Wie berechnen Personalverantwortliche das FTE?
Um die Gesamtstunden der Vollzeit-Arbeitskräfte und der Teilzeitkräfte auf einen Nenner zu bringen, berechnen Personalverantwortliche das Full Time Equivalent.
In der Zeiterfassung laufen alle geleisteten Mitarbeiterstunden zusammen. Auf dieser Basis werden Anzahl der Teilzeitstunden und Anzahl der Vollzeit-Stunden zu einer Gesamtstundenzahl addiert und in einem einheitlichen Verhältnis ausgegeben. Diese Kennziffer ist das jährliche FTE .
Zunächst legen Personaler die Stundenanzahl eines Vollzeitmitarbeiters zugrunde. Die Formel für den Jahres-FTE lautet: Stunden pro Tag multipliziert mit Wochentagen multipliziert mit den Wochen eines Jahres.
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Beispiel einer FTE Berechnung:
In einem Unternehmen ist die 40-Stunden-Woche tariflich als Vollzeitstelle definiert. In dem Fall sieht die Berechnung wie folgt aus:
- 8 (Stunden pro Tag) x 5 (Arbeitstage pro Woche) x 52 (Wochen pro Jahr) = 2.080
Des Weiteren beschäftigt das Unternehmen Teilzeitmitarbeiter, die fünf Stunden am Tag arbeiten, das ergibt einen Jahreswert von:
- 4 (Stunden pro Tag) x 5 (Arbeitstage pro Woche) x 52 (Wochen pro Jahr) = 1.040
Einige Mitarbeiter arbeiten in Teilzeit mit 6 Stunden pro Tag:
- 6 (Stunden pro Tag) x 5 (Arbeitstage pro Woche) x 52 (Wochen pro Jahr) = 1.560
Um die erforderliche Anzahl an zu leistenden Stunden für eine Woche zu definieren, werden Vollzeit und Teilzeitkräfte entsprechend verplant.
300 FTE werden pro Woche benötigt. Das könnte sich wie folgt zusammensetzen:
- 3 Vollzeitmitarbeiter x 8 Stunden pro Tag x 5 Tage = 120
+
- 4 Teilzeitmitarbeiter x 6 Stunden pro Tag x 5 Tage = 120
+
- 3 Teilzeitmitarbeiter x 4 Stunden pro Tag x 5 Tage = 60
Alternativ wäre auch diese Lösung denkbar:
- 4 Vollzeitmitarbeiter x 8 Stunden pro Tag x 5 Tage = 160
+
- 4 Teilzeitmitarbeiter x 7,5 Stunden pro Tag x 4 Tage = 120
+
- 1 Teilzeitmitarbeiter x 4 Stunden pro Tag x 5 Tage = 60
Diese Rechnung erlaubt es den Verantwortlichen, die Personaleinsatzplanung anhand fiktiver Mitarbeiter zu erstellen und die Stunden flexibel auf Vollzeit- und Teilzeitkräfte zu verteilen. Statt sich also auf die tatsächliche Zahl der Angestellten zu beziehen, basiert die Planung und Kostenrechnung auf geleistete Stunden.
Neben der wöchentlichen Einsatzplanung dient die Kennziffer auch der strategischen Personalplanung. Die tatsächlich zur Verfügung stehenden Stunden lassen sich je nach Auftragslage planen.
Flexibilität ist einer der großen Vorteile, insbesondere wenn Urlaubszeiten und Krankheiten aufgefangen werden müssen. Können gleich mehrere Teilzeitkräfte abhängig vom aktuellen Bedarf eingesetzt werden, profitiert das Unternehmen davon.
Langfristig lassen sich durch das Vollzeitäquivalent zukünftige Entwicklungen wie z. B. Expansionen oder auch Stellenabbau besser vorbereiten. Transparente Einblicke in die Leistungsfähigkeit ermöglicht es, Veränderungen im Arbeitspensum auf solider Basis planen zu können.
Die Leistungsfähigkeit einzelner Mitarbeiter lässt sich ebenfalls leichter beurteilen. Vergleichswerte bestimmen die Einsatzplanung auf Grundlage der fiktiven Annahme, dass Mitarbeiter in gleichen Positionen vergleichbare Resultate erzielen.
Weicht die Leistung von Angestellten massiv von den Vergleichswerten ab, ergeben sich daraus wertvolle Anhaltspunkte für Personalgespräche. Könnten Fortbildungen, Schulungen oder gezielte Motivation helfen, das Defizit aufzufangen? Welche Unterstützung oder Anreize benötigt der Mitarbeiter?
Auf der anderen Seite können besonders leistungsfähige Angestellte gezielt gefördert und weiterentwickelt werden. Nachwuchs aus den eigenen Reihen ist viel wert. Talentierte und fleißige Mitarbeiter motivieren Kollegen und setzen einen abteilungsinternen Benchmark. Die Qualität der Arbeit ist für Gehaltsverhandlungen ein wichtiger Aspekt, auch hier gibt der Vergleichswert wertvolle Hinweise.