Wie dein HR von informeller Kommunikation profitieren kann

Was ist informelle Kommunikation?

Die Wörterbuchdefinition von informeller Kommunikation bezieht sich auf inoffizielle oder beiläufige Kommunikation zwischen Teammitgliedern oder zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in. Informelle Kommunikation vermeidet die üblichen Bürokanäle, die dazu neigen, organisiert, formal und bis ins Detail geplant zu sein. Auf der anderen Seite nutzt die formelle Kommunikation Unternehmensrichtlinien, Regeln, staatliche Vorschriften und die Befehlskette, wie z.B. vom/von der Vorgesetzten zum/zur Manager:in.

Ein wesentliches Merkmal der informellen Kommunikation ist die Ungewissheit über den Kommunikationskanal und die Unbestimmtheit darüber, wann die Kommunikation beginnt und endet. Umgangssprachlich wird dies als "etwas aus dem Nähkästchen geplaudert" bezeichnet und ist ein Ausdruck, den wir alle benutzen. Hierbei kommt es natürlich auch auf die Beziehungsebene an, wie informell sich die Unterhaltung gestaltet.

Jeder Arbeitsplatz hat seine sozialen Hotspots und die Mitarbeiter:innen sind dafür bekannt, dass sie Dinge gerne Online, am Telefon und am Wasserspender oder Kopierer besprechen. Diese Beziehungen entstehen außerhalb des Arbeitsplatzes und helfen dabei, die Grenze zwischen geschäftlichen und persönlichen Beziehungen zu verwischen.

Die "Grapevine", wie sie im Büro genannt wird, ist eine Form der Kommunikation, mit der wir alle vertraut sind, so dass sie mit allen Arten von Menschen gut funktioniert. Der Ausdruck stammt aus der Zeit des amerikanischen Bürgerkriegs, wo Telegrafendrähte so durch Bäume gespannt wurden, dass sie wie eine Weinrebe aussahen. Der Austausch von Informationen durch die Grapevine-Kommunikation ist sozial, persönlich und inoffiziell. Jedoch sollte man sie nicht als Mittel der geschäftlichen Kommunikation diskreditieren.

Die Nachrichten des Telegraphen waren oft verwirrend, unorganisiert und falsch, aber das lag zum großen Teil an der Technik und der Tonqualität. Dieses Problem wirst Du mit dem Flurfunk im Büro nicht haben.

Die Pandemie hat diese klassische Kommunikation disruptiv verändert, sodass die Informationsweitergabe über andere Kanäle von heute auf morgen laufen musste, um Remote Arbeit zu ermöglichen. Die Kommunikationswege, die dabei online genutzt werden, reichen von WhatsApp über Slack Chats bis hin zu Nachrichten via Social Media. Gerade im Homeoffice fällt die zufällige Kommunikation durch örtliche Nähe weg, wodurch diese auch gezielt von Arbeitgeberseite stimuliert werden kann. Chatprogramme wie Slack können sowohl für die gesamte interne Kommunikation, als auch den informellen Austausch genutzt werden. Auch eine Videokonferenz über Teams, GoogleMeet oder Zoom kann die zufälligen Begegnungen bei Remote Teams ersetzen. Auch wenn face-to-face in der Realität oftmals eine andere Dynamik entsteht, kommt man mit Hilfe dieser Tools sehr nah dran an den persönlichen Austausch und kann andere Teammitglieder über den kleinen Dienstweg kontaktieren. Auch Teammeetings finden heutzutage oft in virtuellen Meetings statt, da nicht alle Mitarbeiter:innen an ein und demselben Ort sitzen.

Eine Form der Kommunikation, die immer ein Teil deines Unternehmens sein wird, ist die informelle Kommunikation zwischen deinen Mitarbeiter:innen und den leitenden Angestellten. Der einzige Ansatz, den Du hier verfolgen kannst, ist, Wege zu finden, um sie zumindest zu managen.

Informelle Kommunikation kann manchmal effizienter und schneller sein als formelle Kommunikation. In Verbindung mit den offiziellen Kanälen kann die Grapevine deine formelle Geschäftskommunikation ergänzen und verbessern.

Einige Beispiele für informelle Kommunikation sind:

• Zwei Mitarbeiter:innen besprechen eine neue Firmenpolitik am Wasserspender oder im Personalraum.
• Ein:e ältere:r Mitarbeiter:in tadelt eine:n jüngere:n Mitarbeiter:in verbal.
• Ein:e Kolleg:in erzählt jemandem aus einer anderen Abteilung von einem Wechsel des/der Vorgesetzten.
• Zwei Kolleg:innen diskutieren über Gerüchte über eine Gehaltskürzung.
• Mehrere Kolleg:innen diskutieren über die Gehaltserhöhung einer Person in den sozialen Medien.

Mehr zu Gehaltsabrechnung findest Du in diesem Blogbeitrag.

Informelle Kommunikation findet statt, ob Du sie magst oder nicht, aber Du kannst sie für deine Zwecke nutzen und als eine Form der Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen und Manager:innen ist sie völlig kostenlos. Die informelle Kommunikation unterstützt auch deine üblichen formellen Kommunikationskanäle und die Gerüchteküche spricht sich auch viel schneller herum.

Arten der informellen Kommunikation

Die verschiedenen Ebenen der informellen Kommunikation können überwältigend sein, wenn man versucht herauszufinden, wie man die Grapevine am besten nutzen kann. Im Folgenden stellen wir dir alle wichtigen Arten vor.

• Einzelstrangkette: Informelle Kommunikation, die durch eine Einzelstrangkette geteilt wird, folgt einem linearen Weg von Kolleg:in zu Kolleg:in. Person A teilt die Information mit Person B, die sie mit Person C teilt, und so weiter. Einzelstrangketten können sehr lang sein, und je länger die Kette ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlinformationen und Fehlern. Einzelstrangketten sind ähnlich wie das alte Spiel der stillen Post, und es braucht nur eine Person, um die Informationen genug zu verzerren, um Ungenauigkeiten zu verursachen. Dennoch können Einzelstrangketten erfolgreich für die Geschäftskommunikation genutzt werden.
• Klatschkette: Eine Klatschkette beginnt mit einer zentralen Figur, vielleicht dem Büroklatscher, oder vielleicht sogar einem Mitglied deiner leitenden Angestellten. Klatschketten sehen aus wie Gänseblümchen, mit deinem Anstifter als Kern der Blume und jedem, an den er Informationen weitergibt, als Blütenblatt um ihn herum. Die Blütenblätter sind nicht unbedingt miteinander verbunden, so dass Person A, von der die Kette ausging, für eine schnelle und weitreichende Verbreitung von Informationen verantwortlich ist. Wenn Du herausfinden kannst, wer den Büroklatsch in Gang bringt ist, kannst Du sie als schnelle Methode nutzen, um die Neuigkeiten zu verbreiten.
• Wahrscheinlichkeitskette: Wenn eine Information die Wahrscheinlichkeitskette durchläuft, geht sie verstreut von einer Person zu einer oder mehreren anderen Personen. Zum Beispiel, wenn Person A es Person B erzählt, und dann erzählt Person B es Person C und D, aber dann erzählt Person D es niemandem, und Person C erzählt es den Personen F und G. Person E wird komplett außen vor gelassen, aber alle anderen haben die Information erhalten. Wahrscheinlichkeitsketten sehen meistens wie Weinreben aus.
• Clusterkette: Ähnlich wie Wahrscheinlichkeitsketten sehen Clusterketten den tatsächlichen Weinstöcken sehr ähnlich. Im Gegensatz zu Wahrscheinlichkeitsketten drehen sich Clusterketten jedoch um engere, innere Kreisbeziehungen. Der Weg der informellen Kommunikation führt über kleine Gruppen von engeren Kontakten in Clustern.

In jedem Arbeitsumfeld verbringen Menschen viel Zeit damit, nebeneinander zu arbeiten. Diese Arbeitskolleg:innen bilden wahrscheinlich lang anhaltende Beziehungen und plaudern über Dinge, die sich sowohl um die Arbeit als auch um ihr Privatleben drehen.

Es ist offensichtlich, dass diese Verbindung zwischen deinen Mitarbeiter:innen auch schnell in eine andere Richtung gehen kann. Der erste Schritt, um eine Katastrophe zu verhindern, ist jedoch, deine Grapevine zu verstehen und zu lernen, wie man sie am besten managt.

Die Förderung sozialer Verbindungen zwischen deinen Mitarbeiter:innen ist vorteilhaft, weil Du dann deine Grapevine nutzen kannst, um schnell Informationen innerhalb deiner Belegschaft zu teilen. Es erlaubt dir auch, Cluster, Blütenzentren und andere Schlüsselpersonen zu verfolgen, die dazu neigen, im Mittelpunkt jeder sich schnell verbreitenden informellen Kommunikation zu stehen.

Alle Arten der informellen Kommunikation können für die Unternehmenskommunikation genutzt werden, und mit deiner regulären formellen Kommunikation, die parallel dazu läuft, werden die Informationen, die Du kommunizieren musst, schnell die Ohren deiner Arbeiter:innen erreichen.

Was sind die Vorteile von informeller Kommunikation?

Es gibt viele Vorteile der informellen Kommunikation, wie z.B.:

• Förderung der sozialen Beziehungen zwischen den Mitarbeiter:innen: Je besser die Beziehung zwischen deinen Mitarbeiter:innen ist, desto einfacher wird dein Leben sein. Wenn deine Mitarbeiter:innen gut zusammenarbeiten, ist die Atmosphäre am Arbeitsplatz besser, und dein Team ist glücklicher. Dies führt zu höherer Produktivität und geringerer Fluktuation.
• Schneller Informationsfluss: Die Nutzung des Flurfunkes ist oft schneller als die Nutzung formeller Kanäle, und informelle Kommunikation kann Informationen schnell in deiner Belegschaft verbreiten. Dies kann in Notfällen oder wenn Du wichtige Neuigkeiten mitzuteilen hast, von großem Nutzen sein.
• Nährboden für neue Ideen: Wenn deine Mitarbeiter:innen ihre Gefühle und Meinungen frei äußern können, ist es wahrscheinlicher, dass sie mit Ideen für das Unternehmen oder innerhalb ihrer individuellen Rollen aufwarten. Die Freiheit der Meinungsäußerung, die die Grapevine bietet, fördert die kreative Freiheit.
• Verbessert die Beziehung zwischen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen: Wenn leitende Angestellte die Grapevine nutzen, baut es eine engere Beziehung zwischen ihnen und ihren Chef:innen auf. Eine engere Bindung zwischen Chef:innen und Arbeitnehmer:innen verbessert die Produktivität im Büro und schafft eine viel freundlichere Atmosphäre. Arbeitnehmer:innen, die ihre Vorgesetzten mögen und von ihnen gut behandelt werden, sind produktiver und haben eine höhere Loyalität zu ihrem Unternehmen.
• Erleichtert den Manager:innen die Überwachung der Mitarbeiterreaktionen: Ein weiterer Vorteil der informellen Kommunikation ist, dass es den Führungskräften leichter fällt, mögliche Konflikte oder unerwünschte Meinungen in der Belegschaft im Auge zu behalten.
• Schafft eine freiere Atmosphäre für die Aufnahme von Informationen: Ein druckloser, informeller Raum zur Verarbeitung von Nachrichten und Informationen führt zu weniger Konflikten. Das schafft eine freiere Atmosphäre, in der sich Informationen verbreiten können und du die Reaktionen darauf beobachten kannst.
• Funktioniert als Ventil des Ausdrucks: Wenn Du schlechte Nachrichten überbringen musst, ist es wichtig, dass deine Mitarbeiter:innen einen sicheren Raum haben, um ihren Frust abzulassen und sich untereinander zu beschweren. Der Flurfunk ist der perfekte Ort dafür, da alle Mitarbeiter:innen im selben Boot sitzen und das gemeinsame Besprechen des Themas dazu beitragen kann, dass ein Teil der Spannungen abflaut und nicht am Arbeitsplatz bleibt.

Genauso wie es Vorteile der informellen Kommunikation gibt, gibt es auch Nachteile. Einige der Nachteile der informellen Kommunikation sind:

• Schwer zu kontrollieren: Die Gerüchteküche ist schwer zu kontrollieren, und wenn die Dinge einmal außer Kontrolle geraten sind, ist es schwer, sie wieder zurückzubekommen. Du hast keine Kontrolle darüber, wie schnell oder wie weit sich die Informationen verbreiten, und Du kannst die Ungenauigkeiten oder emotionalen Reaktionen, die unweigerlich daraus resultieren, nicht kontrollieren.
• Ungenauigkeiten: Das Teilen von Informationen über informelle Kommunikation führt zu Ungenauigkeiten und falschen Informationen. Du läufst auch Gefahr, dass Du dramatisierte Versionen von Ereignissen oder Nachrichten erhältst, anstatt wahrheitsgemäße und realistische Interpretationen.
• Probleme bei der Suche nach Schuldigen: Da der Flurfunk schwer zu verfolgen ist, kann es fast unmöglich sein, den/die Anstifter:in von falschen oder bösartigen Gerüchten ausfindig zu machen. Dies könnte zu Konflikten am Arbeitsplatz führen oder sogar deine Belegschaft spalten. Die Person ausfindig zu machen, die dafür verantwortlich ist, könnte von entscheidender Bedeutung sein, und Du könntest es schwierig finden, dies zu tun.

Wie kann informelle Kommunikation effektiv genutzt werden?

Du kannst die informelle Kommunikation nutzen, indem Du sie in Verbindung mit deinen formellen Kommunikationskanälen verwendest. Es ist hilfreich, die Muster zu verstehen, durch die informelle Kommunikation läuft, also wird es dir helfen, die oben erwähnten Arten der informellen Kommunikation zu lernen.

Du solltest auch ein Auge auf die Gerüchteküche in deinem Büro haben und selbst daran teilnehmen. So lernst du die Mitarbeiter:innen kennen, die die meisten Informationen weitergeben, und kannst diese nutzen, um deine Mitarbeiter:innen schneller mit Neuigkeiten zu versorgen. Wenn Du Zeit damit verbringst, deine Mitarbeiter:innen kennenzulernen, bekommst Du einen Einblick in die Cluster, die zu einem Problem werden könnten, oder in eng verbundene Gruppen, die wahrscheinlich häufiger und schneller Informationen austauschen.

Das Verstehen deiner Gruppen wird dir auch helfen, Gruppen zu erkennen, die sich wahrscheinlich nicht einig sind oder in denen Konflikte entstehen können. Es kann dir auch helfen, Mobbing oder Diskriminierung in deiner Belegschaft zu erkennen.

Wenn Du aktiv an der Gerüchteküche in deinem Büro teilnimmst, kannst Du auch Gerüchten entgegenwirken und weißt, was deine Mitarbeiter:innen glauben. Du kannst die Dinge im Auge behalten und weitere Informationen oder Gegeninformationen hinzufügen, wann immer Du es für richtig hältst.

Eine weitere gute Möglichkeit, dein informelles Kommunikationsnetzwerk sorgfältig zu verwalten, ist die Förderung einer freundlichen, integrativen Atmosphäre am Arbeitsplatz im Allgemeinen. Dies könnte klare Richtlinien für Whistleblowing, Diskriminierung oder Konflikte zwischen Arbeitern und freundlichen älteren Mitarbeiter:innen beinhalten. Deine Mitarbeiter:innen in die Entscheidungsfindung einzubeziehen, wo Du kannst, ist ebenfalls eine gute Idee. Besonders in die Planung der eigenen Ziele und des Weiterentwicklungspotenzials kann eine Softwarelösung wie flair helfen, mündlich Besprochenes festzuhalten und den Fortschritt zu dokumentieren.

Deinen Mitarbeiter:innen einen Raum zu bieten, in dem sie sich treffen können, ist ebenfalls von Vorteil und fördert die informelle Kommunikation. Zufriedenere Mitarbeiter:innen sind weniger geneigt, Gerüchte zu verbreiten und Konflikte zu verursachen, daher solltest Du in Erwägung ziehen, deinem Team einen gemütlichen Pausenraum und einen Raum für soziale Kommunikation anzubieten, wie z.B. eine What's App-Gruppe, eine Facebook-Gruppe oder einen Slack-Kanal zur Entspannung. Wir bei flair haben unsere Cheers Section, in der man Untereinander Lob und Dank austauschen kann. Auch dies führt zu einer positiven Unternehmenskultur und stärkt die Beziehung unter den Kolleg:innen.

Eines der besten Dinge, die du als Manager:in tun kannst, um informelle Kommunikation zu managen, ist zu akzeptieren, dass der Flurfunk im Büro existiert. Wenn Du versuchst zu leugnen, dass es Klatsch und Tratsch in deinem Büro gibt, führt das nur zu Problemen, die nicht gelöst werden und zu mehr Konflikten, als am Arbeitsplatz nötig sind.

Versuche, den Flurfunk mit deinen Führungskräften in regelmäßigen Meetings zu besprechen, und mache deutlich, dass Du möchtest, dass dein Team daran teilnimmt und es überwacht.

Fazit

Informelle Kommunikation kann ein Minenfeld sein, aber ein sorgfältig geführter Flurfunk kann auch zu einem bedeutenden Austausch genutzt werden. Jede der vier Arten der informellen Kommunikation bietet sowohl Fallstricke als auch Vorteile, aber so oder so, Du kannst das Vorhandensein des informellen Kommunikationssystems an einem Arbeitsplatz nicht vermeiden. Einige der Vorteile der informellen Kommunikation im Büro sind ein schneller Informationsfluss und eine höhere Produktivität der Mitarbeiter:innen. Einer der Nachteile ist jedoch das Potenzial für Ungenauigkeiten in den Informationen, die unter deinen Mitarbeiter:innen weitergegeben werden. Was auch immer Du mit deiner informellen Kommunikation machst, denke daran, dass sie besser in Verbindung mit deiner formellen Kommunikation funktioniert.

Um die Effizienz in Sachen Personalaufgaben auf ein neues Level zu heben, hilft dir flair mit der Automatisierung der HR-Prozesse in deinem Unternehmen.

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