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16 Nov 2021

Mitarbeitergespräch: So gelingt es als HR und Führungskraft

Drei Frauen nehmen an einem Mitarbeitergespräch im Büro teil.

Mitarbeitergespräch: So gelingt es als HR und Führungskraft

Eines der wichtigsten Instrumente für die Mitarbeiterbindung ist das  Personalgespräch. Das Thema Fachkräftemangel beherrscht seit Monaten die Schlagzeilen, nicht nur in Deutschland. Viele Branchen suchen händeringend Personal – vom Azubi bis in die obersten Etagen ist sowohl Recruiting neuer Mitarbeiter als auch das Halten der Arbeitskräfte eine Herausforderung für Personalabteilung und Führungskräfte.

Eine Tischtennisplatte im Pausenraum oder die Obstschale in der Kantine sind schon längst keine überzeugenden Argumente mehr. Monetären Anreize spielen natürlich eine Rolle, doch weiche Faktoren wie Wertschätzung am Arbeitsplatz, Transparenz bei Unternehmensentscheidungen, allgemeine Arbeitsatmosphäre oder auch Eigenverantwortung rücken in den Fokus. Wer sich in puncto Mitarbeiter-Care gut aufstellt, hat die Nase vorn.

Personalgespräche sind die Königsdisziplin – hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Ungeübte Personaler mit geringer emotionaler Intelligenz können innerhalb weniger Minuten eine innere Kündigung provozieren und werden es in der Regel noch nicht einmal bemerken. Könner dagegen geben dem Mitarbeiter ein realistisches Feedback zur Leistung, entfachen ein Feuer der Begeisterung für die nächste Aufgabe und machen den Mitarbeiter so zum Stakeholder des Unternehmers. Was unterscheidet die beiden? Ein Guide für Führungskräfte.


Was macht ein gutes Mitarbeitergespräch aus?

Kommunikation auf Augenhöhe ist die Basis für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch. Dabei ist es zunächst einmal unerheblich, ob den Mitarbeiter ein positiver Rückblick erwartet oder Kritik. Um Angestellte langfristig an das Unternehmen zu binden, darf ein Personalgespräch niemals eine Einbahnstraße sein, sondern sollte stets ein positiv wahrgenommenes Mittel der Mitarbeiterführung sein.

Die Zeiten, in denen der Boss mahnende Worte gesprochen hat, noch ein wenig die schlechte Auftragslage bemühte – um ja keine Erwartungen an eine Gehaltserhöhung zu wecken – und den Angestellten mit einem kräftigen Händedruck wieder an den Arbeitsplatz zurückgeschickt hat, sind vorbei. Heute geht es um Mitarbeiterbindung und -entwicklung. 

Zufriedenheit kann nur dann das Resultat sein, wenn beide Seiten wichtige Themen ansprechen können und die Gesprächspartner dazu Stellung nehmen – sachlich und offen. Am Ende des Termins steht die Zielvereinbarung. Sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte nehmen Perspektiven für die nächsten Monate aus dem Gespräch mit.  


Die typischen Themen eines Mitarbeitergesprächs

Die meisten Mitarbeitergespräche folgen einem verbreiteten Schema und beinhalten im Minimum diese drei Themenschwerpunkte:

  • 360-Grad-Feedback
  • Mitarbeitermotivation
  • Gehaltverhandlung

Daneben spielen je nach Status quo auch Themen wie Kündigung, Besprechung neuer Aufgabenbereiche, Übertragung von Verantwortlichkeiten oder persönliche Belange der Mitarbeiter eine Rolle.


360° Feedback

Sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Führungskraft ist Feedback das Thema Nummer 1. Von der Beurteilung hängt der restliche Verlauf des Gesprächs, insbesondere die Punkte Entwicklungschancen und Gehaltsverhandlungen, ab. 

Wie beurteilt mein Vorgesetzter meine Leistung? Diese Frage führt nicht selten zu Unstimmigkeiten. Eigenwahrnehmung und Fremdwahrnehmung driften gerne mal weit auseinander. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, damit der Mitarbeiter nicht in die Verteidigungsfalle gerät. Ziel des Feedbacks ist es ja nicht, am Ende Einigkeit über die gelieferte Leistung zu erhalten, sondern in Bezug auf kommendes am selben Strang zu ziehen. Ein Rückblick führt optimalerweise zu einem Ausblick.


Mitarbeitermotivation

Ist die Klippe der Kritik erst einmal umschifft, richten beide Gesprächspartner den Blick in die Zukunft. Motivation ist nicht nur für Leistung und Unternehmenserfolg wichtig, auch Mitarbeiterbindung ist ohne Begeisterung für den Job nicht realisierbar. Motivation ist einer der stärksten Treiber, unabhängig von Branche oder Umfeld. Fehlen Lust und Einblick in den Sinn der Aufgaben und Abläufe, leidet die Bereitschaft, sich im Beruf einzubringen und sich für die Ergebnisse der eigenen Leistung verantwortlich zu fühlen. Wie gelingt es dir, einen Mitarbeiter zu motivieren? Beginne damit, zuzuhören, dein Gegenüber ernst zu nehmen und versuche, ihn für deine Ziele zu begeistern – das sind die ersten Ansätze.


Gehaltsverhandlungen

Die Frage nach einer Gehaltserhöhung ist Teil vieler Mitarbeitergespräche. Je nach Unternehmen und Tarifgebundenheit haben Vorgesetzte feste Rahmenbedingungen. Eine Versetzung in andere Abteilungen oder eine Beförderung, zusätzliche Verantwortungsbereiche oder besondere Leistungen z. B. rechtfertigen die Frage nach einer höheren Gehaltszahlung.

Zu welchen Anlässen werden Mitarbeitergespräche geführt?

Während einige Unternehmen Mitarbeitergespräche planmäßig takten und in regelmäßigen Abständen durchführen, setzen andere auf anlassbezogene Flexibilität. Beides hat seine Berechtigung, beinhaltet allerdings auch Gefahren. Insbesondere die flexible Handhabung führt häufig dazu, dass Mitarbeiter ihr Gespräch vehement einfordern müssen und auf später vertröstet werden. 

Steht der Termin bereits frühzeitig fest, können sich Vorgesetzte und Mitarbeiter daran orientieren und offene Fragen gezielt einbringen. Die flexible Lösung ist nah am täglichen Arbeiten – tauchen Probleme oder Fragen auf, müssen Mitarbeiter nicht bis zum nächsten geplanten Gesprächstermin warten, sondern können unabhängig von der seit dem letzten Gespräch verstrichenen Zeit einen neuen Termin vereinbaren. Diese fünf Anlässe gehören zu den häufigsten Personalgesprächen:

  • Jahresgespräch
  • Feedbackgespräch
  • Kritik- oder Beurteilungsgespräch
  • Gehaltsgespräch
  • Zielvereinbarungsgespräch

Jahresgespräch

Das jährliche Mitarbeitergespräch ist der Klassiker unter den Personalgesprächen und in vielen Branchen verbreitet. Vorgesetzter und Mitarbeiter erhalten so einen kontinuierlichen Entwicklungsstatus und können sich verlässlich auf diese Gespräche vorbereiten. Der Ablauf der Jahresgespräche wird weitestgehend gleich sein, wenige Ausnahmen bilden aktuelle Veränderungen wie z. B. Versetzungen oder auch persönliche Themen, die Einfluss auf das Leistungsniveau des Mitarbeiters nehmen.

Feedbackgespräch

Ein reines Feedbackgespräch außerhalb des Jahresgesprächs wird in der Regel vom Mitarbeiter eingefordert. Ziel des Gespräches ist zu klären, wo stehe ich, welche Möglichkeiten habe ich, wie zufrieden seid ihr mit mir, wie sieht meine allgemeine Leistungsbeurteilung aus? Das Feedbackgespräch ist oftmals der Vorläufer des Gehaltsgesprächs.

Beurteilungsgespräch

Das Kritik- oder auch Beurteilungsgespräch wird vom Vorgesetzten angesetzt. Welche Erwartungen hat das Unternehmen, hat die Abteilung an den Mitarbeiter? Inwieweit hat der Angestellte die Anforderungen erfüllt? Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Steht eine Übernahme in ein festes Anstellungsverhältnis an oder endet die Probezeit? Für einen Vorgesetzten gibt es viele Gründe, ein Beurteilungsgespräch einzufordern – nicht immer ist Kritik zwangsläufig negativ.

Gehaltsgespräch

Um ein Gehaltsgespräch bitten vorwiegend die Mitarbeiter. Hat sich der Verantwortungsbereich verändert, der Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben übernommen oder bessere Ergebnisse erzielt? Unabhängig vom Jahresgespräch veranlasst die aktuelle Entwicklung Angestellte dazu, in einem Gespräch explizit nur das Gehalt verhandeln zu wollen.


Zielvereinbarungsgespräch

Ein reines Zielvereinbarungsgespräch, losgelöst von allen anderen Themen, kommt selten vor. Ziele sind Meilensteine, die eine Entwicklung voraussetzen, daher sind Zielvereinbarungsgespräche im Regelfall Bestandteil von Jahresgesprächen oder Beurteilungsgesprächen, manchmal auch Teil eines Übernahmegesprächs nach der Ausbildung oder Probezeit. Dennoch werden manchmal Gespräche vereinbart, in denen der Fokus absolut auf den Entwicklungszielen liegt.


Schritt-für-Schritt-Anleitung zum erfolgreichen Mitarbeitergespräch!

Selbst routinierte Profis schütteln ein Mitarbeitergespräch nicht einfach aus dem Ärmel. Um ein erfolgreiches Personalgespräch zu führen, müssen Führungskräfte erst einmal eines einplanen: Zeit. Neben dem eigentlichen Gespräch sind eine Reihe weiterer Maßnahmen essenziell, um individuelle Ziele nachhaltig zu erreichen.  

· gute Vorbereitung
· Gesprächsziele definieren und vereinbaren
· Nachbereitung


1. Die Vorbereitungsphase

Vor dem Gespräch bereitet sich der Vorgesetzte gründlich auf das Gespräch vor. Ein Blick in die Personalakte, die Zielvereinbarung des letzten Personalgesprächs und Überprüfung der Arbeitsleistung gehören ebenso dazu wie formelle Punkte. Wo wird das Gespräch stattfinden? Wie viel Zeit sollte der Mitarbeiter und gegebenenfalls seine Vertretung einplanen? Auch über den möglichen Verlauf des Gesprächs, eine neue Zielvereinbarung oder die machbare Frage nach einer Gehaltserhöhung sollten Vorgesetzte im Vorfeld nachdenken.

Je gründlicher die Vorbereitung auf das Gespräch ausfällt, desto entspannter und zielführender verläuft es aller Voraussicht nach. Insbesondere wenn das letzte Gespräch nicht gut verlief, wenn es unsachlich, emotional oder schleppend geführt wurde, ist die Vorbereitung wichtig. 

Droht der Mitarbeiter, das Unternehmen zu verlassen, überlege im Vorfeld, wie weit deine Bereitschaft geht, diesen Mitarbeiter zu halten. Welche Zugeständnisse kannst du machen, sind vorab Gespräche mit dem Personalbüro sinnvoll oder kommt sogar ein verantwortlicher Personaler dazu? Über all das denkst du am besten frühzeitig nach.


2. Das Gespräch

Beim Gespräch sollten Vorgesetzte auf eine entspannte Atmosphäre achten, um dem Gegenüber die unter Umständen vorhandene Nervosität weitestgehend nehmen. Ist es das erste Personalgespräch für diesen Mitarbeiter? Könnte etwas vorgefallen sein, das den Arbeitnehmer belastet oder verunsichert? Oder ist das Gegenteil der Fall und der Mitarbeiter tritt eine Spur zu fordernd und aggressiv auf? 

Vorgesetzte sollten sich die Zeit nehmen, langsam in das Gespräch einzusteigen und sich auf den Gesprächspartner einzulassen. Während des Gesprächsverlaufs kommen Feedback, Ziele, Entwicklungsmöglichkeiten und das Gehalt zur Sprache.

Auch wenn es zwischendurch heiß hergeht, zum Ende des Gesprächs sollte sich die Stimmung wieder beruhigen. Sachlichkeit und Kommunikation auf Augenhöhe sollten selbstverständlich sein, dennoch müssen Vorgesetzte mit emotionalen Ausbrüchen rechnen und damit umgehen können. 

Wertschätzung bedeutet, die Fragen, Bedürfnisse, Kritik und Wünsche des Angestellten ernst zu nehmen und darüber zu sprechen. Eine offene und ehrliche Auseinandersetzung mit allen relevanten Themen kann nur funktionieren, wenn der Mitarbeiter sich nicht in eine Verteidigungsrolle hineingedrängt fühlt, sondern das Gespräch aktiv mit gestaltet.


3. Nachbereitung des Personalgesprächs

Im Anschluss an das Gespräch nimmt sich der Vorgesetzte Zeit für die Nachbereitung – ein unverzichtbarer Bestandteil des Personalgesprächs. Welche Verbesserungsvorschläge wurden angesprochen? Sind sie realisierbar und an wen können sie weitergegeben werden? Welche Fragen konnten geklärt werden, welche sind offen geblieben? Die Zielvereinbarung muss unterschrieben und in der Personalakte hinterlegt werden, sie ist die Basis für kommende Entwicklungsgespräche und Gehaltsverhandlungen.

Ein wichtiger Bestandteil ist deine persönliche Wahrnehmung. Hast du ein Gespür für die verborgenen Zwischentöne entwickelt? Konnte wirklich alles geklärt werden? Könnte der Mitarbeiter das Unternehmen wechseln wollen? Gibt es relevante Informationen für das Team oder für die Personalabteilung? Zum Schluss sollte der Termin für das nächste Jahresgespräch festgehalten werden.

Fünf häufige Fehler, die du unbedingt vermeiden solltest

1. Spontane Gespräche zwischen Tür und Angel

Flur, Kantine oder Balkon sind für Small Talk gemacht, nicht für ein spontanes Mitarbeitergespräch. Kocht der Ärger über die Kollegin hoch, die schon wieder krank ist und deren Arbeit der Mitarbeiter übernehmen muss oder liegt ihm die Frage nach der nächsten Tariferhöhung auf der Zunge, ist das zwar verständlich, aber kein Thema für ein zufälliges Zusammentreffen. Nimm die Gesprächseröffnung ernst und biete eine Terminvereinbarung an. Dann solltest du das Thema wechseln und zu Small Talk übergehen.


2. Unvorbereitet und ohne Struktur in das Gespräch gehen

Die Gespräche mit dem Mitarbeiter sind seit Jahren vorhersehbar? Der Neue im Team ist so unauffällig und leise, die Kollegin steht kurz vor der Rente und du erwartest ein Routinegespräch? Auch wenn du dir sicher bist, das Gespräch mit links zu steuern und erfolgreich abzuwickeln, unterschätze niemals die Vorbereitung. Ein Blick in die Personalakte und auf die Zielvereinbarung vom letzten Mal, die persönlichen Notizen und ein kurzes Stimmungsbild der Abteilung sollte selbstverständlich sein.


3. Vorwürfe und Aussagen ohne konkrete Beispiele

Kritik ist immer ein sensibles Thema. Egal, wie sachlich du Konflikte und Misserfolge ansprichst, dein Gegenüber wird sich rechtfertigen wollen und verlangt – zu Recht – Beweise für deine Vorwürfe. 

Welche Punkte auch immer du vorbringst, halte ein bis zwei Beispiele parat. Der Mitarbeiter ist häufig zu spät? Dann sollte vor dir ein Ausdruck seiner Anfangszeiten liegen. Es gab Kundenbeschwerden? Lies sie vor! Qualitätsmängel, Stress mit Kollegen oder Unzuverlässigkeit – alle Vorwürfe, die du im Kritikgespräch vorbringst, solltest du auch untermauern können.

Auch konstruktive Kritik ist übrigens nur zielführend, wenn sie auch als solche wahrgenommen wird. Wurden getroffene Vereinbarungen nicht eingehalten, dreht sich das Gespräch zunächst um die Gründe und anschließend um die Möglichkeiten, diese Vereinbarungen in Zukunft einzuhalten. Konfliktgespräche haben das Potenzial, die Voraussetzungen für Verbesserungen zu schaffen und Misserfolge zu vermeiden.


4. Mitarbeiter nicht in den Zielplanungsprozess involvieren

Je intensiver Mitarbeiter an dem Zielplanungsprozess beteiligt werden, desto mehr fühlen sie sich dem Job oder der Aufgabe verpflichtet. Teil von etwas zu sein, ist so viel besser, als nur auf Ansage zu handeln. Binde dein Team frühzeitig in die Ziele der Abteilung ein und treffe Zielvereinbarungen nach einem ausführlichen Gespräch – so motivierst du deine Mitarbeiter.


5. Druckmittel einsetzen

Klingt nach Erpressung und  – seien wir ehrlich – das ist es auch. Das mag im ersten Moment funktionieren, hat aber langfristig keinen Erfolg und ist damit in keinem Fall ein sinnvolles Führungsinstrument. Der schelle, fantasielose Weg ist ein One-Way-Ticket. Im schlimmsten Fall verlierst du einen Mitarbeiter. Die Motivation weckst du mit Druckmitteln auf jeden Fall nicht, stattdessen sind Begeisterung, Teamspirit und Teilhaben an den Prozessen bessere Lösungen.


Fazit

Du hast es in der Hand: Mitarbeitergespräche beinhalten das Potenzial zu mehr Leistung, Zufriedenheit und einer höheren Motivation – wenn du es richtig machst und dir die Zeit für jeden einzelnen Mitarbeiter in deinem Team nimmst.
Nicht jeder Vorgesetzte ist auch automatisch ein guter Gesprächsführer, doch das lässt sich lernen. Berücksichtige die wichtigsten Richtlinien und vor allem: kommuniziere immer auf Augenhöhe.

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