Personalplanung: Effektive Strategien

Personalplanung ist ein wesentlicher Aspekt der Unternehmensplanung und des Personalwesens. Sie befasst sich mit der Organisation und Planung von personellen Maßnahmen, die in der Zukunft liegen. Ziel der Personalplanung ist es, die Mitarbeiter:innen dort einzusetzen, wo sie benötigt werden, um die Unternehmensziele optimal zu erreichen. In dieser Hinsicht ist die Personalplanung eng mit der Umsatzplanung und der Personalbedarfsplanung verknüpft, um eine effiziente und effektive Nutzung von Personalressourcen zu gewährleisten.

Einer der Hauptaspekte der Personalplanung ist die Ermittlung des Personalbedarfs, um sicherzustellen, dass dem Unternehmen zur Erreichung seiner Ziele die erforderlichen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehen. Hierbei werden sowohl quantitative als auch qualitative Kriterien berücksichtigt. Um eine erfolgreiche Personalplanung durchzuführen, ist es wichtig, eine langfristige Perspektive einzunehmen und sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Anforderungen an die Mitarbeiterschaft zu berücksichtigen.

In der Personalplanung spielen auch HR-Abteilungen eine entscheidende Rolle, da sie dafür verantwortlich sind, die richtigen Mitarbeiter:innen zu rekrutieren, zu entwickeln und zu fördern. Sie können dabei unterschiedliche Ansätze und Strategien nutzen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über die notwendigen Fähigkeiten und Kompetenzen verfügt, um erfolgreich zu sein. Damit wird die Personalplanung zu einem zentralen Instrument für das langfristige Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens. Auch die internen Entwicklungsmöglichkeiten, die im Unternehmen kommuniziert werden, können die Motivation der Mitarbeiter:innen steigern. Ein Mitbestimmungsrecht beim eigenen Karriereweg kann eine klare Zukunftsvision aufzeichnen.

Aufgaben der Personalplanung

Die Personalplanung ist ein entscheidender Teil des Personalmanagements, mit dem Ziel, den Bedarf an qualifizierten Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen oder einer Abteilung zu decken. Um die Grundlagen der Personalplanung zu verstehen, ist es wichtig, die Beziehung zwischen Unternehmenszielen und Personalplanung sowie die strategische Personalplanung zu betrachten.

Unternehmensziele und Personalplanung

Die Personalplanung steht in direktem Zusammenhang mit den Unternehmenszielen, da sie sicherstellen soll, dass ein Betrieb die richtigen Mitarbeiter mit den benötigten Fähigkeiten hat, um diese Ziele zu erreichen. Einige Aspekte, die Teil der Unternehmensplanung und damit auch Personalplanung sind und berücksichtigt werden müssen, sind:

• Mitarbeiterqualifikationen
• Anzahl der Mitarbeiter:innen
• Arbeitslastverteilung
• Bedarf an neuen Mitarbeiter:innen
• Nachfolgeplanung

Die Personalplanung sollte sowohl kurzfristige als auch langfristige Unternehmensziele berücksichtigen, da sie Personalentscheidungen im Hinblick auf die aktuellen und zukünftigen Anforderungen eines Unternehmens oder einer Abteilung treffen muss.

Strategische Personalplanung

Die strategische Personalplanung konzentriert sich auf die langfristige Ausrichtung der Personalressourcen eines Unternehmens, um dessen strategische Ziele zu erreichen. Dabei werden sowohl interne als auch externe Faktoren berücksichtigt:

• Arbeitsmarktbedingungen
• Technologische Entwicklungen
• Demografischer Wandel

Die strategische Personalplanung hilft Unternehmen, besser auf mögliche Herausforderungen und Chancen im Personalbereich vorbereitet zu sein, und stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter:innen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Einige Instrumente der strategischen Personalplanung sind:

• Personalbedarfsanalyse
• Personalentwicklungsplanung
• Personalkostencontrolling

Durch die Verwendung dieser Instrumente kann ein Unternehmen sicherstellen, dass es kontinuierlich über die richtigen Ressourcen verfügt, um seine Ziele zu erreichen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Personalplanung ist somit ein entscheidendes Element im Erfolg eines Betriebs oder einer Abteilung. Softwarelösung kann dabei helfen, das Personal optimal einzuteilen und hierbei auch auf Standortverteilung und Fähigkeiten Rücksicht zu nehmen. Der passende Schichtplaner, wie der von flair, kann helfen, den Planungsprozess effizienter zu gestalten und zu optimieren.

Personalbedarfsermittlung und -planung

Die Personalbedarfsplanung ist ein wichtiger Teil der Personalplanung eines Unternehmens und bezieht sich auf die Ermittlung der Mitarbeiteranzahl und ihrer Qualifikationen. Um den zukünftigen Personalbedarf sowohl quantitativ als auch qualitativ zu ermitteln, werden unterschiedliche Methoden angewendet. In diesem Abschnitt werden wir uns mit der Quantitativen und Qualitativen Personalbedarfsermittlung beschäftigen.

Quantitative Personalbedarfsermittlung

Der quantitative Ansatz der Personalbedarfsplanung bezieht sich auf die Bestimmung der Anzahl der benötigten Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum. Dies geschieht anhand von verschiedenen Berechnungsmethoden, die auf den Unternehmenszielen und der Umsatzplanung basieren. Einige der gebräuchlichsten Methoden sind:

• Vergangenheitsorientierte Prognose: Die Durchführung einer vergangenheitsorientierten Ermittlung des Personalbedarfs basiert auf der Annahme, dass sich ähnliche Muster wie in der Vergangenheit wiederholen werden. Diese Methode verwendet historische Daten, um den zukünftigen Personalbedarf abzuschätzen.
• Arbeitsgangeinheiten-Methode: Die Arbeitsgangeinheiten-Methode bedient sich der Tätigkeitsanalyse, um die vom Personal erbrachten Arbeitsleistungen quantitativ zu erfassen und daraus die Anzahl der notwendigen Mitarbeiter in Abhängigkeit von den Planzielen abzuleiten.

Qualitative Personalbedarfsermittlung

Die qualitative Personalbedarfsermittlung konzentriert sich auf die Ermittlung der spezifischen Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen, die von den Mitarbeiter:innen eines Unternehmens benötigt werden, um die Unternehmensziele und -strategien zu erfüllen. Zu diesem Zweck werden verschiedene Methoden zur Analyse der benötigten Qualifikationen eingesetzt, unter anderem:

• Anforderungsprofil: Durch die Erstellung von Anforderungsprofilen für bestimmte Positionen wird ermittelt, welche Fähigkeiten und Kenntnisse für die jeweilige Tätigkeit erforderlich sind. Diese Profile bilden die Grundlage für die Auswahl und Entwicklung des Personals.
• Kompetenzmatrix: Die Kompetenzmatrix ist eine Methode zur systematischen Erfassung und Bewertung der Kompetenzen, des Know-How und der Fähigkeiten von Mitarbeiter:innen in Bezug auf die Unternehmensziele. Sie hilft dabei, Kompetenzlücken zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Schließung dieser Lücken zu ergreifen.

Die Kombination aus quantitativer und qualitativer Personalbedarfsermittlung ermöglicht es Unternehmen, den zukünftigen Personalbedarf präzise zu bestimmen und Basis für die Personalanpassungsplanung sowie für Personalentwicklung und Personaleinsatzplanung zu schaffen.

Personaleinsatzplanung und -steuerung

Personaleinsatzplanung und -steuerung sind wichtige Aspekte der Personalplanung. Sie umfasst die gezielte Planung und Organisation von Mitarbeiterkapazitäten in einem Unternehmen, um sowohl die Unternehmensziele als auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten.

Planung der Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffungsplanung befasst sich mit der gezielten Suche und Auswahl von qualifizierten Mitarbeiter:innen für das Unternehmen und obliegt dem Human Resources Management. Dabei spielen für die langfristige Planung Faktoren wie Zeit, Kosten und die jeweiligen Anforderungen der Arbeitsplätze eine wichtige Rolle. Die Personalbeschaffung kann intern (durch interne Stellenangebote und Beförderungen) oder extern (durch Stellenanzeigen, Personalvermittlung, etc.) erfolgen. Die interne Personalbeschaffung ist jedoch immer gegen die externe Personalbeschaffung abzuwägen, je nach personellen Zustand. Auch ein Positionswechsel kann manchmal schon die Lösung sein.

Eine Recruiting Software wie flair kann helfen, qualifizierte Mitarbeiter:innen zu finden und eine optimale Candidate Experience zu gewährleisten. Durch einen guten Auftritt auf LinkedIn kann man sich als Unternehmen auch im Vorfeld bereits als attraktiver Arbeitgeber positionieren und Employer Branding betreiben. Nicht nur die Anzeigenschaltung kann zentral in flair gesteuert werden, auch eine eigene Karriereseite kann neue Bewerber:innen anlocken. Die perfekte Stellenbeschreibung rundet den Recruiting Prozess ab. Somit wird eine Neubesetzung zum Kinderspiel. Die Stellenausschreibungen sollten dem Publikationsmedium angepasst sein: so kann auf der eigenen Karriereseite etwas anderes gefordert sein, als bei einem Job-Posting auf LinkedIn.

INSERT FLAIR RECRUITING

Zudem können beim Bewerbungsprozess in flair unmittelbar personenbezogene Daten hinterlegt werden, die von allen in den Prozess eingebundenen Personen zugänglich gemacht werden können und später in ein Mitarbeiterprofil umgewandelt werden.

Wenn Du die passende Neubesetzung gefunden hast, kann flair dir auch dabei helfen, das Onboarding einwandfrei zu gestalten, sodass sich dein:e neue:r Mitarbeiter:in von Tag 1 an gut aufgehoben fühlt und weiß, was zu tun ist.

Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung ist ein zentrales Element der strategischen Planung im Unternehmen. Sie zielt darauf ab, den aktuellen (also den Ist-Zustand) und zukünftigen Personalbestand im Unternehmen zu analysieren und anhand von Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen optimal einzusetzen, um den Soll-Zustand zu kreieren. Durch Personalbestandsplanung sollen die benötigten Mitarbeiterkapazitäten sowohl kurzfristig, mittelfristig als auch langfristig gedeckt sein. Das umfasst die sogenannte quantitative Personalplanung.

Personalfreisetzung und -abbau

Personalfreisetzungsplanung und -abbau sind Maßnahmen, die in Betracht gezogen werden, wenn die Personalplanung erfordert, dass Mitarbeiterzahlen reduziert werden müssen. Diese Maßnahmen können sowohl durch den Unternehmensbedarf (z.B. bei wirtschaftlichen Schwierigkeiten) als auch durch operative Anforderungen (z.B. technologische Veränderungen) erforderlich werden. Personalfreisetzung kann durch natürliche Abgänge (z.B. Renteneintritt), gezielten Personalabbau (z.B. Kündigungen, Entlassungen) oder sogar durch Mitarbeiterweiterbildung und Umsetzung auf neue Tätigkeiten erreicht werden.

Insgesamt trägt eine effiziente Personaleinsatzplanung und -steuerung dazu bei, den Personaleinsatz im Unternehmen optimal zu gestalten, wodurch sowohl Unternehmensziele erreicht als auch Mitarbeiterzufriedenheit gefördert werden können.

Mitarbeiterentwicklung und Qualifikation

Die Mitarbeiterentwicklung ist ein wesentlicher Bestandteil der Personalplanung, da sie die Kompetenzen, Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter fördert und weiter ausbaut. Dabei geht es vor allem darum, die individuellen Qualifikationen der Mitarbeiter an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen und so ihre berufliche Entwicklung auf lange Sicht zu unterstützen. Im Folgenden werden zwei wichtige Aspekte der Mitarbeiterentwicklung näher beleuchtet: Personalentwicklungsplanung und Weiterbildungsmaßnahmen.

Personalentwicklungsplanung

Ein wichtiger Schritt in der Mitarbeiterentwicklung ist die Personalentwicklungsplanung. Dabei handelt es sich um einen Prozess, der dazu dient, die bestehenden Qualifikationen der Mitarbeiter systematisch zu erfassen und gezielte Maßnahmen zur Erweiterung oder Vertiefung dieser Kompetenzen zu planen. Personalentwicklungsplanung hilft Unternehmen dabei, ihre Kernkompetenzen zu ermitteln und die Mitarbeiterentwicklung darauf auszurichten. Die Planung umfasst dabei sowohl die individuellen Ziele der Mitarbeiter als auch die organisatorischen Anforderungen des Unternehmens.

Einige Schritte, die bei der Personalentwicklungsplanung zu beachten sind, sind:

• Analyse der vorhandenen Kenntnisse und Kompetenzen der Mitarbeiter
• Identifizierung von Kompetenzlücken und Entwicklungspotenzial
• Festlegung von Entwicklungszielen und -maßnahmen
• Implementierung und Überwachung der Maßnahmen
• Bewertung der Ergebnisse und Anpassung des Plans bei Bedarf

Weiterbildungsmaßnahmen

Weiterbildungsmaßnahmen spielen eine zentrale Rolle in der Mitarbeiterentwicklung, da sie dazu beitragen, die Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeiter zu erweitern und zu vertiefen. Dies kann sowohl durch interne Schulungsangebote als auch durch externe Weiterbildungsprogramme erfolgen. Eine gezielte Auswahl der Weiterbildungsmaßnahmen kann die Mitarbeiterbindung erhöhen und dazu beitragen, den Fachkräftemangel im Unternehmen zu reduzieren.

Zu den möglichen Weiterbildungsmaßnahmen gehören:

• Fachliche Schulungen und Seminare
• Soft-Skill-Trainings (z.B. Kommunikation, Konfliktmanagement)
• Führungskräftetrainings
• E-Learning-Angebote
• Fachspezifische Zertifikatskurse

Durch die Kombination von Personalentwicklungsplanung und gezielten Weiterbildungsmaßnahmen können Unternehmen ihre Mitarbeiter nachhaltig fördern und sich so ein qualifiziertes und leistungsfähiges Personal sichern.

Auswirkungen und Maßnahmen

Anpassung der Arbeitszeitmodelle

Die Anpassung der Arbeitszeitmodelle ist eine wichtige Maßnahme im Bereich der Personalplanung, um auf Veränderungen im Personalbestand reagieren zu können. Ein flexibles Arbeitszeitmodell ermöglicht es, Ressourcen effizienter einzusetzen und betriebliche Leistungen an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen. Zu den möglichen Anpassungen gehören etwa die Einführung von Gleitzeit, Teilzeit oder Home-Office. Durch solche Maßnahmen kann das Unternehmen auf Schwankungen im Personalbedarf reagieren und entweder Neueinstellungen erhöhen oder Entlassungen und Kündigungen vermeiden.

Personaldeckungsmaßnahmen

Personaldeckungsmaßnahmen dienen dazu, den Personalbedarf eines Unternehmens sicherzustellen. Sie umfassen verschiedene Methoden, um die benötigten Ressourcen optimal einzusetzen. Zu den gängigen Personaldeckungsmaßnahmen zählen:

• Schätzverfahren: Hierbei werden Prognosen zum zukünftigen Personalbedarf erstellt, um Engpässe frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen zu können. Schätzverfahren basieren zum Beispiel auf historischen Daten und Unternehmenszielen.
• Arbeitszeitverkürzungen: Durch die Reduzierung der Arbeitszeit einzelner Beschäftigter können Personalengpässe verringert werden. Dies kann auch eine präventive Maßnahme sein, um Kündigungen oder Entlassungen zu verhindern.
• Neueinstellungen: Im Falle eines erhöhten Personalbedarfs können Unternehmen Neueinstellungen vornehmen. Hierzu sind Personalmarketingmaßnahmen erforderlich, um geeignete Kandidaten für die offenen Stellen zu gewinnen.
• Interne Versetzungen: Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Ressourcen innerhalb des Unternehmens effizienter einzusetzen. Dazu können Mitarbeiter in andere Abteilungen oder Bereiche versetzt werden, in denen der Bedarf an Personal höher ist.

Durch den Einsatz dieser Maßnahmen und Methoden lässt sich die Personalplanung optimieren und an die Anforderungen des Unternehmens anpassen. Gute Planung im Personalwesen ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und ermöglicht es, Ressourcen bestmöglich einzusetzen und das Potenzial der Belegschaft auszuschöpfen.

Kennzahlen und Planungshorizont

Erfolgskontrolle und Prognose

In der strategischen Personalplanung spielen Kennzahlen eine bedeutende Rolle bei der Erfolgskontrolle und Prognose. Einige wichtige Kennzahlen sind Personalkosten, Fluktuation, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Die Personalkosten sind essentiell, um die wirtschaftliche Effizienz eines Unternehmens zu beurteilen. Niedrige Fluktuation und hohe Produktivität deuten auf eine erfolgreiche Personalplanung hin. Eine gut aufgestellte Personalstruktur kann auch die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens erhöhen.

Die Altersstruktur ist ebenfalls eine relevante Kennzahl, da sie die Verteilung der Belegschaft nach Alter zeigt. Eine ausgewogene Altersstruktur ist wichtig, um kontinuierliches Wissen und Erfahrung innerhalb des Unternehmens sicherzustellen.

Personalstrukturanalyse

Bei der Personalstrukturanalyse werden verschiedene Kennzahlen herangezogen, um die Verteilung von Fähigkeiten, Fertigkeiten und Erfahrungen innerhalb der Belegschaft zu analysieren. Dazu gehören Aspekte wie:

• Qualifikationsstruktur: Die Verteilung der Mitarbeiter nach ihrem Ausbildungsgrad und ihren Fähigkeiten.
• Funktionsstruktur: Die Verteilung der Mitarbeiter nach ihrem Arbeitsbereich, hierarchischen Ebenen oder Abteilungen.
• Geschlechterverteilung: Die Verteilung der Mitarbeiter nach Geschlecht. Eine ausgewogene Geschlechterverteilung kann dazu beitragen, Gleichstellung und Diversität im Unternehmen zu fördern.
• Beschäftigungsarten: Die Verteilung der Mitarbeiter nach ihrer Beschäftigungsart, z.B. Vollzeit, Teilzeit oder Befristung.

Die Analyse der Personalstruktur sollte regelmäßig durchgeführt werden, um Veränderungen, z.B. durch den demografischen Wandel, frühzeitig zu erkennen und darauf reagieren zu können.

Ein Planungshorizont von mindestens 5-10 Jahren wird empfohlen, um den langfristigen Bedarf an Personal abzuschätzen und entsprechend planen zu können. Dieser zeitlich vorausschauende Ansatz ermöglicht es Unternehmen, sich besser auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten und ihre Personalstrategien entsprechend anzupassen.

Zusammenarbeit und Kommunikation

Partizipation und Betriebsrat

Die Zusammenarbeit zwischen der HR-Abteilung und dem Betriebsrat spielt eine entscheidende Rolle bei der Personalplanung. Zu einer effektiven und strategischen Personalplanung gehört die Erfassung von Informationen, die Erstellung von Prognosen, die Analyse und die Auswertung von Arbeitskräften und Fähigkeiten. Der Betriebsrat sollte aktiv in Entscheidungsprozesse und Schulungen zur Personalwirtschaft eingebunden werden, um eine transparente und partizipative Personalplanung zu gewährleisten.

Eine zentrale Aufgabe des Betriebsrats ist es, die Interessen der Mitarbeiter zu vertreten und bei Themen wie Arbeitszeitmodelle, Versetzungen und Weiterbildungen eine Vermittlerrolle zwischen HR-Abteilung und Belegschaft zu übernehmen.

Effiziente Verwaltung und Informationssysteme

Die Verwaltung und das Workforce-Management sind wichtige Aspekte der Personalplanung. Insbesondere sollten effiziente Informationssysteme für die Erfassung und Analyse von relevanten Daten, wie z.B. Arbeitsproduktivität, Flexibilität und Personaldeckung, implementiert werden. Eine Möglichkeit, die Verwaltung von Prozessen zu optimieren, ist der Einsatz von Excel-Vorlagen für die Laufzettelmethode, die sowohl in der Produktion als auch in Dienstleistungsunternehmen eingesetzt werden können.

Bei der Personalplanung sollte auch die Anzahl der Zugänge und Abgänge, sowie die Handhabung entsprechender Ausschreibungsverfahren berücksichtigt werden. Recruiting-Strategien und eine effiziente Verwaltung von Personalentwicklungsmaßnahmen sind essenziell, um die gewünschte Anzahl und Qualität von Arbeitskräften erreichen zu können.

Die Unternehmensplanung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Personalplanung, insbesondere bei der Festlegung von Umsatzziele und der Erstellung von Verfahren zur Erhöhung der Arbeitsproduktivität. Human Resources-Abteilungen sollten in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung die erforderlichen Schritte zur Erreichung dieser Ziele erarbeiten.

Insgesamt trägt eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation in der Personalplanung maßgeblich zur Erreichung von effektiven und zielgerichteten Personalstrategien bei, die das Unternehmen langfristig zum Erfolg führen.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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