Warum ist ein Mitarbeiterhandbuch so wichtig?
Ein Handbuch bedeutet, dass deine neuen Mitarbeiter ihr Abenteuer mit dir auf dem richtigen Fuß beginnen werden. Der wichtigste Grund, warum ein Mitarbeiterhandbuch für dein Unternehmen so wichtig ist, ist, dass neue Mitarbeiter von Anfang an erfolgreich sind. Egal, welche Größe dein Unternehmen gerade hat.
Es macht die Mitarbeiter nicht nur mit der Mission und den Grundwerten deines Unternehmens vertraut, sondern vermittelt auch alle wichtigen Informationen zu Beginn der Beschäftigung. Sieh es als eine Art Firmenhandbuch. Es behandelt Arbeitszeiten, Leistungsbeurteilungen, Vergünstigungen, Antidiskriminierungsrichtlinien und Vorteile, die die Mitarbeiter erwarten können (und wie sie das Beste daraus machen können).
Ein Mitarbeiterhandbuch gibt dir auch ein Zuhause für alle rechtlichen Informationen, die neue Mitarbeiter wissen müssen. Achte darauf, dass du die Krankenversicherung, das Arbeitsrecht und den Arbeitsvertrag abdeckst. Das hört sich nach einer Menge Informationen an, die zu lesen keinen Spaß macht - aber es ist wichtig, sie aufzunehmen. Die Regeln dienen dazu, dass beide Parteien geschützt sind und ihre Rechte kennen, falls etwas schiefgehen sollte.
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Was ist in einem Mitarbeiterhandbuch enthalten?
Ein starkes Mitarbeiterhandbuch sollte alle Grundlagen abdecken. Was auch immer die Mitarbeiter für Fragen haben, das Handbuch sollte sie beantworten können. Und auch wenn es für neue Mitarbeiter am wichtigsten ist, sollte es auch für das aktuelle Team geschrieben werden. Die Mitarbeiter sollten sich darauf verlassen können, dass sie während ihrer gesamten Anstellung auf den Leitfaden zurückgreifen können. Deshalb müssen sie auf dem neuesten Stand gehalten werden.
In diesem Sinne sollte das Handbuch auch beantworten, ob es flexible Arbeitszeiten gibt. Oder ob Firmendaten geschützt werden sollen - und wie. Decke alle Grundlagen ab, einschließlich sexueller Belästigung und Richtlinien zur psychischen Gesundheit. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter wissen, wie du sie unterstützt und wo sie sich Hilfe holen können. Das alles zusammen ergibt ein starkes Handbuch für ein Unternehmen, für das die Mitarbeiter stolz sein werden zu arbeiten.
Neben all diesen Punkten sollte ein Mitarbeiterhandbuch alle grundlegenden Themen abdecken:
Beschäftigung Spezifikationen
Dieser Abschnitt sollte alle grundlegenden Informationen zum Arbeitsverhältnis enthalten. Dazu gehören der Arbeitsvertrag, die Arbeitszeiten, die Pausen, ob es sich um Teilzeit oder Vollzeit handelt und die Erwartungen an die Anwesenheit. Du kannst auch angeben, ob es eine Flexibilität bei den Arbeitszeiten oder bei Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses gibt. Denke daran, auch die Chancengleichheit bei der Beschäftigung zu erwähnen.
Andere Themen, die du abdecken solltest:
- Orientierung für neue Mitarbeiter
- Probezeit
- Zeiterfassung
- Die Arbeitswoche
- Spesenerstattung
Mitarbeitervergütung
Füge alle Informationen hinzu, die dein Mitarbeiter über die Bezahlung wissen muss. Wie viel, wann, wo und wie oft. Überlasse nichts dem Rätselraten oder dem Zufall.
Du kannst über die gesetzlichen Anforderungen sprechen und die Regeln rund um Überstunden klären. Es lohnt sich, Informationen darüber einzufügen, wie sie sich mit deinem Lohnbuchhaltungsteam in Verbindung setzen können. Oder ob sie sich an die zuständigen Behörden wenden müssen, um Informationen zu den Steuervorschriften zu erhalten.
Indem du die Informationen in einem leicht verdaulichen und zugänglichen Dokument zusammenfasst, gibst du deinen Mitarbeitern Autonomie innerhalb deines Unternehmens. Und zeigt, dass du Respekt vor ihnen hast, weil keine Informationen versteckt sind.
Personalentwicklung
Die Entwicklung der aktuellen Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums deines Unternehmens. Und wenn du dein robustes Schulungs- und Entwicklungsprogramm vorstellst, führt das zu einer höheren Arbeitsplatzbindung. Achte darauf, dass du alle formalen Mitarbeiterentwicklungsprogramme abdeckst, auf die sie zugreifen können, einschließlich wie und wann sie darauf zugreifen können. Beziehe dein Einstellungsverfahren mit ein und zeige auf, wie es für sie jetzt als vollwertige Mitarbeiter funktioniert.
Wenn Leistungsbeurteilungen etwas sind, das die Mitarbeiter erwarten können (und das sollten sie auch), dann sprich darüber, wie sie funktionieren und wie oft sie stattfinden werden.
Auszeit
Hier müsst ihr alle Details zum Thema Urlaub besprechen. Beginne mit deinen Urlaubsrichtlinien, einschließlich der Frage, wie viel Urlaub sie bekommen und wie sie diesen Urlaub buchen können. Viele Unternehmen haben Apps oder Websites für die Verwaltung von Urlaub, die den ganzen Prozess vereinfachen. Wenn du so etwas hast, solltest du es im Detail erklären.
Aber Freizeit hört nicht bei der Urlaubspolitik auf. Es gibt auch einige Fälle, in denen unbezahlter Urlaub ins Spiel kommen kann, wie z.B. Krankheit, Mutterschaft, Vaterschaft und Adoptionsurlaub. Sei dir über diese Regelungen im Klaren und darüber, wie viel du bezahlst und wann das aufhört. Du solltest auch die Unterschiede zwischen lang- und kurzfristigem Krankenstand erklären.
Besprich die Geschworenenpflicht und das Wahlrecht. Du musst sicherstellen, dass du die entsprechenden Gesetze bezüglich dieser Umstände abdeckst. Und ob die Mitarbeiter eine Dokumentation für die Freistellung vorlegen müssen.
Denke darüber nach, ob du einen Mitleidsurlaub einplanen solltest, wenn ein Mitarbeiter einen Verlust in seiner Nähe erlebt. Das bieten nicht alle Unternehmen an, aber es ist eine Vergünstigung, die eine vertrauensvolle Beziehung zu den Mitarbeitern aufbaut.
Verhaltenskodex
In deinem Verhaltenskodex gehst du auf die Erwartungen des Unternehmens ein. Achte darauf, dass du die Kleiderordnung mit einbeziehst und ob ihre Geräte vor Ort benutzt werden dürfen oder nicht. Und ob es irgendwelche Ausnahmen von diesen Regeln gibt.
Der Verhaltenskodex beinhaltet den Umgang mit Interessenkonflikten mit anderen Unternehmen und Regeln für den Besuch von Besuchern vor Ort. Und alle anderen sensiblen Themen, die am Arbeitsplatz auftauchen könnten, wie Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Verbrüderung. Das könnte auch die Rekrutierung von Familienmitgliedern beinhalten.
Arbeitsplatz-Richtlinien
Dies ist der Ort für wichtige staatliche Gesetze. Alles, was du gesetzlich verpflichtet bist, deinen Mitarbeitern mitzuteilen. Wie z.B. Gesundheits- und Sicherheitsverfahren und Datenschutz.
Die Arbeitsplatzpolitik ist der Ort, um deine robusten Richtlinien und Verfahren gegen Belästigung und Gewalt abzudecken. Sprich darüber, was von ihnen erwartet wird, wie das Unternehmen sie unterstützt und was sie tun sollen, wenn eine dieser Situationen eintritt.
Andere Themen, die enthalten sein sollten:
- Richtlinien für die Zeit außerhalb des Unternehmens und des Geländes
- Verfahren für Notfälle
- Datenrichtlinien (sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter)
- Vertraulichkeit
- Medizinisches Vorgehen
- Sicherheit am Standort
Nutzen und Vergünstigungen
Unternehmen bieten ihren geliebten Mitarbeitern eine ganze Reihe von Vorteilen und Vergünstigungen. Aber oft sind sich diese Mitarbeiter nicht bewusst, was es alles gibt und wie sie das Beste aus dem Angebot machen können.
Und es gibt so viele Arten von Vergünstigungen, die dein Unternehmen anbieten kann. Vielleicht sind deine Leistungen flexibel und die Mitarbeiter können sich aussuchen, was sie jeden Monat in Anspruch nehmen. Oder vielleicht erhöhen sich die Vergünstigungen, je mehr sie einzahlen, wie z.B. höhere Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, wenn sie mehr von ihrem eigenen Geld einzahlen.
Egal, welche Vorteile oder Vergünstigungen es gibt, du willst sie bekannt machen. Und du möchtest, dass sie leicht zugänglich sind. Andere Bereiche, die du abdecken kannst (wenn du sie anbietest) sind:
- Krankenversicherung
- Arbeiterentschädigung, wenn Verletzungen auftreten
- Auslagen
- Parken
- Home Office
- Firmenwagen und/oder Geräte
- Rabatte für andere Unternehmen
Beendigung der Beschäftigung
Es ist kein schönes Thema, aber manchmal passiert es. Und du musst die Mitarbeiter wissen lassen, wo sie stehen, um sich zu schützen. Mitarbeiter zu haben, die die Erwartungen an eine Kündigung verstehen, schützt auch dein Unternehmen. Das liegt daran, dass es schriftlich festgehalten ist und sie unterschrieben haben, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben.
Manchmal ist das Ende des Arbeitsverhältnisses keine schlechte Sache, und deine Mitarbeiter sind auf dem Weg zu größeren und besseren Dingen - sie müssen trotzdem wissen, wie sie ihr Arbeitsverhältnis beenden können.
Besprich Disziplinarverfahren, Kündigungsfristen und wie und wann du das Arbeitsverhältnis beendest. Besprich auch, ob du Referenzen zur Verfügung stellst und wie deine Mitarbeiter diese einsehen können.
Der Spaßfaktor
Es gibt eine ganze Menge an Informationen, die du in dein Mitarbeiterhandbuch aufnehmen musst. Aber du kannst auch noch ein paar lustige Dinge hinzufügen. Dein Leitbild auf eine lustige Art und Weise einzubinden, ist der perfekte Weg, um ein wenig Persönlichkeit zu zeigen.
Vielleicht fügst du Erfolgsgeschichten, Bilder und sogar eine herzliche Botschaft des CEOs ein. Nichts lässt neue Mitarbeiter sich mehr zu Hause fühlen als ein herzliches Willkommen vom ganzen Unternehmen.
Das Ende
Über das Ende eines Mitarbeiterhandbuchs wird oft nicht so viel nachgedacht wie über den Hauptteil des Handbuchs. Aber es ist wahrscheinlich der Teil, an den sich dein neuer Mitarbeiter am meisten erinnert, denn es ist das letzte, was er liest.
Beende es mit einer positiven Bemerkung, in der du betonst, wie froh du bist, dass sie in deinem Unternehmen arbeiten. Du könntest auch erwähnen, wie oft das Dokument aktualisiert wird und ihm einen Platz zum Unterschreiben geben, dass er es vollständig gelesen und verstanden hat.
Und stelle sicher, dass du sie sowohl auf der Seite als auch persönlich herzlich willkommen heißt.