Viele Unternehmen übersehen die Bedeutung eines eigenen Mitarbeiterhandbuchs für ihre neuen Mitarbeiter:innen. Der Start als Neuling in einem Unternehmen kann entmutigend sein. Und ohne das richtige Onboarding können sich neue Mitarbeiter:innen schnell verloren fühlen.
Betrachte das Mitarbeiterhandbuch als eine Art Willkommensgruß für das Unternehmen. Es umreißt nicht nur, wie du die Dinge in deinem Unternehmen handhabst, sondern ist auch eine großartige Möglichkeit, das Ethos deines hart errichteten Imperiums zu vermitteln.
Mit einem Mitarbeiterhandbuch weiß jeder, wo er steht und was von ihm erwartet wird. Auf diese Weise können die Mitarbeiter:innen die bestmögliche Arbeit leisten. Das bedeutet, dass Du eine:n hervorragende:n Mitarbeiter:in bekommst, der/die von Anfang an auf deiner Seite ist und von den Unternehmenswerten Kenntnis erlangt.
Vereinfacht ausgedrückt ist ein Mitarbeiterhandbuch ein Dokument der Personalabteilung (HR), das die Erwartungen an das Arbeitsverhältnis umreißt. Es gibt viele Namen für ein Mitarbeiterhandbuch, vom Personalhandbuch und Mitarbeiterhandbuch. Bis hin zu eher technischen Begriffen wie Richtlinien- und Verfahrenshandbuch und Onboarding.
Wie auch immer Du es nennst, sie bedeuten alle das Gleiche.
Dein Handbuch wird eine Fülle von Themen umfassen, es gibt jedoch keine allgemeine Regelungen, welche Themen abschließend zu regeln sind. Es wird die Unternehmensrichtlinien, den Verhaltenskodex und die Unternehmenskultur abdecken. Es wird am ersten Tag deines/deiner neuen Mitarbeiter:in ausgehändigt. Ein großartiges Mitarbeiterhandbuch ist ein perfekter Weg, um den/die Mitarbeiter:in mit offenen Armen zu empfangen und die Mitarbeiterbindung ab Tag 1 zu forcieren. Da jedes Handbuch anders ist, genauso wie jedes Unternehmen anders ist, gibt es keine allgemeingütige Mitarbeiterhandbuch Vorlage.
Traditionell sind Mitarbeiterhandbücher physische Dokumente. Aber Dank der neuesten Technologie kann es auch in vielen anderen Formen präsentiert werden. Du kannst eine Online-Version erstellen, ähnlich wie Trello es mit seinen einfach zu bedienenden und leicht zu navigierenden Boards getan hat. Sterling hat ein Online-Handbuch erstellt, das mit Farbe und Bildern gefüllt ist, um all die Informationen auszugleichen. Und Netflix hat eine Slideshow mit kurzen und prägnanten Sätzen erstellt, um ihre Informationen leicht verdaulich zu halten.
Online-Versionen bedeuten, dass Du viel tiefgründigere Informationen teilen kannst, weil Du dir keine Gedanken über die Druckkosten machen musst. Außerdem ist es für die Mitarbeiter:innen viel einfacher, zu den Informationen zurück zu navigieren, wenn sie sich an eine Richtlinie oder ein Verfahren erinnern müssen.
Wenn dein Unternehmen kreativ ist, warum nicht auch bei deinem Handbuch kreativ werden? Es könnte Illustrationen oder Bilder von aktuellen Mitarbeiter:innen in Aktion enthalten. Informationen über die Unternehmenskultur sind ein toller Einstieg, um neue Mitarbeiter:innen für das Unternehmen zu begeistern, das sie betreten. Und am Ende kannst Du alle rechtlich relevanten Dinge einfügen.
Ein Handbuch bedeutet, dass deine neuen Mitarbeiter:innen ihr Abenteuer mit dir, sowie den neuen Job auf dem richtigen Fuß beginnen werden. Der wichtigste Grund, warum ein Mitarbeiterhandbuch für dein Unternehmen so wichtig ist, ist, dass neue Mitarbeiter:innen von Anfang an erfolgreich sind. Gerade aus diesem Grund, sollte das Unternehmenshandbuch direkt von Anfang an zur Verfügung gestellt werden. Egal, welche Größe dein Unternehmen gerade hat. Auch kleine Unternehmen profitieren davon, von Anfang an ein Unternehmenshandbuch zu etablieren. Teile davon können auch über soziale Medien geteilt werden und als Anreiz dienen, neue Talente auf das Unternehmen aufmerksam zu machen.
Es macht die Mitarbeiter:innen nicht nur mit der Mission und den Grundwerten deines Unternehmens vertraut, sondern vermittelt auch alle wichtigen Informationen zu Beginn der Beschäftigung. Sieh es als eine Art Firmenhandbuch. Es behandelt Arbeitszeiten, Leistungsbeurteilungen, Vergünstigungen, Antidiskriminierungsrichtlinien und Vorteile, die die Mitarbeiter:innen erwarten können (und wie sie das Beste daraus machen können). So können auch die langjährigen Mitarbeiter:innen direkt einschätzen, welche Informationen den neuen Kollegen zugänglich gemacht wurden.
Ein Mitarbeiterhandbuch gibt dir auch ein Zuhause für alle rechtlichen Informationen, die neue Mitarbeiter:innen wissen müssen. Achte darauf, dass Du die Krankenversicherung, das Arbeitsrecht und den Arbeitsvertrag abdeckst. Das hört sich nach einer Menge Informationen an, die zu lesen keinen Spaß macht - aber es ist wichtig, sie aufzunehmen. Die Regeln dienen dazu, dass beide Parteien geschützt sind und ihre Rechte kennen, falls etwas schiefgehen sollte.
flair bietet ein Dokumentenmanagement innerhalb des Employee HUB an, d.h. dein HR-Team kann das Employee Hanbook im HUB hochladen, so dass jeder aus deinem Team jederzeit darauf zugreifen kann. Klicke hier, um mehr zu erfahren!
Ein starkes Mitarbeiterhandbuch sollte alle Grundlagen abdecken. Was auch immer die Mitarbeiter für Fragen haben, das Handbuch sollte sie beantworten können. Und auch wenn es für neue Mitarbeiter am wichtigsten ist, sollte es auch für das aktuelle Team geschrieben werden. Die Mitarbeiter sollten sich darauf verlassen können, dass sie während ihrer gesamten Anstellung auf den Leitfaden zurückgreifen können. Deshalb müssen sie auf dem neuesten Stand gehalten werden.
In diesem Sinne sollte das Handbuch auch beantworten, ob es flexible Arbeitszeiten gibt. Oder ob Firmendaten geschützt werden sollen - und wie. Decke alle Grundlagen ab, einschließlich sexueller Belästigung und Richtlinien zur psychischen Gesundheit. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter wissen, wie du sie unterstützt und wo sie sich Hilfe holen können. Das alles zusammen ergibt ein starkes Handbuch für ein Unternehmen, für das die Mitarbeiter stolz sein werden zu arbeiten.
Neben all diesen Punkten sollte ein Mitarbeiterhandbuch alle grundlegenden Themen abdecken:
Dieser Abschnitt sollte alle grundlegenden Informationen zum Arbeitsverhältnis enthalten. Dazu gehören der Arbeitsvertrag, die Arbeitszeiten, die Pausen, ob es sich um Teilzeit oder Vollzeit handelt und die Erwartungen an die Anwesenheit. Du kannst auch angeben, ob es eine Flexibilität bei den Arbeitszeiten oder bei Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses gibt. Denke daran, auch die Chancengleichheit bei der Beschäftigung zu erwähnen.
Andere Themen, die du abdecken solltest:
Diese Prozesse können auch digital in einer Softwarelösung wie flair für die neuen Mitarbeiter:innen bereitgestellt werden. Beispielsweise kann als Orientierung für die ersten Wochen ein Onboarding Plan im Employee Hub eingestellt werden, der die ersten Aufgaben, aber auch die ersten sozialen Interaktionen forciert.
INSERT ONBOARDING
Die Zeiterfassung ist seit 2019 obligatorisch für Unternehmen. Gerade wenn es sich um Hybrid-Teams handelt, kann dies Unternehmen vor eine echte Herausforderung stellen. flair bietet die Möglichkeit die digitale Zeiterfassung im Employee Hub anzubieten und diese um physische Geräte im Büro zu ergänzen.
Mit unserem Zeiterfassungstool haben Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich digital einzuchecken und auszustempeln. Zudem hast Du die Möglichkeit, Richtlinien diesbezüglich einzurichten, die sich von Region zu Region unterscheiden können, was Pausenzeiten etc. angeht.
Füge alle Informationen hinzu, die dein:e Mitarbeiter:in über die Bezahlung wissen muss. Wie viel, wann, wo und wie oft. Überlasse nichts dem Rätselraten oder dem Zufall.
Du kannst über die gesetzlichen Anforderungen sprechen und die Regeln rund um Überstunden klären. Es lohnt sich, Informationen darüber einzufügen, wie sie sich mit deinem Lohnbuchhaltungsteam in Verbindung setzen können. Oder ob sie sich an die zuständigen Behörden wenden müssen, um Informationen zu den Steuervorschriften zu erhalten.
Indem Du die Informationen in einem leicht verdaulichen und zugänglichen Dokument zusammenfasst, gibst du deinen Mitarbeiter:innen Autonomie innerhalb deines Unternehmens. Und zeigt, dass Du Respekt vor ihnen hast, weil keine Informationen versteckt sind.
Die Entwicklung der aktuellen Mitarbeiter:innen ist ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums deines Unternehmens. Und wenn Du dein robustes Schulungs- und Entwicklungsprogramm vorstellst, führt das zu einer höheren Arbeitsplatzbindung. Achte darauf, dass Du alle formalen Mitarbeiterentwicklungsprogramme abdeckst, auf die sie zugreifen können, einschließlich wie und wann sie darauf zugreifen können. Beziehe dein Einstellungsverfahren mit ein und zeige auf, wie es für sie jetzt als vollwertige Mitarbeiter:innen funktioniert.
Wenn Leistungsbeurteilungen etwas sind, das die Mitarbeiter:innen erwarten können (und das sollten sie auch), dann sprich darüber, wie sie funktionieren und wie oft sie stattfinden werden.
Hier müsst ihr alle Details zum Thema Urlaub besprechen. Beginne mit deinen Urlaubsrichtlinien im Hinblick auf den Jahresurlaub, einschließlich der Frage, wie viel Urlaub sie bekommen und wie sie diesen Urlaub buchen können. Viele Unternehmen haben Apps oder Websites für die Verwaltung von Urlaub, die den ganzen Prozess vereinfachen. Wenn Du so etwas hast, solltest Du es im Detail erklären.
Auch Urlaub kann man im flair Employee Hub einreichen. Hier haben Manager:innen die Möglichkeit, diesen zu bewilligen oder abzulehnen. Entscheiden sie sich für die zweite Alternative haben sie die Möglichkeit, eine kleine Notiz zur Erklärung hinzuzufügen.
Aber Freizeit hört nicht bei der Urlaubspolitik auf. Es gibt auch einige Fälle, in denen unbezahlter Urlaub ins Spiel kommen kann, wie z.B. Krankheit, Mutterschaft, Vaterschaft und Adoptionsurlaub. Sei dir über diese Regelungen im Klaren und darüber, wie viel Du bezahlst und wann das aufhört. Du solltest auch die Unterschiede zwischen lang- und kurzfristigem Krankenstand erklären.
Denke darüber nach, ob du einen kurzen Urlaub gewährst, wenn ein:e Mitarbeiter:in einen Verlust in seiner/ihrer Nähe erlebt. Das bieten nicht alle Unternehmen an, aber es ist eine Vergünstigung, die eine vertrauensvolle Beziehung zu den Mitarbeiter:innen aufbaut.
In deinem Verhaltenskodex gehst Du auf die Erwartungen des Unternehmens ein. Achte darauf, dass Du die Kleiderordnung mit einbeziehst und ob ihre Geräte vor Ort benutzt werden dürfen oder nicht. Und ob es irgendwelche Ausnahmen von diesen Regeln gibt.
Der Verhaltenskodex beinhaltet den Umgang mit Interessenkonflikten mit anderen Unternehmen und Regeln für den Besuch von Besucher:innen vor Ort. Und alle anderen sensiblen Themen, die am Arbeitsplatz auftauchen könnten, wie Beziehungen zwischen Mitarbeiter:innen und Verbrüderung. Das könnte auch die Rekrutierung von Familienmitgliedern beinhalten.
Dies ist der Ort für wichtige staatliche Gesetze. Alles, was du gesetzlich verpflichtet bist, deinen Mitarbeitern mitzuteilen. Wie z.B. Gesundheits- und Sicherheitsverfahren und Datenschutz.
Die Arbeitsplatzpolitik ist der Ort, um deine robusten Richtlinien und Verfahren gegen Belästigung und Gewalt abzudecken. Sprich darüber, was von ihnen erwartet wird, wie das Unternehmen sie unterstützt und was sie tun sollen, wenn eine dieser Situationen eintritt.
Andere Themen, die enthalten sein sollten:
Unternehmen bieten ihren geliebten Mitarbeiter:innen eine ganze Reihe von Vorteilen und Vergünstigungen. Aber oft sind sich langjährige Mitarbeiter:innen nicht bewusst, was es alles gibt und wie sie das Beste aus dem Angebot machen können.
Und es gibt so viele Arten von Vergünstigungen, die dein Unternehmen anbieten kann. Vielleicht sind deine Leistungen flexibel und die Mitarbeiter:innen können sich aussuchen, was sie jeden Monat in Anspruch nehmen. Oder vielleicht erhöhen sich die Vergünstigungen, je mehr sie einzahlen, wie z.B. höhere Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, wenn sie mehr von ihrem eigenen Geld einzahlen.
Egal, welche Vorteile oder Vergünstigungen es gibt, Du willst sie bekannt machen. Und Du möchtest, dass sie leicht zugänglich sind. Andere Bereiche, die Du abdecken kannst (wenn Du sie anbietest) sind:
Es ist kein schönes Thema, aber manchmal passiert es. Und Du musst die Mitarbeiter:innen wissen lassen, wo sie stehen, um sich zu schützen. Mitarbeiter:innen zu haben, die die Erwartungen an eine Kündigung verstehen, schützt auch dein Unternehmen. Das liegt daran, dass es schriftlich festgehalten ist und sie unterschrieben haben, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben.
Manchmal ist das Ende des Arbeitsverhältnisses keine schlechte Sache, und deine Mitarbeiter:innen sind auf dem Weg zu größeren und besseren Dingen - sie müssen trotzdem wissen, wie sie ihr Arbeitsverhältnis beenden können.
Besprich Disziplinarverfahren, Kündigungsfristen und wie und wann Du das Arbeitsverhältnis beendest. Besprich auch, ob du Referenzen zur Verfügung stellst und wie deine Mitarbeiter:innen diese einsehen können.
Es gibt eine ganze Menge an Informationen, die Du in dein Mitarbeiterhandbuch aufnehmen musst. Aber Du kannst auch noch ein paar lustige Dinge hinzufügen. Dein Leitbild auf eine lustige Art und Weise einzubinden, ist der perfekte Weg, um ein wenig Persönlichkeit zu zeigen.
Vielleicht fügst Du Erfolgsgeschichten, Bilder und sogar eine herzliche Botschaft des CEOs ein. Nichts lässt neue Mitarbeiter:innen sich mehr zu Hause fühlen als ein herzliches Willkommen vom ganzen Unternehmen.
Über das Ende eines Mitarbeiterhandbuchs wird oft nicht so viel nachgedacht wie über den Hauptteil des Handbuchs. Aber es ist wahrscheinlich der Teil, an den sich dein neuer Mitarbeiter am meisten erinnert, denn es ist das letzte, was er liest.
Beende es mit einer positiven Bemerkung, in der du betonst, wie froh du bist, dass sie in deinem Unternehmen arbeiten. Du könntest auch erwähnen, wie oft das Dokument aktualisiert wird und ihm einen Platz zum Unterschreiben geben, dass er es vollständig gelesen und verstanden hat.
Und stelle sicher, dass du sie sowohl auf der Seite als auch persönlich herzlich willkommen heißt.
Du wirst wissen, dass einer der größten Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs darin besteht, dass es eine einfache und effektive Möglichkeit ist, neue Mitarbeiter:innen mit offenen Armen zu empfangen und ihnen ein Gefühl der Sicherheit zu vermitteln, damit sie sich direkt im neuen Unternehmen zurechtfinden. Aber die Vorteile hören damit nicht auf:
Ein gutes Mitarbeiterhandbuch gibt es in vielen Formen. Egal, ob Du dich entscheidest, kreativ zu werden oder dich an ein festes Geschäftsformat zu halten, ein Handbuch für deine Mitarbeiter:innen ist unerlässlich. Sie sind ein mächtiges Werkzeug für eine konsistente und informelle Kommunikation in Unternehmen jeder Größe. Und sie ermöglichen es den Mitarbeiter.innen, auf dem richtigen Fuß zu starten und diese Einstellung während ihrer gesamten Beschäftigung beizubehalten.
Wie Du dich entscheidest, die Informationen zu vermitteln, hängt also von deinen Vorlieben und der Einstellung deines Unternehmens ab. Aber die Bedeutung eines Mitarbeiterhandbuchs ist universell. Es ist absolut wichtig, dass Du eines hast und dass deine Mitarbeiter:innen es lesen, verstehen und unterschreiben.
Hier bei flair verstehen wir die Bedeutung eines soliden Mitarbeiterhandbuchs. Und unsere Lösungsagebote sind damit noch lange nicht ausgeschöpft. Nimm dir die Zeit und schau dir die Plattform an, die wir mit viel Liebe entwickelt haben, um deine bestehenden Prozesse noch effizienter zu gestalten. Dadurch dass wir auf Salesforce basieren, profitieren wir von den höchsten Sicherheitsstandards und halten uns damit an die Datenschutzrichtlinie bezüglich persönlicher Informationen zu den einzelnen Mitarbeiter:innen
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Katrin Kizilkan
Da sich die Arbeitsmodelle ständig weiterentwickeln, wird es für herkömmliche HR-Prozesse immer schwieriger, die Anforderungen von Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen zu erfüllen.
Luke Holohan
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Luke Holohan
