Stundennachweis digital umsetzen: Was gehört dazu?

Die Arbeitszeiterfassung hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, insbesondere durch die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019, die besagt, dass die Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitsverhältnisse innerhalb der EU Pflicht ist. Die Umsetzung von Stundennachweisen in digitaler Form stellt eine effiziente und zeitgemäße Möglichkeit dar, dieser Pflicht nachzukommen und bietet Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen zahlreiche Vorteile.

Digitale Stundennachweise, im Rahmen der Arbeitszeiterfassung, ermöglichen eine manipulationssichere und transparente Dokumentation der Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeitenden. Es gibt verschiedene Modelle der Zeiterfassung, die sowohl für Betriebe mit Vor-Ort-Arbeit, wie beispielsweise Stechuhren, als auch für mobile Arbeitnehmer:innen, wie Apps oder webbasierte Lösungen, geeignet sind. Dadurch wird der klassische Stundenzettel, der als älteste Methode zur Arbeitszeiterfassung gilt, durch moderne und effizientere Systeme abgelöst.

Seit 2022 sind Arbeitgeber:innen in Deutschland verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen. Dies unterstreicht die Notwendigkeit für Unternehmen, in digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung zu investieren und sich auf die zukünftigen Anforderungen der Arbeitswelt vorzubereiten.

Stundenzettel-Vorlage

Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung und Dokumentation ist die Nutzung von Stundenzettel-Vorlagen essentiell. Diese ermöglichen es, Arbeitszeiten, Pausen, Urlaubstage und Krankheitstage einfach und übersichtlich festzuhalten. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen von einer verbesserten Übersichtlichkeit und problemloseren Zeiterfassung profitieren.

Kostenlose Stundennachweis-Vorlage

Eine kostenlose und benutzerfreundliche Variante der Stundennachweis-Vorlage ist die Excel-Stundenzettel-Vorlage. Sie ermöglicht es, Informationen wie Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausen einzutragen und automatisch zusammenzurechen. Zudem können Personalnummern und Informationen zur monatlichen vereinbarten Stunden in die Vorlage eingefügt werden.

Die Excel-Vorlage lässt sich leicht an individuelle Bedürfnisse anpassen und bei Bedarf ausdrucken. Arbeitgeber können die Vorlage zur Verfügung stellen und Arbeitnehmer können sie einfach und schnell ausfüllen. Die Nutzung der Stundenzettel-Vorlage in Excel bietet einige Vorteile, wie zum Beispiel:

• Einfache Handhabung
• Automatisches Zusammenrechnen von Arbeitsstunden
• Übersichtlichkeit und leichte Anpassung
• Möglichkeit zum Ausdrucken oder digitaler Speicherung

Avery Zweckform ist eine weitere Option für den Erwerb von Stundenzettel-Vorlagen. Diese beinhalten sowohl digitale als auch physische Vorlagen und können inkl. einer Software für die Digitalisierung der Arbeitszeitdokumentation erworben werden.

Durch die Nutzung digitaler Stundenzettel-Vorlagen fördern Unternehmen die Effizienz und Transparenz der Arbeitszeiterfassung und -dokumentation und erleichtern zudem die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Der Umstieg von traditionellen Papierformen auf digitale Lösungen ist sowohl zeitgemäß als auch praktisch und bietet insgesamt eine verbesserte Erfahrung in diesem wichtigen Bereich.

Arbeitsrecht in Deutschland

Mindestlohn

In Deutschland ist der Mindestlohn durch das Mindestlohngesetz (MiLoG) geregelt. Der gesetzliche Mindestlohn liegt derzeit bei 13,30 Euro brutto pro Stunde (Stand: 2023). Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, diesen Mindestlohn für ihre Arbeitnehmer:innen zu zahlen, um Schwarzarbeit und unlauteren Wettbewerb zu bekämpfen. Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz dient dabei als Instrumentarium zur Kontrolle der Einhaltung des Mindestlohns.

Arbeitszeitmodelle

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet die Grundlage für Arbeitszeitmodelle in Deutschland. Gemäß § 3 ArbZG beträgt die werktägliche Arbeitszeit im Durchschnitt acht Stunden. Diese kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, solange der Durchschnitt von acht Stunden innerhalb von 24 Wochen erreicht wird.

• Arbeitszeiterfassung: Gemäß § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen, wenn die tägliche Arbeitszeit acht Stunden überschreitet oder wenn sie an Sonn- und Feiertagen arbeiten. Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt und auf Anfrage den zuständigen Behörden vorgelegt oder zur Einsicht übermittelt werden.
• Flexible Arbeitszeiten: In Deutschland sind auch verschiedene Formen flexibler Arbeitszeitmodelle möglich, die von Unternehmen genutzt werden können, um den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden, wie zum Beispiel Teilzeitarbeit, Gleitzeit, Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit.

Die Umsetzung eines digitalen Stundennachweises kann daher sowohl zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes als auch zur Umsetzung moderner und flexibler Arbeitszeitmodelle beitragen.

Arbeitszeiterfassung

Tägliche Arbeitszeit

Die Arbeitszeiterfassung ist für viele Arbeitgeber:innen gesetzlich vorgeschrieben, um die werktägliche Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer:innen zu dokumentieren. Dabei müssen Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Dauer der Ruhepausen festgehalten werden. Die geleisteten Arbeitsstunden müssen sowohl für den/die Arbeitnehmer:in als auch für den/die Arbeitgeber:in transparent und nachvollziehbar sein.

Arbeitszeitnachweis

Ein Arbeitszeitnachweis ist ein Dokument, das die täglichen Arbeitszeiten eines Mitarbeitenden auflistet. Es kann sowohl in Papierform als auch digital erstellt werden, wobei die digitale Erfassung immer häufiger eingesetzt wird. Gemäß § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes muss der Arbeitgeber die Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorlegen oder zur Einsicht zusenden.

Ein Arbeitszeitkonto hingegen dient dazu, die geleisteten Stunden zu sammeln und den Überblick über die angesammelten Arbeits- und Überstunden zu behalten. Die Arbeitnehmer:innen sollten jederzeit Zugang zu ihrem Arbeitszeitkonto haben, um den Überblick über ihre Arbeitsstunden zu behalten.

Abwesenheiten

Abwesenheiten, wie Urlaubstage, Krankheitstage oder sonstige Fehlzeiten, sollten ebenfalls in der Arbeitszeiterfassung berücksichtigt und transparent in den Arbeitszeitnachweis eingetragen werden. Dadurch können Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen die geleisteten Stunden und Abwesenheitstage besser verwalten und die Ressourcenplanung optimieren.

Wenn es um die Abwesenheiten geht, ist es wichtig, gemeinsam auf eine offene Kommunikation achten, um unnötige Probleme oder Missverständnisse zu vermeiden. Die Termine der Abwesenheiten sollten rechtzeitig und korrekt im Arbeitszeitnachweis vermerkt werden, um eine genaue Übersicht über die Arbeitsstunden und Abwesenheitstage zu gewährleisten.

Datenschutz

Datenschutz ist ein wesentlicher Aspekt bei der digitalen Umsetzung von Stundennachweisen. Bei der Erfassung von Arbeitszeiten werden personenbezogene Daten erfasst, die entsprechend den Datenschutzbestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) behandelt werden müssen. Um den Datenschutz im Bereich der digitalen Stundennachweis-Systeme zu gewährleisten, sollten einige grundlegende Schritte befolgt werden.

Zunächst ist die Verwendung von notwendigen Cookies empfehlenswert. Diese Cookies sind unerlässlich, um die grundlegenden Funktionen der digitalen Systeme zur Arbeitszeiterfassung sicherzustellen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass nur diejenigen Cookies verwendet werden, die für den Betrieb des Systems notwendig sind.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verwendung von Analysetools wie Google Analytics. Da solche Tools persönliche Daten sammeln können, ist es wichtig, die Datenschutzrichtlinien einzuhalten und die Verwendung solcher Tools angemessen und transparent zu gestalten. Darüber hinaus sollte eine Möglichkeit zur Deaktivierung der Analysetools angeboten werden, sodass die Nutzer die Kontrolle über die Verwendung ihrer persönlichen Daten behalten.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten sollte nur in dem Umfang erfolgen, der für die ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung erforderlich ist. Die Mitarbeitenden müssen über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden und wissen, welche Daten gesammelt und wie sie verwendet werden. Darüber hinaus sollten sie Zugang zu ihren Daten haben und die Möglichkeit, sie zu aktualisieren oder zu löschen.

Um den Datenschutz bei digitalen Stundennachweis-Systemen zu gewährleisten, sollte die Datensicherheit gleichermaßen beachtet werden. Hierzu sollten angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um personenbezogene Daten vor unberechtigtem Zugriff oder Verlust zu schützen.

Insgesamt ist Datenschutz im Bereich der digitalen Stundennachweis-Systeme ein wichtiger Aspekt, der sorgfältig behandelt werden muss. Durch die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien und die Umsetzung angemessener Sicherheitsmaßnahmen kann ein rechtskonformer und sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten gewährleistet werden.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die digitale Umsetzung von Stundennachweisen in Deutschland beziehen sich hauptsächlich auf das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zur Zeiterfassungspflicht.

Gemäß § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, die werktägliche Arbeitszeit über acht Stunden sowie die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen. Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorgelegt oder zur Einsicht zugesendet werden. Im Februar 2022 wurde ein Gesetzentwurf präsentiert, der für elf Branchen die Pflicht zur digitalen Erfassung aller Arbeitszeiten vorsieht.

Der EuGH fordert von allen Unternehmen, ein System zur Erfassung der täglichen effektiv geleisteten Arbeitszeit zu schaffen, um den Schutz der Arbeitnehmer und die EU-Arbeitszeit-Richtlinie (2003/88/EG) zu gewährleisten. Im September 2022 hat das BAG diese Auffassung bestätigt. Arbeitgeber sollten daher die rechtlichen Vorgaben zur digitalen Zeiterfassung einhalten, um mögliche Sanktionen zu vermeiden.

Pausenzeiten

Bei der digitalen Umsetzung des Stundennachweises spielt auch die Erfassung von Pausenzeiten eine wichtige Rolle. Gemäß Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitnehmer:innen, die mehr als sechs Stunden arbeiten, eine Pause von mindestens 30 Minuten erhalten. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden verlängert sich die Pausenzeit auf insgesamt 45 Minuten. Pausenzeiten sollten korrekt und transparent erfasst werden, um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sicherzustellen und die Rechte der Arbeitnehmer zu wahren.

Die korrekte Erfassung von Pausenzeiten hat zudem steuerliche Auswirkungen. Bei der Berechnung der Mehrwertsteuer (MwSt.) sind beispielsweise Pausenzeiten von Arbeitnehmern aus der Gesamtzahl der Arbeitsstunden auszunehmen. Eine präzise und transparente Erfassung von Pausenzeiten sowie der gesamten Arbeitszeit ist daher sowohl aus arbeitsrechtlicher als auch aus steuerlicher Sicht unerlässlich.

Lohnabrechnung und Arbeitsstunden

Die Lohnabrechnung ist ein wichtiger Prozess, der sicherstellen muss, dass Arbeitnehmer korrekt für ihre geleisteten Arbeitsstunden entlohnt werden. Um Minusstunden und Fehlern in der Lohnabrechnung vorzubeugen, ist es entscheidend, die Arbeitszeiterfassung genau und effizient zu gestalten. In diesem Zusammenhang bietet die Digitalisierung von Stundennachweisen zahlreiche Vorteile. Die Zeiterfassung und Lohnabrechnung kann durch eine Softwarelösung wie flair abgedeckt werden. In puncto Zeiterfassung bietet flair sowohl digitale, als auch mobile und physische Zeiterfassung. Auch die Lohnabrechnung kann für verschiedene Abrechnungsgebiete erstellt und durch die DATEV Integration nahtlos an den/die Steuerberater:in übermittelt werden.

Am Monatsende

Ein digitaler Stundennachweis ermöglicht eine einfachere und genauere Erfassung der Arbeitszeiten am Monatsende. Hier sind einige Aspekte, die bei der Implementierung einer digitalen Lösung für Stundennachweis und Lohnabrechnung zu beachten sind:

1. Softwarebasierte Zeiterfassung: Solche Systeme ermöglichen eine automatisierte Arbeitszeiterfassung, wodurch sie unabhängig von menschlichen Fehlern sind. Dies trägt zu einer präziseren Erfassung von Arbeitsstunden, Überstunden und Minusstunden bei.
2. Integration in die Lohnabrechnung: Eine effiziente digitale Lösung sollte in der Lage sein, die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeitenden automatisch und kumuliert in die Lohnabrechnung des aktuellen Monats zu übertragen.
3. Arbeitszeitkonto: Ein digitales Arbeitszeitkonto ist ein wichtiges Instrument für die Verwaltung von Plus- und Minusstunden sowie für den Ausgleich eventueller Arbeitszeitdifferenzen.
4. Datenschutz: Die digitale Umsetzung von Stundennachweisen und Lohnabrechnungen erfordert eine sorgfältige Beachtung der Datenschutzbestimmungen. Persönliche Informationen von Mitarbeitenden müssen verschlüsselt und sicher gespeichert werden, und der Zugriff auf die Daten sollte sorgfältig geregelt sein.

Zusammenfassend bietet die Umstellung auf digitale Stundennachweise und Lohnabrechnungen eine effiziente und genaue Möglichkeit, Arbeitsstunden am Monatsende zu erfassen und zu verwalten.

Dabei sind Aspekte wie softwarebasierte Zeiterfassungssysteme, die Integration in die Lohnabrechnung, die Verwaltung von Arbeitszeitkonten und der Datenschutz von großer Bedeutung.

Stundennachweis für Minijobber

Minijobber sind Arbeitnehmer:innen, deren monatliches Einkommen eine geringfügige Beschäftigungsgrenze nicht überschreitet. Dieser Grenzwert liegt derzeit bei 520 Euro. Für diese Minijobber ist eine korrekte Arbeitszeiterfassung und Dokumentation notwendig.

Die Einführung der digitalen Zeiterfassungspflicht im neuen Gesetzentwurf von Arbeitsminister Hubertus Heil hat mehrere Vorteile: Sie ermöglicht eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation der Arbeitszeit, erhöht die Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und erleichtert die Überwachung durch die zuständigen Behörden.

Arbeitgeber:innen müssen die Arbeitszeiten ihrer Minijobber, einschließlich der Beginn- und Endzeiten der täglichen Arbeit, genau dokumentieren. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen eingehalten werden.

Um die Vorteile der digitalen Zeiterfassung in der Minijob-Regelung voll auszuschöpfen, können Arbeitgeber:innen auf spezielle Softwarelösungen wie die von flair zurückgreifen. Diese ermöglichen eine einfache und schnelle Erfassung der Arbeitszeiten und bieten umfangreiche Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten. Einige Programme bieten auch mobile Zeiterfassungsmöglichkeiten, beispielsweise mittels Smartphone-Apps oder Webanwendungen, die den Minijobbern und Arbeitgeber:innen einen flexiblen Zugriff ermöglichen.

Im Vergleich zur herkömmlichen Erfassung der Arbeitszeiten auf Papier oder in Excel bieten digitale Lösungen eine höhere Genauigkeit, Effizienz und Transparenz. Sie reduzieren den administrativen Aufwand und minimieren das Risiko von Fehlern. Gleichzeitig können sie bei Bedarf auch eine lückenlose Dokumentation für etwaige Prüfungen und Kontrollen liefern.

Insgesamt trägt die digitale Umsetzung des Stundennachweises für Minijobber zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sowie zur Fairness und Transparenz im Arbeitsverhältnis bei. Die Verwendung von Softwarelösungen und mobilen Zeiterfassungssystemen ermöglicht eine flexible, genaue und effiziente Dokumentation der Arbeitszeiten, die den Bedürfnissen von Arbeitgeber:innen und Minijobbern gleichermaßen gerecht wird.

Stundennachweis in Österreich

Auch in Österreich ist die Arbeitszeitaufzeichnung für Arbeitgeber:innen gesetzlich vorgeschrieben. Die Aufzeichnungspflicht besteht für alle Betriebe, auch für Kleinbetriebe mit nur einem oder wenigen Mitarbeitenden. Das Arbeitsinspektorat prüft die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht, und Nichteinhaltung kann zu Strafsanktionen gegen den/die Arbeitgeber:in führen.

Eine Möglichkeit, um die Arbeitszeit in Österreich aufzuzeichnen und zu verwalten, ist die digitale Stundennachweis-Tools, die oftmals einige Tage kostenlos anbieten. Mit diesen Tools können Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen effizient und präzise die Arbeitsstunden erfassen und auswerten. Die Online-Lösungen bieten neben der Zeiterfassung häufig auch Funktionen zur Planung von Schichten und zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen.

Diese digitalen Lösungen sind ideal für Arbeitgeber:innen, die:

• Ihre Mitarbeitenden effizient verwalten möchten
• Die Vorlage von Arbeitszeitaufzeichnungen benötigen
• Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleisten wollen

Beispielhafte Funktionen von digitalen Stundennachweis-Tools sind:

• Automatische Zeiterfassung: Erfassung der Arbeitszeit per Start/Stop oder durch manuelle Eingabe.
• Berichte und Übersichten: Erstellung von Berichten und Übersichten über Arbeitsstunden, Überstunden und Fehlzeiten.
• Mobile Zeiterfassung: Möglichkeit, Arbeitsstunden auch von unterwegs über Smartphone oder Tablet zu erfassen.

Um herauszufinden, ob ein digitales Stundennachweis-Tool den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens entspricht, haben wir einmal einen großen Toolvergleich für dich zusammengestellt.

Sonstige Informationen

Bei der digitalen Erfassung von Arbeitszeiten sollten Arbeitnehmer:innen ihre Personalnummer verwenden, um ihre individuellen Arbeitszeiten zuzuordnen. Die Verwendung von Personalnummern ermöglicht es, alle geleisteten Arbeitsstunden und Pausenzeiten für jeden Mitarbeitenden präzise aufzuzeichnen und zu dokumentieren.

Die Umstellung auf eine digitale Lösung erleichtert auch die Verwaltung von Formularbüchern und hilft Unternehmen dabei, Zeit und Ressourcen für die Beschaffung, Bereitstellung und Lagerung von Papierdokumenten einzusparen.

Anstatt die Arbeitsstunden und Pausenzeiten manuell in einem Warenkorb zu erfassen und zu berechnen, ermöglichen digitale Stundennachweis-Systeme eine automatische Berechnung von geleisteten Stunden, Überstunden und Pausenzeiten. Dies führt zu einer verbesserten Genauigkeit der Erfassung und verhindert Fehlinterpretationen oder manuelle Fehler.

Zusätzlich erlauben digitale Lösungen die Erfassung von Arbeitszeiten auf Tagesbasis, wodurch die Daten für jeden Kalendertag separat aufgezeichnet und ausgewertet werden können. Dies erleichtert nicht nur die Kontrolle und Evaluierung der Arbeitszeiten, sondern auch die schnelle Anpassung an geänderte gesetzliche Vorschriften oder unternehmensinterne Regelungen.

Insgesamt ermöglicht die digitale Umsetzung von Stundennachweisen eine effiziente, genaue und benutzerfreundliche Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, wodurch Unternehmen und ihre Mitarbeitenden von transparenteren und verlässlicheren Arbeitsbedingungen profitieren.

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