So erstellst Du den perfekten Einarbeitungsplan

Ein vielversprechendes Talent ist endlich gefunden, der Arbeitsvertrag unterschrieben – doch der Neuzugang verabschiedet sich bereits nach kurzer Zeit wieder? Oft liegt dies an einem unpassenden oder gänzlich fehlenden Einarbeitungsplan. Gewissenhaftes Onboarding ist essenziell, um neuen Kolleg:innen den Start am künftigen Arbeitsplatz zu erleichtern. Was einen guten Einarbeitungsprozess ausmacht und welche Vorteile er Unternehmen und Angestellten bietet, erfährst Du in diesem Beitrag.

Was versteht man unter einem Einarbeitungsplan?

Ein Einarbeitungsplan dient dazu, neue Mitarbeiter:innen effizient in das Unternehmen zu integrieren. Dabei geht ein moderner Onboarding-Prozess über die rein fachliche Einarbeitung hinaus. Vielmehr liegt der Fokus auf einer ganzheitlichen Integration in den neuen Arbeitsplatz, die sowohl fachliche als auch soziale Aspekte berücksichtigt. Die hierfür nötigen Schritte werden sinnvoll strukturiert in einen Plan übertragen.

Die wichtigsten Keyfacts zum Einarbeitungsplan:
• wird meist von jemanden aus dem Personalwesen oder von dem/der Abteilungsleiter:in erstellt
• kann wiederverwendet werden, indem er auf die Arbeitsstelle abgestimmt wird
• optimiert die fachliche und soziale Integration neuer Mitarbeiter:innen
• ermöglicht Neuzugängen, schneller selbstständig zu arbeiten
• eignet sich zur Einarbeitung von Inhouse- und Remote-Mitarbeitenden
• kann einen Zeitraum von wenigen Wochen bis mehreren Monaten umfassen
• ist ein wirkungsvolles Mittel für Unternehmen, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und zu binden

Ziel der holistischen Einarbeitung ist, einen neuen Angestellten bestmöglich an seine kommenden Aufgaben heranzuführen. Hierfür lernt er die Unternehmenskultur, die internen Abläufe, die Arbeitsziele und das Team frühzeitig und in sinnvoller Reihenfolge kennen.

Die Rolle der hauptverantwortlichen Person im Onboarding-Prozess

In der modernen Arbeitswelt überschneiden sich das Aufgabenfeld und die Zuständigkeiten verschiedener Abteilungen. Das bedeutet: An einem Einarbeitungsprozess sind mehrere Mitarbeiter:innen im Unternehmen beteiligt. Umso wichtiger ist es, eine hauptverantwortliche Person zu benennen. Sie überwacht den Fortschritt der Einarbeitung und dient neuen Angestellten als zentraler/zentrale Ansprechpartner:in. So ist sichergestellt, dass immer mindestens eine Person ein offenes Ohr für das neue Teammitglied hat.

Was sollte ein guter Einarbeitungsplan beinhalten?

Dein Plan für neue Mitarbeiter:innen sollte die einzelnen Schritte im Onboarding-Prozess sowie den Zeitraum auflisten, in dem sie zu erledigen sind. Weise jedem Themenpunkt eine verantwortliche Person und ein Feld zu, der den aktuellen Status wiedergibt. Eine gute Einarbeitungsplan Vorlage beinhaltet somit stets die folgenden Komponenten: Aufgaben, Zeitpunkt, Zuständigkeit und Bearbeitungsstatus. Es werden die folgenden drei Abschnitte unterschieden.

Einarbeitungsphase 1: Preboarding

In dieser Einarbeitungsphase stellst Du zunächst grundlegende Informationen bereit. Schicke neuen Angestellten zum Beispiel eine Übersicht über die Unternehmensgeschichte oder ein Organigramm zur Unternehmensstruktur. Je näher der erste Arbeitstag rückt, desto konkreter sollten die Informationen sein. Sinnvoll ist, die im Preboarding zu erledigenden Punkte in einer gesonderten Checkliste aufzuführen.

Mögliche Punkte im Preboarding:
• Einarbeitungsplan erstellen und Termine mit den jeweiligen Personen abstimmen.
• Informationsmappe zur Geschichte, zum Leitbild und zur Branche des Unternehmens an das neue Teammitglied senden.
• Organigramm zur Verdeutlichung der Unternehmensstruktur bereitstellen.
• Über den Dresscode und die Pausenregelung informieren.
• Auf die Verpflegungsmöglichkeiten im Unternehmen hinweisen.
• Uhrzeit für den Arbeitsbeginn am ersten Tag mitteilen.
• Arbeitsplatz vorbereiten und Arbeitsmittel bereitlegen.
• Technische Funktionalität der vom Neuzugang benötigten Geräte sicherstellen.

Je mehr Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag liegt, umso wichtiger ist es, in Kontakt zu bleiben. So fühlt sich der/die neue Mitarbeiter:in schon vor dem eigentlichen Arbeitsantritt gut betreut.

Einarbeitungsphase 2: Orientierung

Die Orientierung beginnt am ersten Arbeitstag und kann sich auf die ersten Wochen oder Monate der Betriebszugehörigkeit erstrecken. Durch sorgfältiges Preboarding hast Du eine solide Grundlage gebildet. In der zweiten Einarbeitungsphase wird es nun konkret.

Mögliche Punkte am ersten Tag der Orientierung:
• Mitarbeiter:in herzlich begrüßen und zum Arbeitsplatz führen.
• System zur Zeiterfassung erläutern.
• Rundgang durch das Unternehmen machen und das neue Teammitglied der Belegschaft vorstellen.
• Kennenlern-Call mit Teammitgliedern in Remote-Anstellung (sofern vorhanden).
• Ansprechpartner:in beziehungsweise Mentor:in für die Einarbeitungszeit vorstellen.
• Arbeitsmittel, Zugangsdaten, Informationsmappen sowie gegebenenfalls Keycard übergeben.
• Gemeinsames Mittagessen mit dem/der direkten Vorgesetzten und/oder dem Team.
• Vorstellung relevanter Tools sowie der grundlegenden Arbeitsweise.
• Abschließendes Feedbackgespräch zum ersten Arbeitstag.

Führe für den ersten Tag jeden Schritt mit Uhrzeit auf und plane jeweils ausreichend Zeit ein. So stellst Du sicher, dass am ersten Arbeitstag weder zu viele Programmpunkte abzuarbeiten sind noch unnötiger Leerlauf entsteht. In den folgenden Wochen und Monaten der zweiten Einarbeitungsphase reicht es, die Onboarding-Schritte anhand des Datums zu terminieren.

Mögliche Punkte in der ersten Arbeitswoche und den folgenden Monaten der Orientierung:
• Einführung in die Produkte beziehungsweise die Dienstleistungen des Unternehmens.
• Ausblick auf die zukünftigen Aufgabenbereiche.
• Einblick in andere, relevante Abteilungen (zum Beispiel Blick in die Produktion für neue Vertriebsmitarbeiter:innen).
• Präsentation bisheriger, aktueller und anstehender Projekte.
• Vorstellungen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.
• Erläuterung der CRM-Software, der Projektmanagement-Software und anderer wichtiger Tools.
• Schulungen, Workshops und Coachings zu fachlichen und/oder sozialen Themen.
• Veranstaltung von Team-Events und Meetings für eine harmonische Zusammenarbeit.
• Regelmäßige Feedbackgespräche mit dem/der Mentor:in, um den Verlauf der Einarbeitung auszuwerten.

Einarbeitungsphase 3: Integration
Die ersten Monate sind um und der Neuzugang konnte sich durch den gut strukturierten Einstieg in die Einarbeitungszeit schnell im Unternehmen orientieren. In der dritten Phase steht die Vertiefung der Kenntnisse an, sodass Du anspruchsvollere und umfangreichere Programmpunkte einplanen kannst.

Mögliche Punkte in der Integration:
• Einbindung des/der neuen Angestellten in größere Projekte.
• Intensiver Einstieg in das Aufgabengebiet.
• Tiefergehende Workshops und Schulungen zu spezifischen Themen.
• Vermehrt selbstständiges Arbeiten des neuen Teammitglieds.
• Feedbackgespräche mit zunehmendem zeitlichen Abstand.

Treten in diesem finalen Abschnitt der Einarbeitungszeit Probleme auf, ist dies kein Grund zur Panik. Eine Verlängerung der Orientierungsphase kann dem/der Angestellten helfen, sich besser auf den Endspurt einzustellen. Sieh deinen Einarbeitungsplan nicht als starre Vorgabe, sondern als lebendes Konzept.

Gut zu wissen: Ist der letzte Punkt im Onboarding-Prozess abgehakt, steht ein abschließendes Gespräch an. Viele Unternehmen passen den Zeitrahmen der Einarbeitung auf die Probezeit an, sodass das Round-up-Gespräch auf den letzten Tag der Probezeit fällt. Eine kürzere oder längere Einarbeitungszeit ist möglich und – je nach Komplexität des Arbeitsplatzes – in bestimmten Fällen sinnvoll.

HR-Software zur Optimierung der Einarbeitung einsetzen (digitales Onboarding)

In den ersten Wochen wird der Einarbeitungsplan noch gewissenhaft befolgt, doch nach einiger Zeit verschwindet er dauerhaft in einer dunklen Schublade. Falls dir diese Situation bekannt vorkommt, lohnt sich ein Blick auf moderne HR-Software. Sie ersetzt den klassischen Laufzettel und bündelt das Einarbeitungskonzept an einem zentralen Ort. Mit flair kann das Onboarding digital für die neuen Mitarbeiter:innen eingestellt werden. Sie können dort sogar den Fortschritt der ersten Aufgaben tracken.

Der Vorteil bei diesem digitalen Onboarding ist, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf den Plan haben. Aufgaben sind mit einem Klick abgehakt und der Status quo des Prozesses ist auf den ersten Blick ersichtlich. Neue Aufgaben, Maßnahmen und Termine hinzuzufügen, ist unkompliziert. So kannst Du das Konzept individuell auf den/die neue Mitarbeiter:in und die jeweilige Arbeitsstelle abstimmen.

Tipp: Finden sich die einzuarbeitende Person und die zuständigen Mitarbeitenden nur schwer in dem Tool zurecht, ist dies kontraproduktiv. Wähle daher eine HR-Software mit einer intuitiven Benutzeroberfläche.

Unterschiede Remote Onboarding und vor Ort

Beim Remote Onboarding handelt es sich um das digitale Pendant zum Onboarding vor Ort. Die Inhalte und der Ablauf sind derselbe, nur verläuft der Einarbeitungsprozess rein virtuell. In der modernen Arbeitswelt nimmt das Homeoffice an Bedeutung zu. Zudem weiten viele Unternehmen ihren Recruiting-Prozess auf das Ausland aus. In diesen Fällen hilft ein ortsunabhängiger Einarbeitungsplan, das neue Teammitglied trotz der Distanz effizient in das Unternehmen zu integrieren.

Beachte beim Remote Onboarding die folgenden Besonderheiten:
• Lege anhand eines Kommunikationsplans fest, in welchen Situationen die asynchrone Kontaktaufnahme oder ein Austausch in Echtzeit per Call zu wählen ist.
• Definiere die Tools, die bevorzugt für die Kommunikation bei einem Onboarding-Prozess in der Remote-Variante zu verwenden sind.
• Plane bei einer virtuellen Einarbeitung ausreichend Mitarbeitergespräche und/oder Schulungen per Videokonferenz ein, damit der Neuzugang sich nicht isoliert fühlt.
• Nutze die Vorteile einer leistungsstarken HR-Software, damit an der Einarbeitung beteiligte Personen jederzeit und von jedem Ort aus auf den virtuellen Ablaufplan zugreifen können.
• Stelle dem Neuzugang alle wichtigen Informationen zu Arbeitsprozessen, Unternehmenshistorie, Unternehmenskultur und Ansprechpartner:innen in einer zentralen, digitalen Kartei zur Verfügung.
• Stelle sicher, dass die technischen Voraussetzungen für die Einarbeitung von ortsunabhängig tätigen Personen auf beiden Seiten gegeben sind.

Einen Onboarding-Prozess rein virtuell durchzuführen, ist mit den vorgenannten Tipps und einem zuverlässigen HR-Tool problemlos möglich. Halte häufigeren Kontakt, als Du es bei einer Einarbeitung vor Ort tun würdest. So stellst Du sicher, dass neue Mitarbeiter:innen sich trotz Entfernung wie ein fester Bestandteil des Teams fühlen.

Warum ist ein guter Einarbeitungsplan wichtig?

Zugegeben, gewissenhaftes Onboarding eines/einer neuen Mitarbeiter:in nimmt eine nicht unwesentliche Menge an Unternehmensressourcen in Anspruch. Aber: Eine gute Einarbeitung kommt neuen Kollegen beziehungsweise Kolleginnen und dir als Arbeitgeber gleichermaßen zugute. Bei richtiger Umsetzung profitiert sogar das Team, in dem der Neuzugang künftig arbeitet.

10 Vorteile, die ein professionelles Einarbeitungskonzept bietet

Die folgenden Vorteile verdeutlichen, warum ein passgenauer Einarbeitungsplan wichtig für das Unternehmen, für den Neuankömmling und für die übrige Belegschaft ist.

1. Der Kontakt bleibt bis zum Arbeitsbeginn erhalten, was das neue Teammitglied in der Entscheidung für das Unternehmen bestärkt.
2. Der/die neue Angestellte kann sich gründlich auf den Arbeitsantritt vorbereiten und erlebt einen reibungslosen Start.
3. Der erste Eindruck vom Unternehmen ist positiv.
4. Die Art und der Umfang der wichtigsten Aufgaben sowie die Arbeitsziele sind frühzeitig klar.
5. Der/die Mitarbeiter:in wächst schneller mit der Belegschaft zusammen.
6. Die Mitarbeiterbindung im Unternehmen entwickelt sich positiv.
7. Begehrte Fachkräfte nehmen Arbeitgeber mit gutem Onboarding als attraktiv wahr.
8. Die hohen Kosten für den Recruiting-Prozess amortisieren sich schneller.
9. Die eingeplanten Feedbackgespräche liefern Ansatzpunkte für Optimierungen am Einarbeitungskonzept.
10. Durch digitales Onboarding fügt sich die Einarbeitungsphase nahtlos in moderne Arbeitsprozesse ein.

So verläuft die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen erfolgreich

Neuen Kolleg:innen den Start im Unternehmen zu erleichtern, ist eine Teamleistung des ganzen Unternehmens. Entscheidend für den Erfolg ist, dass alle an einem Strang ziehen. Hebe die Vorzüge einer gewissenhaften Einarbeitung für das Unternehmen als Ganzes und für jedes einzelne Teammitglied hervor. So versteht die Belegschaft die Relevanz des Konzepts besser und ist offener für dessen Umsetzung. Im Idealfall bietet sich der/die scheidende Mitarbeiter:in oder ein anderes Teammitglied sogar als Onboarding-Partner:in für den Neuankömmling an. Nur wenn der Einarbeitungsplan Hand in Hand mit einer gelebten Willkommenskultur geht, kann er sein Potenzial vollständig entfalten.

Fazit

Ob Berufsanfänger:in oder erfahrene Fachkraft – sich an eine neue Arbeitsstelle zu gewöhnen, ist für Angestellte eine Herausforderung. Ein strukturierter Einarbeitungsplan hilft ihnen, sich am ersten Tag und in den folgenden Wochen im Unternehmen zurechtzufinden. Der Plan beinhaltet eine fachliche Einarbeitung in das zukünftige Aufgabenfeld sowie die soziale Integration ins Team. Regelmäßige Feedbackgespräche stellen sicher, dass der Onboarding-Prozess für beide Seiten wünschenswert verläuft.

Eine gründliche Einarbeitung neuer Teammitglieder wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterbindung aus. Dies führt zu einer Win-win-Situation: Der Arbeitgeber spart Kosten für einen erneuten Recruiting-Prozess, der/die Arbeitnehmer:in fühlt sich auf Anhieb gut im Unternehmen aufgenommen. Nicht zuletzt ist individuelles Onboarding in Zeiten des Fachkräftemangels ein zentraler Pfeiler des Employer Brandings. Wer Talente für sich gewinnen und langfristig halten möchte, für den ist ein gutes Einarbeitungskonzept unverzichtbar.

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