Organigramme: Veranschaulichung deiner Unternehmensstruktur

Welche Hierarchien und Verknüpfungen existieren in deinem Unternehmen? Es mag noch einfach sein, den Überblick über ein kleines Start-up zu behalten. Doch was geschieht, wenn kontinuierlich weitere Mitarbeiter:innen eingestellt werden? Das Unternehmen in Abteilungen gegliedert wird und Abhängigkeiten zwischen den Bereichen entstehen? Dann ist es an der Zeit für eine grafische Darstellung eines Organigramms.  

Wer ist in einem wachsenden Unternehmen wofür verantwortlich? Für einen effektiven Workflow sollte jede:r Angestellte genau wissen, welche Aufgaben von ihm:ihr zu erledigen sind. Alle Abteilungsleiter:innen sollen verinnerlichen, wofür sie die Verantwortung tragen. Ein Organisationsplan wird zunehmend notwendiger, damit nachhaltiges Wachstum gewährleistet werden kann.

In diesem Blog-Artikel schauen wir uns Organigramme im Zuge der Unternehmensstruktur genauer an. Wir geben dir Tipps zur übersichtlichen Erstellung mit auf den Weg und erklären dir wie eine Aufbauorganisation aussehen kann. Wenn dich diese Themen interessieren, bleib gerne hier und erfahre mehr über die Thematik von Organigrammen.

Was ist ein Organigramm?

In einem Organigramm werden die internen Strukturen und Zusammenhänge übersichtlich und vollständig dargestellt. So weiß jede:r Mitarbeiter:in jederzeit, welche:r Vorgesetzte zuständig ist. Das hat zum Vorteil, dass interne Kommunikationswege für alle ersichtlich sind. Somit werden alle angliedernden Abteilungen in ihrer Zusammensetzung ebenfalls transparent dargestellt.

Stellenangebote und zahlreiche Ausschreibungen in Social Media und Co.? Schon hier werden Organigramme als Hilfe herangezogen. Insbesondere neue Mitarbeiter:innen finden sich schneller in laufende Projekte ein und können sich gewinnbringend einfügen, wenn Kommunikationswege und Abhängigkeiten bekannt sind. Auch Externe erkennen anhand der übersichtlichen Darstellung, welche Verantwortlichkeiten und Beziehungen zwischen den Ansprechpartnern existieren.

Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Beziehungen zwischen Abteilungen und Bereichen. In der Praxis findest Du auch die Begriffe Strukturplan oder Stellenplan wieder. Stößt du auf einen Organisationsplan, verbirgt sich dahinter dasselbe; es ist lediglich ein anderes Wort für  die Unternehmensdarstellung.

Übrigens ist es nicht die Geschäftswelt, die Organigramme als Erstes nutzte, um Strukturen übersichtlich dazustellen. Zunächst waren sie durch Daniel McCallum den Ingenieuren vorbehalten. Bis sich andere Unternehmen von den Vorteilen überzeugt hatten und das Format adaptierten, sollte es nahezu 70 Jahre dauern. Inzwischen sind sie in vielen Branchen (Sportstätten, Kindertagesstätten, Eisenbahnmanager, Bürgerbüro, ...) ein wesentlicher administrativer Bestandteil und haben ihren Nutzen bewiesen.

Das leistet ein Organigramm für Unternehmen

• Verantwortlichkeiten und Beziehungen zwischen den Bereichen
• Führungs- und Weisungsbefugnis innerhalb der Abteilungen
• Transparenz und Barrierefreiheit
• Grundlage für Ressourcenplanung
• Personalplanung und -einsatz
• Rechtevergabe der IT
• Weitere wichtige Spielregeln in der Organisation

Erstellung von Organigrammen

Bevor Du eine bildliche Darstellung für deine Unternehmensbereiche erstellst, solltest Du einige Fragen klären. Wie ausführlich möchtest Du deine Grafik gestalten? Reicht ein stichwortartiger Überblick inklusive Vernetzungen oder sollten sämtliche Kontaktdaten des gesamten Unternehmens inklusive Passfoto der verantwortlichen Abteilungsleiter:in enthalten sein? Welche Optik passt am besten zu deinem Unternehmen? Diagramme, Linienführung, Farben?

Auch die Frage der optimalen Software oder das beste Programm sind eine gründliche Überlegung wert, schließlich soll die Übersicht für einen längeren Zeitraum Bestand haben und sich den Veränderungen im Unternehmen jederzeit anpassen können.

Es muss keine teure und aufwendig zu bedienende Software sein. Via Microsoft Excel und Word lassen sich einfache Strukturen darstellen. Dafür braucht es nicht viel mehr als ein leeres Dokument und grundlegende Kenntnisse. Der Vorteil: Beide Programme sind von den meisten Anwendern leicht zu bedienen, da sie im Büroalltag bereits ständig verwendet werden. So muss keine Zeit in Schulungen investiert werden und die Erstellung ist mit Bordmitteln durchführbar.

Sowohl für Excel als auch für Word existieren diverse Vorlagen, die in dem Programm enthalten sind und intuitiv verwendbar sind. Unter SmartArt findest du eine Reihe von Optionen, die individuell angepasst werden können. Je nach Art der Grafik und den Verflechtungen eignen sich unterschiedliche Vorlagen; jede für sich ist in Farbe, Form und Grafik veränderbar.

Eine übersichtliche Abbildung stellt die Kommunikationswege zwischen den Verantwortlichen transparent dar. So können bereits im Onboarding-Prozess Kommunikationswege aufgezeigt und Karrierechancen sichtbar werden. Wenn sich neue Mitarbeiter:innen im Unternehmen integrieren und die Zusammenarbeit reibungslos klappen soll, werden die Spielregeln dadurch transportiert. Hierarchien können eingehalten und die Regeln zur Zusammenarbeit befolgt werden.

Der Aufbau von Diagrammen

Die Aufbauorganisation kann je nach Unternehmen unterschiedlich ausfallen, denn es gibt viele Arten von Organigrammen und Organigramm-Vorlagen. Grundsätzlich sind es horizontale oder vertikale Abbildungen, die die Kommunikationswege eindeutig darstellen, doch auch Mischformen sind nicht unüblich. Es gibt verschiedene Arten – am häufigsten werden diese verwendet:

• Horizontal
• Hierarchisch
• Matrix

Das horizontale Diagramm

Das horizontale oder auch flache Organigramm zeichnet sich durch flache Hierarchien aus. Die Bauleitplanung ist denkbar einfach, sie besteht lediglich aus zwei Ebenen. Auf der oberen Ebene werden die Führungskräfte nebeneinander dargestellt, auf der unteren Ebene verbunden durch gestrichelte Linien die Mitarbeiter:innen aufgelistet.

Dieser Aufbau eignet sich besonders für junge Unternehmen mit kurzen Wegen und einer direkten Kommunikation. Start-ups oder KMUs legen in der Regel großen Wert auf ein gutes Miteinander und einfache Strukturen. So können Betriebsabläufe schnell und direkt besprochen werden.

Diese Art verrät Mitarbeitern und neuen Angestellten viel über die Kommunikationswege. Vor allem im Recruiting-Prozess können Unternehmen mit der Struktur punkten und neue Mitarbeiter:innen gewinnen, die auf flache Hierarchien Wert legen.

Das hierarchische Diagramm

Die meistgebräuchliche Variante zeichnet sich durch vertikale Strukturen aus, Weisungsbefugnisse verlaufen von oben nach unten. In der Regel weist diese Bauleitplanung die Form einer Pyramide auf: Oben steht die Unternehmensführung in Form des CEO, Vorstandes oder geschäftsführende:r Firmeneigner:in.

Die Ebene darunter umfasst die einzelnen Abteilungen sowie die Namen der verantwortlichen Führungskräfte, darunter wiederum befinden sich die einzelnen Bereiche der jeweiligen Abteilung.

Autoritäten sind klar nach Verantwortung gegliedert, die Kommunikationswege verlaufen innerhalb der Abteilungen und Bereiche. Je größer das Unternehmen, desto tiefer gehen die vertikalen Stufen; je umfangreicher die Struktur und Aufgabenbereiche, desto breiter wird die Abbildung.

Dieses klassische Konstrukt ist bei etablierten sowie großen Unternehmen zu finden. Es enthält in der Regel nur die Namen der verantwortlichen Führungskräfte, die Namen und einzelnen Funktionen der Mitarbeiter:innen auf den untersten Ebenen finden in dieser Darstellung selten Erwähnung.

Das Matrix-Organigramm

Verflechtungen und mehrere Kommunikationswege zeichnen das Matrix-Diagramm aus. Ähnlich wie bei der hierarchischen Variante weist der Bauleitplan mehrere Ebenen auf und stellt die Verantwortlichkeiten und Weisungsbefugnisse mittels vertikaler Linien in den Vordergrund.

Der Unterschied besteht in den horizontalen Verflechtungen. Der Vorteil liegt in den kurzen und direkten Beziehungen der Abteilungen und Mitarbeiter zueinander. Diese Art eignet sich für Unternehmen, die Projekt-basiert arbeiten und daher zwei oder mehrere vorgesetzte Ansprechpartner für die Mitarbeiter:innen ausweisen müssen.

So wenden sich die Fachkräfte je nach Thema entweder an den Projektleiter oder aber den Chef der Abteilung – gleichzeitig sind beide weisungsbefugt innerhalb ihres Kompetenzrahmens.

Das Matrix-Diagramm wirkt zunächst komplizierter und führt unter Umständen zu Reibereien; sind die Befugnisse jedoch klar definiert, profitieren sämtliche Mitarbeiter:innen von kurzen Wegen und einer schnellen Kommunikation.

Der direkte Austausch erweist sich als förderlich für die Ergebnisse und das Arbeitsklima. Durch die vielfältigen Verflechtungen sind Rivalitäten nicht auszuschließen, die Ansprüche an klare und eindeutige Anweisungen bei gleichzeitiger Kommunikation auf Augenhöhe sind hoch und können bei optimalen Verhältnissen zu besten Bedingungen führen.

Vor- und Nachteile von Organigrammen

Graphische Unternehmensstrukturen müssen gepflegt und bei jeder personellen Veränderung auf der Führungsebene angepasst werden. Lohnt sich der Aufwand?

Vor allem große Unternehmen oder Firmen mit komplexen Verflechtungen lassen sich schwer in eine Form pressen. Ein umfangreiches und unübersichtliches Konstrukt führt statt zur Transparenz oftmals zu mehr Verwirrung.

Besonders Projektverantwortlichkeiten sind nicht leicht darzustellen, insbesondere Kompetenzüberschneidungen führen zu schwierigen Abbildungen, die Zusammenhänge nicht auf einen Blick offenbaren. Als Alternative können daraus stark vereinfachte Grafiken resultieren, die nur einen oberflächlichen Eindruck vermitteln und damit ihr Ziel verfehlen.

Bei allen Nachteilen bieten strukturierte Abbildungen auch eine Reihe von Vorteilen. Verantwortungsbereiche sind für alle Mitarbeiter:innen definiert, ebenso Weisungsbefugnisse und Kommunikationswege. Eine klare Struktur schafft Sicherheit – sowohl für Führungskräfte als auch für ausführende Mitarbeiter:innen. Sofern die Grafik übersichtlich und verständlich aufgebaut ist, kann sie sich als wirkliche Hilfe für alle Beteiligten erweisen.

Vorteile

• mit Bordmitteln leicht zu erstellen
• verständliche Strukturen
• transparente Kommunikationswege
• Verantwortungsbereiche klar ersichtlich
• enthalten optional Namen und Kontaktdaten aller verantwortlichen Mitarbeiter:innen

Nachteile

• ständige Aktualisierung erforderlich
• komplexe Strukturen und Kommunikationswege können nur vereinfacht dargestellt werden
• verschiedene Darstellungsformen können zur Verwirrung führen
• zu umfangreiche Bauleitpläne verfehlen ihr Ziel, die Darstellung wirkt unübersichtlich
• projektbasierte Arbeitsweisen sind schwer darstellbar

Fazit

Benötigt dein Unternehmen ein Organigramm? Du solltest dir darüber im Klaren sein, dass deine Übersicht niemals fertig oder abgeschlossen ist; mit jeder personellen Veränderung muss auch die Abbildung erneuert werden. Schließlich ist die Übersicht über die Unternehmensstruktur nur dann hilfreich für Geschäftsführung und Mitarbeiter:innen, wenn sie aktuell ist.

Je detaillierter und umfangreicher die Abbildung aufgebaut ist, desto vollständiger sind die Unternehmensbereiche und Kontaktdaten. Doch ein Organigramm ist kein Selbstzweck – übersteigt der Aufwand für Erstellung und Pflege den Nutzen, ist Keinem geholfen.

Auf der anderen Seite bietet eine übersichtliche Abbildung insbesondere neuen Mitarbeiter:innen einen Mehrwert. Sie finden sich leichter zurecht und verschwenden keine Kapazitäten mit der Suche nach richtigen Ansprechpartner:innen oder unklar definierten Verantwortlichkeiten.

Innerhalb des Unternehmens oder einzelner Abteilungen kann die Darstellung der Unternehmensstruktur die Motivation steigern, da Transparenz auch in puncto Aufstiegschancen und Weiterbildung ein wesentlicher Aspekt ist.

Für Geschäftspartner kann die Abbildung der Unternehmensbereiche ebenfalls hilfreich sein. Enge Zusammenarbeit mit anderen Firmen führt zu Verflechtungen, die von direkter Kommunikation profitieren.

Nicht zuletzt gewinnt auch die Personalabteilung, wenn das Unternehmen auf eine gut geführte Grafik blickt. In Zeiten mit hohem Krankenstand oder Phasen erhöhter Produktion können so Aufgaben-Verwandtschaften schnell verstanden und die Einsatzplanung modifiziert werden.

Recruiting ist in den letzten Jahren zu einem ambitionierten Projekt geworden, neue Mitarbeiter:innen sind vielfach schwer zu finden. Eine Abbildung aller Bereiche erleichtert es Bewerbern, sich einen Überblick über die Struktur des Unternehmens zu verschaffen und mögliche Aufstiegschancen zu sehen.

Je nach Typ und Aufgabengebiet präferieren Mitarbeiter:innen eine flache oder hierarchische Struktur – auch das können sie der Übersicht bereits vor der Bewerbung entnehmen.

Ob Du für dein Unternehmen eine bildliche Darstellung benötigst, hängt also von deinen Zielen und der Größe ab. Viele Mitarbeiter:innen und Bereiche verlangen nach einer übersichtlichen Grafik, kleinere Unternehmen mit direkten Kommunikationswegen können darauf verzichten.

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