Human Resources - Definition, Aufgabenbereiche, Ziele

Wenn wir in unserem Blog über den Bereich Human Resources (HR) sprechen, so tun wir dies in dem Bewusstsein, dass die Bezeichnung umstritten ist und zugegebenermaßen den Kern der Sache nicht zu 100 Prozent trifft. Wir verwenden "Human Resources" in Ermangelung einer verbalen Alternative, aber völlig wertfrei. Der Begriff entwickelte sich bereits in den frühen 1960-er Jahren in den USA. Konzepte mit Titeln wie "Human Engineering" oder "Human Relations" waren Vorläufer von "Human Resources" und sind bereits Anfang des 20. Jahrhunderts entstanden. Die positive Grundidee, dass das Personal die wertvollste Ressource eines Unternehmens ist, wurde aber gleichzeitig zum Streitpunkt.

Zunächst aber zum täglichen Sprachgebrauch: Der Begriff Human Resources steht für das gesamte Personalwesen. Er umfasst dabei nicht lediglich die administrativen Aufgaben, sondern alle Tätigkeiten rund um das Personalmanagement. Dazu zählen neben der Verwaltung auch das Recruiting und die strategisch sinnvolle Neubesetzung von offenen Stellen, die Karriereplanung und Weiterbildung der Mitarbeiter:innen, die Konfliktbeilegung und die kontinuierliche Weiterentwicklung einer positiven Unternehmenskultur.

Warum die Bezeichnung "Human Resources" vielerorts kritisiert wird

Versucht man sich an einer wörtlichen Übersetzung von "Human Resources" so wird man unweigerlich bei "Humanressourcen" oder "Humankapital" landen. Diese Begriffe hören sich unmenschlich und übermäßig sachlich an, sodass das Wort "Humankapital" im Jahr 2004 sogar zum Unwort des Jahres gewählt wurde. Die Begründung der Jury, dass Mitarbeiter:innen degradiert würden, wenn sie auf diese Weise eine rein ökonomische Bewertung erfahren, ist nur allzu verständlich. Die Individualität und die Lebensumstände der einzelnen Mitarbeiter:innen müssen daher immer in das Human Resource Management (HRM) mit einbezogen werden und dürfen nicht vernachlässigt werden.

Definition Human Resources

Wenn wir HR definieren wollen, dann müssen wir uns ein wenig von der Wortbedeutung entfernen und uns auf das konzentrieren, was tatsächlich gemeint ist. Die Humanressourcen sind nämlich eindeutig eine immaterielle Größe. Hier geht es um geistige und praktische Fähigkeiten, das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter:innen und deren Motivation und Charakter. All diese einzigartigen Eigenschaften und Fähigkeiten der Belegschaft stellen das Herzstück eines Unternehmens dar und erwecken es erst zum Leben. Und diese wertvolle Ressource gilt es zu pflegen und weiterzuentwickeln. Das ist die große und anspruchsvolle Aufgabe der Human Resources Manager, die wir uns jetzt anhand der einzelnen HR-Abteilungen ansehen werden.

Welche HR-Bereiche gibt es?

Je nach der Unternehmensgröße können die Anforderungen an das HR-Management variieren. Die im Folgenden dargestellten HR-Bereiche und deren Hauptaufgaben erheben daher nicht den Anspruch auf Vollständigkeit, bzw. brauchst Du für die Personalarbeit in deinem Unternehmen vielleicht nicht jeden Bereich. Weiterhin gibt es keine goldene Regel für den richtigen Aufbau deines Personalwesens, eine Vielzahl von Strukturen ist möglich. Die einzelnen Bereiche können außerdem eng miteinander verwoben sein. Grundsätzlich aber gilt, dass eine gute Personalbetreuung alle Aufgaben abdeckt, die im Laufe des Arbeitslebens der Mitarbeiter:innen anfallen - vom Personalmarketing bis hin zur Personalfreisetzung. Es ist jedoch empfehlenswert, sich einer Softwarelösung wie flair zu bedienen, mit der man die folgenden Bereiche, steuern, digital verwalten und optimieren kann.

Das externe Personalmarketing

Dieser HR-Bereich sorgt für einen guten Außenauftritt am Markt und steigert die Sichtbarkeit. In Zeiten eines ausgeprägten Fachkräftemangels ist es für Arbeitgeber:innen besonders wichtig, auf sich aufmerksam zu machen. Ein gutes Employer Branding ist die Grundvoraussetzung hierfür. Auch das Recruiting kann an diese Abteilung angeschlossen sein. Du findest Einzelheiten hierzu unter "Personalbeschaffung und Personalauswahl".

Das interne Personalmarketing

Das interne Personalmarketing sorgt hauptsächlich für eine gute Mitarbeiterbindung und eine offene Personalkommunikation. Hier wird dir beispielsweise der Begriff "Onboarding" begegnen. Die Abteilung schafft demnach Prozesse, die neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg ins Unternehmen erleichtern und diesen strukturieren. Weiterhin sorgt man hier für die Erhaltung eines guten Betriebsklimas durch soziale Maßnahmen und einen wertschätzenden Umgang. Um Workflows zu strukturieren und den Mitarbeiter:innen zugänglich zu machen, werden sie in flair im Employee Hub zur Verfügung gestellt. Gerade für Prozesse wie das Onboarding ist diese Vorgehensweise besonders effektiv, da so der/die neue Mitarbeiter:in genau weiß, was zu tun ist.

Die Personalbedarfsplanung

In diesem Bereich wird, wie der Name schon sagt, der zukünftige Personalbedarf ermittelt. Dabei handelt es sich um eine rechnerische Größe, bei der die Unternehmensziele analysiert werden und geplante Projekte Berücksichtigung finden müssen. Auch die Arbeitsbelastung auf den zu besetzenden Stellen muss angemessen erscheinen. Auf diese Weise wird festgelegt, wie viele neue Mitarbeiter:innen benötigt werden und über welche Qualifikationen und Fähigkeiten diese verfügen müssen.

Personalbeschaffung und Personalauswahl

Noch nie war es so schwer wie heute, qualifiziertes Personal zu finden, daher sind das Recruiting und die Talent-Acquisition wichtige Bestandteile einer guten HR-Strategie. Während das Recruiting darauf ausgerichtet ist, offene Stellen zu besetzen, verfolgt die Talentakquise das Ziel, bereits qualifiziertes Personal in der Pipeline zu haben, einen sogenannten Talent-Pool zu schaffen, aus dem das Recruiting dann geeignete Bewerber:innen anwirbt.

Die Aufgaben des Recuiters umfassen den gesamten Einstellungsprozess, angefangen bei Stellenausschreibungen, über Vorstellungsgespräche bis hin zum Personaleinsatz. Die Talent-Acquisition ist der Bereich, der im HR-Management derzeit dem größten Wandel unterliegt, denn kein Unternehmen kann es sich mehr leisten auf Bewerbungen zu warten. Ganz im Gegenteil, die Bewerber:innen müssen gesucht und angeworben werden. Diese Vorgehensweise nennt sich "Active Sourcing" und wird auf persönlicher Ebene (z. B. auf Messen und Kongressen) ebenso wie online über Social Media betrieben. Auch Personalvermittler werden gerne eingeschaltet, weil sie über das erforderliche Know-how am Markt verfügen.

Training und Development

Zu einer kompetenten Personalführung gehört es, Mitarbeiter:innen ihren Fähigkeiten entsprechend zu fördern und weiterzubilden. Daher ist der/die Personalreferent:in eine wichtige Anlaufstelle, wenn es um das Thema Aus- und Weiterbildung geht. Mit ihm/ihr können Mitarbeiter:innen ihre Ziele und Wünsche besprechen und in Zusammenarbeit mit dem/der direkten Vorgesetzten einen Karriereplan erarbeiten. Aber auch für die Qualitätssicherung im Unternehmen ist dieser HR-Bereich unverzichtbar. Nur durch kontinuierliche Aus- und Weiterbildung kann eine gleichbleibend hohe Qualität gewährleistet werden und Erfahrung in der Belegschaft weitergegeben werden. Damit die Erwartungen klar abgesteckt sind und die Grundlage für das nächste Gespräch gelegt wird, kann man sich der flair Goal Funktion bedienen. Hier können individuelle Ziele formuliert und deren Fortschritt verfolgt werden.

Die Personalverwaltung

Sie ist der Personalbereich, der alle administrativen Aufgabengebiete abdeckt. Die Tätigkeiten des/der Personalsachbearbeiter:in umfassen die Pflege der Personaldaten und Personalakten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Abwesenheitsmanagement, sowie die Zusammenarbeit mit Behörden und Krankenkassen. Die Mitarbeiter:innen dieser Abteilung sind auch Ansprechpartner für Fragen aus der Belegschaft. Auch die Erfassung von Abwesenheiten kann digital in flair erledigt werden. Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, ihre Krankmeldung digital hochzuladen.

Was sind die wichtigsten HR-Aufgaben und wie kann eine Softwarelösung bei der Umsetzung helfen?

Wenn Du dein Personal als das Herzstück deines Unternehmens betrachtest, sind alle HR-Aufgaben gleichermaßen wichtig, denn egal, ob es um Personalbeschaffung, Onboarding, Mitarbeiterbindung, Betriebsklima oder Gehaltsabrechnung geht: mit deinen Mitarbeiter:innen steht und fällt der Unternehmenserfolg.

Daher ist es wichtig, dass das Personalwesen gut aufgestellt ist. Und weil die einzelnen HR-Bereiche ineinandergreifen wie die Zahnräder in einem Uhrwerk, sollte deine Softwarelösung auch bereichsübergreifend arbeiten können. Hier kommen wir ins Spiel, denn wir haben an alles gedacht: flair ist die einzige HR-Software, mit der alles möglich ist. Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Payroll, Onboarding, Bewerber:innenmanagement, Schichtplaner, Cheers, Performancereviews, Dokumentenmanagement und Mitarbeiterbefragungen - bei uns bekommst Du alles aus einer Hand. Buche jetzt deine Demo und erfahre, wie Du mit flair dein komplettes Personalwesen digital planst und verarbeitest!

Warum ist HR so wichtig für dein Unternehmen?

Ein gutes und zuverlässiges HR-Management schafft nachhaltige Erfolge in vielen Bereichen. Durch transparente und offene Kommunikation und einen wertschätzenden Umgang wird eine positive Unternehmenskultur geschaffen, in der sich die Belegschaft wohlfühlt. In Kombination mit einer korrekten und pünktlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung leistet das einen großen Beitrag zur Mitarbeiterbindung. Auch diese kann in flair abgewickelt werden. Ganz neu ist auch unsere Schnittstelle zu DATEV.

Eine strukturierte Personalarbeit trägt weiterhin zu mehr Kosteneffizienz bei, denn die Personalplanung sorgt für eine optimale Auslastung der Mitarbeiter:innen und dies wiederum trägt zur Loyalität der Belegschaft bei.

Welche Aufgaben haben HR-Manager:innen?

HR-Manager:innen haben einen dynamischen Beruf. Sie müssen in der Lage sein, sich schnell an veränderte Marktgegebenheiten, spontane Mitarbeiterentscheidungen oder neue Unternehmensstrategien und -ziele anzupassen. Hierfür ist ein Mindestmaß an Kreativität erforderlich, denn HR-Prozesse unterliegen einem stetigen Wandel. Empathie und Einfühlungsvermögen müssen die Personalmanager:innen zudem mitbringen.

Wenn einschlägige Berufserfahrung vorhanden ist, ist es nicht zwingend erforderlich, eine Ausbildung mit dem Schwerpunkt Personal zu haben. Neben Absolventen von Studiengängen wie Wirtschaftswissenschaften und Jura, findet man auch immer wieder Soziologen, Psychologen oder Pädagogen in der Position der Personalleiter:in oder Personalmanager:in. Die Vielfalt der möglichen Qualifikationen ergibt sich aus dem abwechslungsreichen Tätigkeitsfeld. Hier die Hauptaufgaben noch einmal übersichtlich zusammengefasst:

• Recruiting
• Talent Acquisition
• Mitarbeiterbindung
• Förderung einer offenen und transparenten Kommunikation
• Weiterbildung und Entwicklung
• Beurteilung
• Ermittlung des Personalbedarfs
• Herstellung eines angemessenen Verhältnisses von Vergütung und Leistung
• Diversität und Inklusion
• Einführung und kontinuierliche Anpassung flexibler Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Angeboten
• Überprüfung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften

Was gehört zu einer erfolgreichen HR-Strategie?

Eine erfolgreiche HR-Strategie hat sowohl die kurzfristigen Ziele als auch die langfristigen im Blick. Natürlich muss die Personalsituation heute und auch in fünf Jahren stimmen. Das ist gut und wichtig, aber eine richtige Strategie geht weit über die Personalbedarfsplanung hinaus, denn sie trägt zur Erreichung der Unternehmensziele bei und über diese muss der/die Unternehmer:in sich von vornherein im Klaren sein. Nur dann können die richtigen Mitarbeiter:innen gesucht und rekrutiert werden und die Motivation und Zufriedenheit derselben erhalten und gesteigert werden.

Eine Personalstrategie sollte kein starres Konstrukt sein, sondern auf dem Weg zum Ziel laufend Korrekturen und Anpassungen erfahren. Denn mit der schnell voranschreitenden Digitalisierung und volatilen Märkten kann es erforderlich sein, Unternehmensziele zu modifizieren. Beispielsweise kann es von großem Nutzen sein, wenn Mitarbeiter:innen neue Kompetenzen erwerben und sich weiterentwickeln. Job Enrichment und Job Rotation können für mehr Abwechslung und Mitarbeitermotivation sorgen und die Effizienz erhöhen.
Die Entwicklung einer HR-Strategie muss nicht immer aus dem eigenen Betrieb kommen. Oft hilft auch ein geschulter Blick von außen. Daher hat sich das HR-Consulting zu einem eigenen Zweig in der Unternehmensberatung entwickelt. Die sogenannten HR Business Partner entwickeln die Strategie dann gemeinsam mit der Unternehmensführung.

Fazit

Jede:r einzelne Mitarbeiter:in trägt seinen/ihren Teil zum Unternehmenserfolg bei. Natürlich sind dazu materielle und finanzielle Ressourcen erforderlich. Der Unternehmensbereich Human Resources zielt niemals darauf ab, Menschen in eine solch sachliche Aufzählung einzureihen und mit dem Unwort "Humankapital" als solches abzustempeln. Vielmehr ist er Ausdruck der Unternehmenskultur und der Unternehmensstrategie, in der individuelle Eigenschaften und Fähigkeiten Wertschätzung und Förderung erfahren.

Die Aufgabe des/der Personalmanager:in ist zwar anspruchsvoll, aber dafür hochinteressant und abwechslungsreich. Eine HR-Strategie sollte immer engen Bezug zur Unternehmensstrategie haben und transparent und offen kommuniziert werden. Ob diese Strategie von internen oder externen Personalberater:innen entwickelt wird, ist dabei nicht von Bedeutung. So professionell wie die Personalstrategie sollte auch die Softwarelösung dazu sein, denn nichts ist hinderlicher als schlechte Datenqualität oder ineffiziente Verarbeitungsmöglichkeiten. Wir von flair beraten dich gerne. Hier kannst Du Kontakt mit uns aufnehmen. Wir freuen uns auf dich!

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