Bewerber:innen höflich absagen - ein praktischer Leitfaden

Bei den meisten Unternehmen gehen regelmäßig Bewerbungen ein. Dabei solltest Du immer beachten, dass ein Mensch dahintersteckt, der diese einreicht. Und auch wenn es nicht immer ganz einfach ist, eine solche abzusagen, musst Du dir als HR-Professional immer die Mühe machen, um dem/der Bewerber:in Bescheid zu geben.  

Im folgenden Ratgeber erfährst Du, was Du dabei alles beachten musst, bekommst einige praktische Muster mit an die Hand und erkennst zudem, welche Gründe häufig zu einer Ablehnung führen.  

Eine der schwersten Aufgaben für Personalchef:innen: die Bewerbung

Gerade dann, wenn es sich um ein sehr großes Unternehmen handelt, bei dem immer wieder sehr viele Bewerbungen eingehen, ist es gar nicht so einfach, passende Kandidat:innen auszuwählen. Es geht darum richtige Bewerber:innen auszuwählen und gleichzeitig allen anderen Bewerber:innen abzusagen. Auch das ist nicht gerade eine einfache Aufgabe.

Denn schließlich haben sie sehr viel Arbeit in die Bewerbung gesteckt und es hat mit Sicherheit auch einen guten Grund, warum sie gerade bei dem jeweiligen Unternehmen eine solche eingereicht haben. Es ist nicht einfach, eine Absage zu bekommen. Daher solltest Du als Personalchef:in immer auch eine Begründung angeben.

Auf diesen Punkt wird zu einem späteren Zeitpunkt noch genauer eingegangen. Prüfe jede Bewerbung genau und wenn klar ist, dass ein:e Kandidat:in einfach nicht zu dem Unternehmen passt, sagst Du ihm/ihr höflich ab. Dabei hast Du die Möglichkeit, zu zeigen, warum es nicht gereicht hat.

Ein persönliches Feedback ist sehr viel wert

Auch, wenn die Bewerber:in sicherlich erstmal enttäuscht ist, dass er/sie die Stelle nicht bekommen hat, ist ein direktes und faires Feedback immer sehr viel wert. Das kann zum Beispiel die Bewerbung selbst oder auch den Lebenslauf betreffen.

So hat der/die Bewerber:in die Möglichkeit, beide Dokumente noch einmal zu überarbeiten und sich beim nächsten Mal bei einem anderen Unternehmen mit einer verbesserten Ausführung zu bewerben.

Wie sagst Du Bewerber:innen höflich ab?

So viel sei vorab gesagt: Ein Unternehmen ist nicht zwingend dazu verpflichtet, dem/der Bewerber:in abzusagen. Dennoch gehört es zum guten Ton und sollte auf jeden Fall durchgeführt werden. Denn im schlechtesten Fall spricht sich herum, dass nur die Bewerber:in eine Nachricht bekommt, die auch wirklich angenommen wird. Das schadet der Reputation deines Unternehmens und macht es gegebenenfalls schwerer, Talente in der Zukunft für sich zu gewinnen. Denn es kann sein, dass sich nächsten Jahr weniger potenzielle neue Mitarbeiter:innen bei deinem Betrieb bewerben. Und das gilt es natürlich zu vermeiden.

Implementiere am besten ein gut strukturiertes Bewerbermanagement in dem Unternehmen, das sich gezielt mit dem Bewerbungsprozess beschäftigt. So werden alle nicht geeigneten Kandidat:innen mit einer freundlichen und höflichen Bewerbungsabsage möglichst zeitnah kontaktiert. Anschließend können sie sich stattdessen bei anderen Betrieben bewerben und ihre berufliche Zukunft besser planen.

Sehr gut kommt es immer an, wenn dezent aber dennoch klar erkenntlich geschrieben wird, was genau dazu geführt hat, dass kein Beschäftigungsverhältnis entstehen konnte.

Der einfache Satz: „Leider haben wir uns für eine:n anderen Bewerber:in entschieden“, ist daher nicht ausreichend. Eine kurze Begründung sollte auf jeden Fall möglich sein. Eventuell sind die Bewerbungsunterlagen unvollständig oder nicht korrekt und dies war der Grund für die Absage. So kann der/die Bewerber:in die Fehler ausbessern und weiß, woran es gelegen hat. Das ist durchaus eine sehr wichtige Information, die für die weiteren Bewerbungen von Vorteil sein kann.

So sollten Unternehmen mit Bewerbungen umgehen

Idealerweise erhält der/die Bewerber:in innerhalb der ersten beiden Tage nach Posteingang eine Eingangsbestätigung. Dies ist in der heutigen Zeit durchaus auch per E-Mail möglich. In der Nachricht teilst Du ihm/ihr als Personalchef:in dann auch mit, wie die grobe Zeitplanung aussieht und wann sie mit einer Antwort rechnen kann.

Sobald Du dich für eine:n Bewerber:in entschieden hast, schickst Du den anderen Kandidat:innen eine Zusage oder Absage. Auch bei Initiativbewerbungen solltest Du abgelehnten Bewerber:innen einen guten Grund für die Absage der Bewerbung liefern. Das ist essenziell für das Employer Branding in deinem Unternehmen.

Warum sind höfliche Absagen für Bewerber:innen wichtig?

Zunächst einmal ist es dem/der Bewerber:in gegenüber nur fair, ihm/ihr eine höfliche Absage zu erteilen. Denn sie hatte eigentlich vor für dein Unternehmen zu arbeiten und dementsprechend auch ein Interesse daran. Auch wenn eventuelle Fehler im Bewerbungsprozess rund um die ausgeschriebene Stelle begangen wurden, ersteilst Du die Absage dennoch immer höflich.

So gibst Du dort zum Beispiel an, dass für die Stellenanzeige ein anderes Bewerberprofil gefordert wird oder aber die Gehaltsvorstellungen der Bewerber:in zu hoch ausfallen.

Somit muss nicht zwingend immer eine nicht vorhandene berufliche Qualifikation dahinterstecken. So kann es durchaus sein, dass ein:e Bewerberin sehr gut bei dem/der Personalchef:in ankommt, aber bestimmte Dinge aus der Stellenausschreibung einfach fehlen, um eine positive Rückmeldung geben zu können.

Wenn zum Beispiel auf dem Zeugnis in Englisch oder Mathematik eine Fünf steht und die Vorgesetzten sehr viel Wert darauflegen, dass gerade diese beiden Fächer sehr gut bewertet wurden, ist dies durchaus ein Grund, die Bewerber:innen nicht zu einem Bewerbungsgespräch einzuladen.

Sofern ein Unternehmen keine oder eine sehr unhöfliche Absage erteilt, kann sich dies durchaus negativ auf das Arbeitgeberimage auswirken. Auch in diesem Fall werden eventuell potenzielle Kandidat:innen für eine freie Stelle abgeschreckt. Um das zu verhindern, schreibst Du jedem/jeder Bewerber:in eine Absage oder eben auch eine Zusage. Dabei solltest Du folgende Themen auf keinen Fall mit einfließen lassen.

Folgende Punkte dürfen nicht in eine Absage auftauchen:

• das Geschlecht als Grund
• Religion als Grund
• Anspielungen auf die ethnische Herkunft
• körperliche Einschränkungen
• die sexuelle Identität und
• das Alter

Auch wenn das Absagen selbst beziehungsweise die Angabe einer Begründung nicht verpflichten sind, sollte jedes Unternehmen darauf Wert legen, dem/der Bewerber:in eine Absage oder eine Zusage zu erteilen. Ein seriöser Umgang mit potenziellen neuen Mitarbeiter:innen und auch mit solchen, die nicht angenommen wurden, ist selbstverständlich.

Dabei spielt das Thema Employer Branding eine sehr wichtige Rolle. Und dieses sollte sehr ernst genommen werden. Gerade in der heutigen Zeit der Digitalisierung würde sich sonst sehr schnell herumsprechen, wenn ein Betrieb einfach gar nicht antwortet, wenn bei ihm Bewerbungen eingegangen sind.

Stattdessen baust Du durch die persönliche Absage ein gutes Markenimage auf, das auf unterschiedliche Weise von Vorteil ist.

In welchem Zeitraum sollten Arbeitgeber:innen absagen?

Diese Frage lässt sich nicht ohne Weiteres pauschal für alle Unternehmen beantworten. Dabei kommt es darauf an, um was für eine Art von Bewerbung es sich handelt. Bei einer sogenannten Initiativbewerbung solltest Du möglichst zeitnah antworten. Das bedeutet, dass der/die Bewerber:in spätestens nach ein bis zwei Wochen eine Reaktion vorliegen hat.

Vorher kannst Du schon eine Eingangsbestätigung verschicken. So weiß der/die Bewerber:in, dass die Unterlagen eingegangen sind.

Sollte es zu keiner Einigung kommen, schickst Du alle Bewerbungsunterlagen zurück. Denn aus rechtlicher Sicht gehören diese der Person, die sie verschickt hat. Auch das macht einen guten Eindruck und hinterlässt keinen faden Beigeschmack. Die Bewerber:in kann die Unterlagen stattdessen für andere Bewerbungsschreiben nutzen und hoffen, dass sie dabei in die engere Auswahl kommt.

Wenn schnell klar ist, dass dich die Unterlagen anderer Bewerber:innen mehr ansprechen, kannst Du den nicht angenommenen Kandidat:innen natürlich auch schon eher Bescheid geben. So haben Sie die Möglichkeit, die Jobsuche woanders fortzuführen.

Dadurch wird die sogenannte Candidate Experience verbessert. Damit sind alle Wahrnehmungen, sowie auch Erfahrungen gemeint, die der/die Bewerber:in rund um den Bewerbungsprozess mit einem Betrieb gemacht hat. Dazu zählen zum Beispiel die Stellenanzeige, das Bewerbungsgespräch oder auch das Onboarding.

Wie formulierst Du eine höfliche Absage?

Es ist sehr wichtig, dass Du eine höfliche Absage erteilst, auch wenn es sich für den/die Kandidat:innen um schlechte Nachrichten handelt. Dabei gibt es unterschiedlichste Möglichkeiten. In den folgenden Absätzen stellen wir dir drei mögliche Muster vor, die Du für diese Zwecke nutzen kannst.

Muster 1

Sehr geehrte Frau XY,

wir bedanken uns sehr, dass Sie sich in unserem Betrieb als (Jobtitel) beworben haben. Damit zeigen Sie uns, dass Sie Interesse an unserem Betrieb haben und unsere Geschäftsidee mittragen. Wir haben ihre Unterlagen aufmerksam durchgelesen und sind leider der Meinung, dass sie nicht ganz zu der freien Stelle passen.

Dabei spielen einige kleinere Punkte eine Rolle, sodass unsere Erwartungen nicht komplett gedeckt wurden. Als kleinen Tipp geben wir Ihnen mit, Ihre Bewerbung noch einmal zu überarbeiten und wünschen Ihnen weiterhin sehr viel Erfolg bei Ihrer Berufssuche.

Weiterhin bieten wir Ihnen an, Sie in unserer sogenannten Talentpool aufzunehmen. So würden wir uns bei Ihnen melden, wenn wir in Zukunft bitte eine andere freie Stelle zur Verfügung haben, die besser zu Ihnen passt. Geben Sie uns Bescheid, ob wir hierzu Ihre personenbezogenen Daten speichern dürfen.

Alles Gute für Ihren weiteren Weg.

Viele Grüße und bis bald.

Die Firma XY

Muster 2: Nach einem Vorstellungsgespräch

Hallo Frau XY,

Wir bedanken uns sehr herzlich bei Ihnen, dass Sie sich die Zeit für einen persönlichen Austausch genommen haben.

Grundsätzlich haben Sie auf uns einen sehr guten und positiven Eindruck gemacht. Dennoch gibt es eine:n Bewerber:in, der/die noch besser zu der freien Stelle passt und alle Kriterien erfüllt. Aus diesem Grund haben wir uns für diese:n entschieden.

Wenn wir die nächste Stelle online stellen, würden wir uns aber dennoch freuen, wenn Sie uns erneut kontaktieren. Eventuell passt diese besser zu Ihnen und es kommt dann eventuell etwas später zu einem Beschäftigungsverhältnis.

Wir freuen uns in Zukunft von Ihnen zu hören,

hochachtungsvoll die Firma XY

Muster 3

Sehr geehrter Herr XY,

Wir melden uns heute bei Ihnen bezüglich Ihrer bei uns eingegangenen Bewerbung. Uns ist aufgefallen, dass Sie relativ weit entfernt von unserem Betrieb wohnen. Eine andere Bewerber:in hat es dagegen deutlich näher und daher haben wir uns für diesen entschieden. Das Anforderungsprofil passte allerdings sehr gut auf Sie. Daher fiel uns die Entscheidung nicht leicht.

Dieses Absageschreiben bedeutet aber keineswegs, dass wir nicht in Zukunft erneut gerne mit Ihnen zusammenarbeiten würden, wenn Sie eventuell etwas näher an unserem Standort wohnen.

Bis dahin wünschen wir Ihnen alles Gute für ihre berufliche Zukunft und freuen uns bald wieder etwas von Ihnen zu hören.

Viele Grüße und bis bald.

Die Firma XY

Diese drei Muster zeigen, dass es durchaus möglich ist, auch eine höfliche Absage zu erteilen. Dabei können unterschiedlichste Grußformel, Floskeln und Textbausteine zum Einsatz kommen. Wichtig ist, dass Du die Absagen möglichst zeitnah verschickst und nicht erst einige Monate vergehen lässt. So kann der/die Bewerber:in sich stattdessen anderweitig umsehen und woanders Bewerbungen einreichen.

Dies sind nur Beispiele, wie eine Absage an eine Bewerber:in aussehen kann. Du kannst diese natürlich auch etwas variieren und auf den jeweiligen Fall anpassen. Wichtig ist aber, dass die Absage immer höflich und individuell von dir oder deinen Mitarbeiter:innen geschrieben wird. So fühlt sich der/die Bewerber:in abgeholt und persönlich angesprochen.

Die Textbausteine lassen sich etwas verändern. So teilst Du dem/der Bewerber:in am besten kurz und knapp mit, warum sie nicht zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurde.

Welche Vorteile hat eine individuell (und höflich) formulierte Absage?

Eine höflich formulierte und individuelle Absage für die ausgeschriebene Position sorgt für ein gutes Employee Branding. Wenn mehrere gute Bewerbungen auf die Stellenangebote eingegangen sind, können die Unternehmen der Bewerber:in, der/die es nicht geschafft hat, anbieten, ihn/sie in den Talentpool aufzunehmen und sich zu melden, wenn wieder eine freie Stelle verfügbar ist.

Du als Recruiter:in erstellst immer eine individuelle Absage, sodass nicht das Gefühl aufkommt, dass Du ein Schriftstück von der Stange verschickt hast. Gerade große Unternehmen sollten sich so einen Fehler nicht leisten.

Mit der individuell und höflich formulierten Absage kannst Du dich bei dem/der Bewerber:in bedanken, Wertschätzung demonstrieren und erfüllst aus moralischer Sicht deine Pflicht.

Musst Du Deinen Bewerber:innen einen Absagegrund liefern?

Rechtlich gibt es keine Grundlage, um der Bewerber:innen einen Absagegrund zu liefern. Dennoch sprechen viele gute Gründe dafür. Zunächst einmal hinterlässt dies dem/der Bewerberinnen einen guten und positiven Eindruck. Darüber hinaus kann er/sie wertvolle Erkenntnisse mitnehmen für seine/ihre berufliche Zukunft und eventuelle Rückfragen stellen.

Häufig besteht sogar die Möglichkeit, sich zu einem späteren Zeitpunkt auf eine passende Stelle erneut bei dem Betrieb zu bewerben. Dies geschieht allerdings, nur wenn die erste Bewerbung höflich und vernünftig abgesagt wurde.

Bei den Absagen musst Du unter anderem auch auf das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz achten (AGG). So sind die ethnische Herkunft, das Geschlecht oder die keine Absagegründe. An dieses Gesetz solltest Du dich stets halten und genau überlegen, welche Bewerber:in Du zu einem Vorstellungsgespräch einlädst.

Einen Unterschied gibt es bei einer kirchlichen Arbeitgeber:in. Diese dürfen logischerweise die Bewerber:innen nach der jeweiligen Kirchenzugehörigkeit aussuchen. Wer zum Beispiel nicht an das Christentum glaubt und als Pfarrer arbeiten will, bringt logischerweise nicht das Wissen mit, um diesen Job gewissenhaft nachgehen zu können.

Wer dazu nähere Informationen benötigt, sollte sich den Gesetzestext des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) nachlesen.

Weitere wichtige Punkte, die bei einer Absage unbedingt beachtet werden sollten:

Auch der/die Bewerber:in, der/die nicht in die engere Auswahl gekommen ist, sollte immer eine Rückmeldung erhalten. Viele Betriebe verzichten darauf, da es rechtlich nicht vorgeschrieben ist. Doch genau den Respekt, den die Bewerber:in dem Unternehmen entgegenbringt, sollte auch er/sie erhalten. Und das bedeutet, dass Du ihm/ihr eine individuelle und persönliche Absage schreibst.

Welche Gründe darin genannt werden, kannst Du natürlich selbst bestimmen. Dennoch ist es wichtig dem/der Bewerber:in möglichst zeitnah Bescheid zu geben.

Wenn ein Betrieb die Bewerbungsunterlagen nicht zurückschickt, kann der/die Bewerber:in auf Schadensersatz klagen. Dafür hat er/sie maximal zwei Monate Zeit. Die Frist startet ab dem Tag des Ablehnungsschreibens. Bis zu diesem Zeitpunkt dürfen die Unternehmen die Unterlagen behalten.

Sehr wichtig ist zudem, dass Du dich im Namen des Unternehmens bei dem/der Bewerber:in bedankst, dass er/sie Interesse an dem Betrieb gezeigt hat. So kann in der Absage zum Beispiel erwähnt werden, dass zu erkennen ist, wie viel Arbeit hinter dem Schriftstück steckt.

Darüber hinaus muss die unmissverständliche Absage nach dem Einleitungssatz und nach dem Dank erfolgen. So ist direkt ersichtlich, um was es geht.

Zum Schluss solltest Du als Recruiter:in dann noch einige aufbauende Worte finden und dem/der Bewerber:in alles Gute auf seinem/ihrem beruflichen Weg wünschen. Eine Absage für eine Bewerbung muss keineswegs ein sehr langes Schriftstück seien. So reichen zumeist einige kurze und knackige Zeilen aus, um alles Wichtige mitzuteilen.

Fazit

Wenn ein:e Bewerber:in sich bei einem Unternehmen bewirbt, zeigt er/sie damit Interesse an dem Betrieb. Zudem ist der ganze Vorgang auch mit einem gewissen Zeit- und Geldaufwand verbunden. Daher sollte sich jedes Unternehmen die Zeit dafür nehmen, um eine persönliche und individuelle Absage zu schreiben.

In dieser kann erwähnt werden, warum es nicht zu einem Beschäftigungsverhältnis gekommen ist. Eine Absage kann unterschiedliche Gründe haben und es gibt auch solche, die hierbei nicht genannt werden können, wie zum Beispiel die Religionszugehörigkeit oder die sexuelle Orientierung.

Entweder wird die Absage per E-Mail oder aber per Post geschickt. Darüber hinaus schickst Du in einem solchen Fall die Bewerbungsunterlagen spätestens innerhalb von zwei Monaten an den/die Bewerber:in zurück. Eine Absage zu schreiben gehört zum guten Ton und zeigt, dass Unternehmen dem/der Bewerber:in einen gewissen Respekt entgegenbringt.

Wer eine solche nicht schreibt, muss sich nicht wundern, wenn irgendwann weniger Bewerbungen eingehen. Denn dies spricht sich gerade in der Zeit der Digitalisierung sehr schnell herum und kann sich negativ schnell auf das Unternehmensimage auswirken.

Im schlechtesten Fall bewerben sich dann potenzielle Talente bei der Konkurrenz und das gilt es natürlich zu vermeiden. Wer hingegen eine höfliche und dann auch noch individuelle Absage erhält, bewirbt sich vielleicht sogar noch ein zweites Mal, wenn wieder eine freie Stelle in dem Unternehmen frei wird.

Somit sprechen viele gute Gründe dafür, eine solche zu schreiben und sich dafür ausreichend Zeit zu nehmen. Hierbei spielt das Thema Bewerbermanagement eine sehr große Rolle. Gerade größere Unternehmen sollten sich damit immer beschäftigen und so etwas für ihr Image tun.

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