Key Performance Indicator (KPI) sind aus dem Unternehmensalltag vieler Unternehmen kaum mehr wegzudenken. Um die Produktivität, Zufriedenheit oder weitere Faktoren zu messen, werden diese Kennzahlen als Messinstrument zur Hilfe genommen. KPIs gibt es aber nicht nur im Sales oder im Marketing - sondern eben auch im Personalbereich.
Personalverantwortliche machen Gebrauch von Personalkennzahlen, die ihnen eine bessere Messbarkeit und mehr Transparenz versprechen. Für Personalabteilungen sind KPIs von hohem Wert, da sie die Personalarbeit anhand quantifizierbarer Faktoren messbar machen. In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du KPIs verstehen und erfolgreich für dein Unternehmen nutzen kannst.
Die Abkürzung HR-KPIs steht für Human Resources Key Performance Indicators. Vereinfacht gesagt geht es um Personalkennzahlen, die dafür verwendet werden Erfolge und Leistungen sichtbar zu machen. Das ist wichtig, damit Unternehmen ihre Performance nachhaltig messen, einordnen, vergleichen und im Endeffekt steigern können.
Es gibt vielfältige Ausdrücke, die für HR-KPIs verwendet werden, jedoch alle die gleiche Bedeutung haben. Ob von People Analytics-KPIs oder HR-Kennzahlen gesprochen wird, allesamt drehen sich um die Leistungsmessung im Personalbereich von Unternehmen. Da Human Resources, weniger quantifizierbar ist als Sales oder Finance, ist es oft nicht so einfach, passende KPIs zu definieren.
Deshalb wird anhand von Kennzahlen im Zuge des Personalcontrollings versucht, die Prozesse, Aktivitäten und Abläufe numerisch zu erfassen und zu verdeutlichen. In der Praxis gelten HR-KPIs als Messinstrument zur Zielerreichung. Anhand genauer Daten und Zahlen kann so transparent dargestellt werden, wie weit die Zielerreichung bereits erfüllt wurde.
Personalkennzahlen finden sich sowohl im operativen als auch im strategischen Bereich wieder. So können Recruiter:innen zum Beispiel mittels HR Dashboard relevante Kennzahlen zu Neueinstellungen, Onboarding-Prozess oder Stellenausschreibungen einsehen. Aus der strategischen Perspektive sind das Kennzahlen zum aktuellen und wünschenswerten Personalbestand oder der Produktivität pro Mitarbeiter:in.
Es gibt eine Vielzahl an KPIs im Personalwesen. Sie alle sind jedoch nutzlos, wenn diese nicht richtig ausgewertet und verwendet werden. HR-Professionals müssen die wichtigsten Kennzahlen kennen und zielführende Handlungsmaßnahmen einleiten. Der Bereich HR-Analytics beschäftigt sich exakt mit diesem Thema: der richtigen Nutzung von HR-Daten.
Die Personalkennzahlen müssen mit der Personalstrategie und den Zielen der Personalarbeit in deinem Unternehmen übereinstimmen. Es ergibt zum Beispiel wenig Sinn, wenn Du eine hohe Fluktuationsrate und viele Kündigungen hast, dennoch zu behaupten, dass die Mitarbeiter:innen das wichtigste in deinem Unternehmen sind.
Wenn Du die Personalziele kennst, kannst Du beginnen die KPIs für den Personalbereich zu definieren. Achte dabei den Rahmen deiner Kennzahlen SMART zu definieren. Dieses Akronym beschreibt eine klare Zielsetzung anhand folgender fünf Kriterien:
Personalkennzahlen geben Unternehmen die Möglichkeit die strategischen Ziele des Personalmanagements messbar zu machen. Dadurch helfen sie mittels datengetriebenen Ansatzes dabei, unter anderem in Rekrutierungsprozessen, bei der Mitarbeiterbindung oder im Employer Branding.
Die richtige Nutzung dieser Indikatoren ist insofern essentiell, da Du dich präventiv auf eintretende Ereignisse vorbereitet kannst. Dadurch kannst Du dich frühzeitig auf anstehende Trends vorbereiten und ganz vorne mit dabei sein. Es kann sich sowohl um positive Trends, als auch negative Entwicklungen (wie z.B. Corona) handeln.
Du hast bereits einige Vorteile und Einsatzmöglichkeiten kennengelernt. Schauen wir uns jetzt aber die richtige Nutzung von Personalkennzahlen etwas detaillierter an.
Das Wichtigste vorab: die ausgewählten und erhobenen Personalkennzahlen müssen stringent zu deinen Unternehmens- und Personalzielen passen. Nur wenn Du Indikatoren für dein Personalmanagement auswählst, die sich mit der Strategie vereinen lassen, werden diese (vielleicht) Früchte tragen.
Frage dich stets, welche Kennzahl was messen soll? Damit filterst Du die wichtigsten Aspekte für deine individuellen Anforderungen heraus. Es geht hier viel eher um die Qualität der Indikatoren, als um die Quantität. Wähle lieber fünf relevante HR-KPIs, als 20 zufällig ausgewählte Messwerte. Damit hast Du definitiv mehr Erfolg.
Auf die Frage “Wie viele KPIs sinnvoll und zielführend für dein Unternehmen sind, gibt es keine allgemeingültige Antwort. Grundsätzlich kannst Du dich je nach Größe, Mitarbeiteranzahl und Prozessen zwischen vier und acht Kennzahlen für deinen Personalbereich orientieren.
Ebenso wenig kann nicht generell gesagt werden, welche KPIs für eine Personalabteilung relevant sind. Das mögen für deine Anforderungen andere Indikatoren sein, als für die deiner Konkurrenz. Sie dienen letztendlich als individuelle Erfolgsmessinstrumente. Im weiteren Verlauf dieses Artikels geben wir dir eine Einsicht in 10 wichtige HR-KPIS im Jahr 2023.
Nachdem Du nun weißt, was HR-Kennzahlen sind und was Du brauchst, um sie richtig zu nutzen, geht es im nächsten Schritt um die Einordnung deren Bedeutung für Unternehmen. Im Zuge der Digitalisierung der Arbeitswelt, die auch durch Covid-19 weiter vorangeschritten ist, wurden auch Personalabteilungen digitaler.
Im Jahr 2023 angekommen, ist die richtige Nutzung von Daten das A und O in vielen Unternehmen geworden. Heutzutage beruhen gute Personalentscheidungen auf fundierten Grundlagen - den Personalkennzahlen. HR-Kennzahlen bieten eben diese Daten, mit denen Du die Performance und Entwicklung deiner Personalabteilung messen kannst.
In nahezu jedem HR-Bereich werden Personalkennzahlen bereits für die effiziente Erfassung und Verbesserung der Prozesse und Ergebnisse verwendet. In der modernen Arbeitswelt wird häufig eine Softwarelösung als Hilfe herangezogen, die für die Analyse und Auswertung der HR-Daten zuständig ist.
Mittels Software kannst Du KPI-Prozesse gut mitverfolgen und bist immer up-to-date. Egal ob es um das Rekrutieren neuer Mitarbeiter:innen, Talentmanagement oder Weiterbildungsmaßnahmen geht - ein verlässliches HR-Tool kann dir deinen Arbeitsalltag wesentlich erleichtern.
Daten sind nur dann zielführend für Unternehmen, wenn sie die Anforderungen hinsichtlich HR-Ziele erfüllen. Es hat keinen Sinn Prozesse im Personalwesen zu optimieren, wenn das eigentliche Ziel unklar ist. Eine gewisse Datengrundlage ist somit notwendig, um relevante HR-Kennzahlen auch messen zu können.
Spannend wird es für Unternehmen, die auf dem Weg in Richtung Digitalisierung sind. Wie schaffst Du es von einem konventionellen HR-Modell, zu einem datenbasierten Ansatz zu gelangen? Mit einem Tool wie flair kannst du alle Prozesse digital organisieren und übersichtlich auswerten.
Wir von flair haben uns zusammengesetzt und aus unserer Sicht die wichtigsten HR-KPIs für das Jahr 2023 aufgelistet. Dabei sind diese natürlich nicht für jeden und jede gleichbedeutend und relevant. Unter der Berücksichtigung der Veränderung der Personalabteilungen, des Fachkräftemangels und des digitalen Zeitalters, haben wir uns auf folgende 10 KPIs geeinigt:
1.Mitarbeiterproduktivität
Wie produktiv arbeiten die Mitarbeiter:innen in deinem Unternehmen? Diese HR-Kennzahl ist in der Praxis häufig einer der gängigsten Indikatoren für die Leistung der Angestellten. Darüber hinaus wird das Resultat gerne vom Management erfragt, da es von unternehmensweiter Bedeutung ist - und nicht rein die Personalabteilung betrifft. Einzelne Faktoren wie Verfügbarkeit, tatsächliche/produktive Arbeitszeit und die Qualität der Arbeitsleistung beeinflussen das Resultat dieser HR-Kennzahl. Zur Messung wird der eingesetzte Aufwand (=eingesetzte Ressourcen z.B. Zeit, finanzielles Investment, Mitarbeiterkapazität) mit dem finalen Ziel (=Ergebnis z.B. Zielvereinbarung) verglichen.
2.Mitarbeiterbindung
Dieser HR-KPI gibt dir Auskunft über die durchschnittliche Mitarbeiterbindung - also die Verbleibdauer des Personals in einem Unternehmen. Ausgehend von dieser Kennzahl können viele Schlussfolgerungen und Maßnahmen getroffen werden. Beeinflusst wird die Mitarbeiterbindung von der Zufriedenheit des Mitarbeitenden, der Unternehmenskultur, der Vergütung und vielen weiteren Faktoren. Eine gute Mitarbeiterbindung resultiert in geringerer Mitarbeiterfluktuation und einem höheren Commitment. Berechnet wird dieser KPI indem die Anzahl der Mitarbeiter:innen in einem bestimmten Zeitraum von Eintritten und Verbleiben verglichen wird.
3.Durchschnittliche Rekrutierungsdauer
Ein HR-KPI der im Recruiting essentiell für Unternehmen ist, ist die durchschnittliche Rekrutierungsdauer. Sie gibt Auskunft darüber wie effizient Recruitingprozesse laufen und gibt im Folgeschluss Empfehlungen, ob es Optimierungspotential gibt. Die Kennzahl beschäftigt sich nicht mit finanziellen Ressourcen, sondern es geht rein um die zeitliche Komponente. Die Berechnung beginnt mit dem Verlassen des Unternehmens eines alten Mitarbeiters und der Einstellung eines Mitarbeitenden in der exakt selben Vakanz.
4.Abwesenheiten
Kosten für Abwesenheiten und Fehlzeiten können für den/die Arbeitgeber:in negative Folgen haben. Deshalb ist es aus unserer Sicht wichtig, dass Abwesenheiten, wie Verspätungen, Krankmeldungen oder unentschuldigte Abwesenheiten gemessen werden. Dadurch können Fehlzeiten auch besser prognostiziert- und präventiv Maßnahmen gesetzt werden. Außerdem kann die Kennzahl Auskunft darüber geben, wie sich Abwesenheiten auf die Unternehmenskosten auswirken.
5.Durchschnittliche (Verbleib-)Dauer in einer Stelle
Diese Kennzahl ist aus unserer Sicht von großer Wichtigkeit, da sie viel über die Unternehmenskultur und die internen Aufstiegschancen aussagt. Der Indikator sagt aus, wie lange eine Person in einer Position verweilt, ohne sich dabei weiterzuentwickeln. Heutzutage ist es häufig so, wenn Mitarbeitende zu lange in einer Stelle verweilen, kann das Demotivation hervorrufen. Demnach ist es essentiell deine Mitarbeiter:innen zu fördern und ihnen interne Aufstiegsmöglichkeiten zu bieten. Die Berechnung dieser Kennzahl sieht wie folgt aus: Anzahl der Monate in der gleichen Position dividiert durch die Gesamtanzahl an Mitarbeitenden im Unternehmen.
6.Diversität
Diversität und Inklusion zählen zu den eher neueren Trends im Human Resource Management. Diese Kennzahl gibt Aufschluss darüber wie die Altersstruktur in deinem Unternehmen verteilt ist, wie das Verhältnis zwischen Männern und Frauen ist oder woher die Mitarbeiter:innen in deinem Unternehmen kommen. Kulturelle Vielfalt ist eine echte Bereicherung für jeden Arbeitgeber. Messen kannst Du diese Kennzahl indem Du für dich essentielle Faktoren festlegst und die Entwicklung über die Jahre verfolgst. Das kann eine Verjüngung des Teams oder die Mengen-Gleichheit von Männern und Frauen. Vielleicht hast Du aber auch als Ziel eine Vielzahl an multilingualen Personen einzustellen, weil dein Unternehmen internationaler werden soll. Wir erachten diesen Indikator 2023 als grundlegend, um als attraktive:r Arbeitgeber:in eine starke Employer Brand zu festigen.
7.Mitarbeiterzufriedenheit
Eine Personalkennzahl, die seit vielen Jahren etabliert ist, ist die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit. In Zeiten von Fachkräftemangel, ist es vielleicht wichtiger als je zuvor. Die Mitarbeiterzufriedenheit kann von Arbeitgeberseite auf verschiedenste Wege erreicht werden. Wichtig dabei zu verstehen ist, dass Zufriedenheit etwas Subjektives ist. Deshalb ist es umso essentieller diesen KPI messbar zu machen. Das gelingt mit regelmäßigen Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit. Diese können wöchentlich, monatlich oder quartalsweise stattfinden. Das bekannteste Beispiel ist der employee Net Promoter Score (eNPS), der die Weiterempfehlungsrate des eigenen Arbeitgebers an Freunde, misst.
8.Überstunden
Eine Kennzahl die 2023 in Kombination mit anderen Kennzahlen ebenfalls eine große Aussagekraft hat, ist die Anzahl der Überstunden pro Mitarbeiter:in. Damit kann die Arbeitsbelastung der Belegschaft gemessen werden. Viele Überstunden sind weder positiv noch negativ - der Kontext muss richtig interpretiert werden, bevor Handlungsmaßnahmen eingeleitet werden. Eine Vielzahl an Überstunden kann ein hohes Maß an Engagement genauso wie eine unfreiwillige Überlastung bedeuten. Arbeitgeber:innen sollten auf jeden Fall im Auge behalten wie viele Überstunden geleistet werden - sowie aus welchem Grund sie geleistet werden.
9.Schulungen, Trainings und Personalentwicklung
In einer sich dynamisch im Wandel befindenden Arbeitswelt müssen die Arbeitskräfte auf aktuelle und zukünftige Anforderungen vorbereitet werden. Demnach ist die Kennzahl der Mitarbeiterschulungen essentiell, um die Weiterentwicklung der Belegschaft zu steuern. Diese Kennzahl steht in direkter Verbindung zu Nr. 1 Mitarbeiterproduktivität. Konkret ergibt sich diese KPI aus der Rendite der Investitionen in Mitarbeitertrainings und -Schulungen. Es ergibt sich wie bei der Produktivität eine Input-Output rechnen - anhand der Indikatoren, die für dein Unternehmen relevant sind. Diese Personalkennzahl gibt Handlungsempfehlungen zu potenziellen Trainingsmöglichkeiten für Mitarbeiter:innen.
10.Durchschnittliche Zeit zur Zielerreichung
Wie lange brauchen deine Mitarbeiter:innen um ihre individuellen Ziele zu erreichen? Wie einige andere HR-KPIs erachten wir diese Kennzahl als sinnvoll in Kombination mit anderen Personalindikatoren. Neben der zeitlichen Dauer kommen natürlich andere Faktoren hinzu, die beim Prozess der Zielerreichung eine Rolle spielen. Um die Effizienz der Belegschaft zu messen, ist es dennoch gut zu wissen, wie lange Arbeitskräfte benötigen um Aufgaben zu erfüllen, die für ihre Position festgelegt wurden.
Du hast in diesem Blog-Beitrag die Bedeutung und die Nutzung von HR-KPIs kennengelernt. HR-KPI steht für Human Resources Key Performance Indicator oder übersetzt: Personalkennzahl. Diese Indikatoren werden als Hilfe herangezogen um Personalarbeit messbar zu machen. Durch die Nutzung verschiedener Faktoren, tragen die KPIs zur operativen- und strategischen Personalarbeit hinzu.
Dabei können diese in verschiedenen HR-Prozessen des HR-Managements zum Einsatz kommen. Welche HR-Kennzahlen Du für dein Unternehmen festlegst, hängt von den Unternehmenszielen, der Unternehmensstragie und der Unternehmenskultur ab. Nur eine durchgängige strategische Ausrichtung hat einen Mehrwert für den/die Arbeitgeber:in.
Heutzutage gibt es kaum noch moderne Unternehmen, die keine HR-KPIs einsetzen. Im Zuge der Digitalisierung nutzen Unternehmen auch die Hilfe von HR-Softwares wie flair, um sie bei der Optimierung ihrer Prozesse zu unterstüzten.
Es gibt keine allgemeingültige Richtigkeit bei der Auswahl von HR-KPIs - den größten Erfolg hast Du, wenn sie mit den Anforderungen und Zielen deines Unternehmens und deiner Personalabteilung im Einklang sind.
Um dein Unternehmen zu bewerten und deine Mitarbeitenden langfristig zu binden, sollten regelmäßig Mitarbeiterumfragen gemacht werden. Hier liest Du, wie Du am besten vorgehen kannst.
Um Mitarbeitende in einem Unternehmen zu halten, sollte ihnen Wertschätzung entgegengebracht werden. Lese hier, wie dies funktionieren kann und welche Maßnahmen ergriffen werden können.
Selbsteinschätzung ist ein wesentlicher Aspekt im Feedbackprozess und ermöglicht Arbeitnehmenden sich selbst zu reflektieren und Verbesserungspotentiale zu erkennen. Auch Unternehmen profitieren dadurch.
Zeiterfassung
Abwesenheiten
Payroll
Dokumentenmanagement 
Schichtplaner
Bewerbermanagement
Onboarding
Karriereportale 
Mitarbeiterbefragungen 
Performance Reviews 
Learning Hub
Blog
Success Stories
flair Library
Developer Hub
Product Roadmap
