Prozessoptimierung ist ein wesentlicher Bestandteil der betrieblichen Abläufe und hat zum Ziel, die Effizienz und Effektivität von Arbeits-, Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozessen kontinuierlich zu verbessern. Dabei stehen die Reduzierung von Kosten, die Verbesserung betrieblicher Abläufe, das Einsparen von Ressourcen, eine erhöhte Produktivität, eine verringerte Durchlaufzeit und eine bessere Nutzbarkeit im Vordergrund. Doch wie können diese Ziele erreicht werden und was bedeuten diese Begriffe? In diesem Blogartikel erklären wir euch was mit Verkürzung der Durchlaufzeit, TQM und Kaizen gemeint ist.

Die Wichtigkeit der Prozessoptimierung liegt in den direkten Auswirkungen auf den unternehmerischen Erfolg. Ohne kontinuierliche Optimierung sind Prozesse nicht aufeinander abgestimmt, was die Qualität des Endprodukts und die damit verbundene Kundenzufriedenheit beeinträchtigen kann. Zudem werden Arbeitsabläufe ineffizient und Ressourcen verschwendet, was die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen beeinflusst. Prozessoptimierung wird daher als fortlaufender Prozess verstanden, bei dem kontinuierliche Ziele erreicht und verbessert werden.

Um die gewünschten Verbesserungen zu erzielen, ist es wichtig, die vorhandenen Prozesse sorgfältig zu analysieren und potenzielle Schwachstellen zu identifizieren. Anschließend werden geeignete Methoden ausgewählt und angewendet, um die ermittelten Schwachstellen zu beheben und die Prozesse Schritt für Schritt effizienter und effektiver zu gestalten. Dadurch können Unternehmen ihre Produktivität steigern, ihre Profitabilität erhöhen und besser auf die sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen reagieren.

Prozessoptimierung bedeutet, bestehende Prozesse derart zu verändern oder neu zu gestalten, dass sie den Zielsetzungen besser entsprechen. Dies lässt sich in drei bzw. vier Schritten erreichen: auf Basis einer Ist-Analyse werden Ziele gesetzt und anschließend Maßnahmen zur Umsetzung eingeleitet.

Methoden und Ansätze

Es gibt verschiedene Methoden und Ansätze, die bei der Prozessoptimierung angewendet werden können. Eine der bekanntesten Methoden ist wohl der Plan-Do-Check-Act Kreislauf, der in so gut wie jedem Unternehmen im Qualitätsmanagement zu finden ist. Der pdca-Zyklus ist ein Instrument zur Ideenfindung und vor allem zur Geschäftsprozessoptimierung. In den einzelnen Phasen durchläuft ein Unternehmen die Entwicklungsprozesse Planung, Ausführung, Überprüfung und Anpassung. Um diese Phasen zu durchlaufen können unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen.

Business Process Reengineering (BPR) beschreibt die Neugestaltung und Reorganisation von bereits bestehenden Arbeitsabläufen. Beim BPR wird das Ziel verfolgt, umfangreiche Veränderung der Geschäftsprozesse mit relativ geringer Berücksichtigung der gewachsenen Strukturen zu vollziehen um eine Qualitätssteigerung zu erreichen. Definiert wird der Prozess durch die “vier R” Renewing, Revitalizing, Reframing und Restructuring. In der ersten Phase, dem Renewingsollen Mitarbeiter:innen in die laufenden Prozesse mit eingebunden werden. Bei der Optimierung von Prozessen sollte das Team anhand von Veränderungsmanagement stetig Teil der Entwicklung bleiben. Das Revitalizing befasst sich mit der Begutachtung der Prozesse, während das Reframing die Phase der fundamentalen Veränderung ist. Beim Restructuringwerden anschließen die neuen Prozessansätze im Unternehmen etabliert.

Eine weitere Methode ist das Lean-Management. Ziel des Lean Management ist es, Prozesse zu harmonisieren und dabei ein ganzheitliches Produktionssystem ohne Verschwendungen zu schaffen. Parallel soll das Ziel bestmöglicher Qualität erreicht werden. Auch das Personal soll durch Lean-Management in die Unternehmensphilosophie einbezogen werden und die Mitarbeitermotivation soll zielorientiert gestärkt werden.

flair bietet hierzu eine optimale Lösung. Als HR-Manager:in kannst Du Zielvereinbarungen mit deinen Mitarbeiter:innen festlegen. Diese Vereinbarungen können innerhalb des Employee Hub getrackt werden. Die Erwartungshaltung wird somit von Managementseite sowie seitens der Mitarbeiter:innen realistisch umgesetzt und Verbesserungspotenziale können erkannt werden.

Six Sigma ist sowohl eine Methode des Qualitätsmanagements als auch ein Qualitätsziel. Das systematische Vorgehen ist ein datengetriebener Ansatz zur Reduzierung von Prozessfehlern und Qualitätsverbesserung. In einem Best-Practice mit Six Sigma wird ein nahezu fehlerfreier Prozessablauf erreicht. Die Hochrechnung beläuft sich hierbei auf max. 3-4 Fehler auf 1.000.000 Prozessvorgänge.

Das Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bezieht sich auf eine stetige, schrittweise Verbesserung von Prozessen im Rahmen des Tagesgeschäfts. Durch optimales Prozessmanagement und dessen Beherrschung kann das Unternehmen seine Effizienz steigern. Das KVP hat seinen Ursprung aus dem japanischen Kaizen, welches im Prozess der Veränderung bei den Mitarbeiter:innen ansetzt und eine Veränderung durch kleine Schritte erwirkt.

Total Quality Management (TQM) entwickelt sich von außen nach Innen. Diese Methode setzt bei den Kunden an und wird häufig im Supply-Chain Management eingesetzt. Ein weiterer Fokus des TQM liegt bei der Einbindung des gesamten Teams. Vor allem Führungskräfte sollen klare Ziele für ihre Mitarbeitenden kommunizieren, damit diese ihren Fokus auf das Erreichen ihrer Ziele legen können. Zudem sollen die besonderen Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen in den Vordergrund gerückt werden, damit diese für das Team genutzt werden können um ein gutes Gesamtergebnis zu erzielen.

Die Auswahl der geeigneten Methode hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab. Eine erfolgreiche Prozessoptimierung erfordert eine sorgfältige Analyse und Planung, die Einbindung aller betroffenen Mitarbeiter:innen sowie eine fortlaufende Überwachung und Anpassung der Maßnahmen.

Bei der Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) oder auch Fehlermöglichkeits- bzw. Einflussanalyse wird möglichst früh auf auftretende Fehler geachtet. In erster Linie geht es bei dieser Analyse darum die Fehler so früh zu erkennen, dass diese in einer frühen Entwicklungsphase behoben werden können. Besonders Fehlerfolgekosten und Kontrollkosten werden dadurch vermieden. Im Prozessmanagement wird die FMEA zur Qualitätsbegutachtung und -sicherung verwendet und findet sich häufig im Qualitätsmanagement von Industrieunternehmen.

Prozessoptimierung in der Praxis

Die Prozessanalyse ist der erste Schritt bei der Prozessoptimierung. Hier werden die bestehenden Prozesse im Unternehmen untersucht, um ihre Struktur, ihre Abläufe und ihre Effizienz zu verstehen. Für eine akkurate Analyse sollten die Prozesse dokumentiert werden. Hilfreich ist, die Workflows der Mitarbeiter:innen in einem Management-System festzuhalten.

Mit flair können z.B. Workflows für deine Mitarbeiter:innen erstellt werden. Somit werden jedem bestimmte Aufgaben zugewiesen und die Verantwortlichkeiten sind klar definiert. Arbeitsvorgänge werden messbar und veranschaulicht dargestellt, außerdem wird das Business Process Management vorangetrieben werden. Ein typischer und äußerst wichtiger Workflow ist das Onboarding. Hier können Manager:innen in flair den neuen Mitarbeiter:innen Workflows mit ersten Aufgaben und wichtigen Informationen einstellen und den Fortschritt tracken.

Zudem sollten für jeden Prozess Verantwortliche benannt werden, die den Überblick über die einzelnen Schritte behalten und als Ansprechpartner fungieren.

Eine Prozessanalyse kann durch Prozessmapping oder Wertstromanalysen stattfinden. Beim Prozessmapping werden die Prozessschritte in Form von Diagrammen visualisiert. Eine Wertstromanalyse behandelt Material- und Informationsflüsse. Es stellt Diese Flüsse visuell dar und erleichtert so das Erkennen von Zusammenhängen sowie Schwachstellen.

Nach der Analyse der Prozesse ist es wichtig, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und diese umzusetzen. Mithilfe des Teams kann ein Brainstorming bei der Ideenfindung behilflich sein. Eine Mindmap hilft die Ideen für neue Prozesse festzuhalten und Verbesserungsmöglichkeiten im gesamten Umfang visualisieren. Aus der Prozessverbesserung können effizientere Arbeitsabläufe entstehen. Zudem werden Ressourcen geschont und die Kommunikation innerhalb des Teams kann durch die Reduktion des Informationsflusses verbessert werden.

Prozessüberwachung ist der letzte Schritt in der Prozessoptimierung. Sie dient dazu, die umgesetzten Verbesserungen kontinuierlich zu überprüfen und zu überwachen. Dabei ist es wichtig, Kennzahlen und Metriken festzulegen, um den Erfolg der Optimierung zu messen. Messbar ist z.B. die Durchlaufzeit eines Prozesses. Durch diese Messung kann festgelegt werden wie lange ein Prozess von Anfang bis zum Ende benötigt. Dadurch kann die Effizienz der Arbeitszeit einschätzt und gesteigert werden. Ressourcen sind ebenfalls ein Instrument, welches messbar ist. Hierbei stellt sich die Frage, wie viele Ressourcen benötigt werden um einen Prozess durchzuführen.

Zum Beispiel ist ein/eine Arbeitnehmer:in und die investierte Arbeitszeit eine Ressource die in unterschiedliche Unternehmensbereiche einfließt. Mit flair ist es möglich dem Team gezielt Aufgaben zuzuweisen und somit einen Überblick zu behalten, welche Arbeitszeit in zugewiesene Prozesse mit einfließt.

Durch regelmäßige Überwachung der Prozesse kann frühzeitig erkannt werden, ob die Verbesserungsmaßnahmen erfolgreich sind oder ob weitere Anpassungen notwendig sind. So bleibt die Prozessoptimierung ein fortlaufender Prozess im Unternehmen.

Erfolgsfaktoren und Herausforderungen

Bei der Prozessoptimierung gibt es einige wichtige Erfolgsfaktoren und Herausforderungen, die bei der Implementierung und Verbesserung von Arbeitsabläufen in Organisationen berücksichtigt werden sollten. In diesem Abschnitt werden wir uns mit den Aspekten Organisationskultur, Kommunikation und Zusammenarbeit befassen.

Die Organisationskultur spielt eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Prozessoptimierungen. Eine offene und lernbereite Kultur kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter:innen Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen und kreative Lösungen entwickeln. Hierzu ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem kontinuierliche Verbesserungen gefördert und umgesetzt werden können.

Zu den Herausforderungen in der Organisationskultur zählen Widerstände gegenüber Veränderungen, die durch Unsicherheit und Angst vor dem Unbekannten entstehen können. Es ist wichtig, solche Widerstände wahrzunehmen und durch gezielte Kommunikation und transparentes Change Management zu adressieren.

Eine klare und effektive Kommunikation ist eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiche Prozessoptimierungsprojekte. Die Kommunikation sollte dabei sowohl auf Managementebene als auch zwischen den Mitarbeitern in den betroffenen Abteilungen erfolgen. Eine offene Kommunikation hilft, eine gemeinsame Vision für die Optimierung zu entwickeln und alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel auszurichten.

Einige Herausforderungen in der Kommunikation sind das Vermeiden von Missverständnissen, das sicherstellen einer einheitlichen Interpretation der Informationen und das schnelle Erkennen und Lösen von Konflikten. Die Kommunikation sollte so gestaltet sein, dass sie dem Informationsbedürfnis aller Beteiligten gerecht wird und kontinuierliches Feedbackermöglicht.

Die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Teams ist ein weiterer Erfolgsfaktor in der Prozessoptimierung. Sie ermöglicht einen effizienten Austausch von Wissen, Erfahrungen und Ressourcen, wodurch innovative Lösungen entwickelt und umgesetzt werden können. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sollte auf eine funktionierende Teamstruktur, klare Zuständigkeiten und effektive Arbeitsabläufe geachtet werden. Eine gute Orientierung für die Mitarbeiter:innen ist dazu eine Aufbauorganisation.

Herausforderungen bei der Zusammenarbeit können beispielsweise Silodenken, mangelnde Kommunikation oder unterschiedliche Prioritäten sein. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist es wichtig, die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens gezielt zu fördern und auf gemeinsame Ziele auszurichten.

Prozessoptimierung und Digitalisierung

Die Prozessoptimierung hat in den letzten Jahren durch die Digitalisierung stark an Bedeutung gewonnen. Sie ermöglicht Unternehmen, Arbeitsabläufe effizienter und effektiver zu gestalten, indem sie auf die Möglichkeiten der Technologie zurückgreifen. In diesem Zusammenhang spielen Automatisierung und künstliche Intelligenz eine entscheidende Rolle.

Die Automatisierung ermöglicht es, manuelle Tätigkeiten durch den Einsatz von Software und Hardware zu reduzieren oder vollständig zu ersetzen. Dadurch kann die Leistungsfähigkeit gesteigert werden. Automatisierte Programme arbeiten meist schneller und mit geringeren Fehlermöglichkeiten. Zudem können Kosten gesenkt werden, da sich die Mitarbeiter:innen auf anspruchsvollere Aufgaben fokussieren könnnen.

Bei flair wird die Automatisierung z.B. durch die Bereitstellung der Lohndokumente über das Employee Hub genutzt. Somit hat jedes Teammitglied die Möglichkeit alle Lohnbescheide online direkt einzusehen und diese zu downloaden. Dies spart nicht nur Zeit für das Versenden und Vorbereiten sondern auch natürliche Ressourcen. Also eine Win-win-Situation.

Künstliche Intelligenz (KI) ist ein wichtiger Faktor bei der Prozessoptimierung, da sie komplexe Probleme in sehr wenig Zeit lösen kann. Künstliche Intelligenzen haben die Fähigkeit Entscheidungen objektiv und datenbasiert zu treffen. Durch den Zugriff auf eine große Datenmenge können KI’s Prozesse intelligent steuern und automatisieren.

Fazit

Zusammenfassend kann die Prozessoptimierung durch Digitalisierung Unternehmen dabei helfen, ihre Effizienz und Effektivität erheblich zu verbessern. Die Schlüsseltechnologien wie Automatisierung und künstliche Intelligenzen sowie die Nutzung von Big Data sind dabei die wichtigsten Tools. Eine gut strukturierte Prozessoptimierung unterstützt den Produktionsprozess.

Wichtig um die Ziele der Prozessoptimierung zu erreichen ist jeden Prozess im einzelnen zu evaluieren. Hierbei helfen Methoden wie der pdca-Zyklus , das Business Process Reengineering, das Lean-Management, KVP oder Six Sigma.

Um Prozesse effizienter zu gestalten müssen diese mit einer, für das Unternehmen passenden, Methode analysiert werden. Nach der Analyse können Ideen zu Verbesserung in die Evaluierung mit einfließen. Nachdem die Ideen für eine Neuerung und für die Effizienz erarbeitet wurden, werden die Prozesse überwacht. Somit kann bereits evaluiert werden ob die Verbesserungen ausreichen sind oder nachjustiert werden sollten. Sind weitere Veränderungen notwendig, wird die Prozessoptimierung von Vorne begonnen. Somit kann sichergestellt werden, dass alle Schritte für das Team nachvollziehbar bleiben. Erfolgreiche Prozessoptimierung kann nämlich nur stattfinden, wenn das Team teil des Wandels ist. Gerade deshalb sind eine gute Organisationskultur, ehrliche und klare Kommunikation sowie die Zusammenarbeit die entscheidenden Schlüsselelemente.

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