Zwischenzeugnis korrekt erstellen: Ein Leitfaden

Zwischenzeugnis korrekt erstellen: Ein Leitfaden

Zwischenzeugnis korrekt erstellen: Ein Leitfaden
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INHALT

Ein Zwischenzeugnis ist eine wichtige Dokumentation für Arbeitnehmer:innen und gibt Aufschluss über die Leistungen und Fähigkeiten während des bestehenden Arbeitsverhältnisses. Es kann jederzeit angefordert werden und ist in vielen Fällen notwendig, beispielsweise bei einem geplanten Jobwechsel oder bei internen Umstrukturierungen. Bei einem Zwischenzeugnis wird unterschieden zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zwischenzeugnis, wobei das qualifizierte Zwischenzeugnis detaillierter ist und sowohl fachliche als auch persönliche Beurteilungen enthält.

Für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen ist es sinnvoll, auf Muster und Vorlagen zurückzugreifen, um ein adäquates Zwischenzeugnis zu erstellen. Vorlagen helfen dabei, die richtigen Formulierungen und Strukturen zu finden, was insbesondere für Arbeitgeber:innen hilfreich ist, die noch nie ein Zwischenzeugnis erstellt haben. Es ist jedoch wichtig, die Vorlagen individuell auf den/die betreffende/n Mitarbeiter:in anzupassen und die spezifischen Leistungen, Aufgabenbereiche sowie besondere Erfolge einzubeziehen. Dabei sollte auf eine klare, sachliche und objektive Sprache geachtet werden.

Zwischenzeugnis Muster

Ein Zwischenzeugnis Muster dient als Grundlage für die Erstellung eines professionellen Zwischenzeugnisses für Arbeitnehmer:innen. Zwischenzeugnisse dokumentieren die Leistungen und Erfolge der Mitarbeiter:in während seiner/ihrer Beschäftigung in einem Unternehmen.

Bei der Anpassung der Muster und Vorlagen ist darauf zu achten, die Besonderheiten von Zwischenzeugnissen im Vergleich zu anderen Zeugnisarten zu berücksichtigen. Ein Zwischenzeugnis sollte die wichtigsten Kernelemente enthalten, wie die Art der Tätigkeit, die Dauer der Beschäftigung, die Einschätzung der Leistung und das Verhalten der Mitarbeiter:innen.

Die Formulierungen im Zwischenzeugnis sollten klar, präzise und wahrheitsgemäß sein. Beachte dabei, dass es für bestimmte Formulierungen im Arbeitszeugnis eine entsprechende Bedeutung in der Praxis gibt. Daher ist es ratsam, sich über die gängigen Formulierungen und deren Bedeutung im Arbeitszeugnis zu informieren.

Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis kann nicht nur positive, sondern auch negative Aspekte des/der Mitarbeiter:in enthalten. Es ist wichtig, auf eine ausgewogene Beurteilung zu achten und keine übertriebenen oder falschen Aussagen zu machen, sowie Überraschungen zu vermeiden

Zusammengefasst ist ein Zwischenzeugnis Muster eine nützliche Ressource, um ein professionelles und aussagekräftiges Zwischenzeugnis zu erstellen.

Inhalt und Formulierung

Das Zwischenzeugnis bestätigt die Leistungen und Erfolge der Mitarbeiter:innen während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses. Es enthält in der Regel vier Hauptelemente: die Tätigkeitsbeschreibung, die Beurteilung der Leistungen, das Sozialverhalten und eventuell einen Hinweis auf den Grund der Ausstellung.

In der Tätigkeitsbeschreibung wird die ausgeübte Position/Stellenbezeichnung und die damit verbundenen und übertragenen Aufgaben sowie die Verantwortlichkeiten und die Art des Beschäftigungsverhältnisses der Mitarbeiter:in dargestellt. Dieser Teil sollte konkret und detailliert formuliert werden, um dem Leser ein klares Bild der Tätigkeit zu vermitteln.

Bei den Formulierungen im Zwischenzeugnis sollte die sogenannte Zeugnissprache verwendet werden. Diese zeichnet sich durch eine positive und wertschätzende Ausdrucksweise aus, ohne jedoch die tatsächlichen Leistungen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter:innen zu vernachlässigen.

In der Regel gilt, dass in den Zwischenzeugnis Formulierungen dreifache Steigerungen auf eine sehr gute Leistung hindeuten, zweifache Steigerungen weisen auf eine gute Leistung hin und Auslassungen sind negativ konnotiert.

Beispiele für eine dreifache Steigerung sind:

“stehts zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt” oder “hat unsere Erwartungen immer und in allerbester Weise erfüllt.”

in einer zweifachen Steigerung würde dies so aussehen:

“stets zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.” oder “zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt.”

auf mangelhafte Leistungen weist zum Beispiel das Wort “größtenteils” hin. Das Wort nimmt im Satzbau Teile heraus. Bei ungenügender Leistung treten Formulierungen wie “konnte den übertragenen Aufgaben nicht gerecht werden.” auf.

Ein Zwischenzeugnis wird zudem immer in der Gegenwartsform verfasst und darf keine Geheimcodes enthalten, die versteckt auf die Leistungen der Mitarbeiter:innen hindeuten.

Die Leistungsbeurteilung bewertet die Arbeitsqualität, das Engagement, die Fachkompetenz und die Erfolge der Arbeitnehmer:innen. Dabei sollten seine/ihre Stärken hervorgehoben und Verbesserungspotenziale, wenn überhaupt, nur indirekt angedeutet werden.

Ein wichtiger Bestandteil der Leistungsbeurteilung ist das Fachwissen der Mitarbeitenden. Hierbei wird aufgeführt, wie fundiert und aktuell das branchenspezifische Know-how der Mitarbeitenden ist und ob er seine/ihre Kenntnisse regelmäßig erweitert, um sich den veränderten Anforderungen anzupassen.

Die Arbeitsweise beschreibt, wie effizient, strukturiert und zielorientiert der/die Mitarbeiter:in seine Aufgaben erledigt. Es ist wichtig, hierbei die Quantität und Qualität der erbrachten Ergebnisse einzubeziehen. Dies bezieht sich beispielsweise auf die Einhaltung von Terminen, ob Aufgaben selbstständig oder im Team gelöst wurden, und ob der/die Mitarbeiter:in in der Lage ist, Probleme oder Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen.

Ein weiterer bedeutender Aspekt ist das Sozialverhalten der Mitarbeiter:innen. Dazu zählen die Kommunikationsfähigkeit, sowohl mündlich als auch schriftlich, sowie die Zusammenarbeit und der Umgang mit Kolleg:innen und direkten Vorgesetzten. Hierbei sollte auch die Bereitschaft des/ der Mitarbeitenden zur Kritik und zur Annahme von Feedback berücksichtigt werden.

Das Verhalten des/ der Mitarbeitenden gegenüber seinen/ihren Vorgesetzten wird hinsichtlich Respekt, Loyalität und Einsatzbereitschaft beurteilt. Hierbei spielen auch Aspekte wie die Einhaltung von Anweisungen, Verantwortungsbewusstsein, Initiative und Selbständigkeit eine Rolle.

In der Schlussformel kann über den Grund für die Ausstellung des Zwischenzeugnisses informiert werden, falls es relevant ist. Es muss jedoch darauf geachtet werden, dass dieser Hinweis keine negativen Rückschlüsse auf den/die Mitarbeiter:in oder das Unternehmen erlaubt.

Zudem umfasst der Abschluss das Datum und die Unterschrift der Vorgesetzten oder der Personalleitung.

Das angegebene Datum sollte dem Tag der Zeugnisausstellung entsprechen. In Fällen, in denen das Zwischenzeugnis nachträglich erstellt wird, kann ein früheres Datum genannt werden, das aber innerhalb der Beschäftigungszeit liegen muss. Es ist wichtig, ein korrektes Datum anzugeben, um bei einer späteren Bewerbung keine Nachfragen oder Unklarheiten aufkommen zu lassen.

Die Unterschrift sollte von einer Person stammen, die hierarchisch über dem/der Arbeitnehmer:in steht und einen direkten Bezug zur Tätigkeit hat. Hierzu zählen beispielsweise der/die Vorgesetzte, der/die Personalleiter:in, oder in kleineren Unternehmen der/die Geschäftsführer:in. Die Unterschriftszeile sollte darüber hinaus den Namen und die Funktion des/der Unterzeichnenden enthalten, um klarzustellen, wer das Zeugnis ausgestellt und unterschrieben hat.

Die Angaben zum Datum und zur Unterschrift sind im Zwischenzeugnis nicht nur ein formaler, sondern auch ein inhaltlich wichtiger Teil. Sie dienen dazu, das Zeugnis authentisch und vertrauenswürdig erscheinen zu lassen und tragen maßgeblich zur Aussagekraft des Dokuments bei.

Achte beim Erstellen des Zwischenzeugnisses genau auf die korrekte Schreibweise und Formatierung von Datum und Unterschrift, damit keine Probleme entstehen und das Dokument seinen Zweck erfüllt.

Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in

Das Zwischenzeugnis ist sowohl für Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen von Bedeutung. Es belegt die bisherigen Erfolge und Leistungen der Arbeitnehmer:innen und kann in verschiedenen Situationen nützlich sein, beispielsweise bei einer internen Beförderung oder einem Jobwechsel.

Arbeitgeber:innen sollten ein Zwischenzeugnis ausstellen, um ihren Angestellten eine objektive Einschätzung ihrer Arbeitsleistung zu geben. Dies stärkt nicht nur das Vertrauen zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in, sondern hilft auch dabei, den Mitarbeitenden eine klare Vorstellung von ihren Stärken und Verbesserungspotenzialen zu geben.

Arbeitnehmer:innen haben in bestimmten Fällen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, zum Beispiel bei einem Wechsel des/der Vorgesetzten oder bei einer bevorstehenden Kündigung. Dieses Dokument ist für sie wichtig, um ihre bisherige Arbeit objektiv bewerten zu lassen und bei der Suche nach einer neuen Stelle oder einer Beförderung im aktuellen Unternehmen vorweisen zu können. Auch für die neuen Vorgesetzten dient ein Zwischenzeugnis als Orientierung.

Die Personalabteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Ausstellung eines Zwischenzeugnisses. Sie sind für die Erstellung des Dokuments verantwortlich und sollten für alle Fragen im Zusammenhang mit diesem Thema zur Verfügung stehen. Dabei sollten sie darauf achten, dass das Zeugnis klar, präzise und in einer angemessenen Form verfasst ist.

Sowohl Vorgesetzte als auch Angestellte sind in den Prozess der Zwischenzeugniserstellung involviert. Die Vorgesetzten sind dafür verantwortlich, die bisherige Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmer:innen zu bewerten, während die Angestellten den Antrag für das Zwischenzeugnis stellen sollten, wenn sie dies für nötig halten. Es ist wichtig, dass beide Parteien zusammenarbeiten, um ein aussagekräftiges und objektives Zeugnis zu erhalten, das dem/der Arbeitnehmer:in gerecht wird.

Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass Zwischenzeugnisse sowohl für sie als auch für ihre Mitarbeiter:innen ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung sind. Indem sie ihren Angestellten regelmäßig Feedback über ihre Arbeitsleistung geben, können sie ihre Mitarbeiter:innen motivieren, sich fortlaufend weiterzuentwickeln, was letztendlich dem Erfolg des Unternehmens zugutekommen wird.

Insgesamt ist ein Zwischenzeugnis eine bedeutende Komponente in den Arbeitsbeziehungen zwischen Arbeitgeber:innen, Arbeitnehmer:innen und den beteiligten Parteien wie Vorgesetzten oder der Personalabteilung. Es ermöglicht eine objektive Bewertung der Arbeit und fördert somit ein professionelles Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen und gemeinsamen Zielen basiert.

Bewertung und Beurteilung

Bei einem Zwischenzeugnis unterscheidet man zwischen einfachem und qualifizierten Zeugnis.

Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis enthält, genau wie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, eine detailliertere Leistungsbewertung, die auch auf die individuellen Fähigkeiten der Arbeitnehmer:innen eingeht. Es kann Informationen über die Zusammenarbeit mit anderen, die Kommunikationsfähigkeit, die Führungsfähigkeit (falls zutreffend) und die Persönlichkeit der Mitarbeitenden enthalten. Solch eine Beurteilung sollte wahrheitsgemäß und wohlwollend formuliert sein, um dem/der Arbeitnehmer:in keine Nachteile zu verschaffen.

Ein einfaches Zeugnis beinhalten hingegen allein die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter:innen, den Tätigkeitsbereich und die Position, sowie die Art der Zusammenarbeit, jedoch ohne Bewertung und die Betriebszugehörigkeit. Dieses Zwischenzeugnis ist für Arbeitnehmer:innen geeignet, die ein grundlegendes Dokument für berufliche Veränderungen benötigen.

Die Wahl zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zwischenzeugnis hängt von den individuellen Bedürfnissen und Zielen der Arbeitnehmer:innen ab. Es ist wichtig, mit dem/der Arbeitgeber:in über die gewünschten Inhalte und Formulierungen zu sprechen. Um ein vollständiges Zwischenzeugnis zu erstellen, sollten Arbeitgeber:innen alle relevanten Aspekte der Berufstätigkeit der Arbeitnehmer:innen berücksichtigen und diese so genau wie möglich beschreiben. Ziel ist es, dem/der Arbeitnehmer:in ein aussagekräftiges Dokument zur Verfügung zu stellen, das seine/ihre Leistungen, Arbeitserfolge und Fähigkeiten angemessen darstellt.

Wechsel und Anfrage

Die Anfrage eines Zwischenzeugnisses sollte sorgfältig und professionell gestaltet sein, um die Chancen auf positive Rückmeldungen zu erhöhen.

Es ist ratsam, zunächst die möglichen Gründe für die Anfrage eines Zwischenzeugnisses zu besprechen. Arbeitnehmer:innen können jederzeit ein Zwischenzeugnis beantragen, sollten jedoch einen triftigen Grund dafür angeben. Typische triftige Gründe können sein: ein Vorgesetztenwechsel, eine bevorstehende Beförderung, ein Betriebsübergang, bei dem das Unternehmen oder der Geschäftsbereich von einem/einer anderen Arbeitgeber:in übernommen wird oder die Wirkung durch einen Aufhebungsvertrag bei Stellenabbau. In anderen Fällen, wie dem Wunsch nach einer beruflichen Veränderung oder dem Verlassen des Unternehmens, sollte Objektivität gewahrt werden.

Bei der Anfrage eines Zwischenzeugnisses ist es wichtig, sich auf eine höfliche und professionelle Kommunikation zu konzentrieren. Arbeitnehmer:innen können eine formlose E-Mail an Ihren Vorgesetzte:n oder eine/n Mitarbeiter:in der Personalabteilung senden, in der die Gründe erläutert werden und um eine zeitnahe Erstellung des Zeugnisses gebeten wird.

Schließlich ist es wichtig, auf die Qualität der Anfrage und das Timing zu achten. Das Anliegen wird möglicherweise in den Hintergrund geraten und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn die Anfrage gut begründet und diese mit Höflichkeit und Professionalität vortragen wird, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, ein aussagekräftiges Zwischenzeugnis zu erhalten, das die Kompetenzen und Erfahrungen widerspiegelt.

Besondere Umstände

In bestimmten besonderen Umständen kann ein Zeugnis von besonderer Bedeutung sein. Zum Beispiel während der Elternzeit kann es als Nachweis für die erbrachten Leistungen dienen, bevor die Auszeit angetreten wird. Dies kann wichtig sein, wenn der/die Arbeitnehmer:in nach der Elternzeit eine neue Position oder größere Verantwortung anstrebt.

In Fällen von Kündigungen, sowohl durch den/die Arbeitgeber:in als auch durch den/die Arbeitnehmer:in, kann ein Zwischenzeugnis hilfreich sein, um potenziellen neuen Arbeitgeber:innen die geleisteten Arbeitsergebnisse und Fähigkeiten der Arbeitnehmer:innen zu demonstrieren.

Ähnlich wie bei der Elternzeit kann das Zwischenzeugnis auch bei einem längerfristigen unbezahlten Urlaub, eine längere Abwesenheit oder einem Sabbatical von Nutzen sein, um die bisherigen Leistungen und Erfolge im Unternehmen darzustellen.

Bei einer Fusion von Unternehmen mag es notwendig sein, für jede/n Mitarbeiter:in ein Zwischenzeugnis auszustellen, um die genauen Rollen und Verantwortlichkeiten, die sie im fusionierten Unternehmen übernehmen werden, zu bestätigen.

Wenn ein Unternehmen einen Stellenabbau plant, kann ein Zwischenzeugnis für die betroffenen Mitarbeiter:innen hilfreich sein. Es kann ihnen bei der Suche nach neuen Beschäftigungsmöglichkeiten außerhalb des Unternehmens von Nutzen sein.

Ein Zwischenzeugnis kann auch sinnvoll sein, wenn ein/e Arbeitnehmer:in sich für eine Beförderung oder höhere Position innerhalb des Unternehmens bewirbt. Es kann als Nachweis für seine bisherigen Leistungen und Erfolge innerhalb des Unternehmens dienen.

Unterstützung bei der Beantragung oder eine Orientierung des Anspruches liefern die Urteile des Bundesarbeitsgerichts.

Arbeitszeugnis und Abschlusszeugnis

Ein Arbeitszeugnis ist ein Dokument, das die Leistung und das Verhalten der Arbeitnehmer:innen während seiner/ihrer Beschäftigung bei einem/einer Arbeitgeber:in bewertet. Es ist üblich, ein Arbeitszeugnis bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zu erhalten, ist jedoch auch während des Arbeitsverhältnisses möglich, in Form des beschriebenen Zwischenzeugnisses.

Das Abschlusszeugnis oder auch Endzeugnis hingegen ist ein Dokument, das den erfolgreichen Abschluss einer Ausbildung oder eines Studiums bescheinigt. Es enthält Informationen über die erworbenen Qualifikationen, die Noten und die Dauer der Ausbildung oder des Studiums. Das Abschlusszeugnis kann als Basis für die Einschätzung der beruflichen Qualifikation eines Bewerbers dienen.

Ein Ausbildungszeugnis ist ein spezieller Typ des Abschlusszeugnisses, der bei erfolgreicher Beendigung einer dualen Ausbildung oder einer betrieblichen Ausbildung ausgegeben wird. Dieses Dokument stellt die erworbenen Fachkenntnisse, Fähigkeiten und die Leistungsbeurteilung während der Ausbildung dar.

Im Gegensatz dazu bezieht sich ein Schlusszeugnis auf den Abschluss einer schulischen oder hochschulischen Ausbildung. Es enthält eine Gesamtbeurteilung der Leistungen und Fähigkeiten eines/einer Schülers/Schülerin oder der Studierenden. Das Schlusszeugnis ist der Nachweis einer allgemeinen, beruflichen oder akademischen Qualifikation, die die Grundlage für künftige Berufsaussichten, Weiterbildungen oder die Zugangsberechtigung zu höheren Bildungseinrichtungen bildet.

Während ein Arbeitszeugnis und ein Zwischenzeugnis die Leistungsbewertung in einem Arbeitsverhältnis widerspiegeln, konzentrieren sich Ausbildungs-, Abschluss- und Schlusszeugnisse auf die Bewertung von Fähigkeiten und Kenntnissen, die in einer Bildungseinrichtung erworben wurden. Alle diese Zeugnisse sind wichtige Dokumente, die während der beruflichen Laufbahn eines Individuums benötigt werden und ein wichtiger Bestandteil von Bewerbungsunterlagen sind.

Weitere Aspekte

In der Regel fallen für die Erstellung eines Zwischenzeugnisses keine Kosten für den/die Mitarbeiter:in an, da es eine vertragliche Leistung der Arbeitgeber:in ist. Jedoch können bei einer aufwändigen Erstellung oder schweren Fällen eventuell Kosten für externe Dienstleister entstehen.

Das Zwischenzeugnis wird meist am Arbeitsplatz ausgestellt, um den bisherigen Werdegang der Arbeitnehmer:innen innerhalb der Abteilung und des Unternehmens zu dokumentieren.

Die verschiedenen Abteilungen und Aufgabengebiete, in denen der/die Arbeitnehmer:in tätig war, sollten aufgeführt werden. Dabei ist es wichtig, die verschiedenen Tätigkeiten detailliert und umfassend zu beschreiben, um dem Leser einen umfassenden Eindruck über die bisherige Leistung der Mitarbeitenden zu vermitteln.

Das Zwischenzeugnis sollte die Anforderungen und Erwartungen der Arbeitgeber:innen an den/die Arbeitnehmer:in klar darlegen. Dabei können bestimmte Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen hervorgehoben werden, die für die jeweilige Position relevant sind. Im besten Fall wird eine gute Zusammenarbeit hervorgehoben und die Beurteilung der Leistung wird positiv hervorgehoben.

Es kann hilfreich sein, auf die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben wie der Gewerbeordnung und Tarifverträge hinzuweisen. Dies zeigt, dass der/die Arbeitnehmer:in sich an geltende Regelungen hält und eine verantwortungsvolle Arbeitsweise an den Tag legt.

Insgesamt sollte ein gutes Zwischenzeugnis einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Aspekte des Arbeitslebens der Arbeitnehmer:in bieten. Dabei ist es wichtig, souverän und genau zu formulieren und auf individuelle Besonderheiten der Arbeitnehmer:in einzugehen.

Eine Softwarelösung für Arbeitszeugnisse

flair bietet die Möglichkeit regelmäßiges Feedback für Mitarbeiter:innen und Manager:innen digital und jederzeit zugänglich festzuhalten. Aus diesem regelmäßig festgehaltenen Feedback kann sich der/die Manager:innen dann wichtige Basisinformationen nehmen und sie in das Arbeitszeugnis mit konkreten Beispielen einfließen lassen. Das erleichtert den Prozess der Erstellung enorm, da es gerade bei vielen Mitarbeiter:innen sonst schwierig wird, den Überblick zu behalten und einer fairen Beurteilung gerecht zu werden.

Übersicht Ziele
Ziele in flair festhalten und den Fortschritt tracken.

Fazit

Auch für so wichtige Themen wie das Arbeitszeugnis kann eine Softwarelösung wie flair einen wichtigen Grundstein legen, den allgemeinen Anforderungen nachzukommen und dem/der Mitarbeiter:in gerecht zu werden.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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