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07 Jun 2021

Dein Guide rundum Mitarbeiterhandbücher

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Viele Unternehmen übersehen die Bedeutung eines guten Mitarbeiterhandbuchs für ihre neuen Mitarbeiter. Der Start als Neuling in einem Unternehmen ist entmutigend. Und ohne das richtige Onboarding können sich neue Mitarbeiter schnell verloren fühlen.

Betrachte das Mitarbeiterhandbuch als eine Art Willkommensgruß für das Unternehmen. Es umreißt nicht nur, wie du die Dinge in deiner Region handhabst, sondern ist auch eine großartige Möglichkeit, das Ethos deines hart errichteten Imperiums zu vermitteln. 

Mit einem Mitarbeiterhandbuch weiß jeder, wo er steht und was von ihm erwartet wird. Auf diese Weise können die Mitarbeiter die bestmögliche Arbeit leisten. Das bedeutet, dass du einen hervorragenden Mitarbeiter bekommst, der von Anfang an auf deiner Seite ist. 

Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?

Vereinfacht ausgedrückt ist ein Mitarbeiterhandbuch ein Dokument der Personalabteilung (HR), das die Erwartungen an das Arbeitsverhältnis umreißt. Es gibt viele Namen für ein Mitarbeiterhandbuch, vom Personalhandbuch und Mitarbeiterhandbuch. Bis hin zu eher technischen Begriffen wie Richtlinien- und Verfahrenshandbuch und Onboarding. 

Wie auch immer du es nennst, sie bedeuten alle das Gleiche.

Dein Handbuch wird eine Fülle von Themen umfassen. Es wird die Unternehmensrichtlinien, den Verhaltenskodex und die Unternehmenskultur abdecken. Es wird am ersten Tag deines neuen Mitarbeiters ausgehändigt und ein großartiges Mitarbeiterhandbuch ist ein perfekter Weg, um den Mitarbeiter mit offenen Armen zu empfangen. 

Traditionell sind Mitarbeiterhandbücher physische Dokumente. Aber dank der neuesten Technologie kann es auch in vielen anderen Formen präsentiert werden. Du kannst eine Online-Version erstellen, ähnlich wie Trello es mit seinen einfach zu bedienenden und leicht zu navigierenden Boards getan hat. Sterling hat ein Online-Handbuch erstellt, das mit Farbe und Bildern gefüllt ist, um all die Informationen auszugleichen. Und Netflix hat eine Slideshow mit kurzen und prägnanten Sätzen erstellt, um ihre Informationen leicht verdaulich zu halten.

Online-Versionen bedeuten, dass du viel tiefgründigere Informationen enthalten kannst, weil du dir keine Gedanken über die Druckkosten machen musst. Außerdem ist es für die Mitarbeiter viel einfacher, zu den Informationen zurück zu navigieren, wenn sie sich an eine Richtlinie oder ein Verfahren erinnern müssen. 

Wenn dein Unternehmen kreativ ist, warum nicht auch bei deinem Handbuch kreativ werden? Es könnte Illustrationen oder Bilder von aktuellen Mitarbeitern in Aktion enthalten. Informationen über die Unternehmenskultur sind ein toller Einstieg, um neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu begeistern, das sie betreten. Und am Ende kannst du alle rechtlichen Dinge einfügen.

Warum ist ein Mitarbeiterhandbuch so wichtig?

Ein Handbuch bedeutet, dass deine neuen Mitarbeiter ihr Abenteuer mit dir auf dem richtigen Fuß beginnen werden. Der wichtigste Grund, warum ein Mitarbeiterhandbuch für dein Unternehmen so wichtig ist, ist, dass neue Mitarbeiter von Anfang an erfolgreich sind. Egal, welche Größe dein Unternehmen gerade hat. 

Es macht die Mitarbeiter nicht nur mit der Mission und den Grundwerten deines Unternehmens vertraut, sondern vermittelt auch alle wichtigen Informationen zu Beginn der Beschäftigung. Sieh es als eine Art Firmenhandbuch. Es behandelt Arbeitszeiten, Leistungsbeurteilungen, Vergünstigungen, Antidiskriminierungsrichtlinien und Vorteile, die die Mitarbeiter erwarten können (und wie sie das Beste daraus machen können). 

Ein Mitarbeiterhandbuch gibt dir auch ein Zuhause für alle rechtlichen Informationen, die neue Mitarbeiter wissen müssen. Achte darauf, dass du die Krankenversicherung, das Arbeitsrecht und den Arbeitsvertrag abdeckst. Das hört sich nach einer Menge Informationen an, die zu lesen keinen Spaß macht - aber es ist wichtig, sie aufzunehmen. Die Regeln dienen dazu, dass beide Parteien geschützt sind und ihre Rechte kennen, falls etwas schiefgehen sollte. 

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Was ist in einem Mitarbeiterhandbuch enthalten?

Ein starkes Mitarbeiterhandbuch sollte alle Grundlagen abdecken. Was auch immer die Mitarbeiter für Fragen haben, das Handbuch sollte sie beantworten können. Und auch wenn es für neue Mitarbeiter am wichtigsten ist, sollte es auch für das aktuelle Team geschrieben werden. Die Mitarbeiter sollten sich darauf verlassen können, dass sie während ihrer gesamten Anstellung auf den Leitfaden zurückgreifen können. Deshalb müssen sie auf dem neuesten Stand gehalten werden.

In diesem Sinne sollte das Handbuch auch beantworten, ob es flexible Arbeitszeiten gibt. Oder ob Firmendaten geschützt werden sollen - und wie. Decke alle Grundlagen ab, einschließlich sexueller Belästigung und Richtlinien zur psychischen Gesundheit. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter wissen, wie du sie unterstützt und wo sie sich Hilfe holen können. Das alles zusammen ergibt ein starkes Handbuch für ein Unternehmen, für das die Mitarbeiter stolz sein werden zu arbeiten.

Neben all diesen Punkten sollte ein Mitarbeiterhandbuch alle grundlegenden Themen abdecken:

Beschäftigung Spezifikationen

Dieser Abschnitt sollte alle grundlegenden Informationen zum Arbeitsverhältnis enthalten. Dazu gehören der Arbeitsvertrag, die Arbeitszeiten, die Pausen, ob es sich um Teilzeit oder Vollzeit handelt und die Erwartungen an die Anwesenheit. Du kannst auch angeben, ob es eine Flexibilität bei den Arbeitszeiten oder bei Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses gibt. Denke daran, auch die Chancengleichheit bei der Beschäftigung zu erwähnen. 

Andere Themen, die du abdecken solltest:

  • Orientierung für neue Mitarbeiter
  • Probezeit
  • Zeiterfassung
  • Die Arbeitswoche
  • Spesenerstattung

Mitarbeitervergütung

Füge alle Informationen hinzu, die dein Mitarbeiter über die Bezahlung wissen muss. Wie viel, wann, wo und wie oft. Überlasse nichts dem Rätselraten oder dem Zufall. 

Du kannst über die gesetzlichen Anforderungen sprechen und die Regeln rund um Überstunden klären. Es lohnt sich, Informationen darüber einzufügen, wie sie sich mit deinem Lohnbuchhaltungsteam in Verbindung setzen können. Oder ob sie sich an die zuständigen Behörden wenden müssen, um Informationen zu den Steuervorschriften zu erhalten.

Indem du die Informationen in einem leicht verdaulichen und zugänglichen Dokument zusammenfasst, gibst du deinen Mitarbeitern Autonomie innerhalb deines Unternehmens. Und zeigt, dass du Respekt vor ihnen hast, weil keine Informationen versteckt sind.

Personalentwicklung

Die Entwicklung der aktuellen Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums deines Unternehmens. Und wenn du dein robustes Schulungs- und Entwicklungsprogramm vorstellst, führt das zu einer höheren Arbeitsplatzbindung. Achte darauf, dass du alle formalen Mitarbeiterentwicklungsprogramme abdeckst, auf die sie zugreifen können, einschließlich wie und wann sie darauf zugreifen können. Beziehe dein Einstellungsverfahren mit ein und zeige auf, wie es für sie jetzt als vollwertige Mitarbeiter funktioniert. 

Wenn Leistungsbeurteilungen etwas sind, das die Mitarbeiter erwarten können (und das sollten sie auch), dann sprich darüber, wie sie funktionieren und wie oft sie stattfinden werden.

Auszeit

Hier müsst ihr alle Details zum Thema Urlaub besprechen. Beginne mit deinen Urlaubsrichtlinien, einschließlich der Frage, wie viel Urlaub sie bekommen und wie sie diesen Urlaub buchen können. Viele Unternehmen haben Apps oder Websites für die Verwaltung von Urlaub, die den ganzen Prozess vereinfachen. Wenn du so etwas hast, solltest du es im Detail erklären. 

Aber Freizeit hört nicht bei der Urlaubspolitik auf. Es gibt auch einige Fälle, in denen unbezahlter Urlaub ins Spiel kommen kann, wie z.B. Krankheit, Mutterschaft, Vaterschaft und Adoptionsurlaub. Sei dir über diese Regelungen im Klaren und darüber, wie viel du bezahlst und wann das aufhört. Du solltest auch die Unterschiede zwischen lang- und kurzfristigem Krankenstand erklären. 

Besprich die Geschworenenpflicht und das Wahlrecht. Du musst sicherstellen, dass du die entsprechenden Gesetze bezüglich dieser Umstände abdeckst. Und ob die Mitarbeiter eine Dokumentation für die Freistellung vorlegen müssen. 

Denke darüber nach, ob du einen Mitleidsurlaub einplanen solltest, wenn ein Mitarbeiter einen Verlust in seiner Nähe erlebt. Das bieten nicht alle Unternehmen an, aber es ist eine Vergünstigung, die eine vertrauensvolle Beziehung zu den Mitarbeitern aufbaut.

Verhaltenskodex

In deinem Verhaltenskodex gehst du auf die Erwartungen des Unternehmens ein. Achte darauf, dass du die Kleiderordnung mit einbeziehst und ob ihre Geräte vor Ort benutzt werden dürfen oder nicht. Und ob es irgendwelche Ausnahmen von diesen Regeln gibt.

Der Verhaltenskodex beinhaltet den Umgang mit Interessenkonflikten mit anderen Unternehmen und Regeln für den Besuch von Besuchern vor Ort. Und alle anderen sensiblen Themen, die am Arbeitsplatz auftauchen könnten, wie Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Verbrüderung. Das könnte auch die Rekrutierung von Familienmitgliedern beinhalten.

Arbeitsplatz-Richtlinien

Dies ist der Ort für wichtige staatliche Gesetze. Alles, was du gesetzlich verpflichtet bist, deinen Mitarbeitern mitzuteilen. Wie z.B. Gesundheits- und Sicherheitsverfahren und Datenschutz. 

Die Arbeitsplatzpolitik ist der Ort, um deine robusten Richtlinien und Verfahren gegen Belästigung und Gewalt abzudecken. Sprich darüber, was von ihnen erwartet wird, wie das Unternehmen sie unterstützt und was sie tun sollen, wenn eine dieser Situationen eintritt.

Andere Themen, die enthalten sein sollten:

  • Richtlinien für die Zeit außerhalb des Unternehmens und des Geländes
  • Verfahren für Notfälle
  • Datenrichtlinien (sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter)
  • Vertraulichkeit
  • Medizinisches Vorgehen
  • Sicherheit am Standort

Nutzen und Vergünstigungen

Unternehmen bieten ihren geliebten Mitarbeitern eine ganze Reihe von Vorteilen und Vergünstigungen. Aber oft sind sich diese Mitarbeiter nicht bewusst, was es alles gibt und wie sie das Beste aus dem Angebot machen können. 

Und es gibt so viele Arten von Vergünstigungen, die dein Unternehmen anbieten kann. Vielleicht sind deine Leistungen flexibel und die Mitarbeiter können sich aussuchen, was sie jeden Monat in Anspruch nehmen. Oder vielleicht erhöhen sich die Vergünstigungen, je mehr sie einzahlen, wie z.B. höhere Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, wenn sie mehr von ihrem eigenen Geld einzahlen. 

Egal, welche Vorteile oder Vergünstigungen es gibt, du willst sie bekannt machen. Und du möchtest, dass sie leicht zugänglich sind. Andere Bereiche, die du abdecken kannst (wenn du sie anbietest) sind:

  • Krankenversicherung
  • Arbeiterentschädigung, wenn Verletzungen auftreten
  • Auslagen
  • Parken
  • Home Office
  • Firmenwagen und/oder Geräte
  • Rabatte für andere Unternehmen

Beendigung der Beschäftigung

Es ist kein schönes Thema, aber manchmal passiert es. Und du musst die Mitarbeiter wissen lassen, wo sie stehen, um sich zu schützen. Mitarbeiter zu haben, die die Erwartungen an eine Kündigung verstehen, schützt auch dein Unternehmen. Das liegt daran, dass es schriftlich festgehalten ist und sie unterschrieben haben, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben.

Manchmal ist das Ende des Arbeitsverhältnisses keine schlechte Sache, und deine Mitarbeiter sind auf dem Weg zu größeren und besseren Dingen - sie müssen trotzdem wissen, wie sie ihr Arbeitsverhältnis beenden können. 

Besprich Disziplinarverfahren, Kündigungsfristen und wie und wann du das Arbeitsverhältnis beendest. Besprich auch, ob du Referenzen zur Verfügung stellst und wie deine Mitarbeiter diese einsehen können.

Der Spaßfaktor

Es gibt eine ganze Menge an Informationen, die du in dein Mitarbeiterhandbuch aufnehmen musst. Aber du kannst auch noch ein paar lustige Dinge hinzufügen. Dein Leitbild auf eine lustige Art und Weise einzubinden, ist der perfekte Weg, um ein wenig Persönlichkeit zu zeigen. 

Vielleicht fügst du Erfolgsgeschichten, Bilder und sogar eine herzliche Botschaft des CEOs ein. Nichts lässt neue Mitarbeiter sich mehr zu Hause fühlen als ein herzliches Willkommen vom ganzen Unternehmen.

Das Ende

Über das Ende eines Mitarbeiterhandbuchs wird oft nicht so viel nachgedacht wie über den Hauptteil des Handbuchs. Aber es ist wahrscheinlich der Teil, an den sich dein neuer Mitarbeiter am meisten erinnert, denn es ist das letzte, was er liest. 

Beende es mit einer positiven Bemerkung, in der du betonst, wie froh du bist, dass sie in deinem Unternehmen arbeiten. Du könntest auch erwähnen, wie oft das Dokument aktualisiert wird und ihm einen Platz zum Unterschreiben geben, dass er es vollständig gelesen und verstanden hat. 

Und stelle sicher, dass du sie sowohl auf der Seite als auch persönlich herzlich willkommen heißt.

Was sind die Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs?

Du wirst wissen, dass einer der größten Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs darin besteht, dass es eine einfache und effektive Möglichkeit ist, neue Mitarbeiter mit offenen Armen zu empfangen. Aber die Vorteile hören damit nicht auf:

  • Ein vollständiger Überblick über die Unternehmenskultur lässt neue Mitarbeiter wissen, worauf sie sich freuen können.
  • So wird von Anfang an ein starkes und positives Arbeitsverhältnis aufgebaut.
  • Du kannst die Erwartungen an ihre Beschäftigung klären, was bedeutet, dass Missverständnisse stark reduziert werden.
  • Es ist ein einfacher Weg, um zu zeigen, was sie vom Unternehmen und ihren Führungsteams erwarten können.
  • Die Mitarbeiter wissen, welche Verhaltensweisen belohnt werden und werden sie daher mit größerer Wahrscheinlichkeit in ihrer Arbeit wiederholen.
  • Es schützt dich, dein Unternehmen und die Mitarbeiter selbst. 
  • Die Flair Vorlage für Mitarbeiterhandbücher ist einfach zu erstellen und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch.

Zusammenfassung

Ein Mitarbeiterhandbuch gibt es in vielen Formen. Egal, ob du dich entscheidest, kreativ zu werden oder dich an ein festes Geschäftsformat zu halten, ein Handbuch für deine Mitarbeiter ist unerlässlich. Sie sind ein mächtiges Werkzeug für eine konsistente Kommunikation in Unternehmen jeder Größe. Und sie ermöglichen es den Mitarbeitern, auf dem richtigen Fuß zu starten und diese Einstellung während ihrer gesamten Beschäftigung beizubehalten. 

Wie du dich entscheidest, die Informationen zu vermitteln, hängt also von deinen Vorlieben und der Einstellung deines Unternehmens ab. Aber die Bedeutung eines Mitarbeiterhandbuchs ist universell. Es ist absolut wichtig, dass du eines hast und dass deine Mitarbeiter es lesen, verstehen und unterschreiben. 

Hier bei Flair verstehen wir die Bedeutung eines soliden Mitarbeiterhandbuchs. Und unsere Fähigkeiten hören damit nicht auf. Nimm dir die Zeit und schau dir die Plattform an, die wir mit viel Liebe entwickelt haben, um deine bestehenden Prozesse noch effizienter zu gestalten.

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