Personalwirtschaft: Effiziente Methoden

Der Begriff Personalwirtschaft, auch bekannt als Personalwesen, Human Resource Management oder Personalmanagement, bezieht sich auf jenen Bereich der Betriebswirtschaft, der sich mit dem Produktionsfaktor Arbeit und dem Personal auseinandersetzt. In der Personalwirtschaft geht es vor allem um den effizienten Einsatz menschlicher Ressourcen, die Arbeitskraft und die Vergütung der Mitarbeiter:innen.

Zu den wichtigsten Aufgaben der Personalwirtschaft zählen die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen, die Erstellung von Arbeits- und Zeitplänen, die Gestaltung der Vergütungsklassen und Personalentlohnung, sowie die Personalentwicklung. Durch eine effektive Personalwirtschaft können Unternehmen sicherstellen, dass sie über qualifizierte und motivierte Mitarbeiter:innen verfügen, die zur Erreichung der Ziele des Unternehmens beitragen.

Im Laufe der Zeit hat sich die Roll der Personalwirtschaft in Unternehmen verändert und erweitert. Während sie früher vorwiegend administrative und unterstützende Funktionen hatte, hat sie sich heute zu einer strategischen Funktion entwickelt, die die Erhaltung, Entwicklung und Bindung von qualifizierten Mitarbeitenden sowie die Unterstützung der Unternehmensführung gewährleistet.

Grundlagen der Personalwirtschaft

Ziele der Personalwirtschaft sind die Bereitstellung qualifizierter Mitarbeitender und der optimale Personaleinsatz. In diesem Abschnitt werden wir die grundlegenden Aspekte der Personalwirtschaft betrachten, indem wir uns auf die Personalverwaltung also die Personalplanung, Personalbeschaffung und den Personaleinsatz konzentrieren.

Die Personalplanung ist einer der wichtigsten Aspekte der Personalwirtschaft. Sie beinhaltet die systematische Analyse des Personalbedarfs, die Planung von Personalentwicklung und den Personaleinsatz. In der Personalplanung geht es darum, eine Personalauswahl anhand der richtigen Qualifikationen für die Unternehmensziele bereitzustellen. Dies beinhaltet die Ermittlung des Personalbedarfs anhand von Geschäftszielen und Arbeitsanforderungen, die Prognose von Personalbedarf und -verfügbarkeit für eine bestimmte Zeitspanne sowie die Festlegung von Maßnahmen zur Deckung des Personalbedarfs, wie z.B. interne Personalentwicklung , Personalfreisetzung und externe Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung ist der zweite zentrale Aspekt der Personalwirtschaft. Sie beinhaltet alle Maßnahmen, die darauf abzielen, geeignete Mitarbeitende für das Unternehmen zu gewinnen. Dazu gehören unter anderem das Erstellen von Stellenausschreibungen und Stellenprofilen, die Auswahl geeigneter Rekrutierungskanäle, wie z.B. Online-Jobbörsen, soziale Medien oder Headhunter aber auch die Bewerberauswahl und -evaluation durch das Führen von Vorstellungsgesprächen und die Durchführung von Tests oder Assessment-Centern sowie die Entscheidung für die passenden Kandidat:innen und das Angebot von Arbeitsverträgen.

Der Personaleinsatz ist der dritte und letzte zentrale Aspekt der Personalwirtschaft. Er bezieht sich auf die effiziente und effektive Nutzung der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter:innen, um die Ziele des Leistungsprozesses zu erreichen. Eine optimale Personaleinsatzplanung berücksichtigt dabei Aspekte wie die Zuordnung von Mitarbeitenden zu passenden Aufgaben und Projekten, der Einbezug von individuellen Fähigkeiten, Interessen und Potenzialen der Mitarbeiter:innen, die Förderung von Teamarbeit und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und die Kontrolle und Anpassung des Personaleinsatzes bei Bedarf, beispielsweise durch Umstrukturierungen oder Personalentwicklungsmaßnahmen.

Personalentwicklung

Die Personalentwicklung ist ein wichtiger Bereich der Personalwirtschaft und bezieht sich auf Aktivitäten zur Verbesserung oder Entfaltung der Fähigkeiten von Mitarbeitenden. Im Folgenden werden die drei Teilbereiche Weiterbildung, Karriereplanung und Nachfolgeplanung näher erläutert.

Die Weiterbildung ist einer der zentralen Bausteine in der Personalentwicklung. Sie ermöglicht es, die Kompetenzen und Fertigkeiten der Mitarbeitenden kontinuierlich zu erweitern, um aktuellen sowie zukünftigen Herausforderungen gewachsen zu sein und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. In Betracht gezogen werden können zum Beispiel fachliche Weiterbildungsmaßnahmen die dazu dienen, das vorhandene Wissen der Mitarbeitenden gezielt zu erweitern und zu aktualisieren. Dies können z.B. Fachseminare oder Schulungen sein. Aber auch methodische Weiterbildungen bei denen es um die Vermittlung von Fähigkeiten und Arbeitsmethoden zu komplexer Aufgabenbewältigung geht sind hilfreich. Letztendlich spielt ebenfalls die Persönlichkeitsentwicklung eine Rolle. Soft Skills wie Kommunikation, Führung und Konfliktmanagement sind ebenso wichtig wie fachliches Wissen und werden durch entsprechende Angebote gefördert.

Die Karriereplanung beinhaltet die Identifizierung von Mitarbeiterpotenzialen, sowie die gezielte Förderung ihrer individuellen Karrierewege. Eine Potentialanalyse hilft die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter:innen zu definieren um Entwicklungsbedarf zu erkennen und daraufhin die passenden Maßnahmen anzubieten. Auch regelmäßige Mitarbeitergespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden tragen dazu bei, Karrierewünsche zu erkennen und gemeinsame Ziele festzulegen. Die Karrierepfade sollten seitens des Unternehmens durch verschiedene Karrieremöglichkeiten angeboten werden um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden.

Die Nachfolgeplanung sollte nicht außer Acht gelassen werden, damit die kontinuierliche Besetzung wichtiger Schlüsselpositionen sichergestellt wird. Dazu sollten Schlüsselpositionen identifiziert und definiert werden. Besonders relevant sind die Positionen welche den Geschäftserfolg fördern und somit eine Nachfolgeplanung fordern. Wie bei der Karriereplanung sollten auch bei der Nachfolgeplanung Potentialanalysen durchgeführt werden um Mitarbeiterpotenziale regelmäßig zu evaluieren und geeignete Kandidat:innen für die Nachfolge zu identifizieren. Ein Unternehmen sollte von innen heraus gestärkt werden. Somit ist die Förderung von internen Talenten ein gutes Investment, um die Übergänge bei Führungswechseln reibungslos zu gestalten.

Personalführung

Die Personalführung bezieht sich auf den zielgerichteten Prozess, bei dem Führungskräfte das Verhalten der Mitarbeitenden beeinflussen und diese in die Aufgaben des Unternehmens einbinden. Dabei spielen verschiedene Faktoren wie Motivation, Kommunikation, Feedback und Konfliktmanagement eine entscheidende Rolle.

Die Motivation der Mitarbeitenden ist ein zentraler Bestandteil der Personalführung. Führungskräfte sollten darauf achten, ihre Mitarbeiter:innen durch verschiedene Anreize und Führungsinstrumente, wie beispielsweise Anerkennung, materielle und immaterielle Belohnungen, oder persönliche Entwicklungsmöglichkeiten zu motivieren. Dabei sollte individuell auf die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Mitarbeitenden eingegangen werden, um eine hohe Arbeitszufriedenheit und -leistung zu gewährleisten.

Eine klare und effiziente Kommunikation ist für eine erfolgreiche Personalführung unerlässlich. Führungskräfte sollten darauf bedacht sein, sowohl offen als auch transparent zu kommunizieren, um Missverständnisse und Unsicherheit zu vermeiden. Dies beinhaltet unter anderem die regelmäßige Information der Mitarbeitenden über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen sowie das offene Ansprechen von Problemen und Herausforderungen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Personalführung ist das regelmäßige Feedback an die Mitarbeitende. Dies kann durch formelle Leistungsbeurteilungen oder informelle Gespräche erfolgen. Feedback sollte dabei sowohl konstruktive Kritik als auch Anerkennung für gute Arbeit beinhalten. Ein effektives Feedback hilft Mitarbeiter:innen, ihre Leistung zu verbessern und ihre Fähigkeiten und Kompetenzen weiterzuentwickeln.

Mit flair wird es für dich als Personalverantwortliche:r ganz leicht Feedback von deinen Mitarbeitenden einzuholen. Mithilfe von Umfragen kannst du regelmäßig schauen wie es ihnen geht und welche Verbesserungen sie sich wünschen würden.

Konflikte sind in jedem Unternehmen unvermeidlich und können, wenn sie nicht richtig angegangen werden, die Arbeitsatmosphäre und Produktivität beeinträchtigen. Ein/e gute/r Personalmanager:in sollte in der Lage sein, Konflikte frühzeitig zu erkennen und angemessene Lösungen zu finden. Dabei sollten Führungskräfte auf eine offene und faire Kommunikation achten, um Spannungen abzubauen und ein harmonisches Arbeitsklima zu schaffen.

Personalcontrolling

Personalcontrolling dient der Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Aktivitäten einer Organisation. Es ist eine Spezialdisziplin des allgemeinen Unternehmenscontrollings und wendet dessen Arbeitsweisen auf den Personalbereich an. Mithilfe von Kennzahlen und Systemen trägt das Personalcontrolling zur Erreichung der HR- sowie Unternehmensziele bei.

Im Personalcontrolling werden verschiedene Kennzahlen verwendet, um personalwirtschaftliche Prozesse zu steuern und zu kontrollieren. Diese Personalkennzahlen können beispielsweise Personalbeschaffungskosten sein, die im Rahmen der Personalbeschaffung anfallen. Ebenfalls eine Kennzahl ist die Überstundenrate, also der Anteil der Überstunden an der gesamten Arbeitszeit. Die Krankenquote, der Anteil der krankheitsbedingten Fehlzeit an der Sollarbeitszeit und die Altersstruktur, also die Verteilung der Mitarbeitenden eines Unternehmens nach Altersgruppen sind auch gängige Kennzahlen.

Die Kennzahlen können in Kennzahlensystemen zusammengefasst werden, um ein umfassendes Bild der Personalsituation im Unternehmen zu erhalten. Die Systeme ermöglichen die Identifikation von Trends und Entwicklungen, die für die Personalplanung von Bedeutung sind.

Die Personalbudgetierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalcontrollings und befasst sich mit der Planung und Steuerung der Personalkosten. Dabei werden die erforderlichen Personalressourcen sowie die damit verbundenen Kosten ermittelt, um eine effiziente Personalplanung zu gewährleisten. Die Personalbudgetierung kann beispielsweise in folgendermaßen durchgeführt werden:

Zunächst wird der Personalbedarf auf Basis von Unternehmenszielen, Projekten oder Prozessen ermittelt. Anschließend werden die Kosten für die benötigten Personalressourcen kalkuliert. Diese können beispielsweise Löhne, Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge oder Weiterbildungskosten umfassen. Im letzten Schritt wird ein Budget für die Personalkosten aufgestellt und regelmäßig überwacht. Abweichungen werden identifiziert, und wenn nötig, werden Maßnahmen zur Korrektur eingeleitet.

Ein effizientes Personalcontrolling ermöglicht Unternehmen, ihre Personalarbeit zu optimieren und Ressourcen zielgerichtet einzusetzen. Dabei spielen die genannten Kennzahlen und Systeme sowie die Personalbudgetierung eine entscheidende Rolle für erfolgreiches HR-Management.

Arbeitsrecht

Das Arbeitsrecht regelt die rechtlichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Es ist in verschiedene Gesetze und Vorschriften eingebettet, die sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene gelten.

In der Praxis ist das Arbeitsrecht in Deutschland von großer Bedeutung, da es die Rahmenbedingungen für das Arbeitsverhältnis festschreibt. Ein aktuelles Beispiel für eine gesetzliche Veränderung in diesem Bereich ist das Fachkräfteeinwanderungsgesetz. Es wurde eingeführt, um gezielt Fachkräfte aus dem Ausland für den deutschen Arbeitsmarkt zu gewinnen. Laut einer Studie des BAMF hat das Fachkräfteeinwanderungsgesetz noch nicht die gewünschte Wirkung gezeigt. Es werden weiterhin vor allem Studierende aus dem Ausland angezogen. Die Studie betont, dass neben dem gesetzlichen Rahmen auch Faktoren wie Digitalisierung, ausreichende Personalausstattung und Einarbeitungszeit in den Behörden entscheidend für den Erfolg solcher Regelungen sind.

Ein weiteres Thema im Bereich Arbeitsrecht ist die Diskussion um die Gender Pay Gap. Eine Untersuchung hat gezeigt, dass Frauen in der IT-Branche im Durchschnitt 5 Prozent weniger Gehalt erhalten als ihre männlichen Kollegen. Solche Ungleichbehandlungen beim Gehalt sind ein Anlass für betriebliches Handeln und gegebenenfalls Anpassungen im deutschen Arbeitsrecht.

In Bezug auf Arbeitszeitregelungen sind Gerichtsentscheidungen im Arbeitsrecht besonders relevant. Aktuelle Entscheidungen beschäftigen sich zum Beispiel mit der Frage, wie Reisezeiten, Raucherpausen und Umkleidezeiten im Rahmen der Arbeitszeit zu werten sind. Eine klare Regelung dieser Aspekte ist essentiell für Unternehmen, um Fehlentscheidungen und arbeitsrechtliche Konflikte zu vermeiden.

Zusammenfassend ist das Arbeitsrecht in der Personalwirtschaft von entscheidender Bedeutung. Eine genaue Kenntnis der geltenden Gesetze und Vorschriften sowie ein bewusster Umgang mit ihnen sind für die Wahrung der Rechte von Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen unerlässlich.

Zukunft der Personalwirtschaft

Die Zukunft der Personalwirtschaft ist eng mit dem Fortschritt in der Technologie und der Entwicklung neuer Führungsskills verbunden. In den kommenden Jahren werden Personalmanager:innen stärker auf digitale Tools und innovative Ansätze angewiesen sein, um effektive Personalstrategien zu entwickeln und eine gute Personalbetreuung umzusetzen.

Die Digitalisierung bildet einen wichtigen Aspekt in der zukünftigen Personalwirtschaft. Viele Unternehmen stehen bereits vor der Herausforderung, ihr Personalmanagement moderner aufzustellen und mit den Veränderungen Schritt zu halten. Mit Hilfe von Daten und fortschrittlichen Analysen können Personalabteilungen ihre Entscheidungsfindung optimieren und zielgerichteter auf die Bedürfnisse der Belegschaft eingehen.

Die Veränderungen im Arbeitsumfeld, insbesondere die Auswirkungen der Corona-Pandemie, werden ebenfalls die Anforderungen an die Führungskräfte von morgen beeinflussen. Moderne Führungskompetenzen werden in den nächsten Jahren noch wichtiger werden, um den Herausforderungen in Bezug auf Flexibilität und Remote-Arbeit bzw. Home Office gerecht zu werden.

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In der Personalplanung werden zukunftsweisende Projekte immer essenzieller, um frühzeitig auf die kommenden Anforderungen zu reagieren und den Personalbedarf bestmöglich zu erfüllen. Dies schließt auch die Personalbedarfsplanung ein, die eine zentrale Rolle für die Personalwirtschaft und das Unternehmen spielt.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Zukunft der Personalwirtschaft von mehreren entscheidenden Faktoren geprägt sein wird. Innovationen und der Einsatz digitaler Werkzeuge werden dabei eine wichtige Rolle spielen, ebenso wie die Anpassung der Führungskompetenzen an die sich wandelnden Bedürfnisse und Anforderungen des Arbeitsmarktes und der Mitarbeitenden.

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