen und um welche Art des Urlaubs es sich handelt. Ob Werksferien, unbezahlter Urlaub oder Sonderurlaub – sämtliche Varianten werden auf einen Blick erfasst. Darüber hinaus werden Urlaubstage unmittelbar zurückgebucht, wenn eine Krankmeldung während des Urlaubs eingereicht wird. Damit ist die Verwaltung dieser Anträge deutlich einfacher als es bei der manuellen Vorgehensweise der Fall ist.

Nicht zu vergessen dabei ist, dass der gesamte Prozess effizienter gestaltet wird. Setzt ein Unternehmen auf die digitale Verwaltung von Urlaubsanträgen, führt das langfristig zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit. Die Prozesse sind einfacher und moderner und fördern damit indirekt auch die Mitarbeiterbindung.

Ein Unternehmen, welches ein digitales Tool verwendet, setzt auf eine papier- und ressourcenschonende Variante. Das bedeutet: Der Papierkonsum wird drastisch reduziert und der Umwelt wird damit Rechnung getragen.

Ein weiterer Vorteil eines solchen Tools ist, dass eine erhöhte Abstimmung erzielt wird. Es gibt innerhalb des Teams weniger Unstimmigkeiten und Urlaubswünsche des Arbeitnehmers können damit besser umgesetzt werden. Reduziert wird auch die Gefahr, dass es infolge einer Unübersichtlichkeit von Anträgen zu unterbesetzten Teams kommt. Auch die Einreichung und Genehmigung kurzfristiger Anträge ist problemlos möglich.

Die wesentlichen Vorteile auf einen Blick:

• Abwesenheiten können selbstständig von Arbeitnehmer:innen eingetragen werden
• Der Antrag wird von Vertretern oder Verantwortlichen genehmigt
• Software Tools erinnern automatisch an fehlende Dokumente wie Attests
• Datenbanken werden unmittelbar aktualisiert

Gründe, die Betriebsurlaub rechtfertigen

In welchen Fällen darf gemäß Direktionsrechts ein Betriebsurlaub angeordnet werden?

Grundsätzlich in solchen Fällen:

• Es gibt nur eine:n Kund:in, der/die selbst Betriebsurlaub hat
• Der Betrieb baut um
• Es fehlt der/die Vorgesetzte und der Betrieb kann derzeit nicht aufrechterhalten werden

Was ist bezüglich der Pandemie zu beachten?

Infolge der Corona-Pandemie leiden viele Unternehmen an einem Auftragsmangel und auch von einer Unterbrechung der Lieferkette sind unzählige Betriebe betroffen. In beiden Fällen handelt es sich um ein Betriebsrisiko, welches zu Lasten der Unternehmen geht. Damit ist es nicht zulässig einen Betriebsurlaub infolge von Corona zu begründen.

Anders sieht der Fall hingegen aus, wenn – ausgelöst durch die Pandemie – eine Insolvenz des Unternehmens droht. In diesem Fall kann es sich um dringende betriebliche Belange handeln. Hier liegt es an Arbeitgeber:innen, die Rechtfertigung der Betriebsferien zu begründen. Ist der Fall gegeben, dürfen Unternehmen auch in diesem Fall einen Betriebsurlaub anordnen.

In einer Arztpraxis, vor allem, wenn es sich um eine kleine Praxis handelt, ist es normal, dass alle Arbeitnehmer:innen für einige Wochen gemeinsam in Urlaub gehen. Denn wenn der/die Ärzt:in nicht da ist, kann der Betrieb nicht aufrechterhalten werden. Wird der Betriebsurlaub demnach rechtzeitig vom Arzt angekündigt, müssen Arbeitnehmer:innen in diesem Zeitraum Urlaub nehmen. Allerdings müssen auch hiebei wesentliche Punkte beachtet werden:

Trotz dieses Betriebsurlaubes müssen den Arbeitnehmer:innen noch ausreichend Urlaubstage zur Verfügung stehen, die diese selbst verplanen können. Angesetzt werden dabei – abhängig vom Bundesland und den geltenden Tarifverträgen – 3/5 des Gesamturlaubs. Darüber hinaus müssen beim Betriebsurlaub alle Arbeitnehmer:innen in Urlaub gehen. Es ist ausgeschlossen, dass nur ein Teil der Belegschaft in den Betriebsurlaub geschickt wird.

Zu berücksichtigen ist dabei, ob die Arbeitnehmer:innen Kinder betreuen müssen. Ist dies der Fall, sollte der Betriebsurlaub, wenn möglich, auf diesen Zeitraum gelegt werden. Im Idealfall werden Arbeitnehmer:innen bereits bei der Einstellung oder beim Bewerbungsgespräch auf den Ablauf und Zeitraum des Betriebsurlaubs hingewiesen.

Krankheit und Kündigung im Betriebsurlaub

Was ist zu beachten, wenn Arbeitnehmer:innen während dem Betriebsurlaub krank werden? Auch in diesem Fall können sich die Arbeitnehmer:innen gemäß Burlg die entsprechenden Urlaubstage wieder erstatten lassen. Denn wie auch bei den normalen Urlaubstagen unterbricht Krankheit den genommenen Urlaub. In der gesetzlichen Grundlage steht unter anderem, dass von Arbeitnehmer:innen ein Attest einzureichen ist – in der Regel ab dem 1. Tag der Krankheit. Daraufhin werden die Urlaubstage Arbeitnehmer:innen wieder gutgeschrieben.

Was gilt bei einer Kündigung, wenn gerade Betriebsurlaub ist? Oft kommt eine Kündigung ungeplant, da Arbeitnehmer:innen ausgerechnet dann ein Jobangebot bekommen können. Ist gerade Betriebsurlaub, stellt sich die Frage, was in diesem Fall zu tun ist? Ist eine Kündigung auch während des Betriebsurlaubes möglich?

Die Antwort auf diese Frage ist Ja. Denn selbst wenn Betriebsferien von Arbeitgeber:innen festgelegt worden sind, haben diese dennoch die Verpflichtung, die Post entgegenzunehmen und entsprechend zu verwalten. Die einzige Voraussetzung, die von Arbeitnehmer:innen beachtet werden muss, ist die Kündigungsfrist, die im Arbeitsvertrag festgeschrieben ist. Das Gleiche gilt im umgekehrten Fall, wenn Arbeitgeber:innen den Arbeitnehmer:innen kündigen. Auch während der Betriebsferien haben Arbeitnehmer:innen drei Wochen nach der Zustellung Zeit, um Einspruch einzulegen. In Bezug auf die Kündigung ändert sich durch den Betriebsurlaub nichts.

Wie lange vorher muss der Betriebsurlaub angekündigt werden?

Wann müssen Betriebsferien angekündigt werden? Beim Betriebsurlaub ist eine Ankündigungsfrist zu beachten. Das erschließt sich aus der Tatsache, dass viele Arbeitnehmer:innen zu Jahresbeginn ihr Urlaubsjahr planen. Sie müssen demnach wissen, in welchen Zeitraum der Betriebsuralub fällt. Aus diesem Grund haben Arbeitgeber:innen die Pflicht Arbeitnehmer:innen rechtzeitig darüber zu informeren, wann der Betriebsurlaub stattfindet. Zwar besteht keine gesetzliche Pflicht bezüglich der Ankündigungsfrist, dennoch sollte sie rechtzeitig erfolgen. In der Regel wird von einem Zeitraum von mindestens 6 Monaten im Voraus gesprochen.

Wie lange darf der Betriebsurlaub dauern?

Bei der Dauer der Betriebsferien gilt dasselbe wie bei der Ankündigungsfrist. Es gibt keine gesetzliche Grundlage, die das festlegt. Allerdings dürfen Betriebsferien nicht den kompletten gesetzlichen Urlaubsanspruch von Arbeitnehmer:innen aufbrauchen. Ihnen müssen genügend Resturlaub des Jahresurlaubs zur Verfügung stehen, den diese eigenständig verplanen können. Genauer erläutert wird dies in einem Urteil des BAG, wo die Faustformel bei 3/5 leigt (Az 1 Abr 79/92).

Fazit

Vielen Arbeitnehmer:innen ist der Betriebsurlaub ein Dorn im Auge, da er seinen Urlaub lieber selbstständig verplanen möchte. Dennoch gibt es Ausnahmefällen, in denen ein solcher Zwangsurlaub unumgänglich ist. Dennoch müssen hierfür bestimmte Voraussetzungen vorliegen und Arbeitgeber:innen müssen sich an einige Vorgaben halten. Auch der Betriebsrat hat - wenn dieser vorhanden ist - dabei ein Wörtchen mitzusprechen. In diesem Artikel haben wir dir alles gezeigt, was es rund um das Thema Betriebsurlaub zu wissen gibt.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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