Was sind Recruitment KPIs und was sagen sie aus?

Recruiting KPIs können ein nützliches Recruiting-Instrument für Personaler:innen sein, um die Effektivität und Effizienz ihrer Bemühungen zu messen. Key Performance Indicators (KPIs), auch Recruiting Kennzahlen genannt, sind die Messgrößen, die wichtige Informationen liefern, wo Verbesserungspotenzial im Recruiting Prozess Luft nach oben zulässt. Ziel ist es, am Ende den gesamten Ablauf der Personalbeschaffung zu optimieren und eine optimale Candidate Experience zu gewährleisten, um den Bewerbungsprozess so angenehm wie möglich zu gestalten.

Recruiting-KPIs helfen dabei, die verschiedene Aspekte des Recruitment-relevanten Prozesses zusammenzufassen und zu analysieren. Sie bieten eine klare Übersicht über die Erfolge und Schwachstellen innerhalb der Personalbeschaffung und erlauben es Unternehmen, gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Recruiting-Strategie kontinuierlich zu verbessern und anzupassen. So bleibt eine unbesetzte Stelle nicht lange frei. Ein optimales Bewerbermanagement ist essenzieller Bestandteil dieser Strategie.

Definition Recruitment KPIs

Recruitment KPIs, auch als Recruiting-Kennzahlen oder Recruiting-KPIs bezeichnet, sind entscheidende Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators) im Personalbeschaffungsprozess.

Die wichtigsten Recruiting-KPIs umfassen im Recruiting Funnel die Time-to-Interview, Time-to-Hire/Time-to-Fill und Cost-per-Hire. Time-to-Interview gibt die Zeitspanne von der Ausschreibung einer offenen Position bis zum ersten Kennenlerngespräch an. Time-to-Hire oder Time-to-Fill misst die Zeit von der Stellenausschreibung bis zur endgültigen Besetzung der Stelle. Cost-per-Hire kennzeichnet die Kosten, die bei der Besetzung einer offenen Position entstehen bis ein neu eingestellter Mitarbeiter im Unternehmen startet.

Recruiting-Kennzahlen helfen Personalabteilungen, datenbasierte Einsichten in den Prozess der Personalsuche und Einstellung zu gewinnen, sodass sie im nächsten Schritt datenbasierte Entscheidungen treffen können. Durch den Einsatz von Key Performance Indicators wird der Personalbeschaffungsprozess transparenter und Führungskräfte können ihre Recruiting-Strategie besser darauf anpassen und optimieren.

Recruiting KPIs finden jedoch keine einheitliche Anwendung in Unternehmen, sondern variieren stark. Jedes Unternehmen verwendet die Kennzahlen, die seine spezifischen Personalbeschaffungsziele messen und bewerten können.

Warum sind Recruitment KPIs so wichtig?

Recruiting KPIs (Key Performance Indicators) sind wichtig, weil sie Unternehmen dabei unterstützen, den Erfolg ihrer Personalbeschaffungsstrategien zu messen und zu verbessern, da sie Einblicke in die Effektivität von Personalbeschaffungsprozessen bieten und Unternehmen helfen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Das Recruiting Team kann die Kennzahlen dazu nutzen, die einzelnen Prozessschritte der Stellenbesetzung genau unter die Lupe zu nehmen und Verbesserungspotenzial freizulegen. So kann man dem Fachkräftemangel entgegenwirken damit in Zukunft keine Stelle unbesetzt bleibt.

Die Rolle der KPIs im Recruiting-Prozess

Die Rolle der Recruiting-KPI besteht darin, die Leistung einzelner Maßnahmen und Verfahren im Personalbereich zu bewerten. Dadurch können Personaler:innen bewerten, welche Strategien gut funktionieren, oder welche vielleicht lieber abgeändert werden sollten. Einige der wichtigsten Kennzahlen, die im Recruiting verwendet werden, können die Anzahl der Bewerbungen pro offener Stelle, die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle und die Qualität der eingestellten Kandidat:innen (Quality of Hire) sein. Auch das Onboarding spielt teilweise noch im Rahmen der Bewertung eine Rolle, da dies über einen gelungenen Start des/der Kandidat:in entscheidet.

Die Kennzahlen sollen bestenfalls nicht nur zu einer besseren Nutzung der verfügbaren Ressourcen, sondern auch zu einer höheren Zufriedenheit der Bewerber:innen (Candidate Satisfaction) sowie zur Steigerung der Gesamtperformance des Unternehmens führen.

Im Hinblick auf Stellenanzeigen kann beispielsweise die Anzahl der Klicks Aufschluss darüber geben, wie oft sie angeklickt wurden und in welchem Jobportal sie am besten ankommen. Daraus kann man im folgenden als Handlung ableiten, dass man weitere Stellenanzeigen vorzugsweise dort veröffentlicht.

Welche Arten gibt es?

Wenn man als Unternehmen mit Recruitment KPIs arbeiten möchte, ist es wichtig, eine Auswahl der relevantesten Messgrößen für das eigene Unternehmen zu identifizieren und festzulegen. Generell ist zu unterscheiden zwischen quantitativen und qualitativen Messgrößen. Erstere beziehen sich auf Punkte, die man ganz einfach messen kann wie die Zeit von Anzeigenschaltung bis Einstellung. Qualitative Faktoren sind weitaus schwieriger zu messen und zu quantifizieren, um sie einer Bewertung zu unterziehen. Jedoch sollte dies nicht dazu führen, dass man qualitative Daten weniger berücksichtigt. Denn diese können Aufschluss über die Eignung der ausgewählten Kandidat:innen für die offenen Stellen geben, oder wie neue Mitarbeiter:innen in das Unternehmen passen. Wählt man hier die falschen Kandidat:innen aus, kann dies zu Frühfluktuation führen, was das Unternehmen viel Zeit und monetäre Ressourcen kostet.

Darüber hinaus ist nach den unterschiedlichen Recruiting Kanälen zu unterscheiden, da nicht für alle die gleichen KPIs herangezogen werden können. Neben verschiedenen Jobbörsen, gibt es Karriereportale, soziale Businessnetzwerke, oder auch eine unternehmenseigene Karriereseite, als Unterseite auf der Website. Bei letzterem können natürlich ganz andere Daten generiert werden, beispielsweise, wo die Besucher:innen gerade herkommen, wie die Verweildauer auf der jeweiligen Seite ist, wie viele Besucher eine Bewerbung lassenden usw. Diese Eckdaten erhält man bei anderen Portalen nicht, da hier nur der Outcome gemessen werden kann. Beispielsweise wie lange hat es gedauert, bis wir eine:n Bewerber:in gefunden haben.

Um umfassende Informationen über Recruitment KPIs zu erhalten, kann die Nutzung von Analyse-Tools wie Google Analytics oder LinkedIn sinnvoll sein. Mit Google Analytics können Unternehmen den Erfolg ihrer Karriereseite und die Verwendung von Recruiting-Kanälen und ihrer Conversion Rate messen, während LinkedIn wertvolle Einblicke in die Reichweite von Stellenanzeigen und das Bewerberprofil ermöglicht. Mit Hilfe dieser Analyse-Tools können Recruiter:innen ihre Strategien optimieren und zielgerichtet auf die wichtigsten Aspekte des Recruiting-Prozesses eingehen.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Analyse von Recruitment KPIs ist die Betrachtung der Vakanzen und Neueinstellungen. Hierbei kann es hilfreich sein, die Anzahl der offenen Stellen im Verhältnis zu den tatsächlich besetzten Stellen zu betrachten. Dabei spielen Kennzahlen wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Absagequote, die Cost-of-Vacancy, die Offer Acceptance Rate, oder die Qualified Candidates per Vacancy eine wichtige Rolle.

Welche Möglichkeiten gibt es zur Messung der Recruitment KPIs?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Kennzahlen zu messen und somit den Prozess effizienter und effektiver zu gestalten. Dashboards und Datenanalysen können die Kennzahlen darstellen und Manager:innen und Recruitern und Recruiterinnen einen Überblick über die Leistung des aktuellen Einstellungsprozesses gewähren.

Das Dashboard bietet dabei die Möglichkeit, die Daten visuell aufzubereiten, damit sie verständlicher präsentiert sind. Im Rahmen dieser Dashboards können besonders gut quantitative Werte festgehalten werden, wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire etc. Zudem kann ihre Entwicklung über einen Zeitverlauf abgebildet werden, um Trends zu identifizieren und ihren Anstieg, oder Abfall zu verfolgen und daraus Handlungsoptionen abzuleiten.

Bei der Datenanalyse steigt man etwas tiefer ein und versucht durch statistische Modellierung Ursachen und Zusammenhänge der KPIs zu ergründen. Auch hier alles mit dem Ziel, Handlungsoptionen zur Prozessoptimierung abzuleiten. Diese Analysen können auch zu Bewertung der einzelnen Kanäle herangezogen werden und Einflussfaktoren identifizieren.

Im Zusammenspiel bieten Dashboards und Datenanalysen eine gute Kombination, um Recruitment KPIs zu messen, deren Bedeutung zu verstehen und wirkungsvolle, datenbasierte Entscheidungen im Personalwesen zu treffen. Diese Analysetools muss man sich allerdings nicht selbst basteln, sondern kann durch Softwarehilfe die Daten speichern und verarbeiten lassen.

Tipps zur Verbesserung der Recruiting KPIs

Um die Recruiting KPIs (Key Performance Indicators) und damit auch den Recruiting Prozess selbst zu verbessern, können Unternehmen an verschiedenen Stellschrauben drehen, die wir im Folgenden einmal aufgelistet haben:

• Frühfluktuation reduzieren: Eine hohe Frühfluktuation deutet darauf hin, dass Mitarbeiter:innen in den ersten Monaten einer Beschäftigung das Unternehmen verlassen. Um dies zu verhindern, sollte die Einarbeitung und die Integration neuer Mitarbeiter:innen optimiert werden. Die kann zum Beispiel durch ein gut strukturiertes Onboarding abgewendet werden. Dabei kann eine Softwarelösung wie flair helfen, damit digitale Workflows den Mitarbeiter:innen ab Tag eins zur Verfügung gestellt werd.

• Stellenanzeigen optimieren: Die Qualität der Stellenanzeigen hat einen großen Einfluss auf die Anziehung der passenden Kandidat:innen. Doch nicht nur die Anzeige selbst, sondern auch wo sie veröffentlich wird hat enormen Einfluss auf den Erfolg. Gerade wenn man auf unterschiedlichen Plattformen inseriert, ist es wichtig den Überblick zu behalten und schnell zu reagieren, um eine optimale Candidate Experience zu gewährleisten. Mit flair kann man eine Vielzahl von Kampagnen ganz einfach schalten, verwalten und deren Erfolg tracken.

• Karriereseite gestalten: Eine eigene Karriereseite hilf dabei, Top-Kandidat:innen für die offene Stelle zu begeistern. Mit flair kann man eine Karriereseite ohne Coding-Know-How erstellen, sondern einfach mit Drag-and-Drop zusammenfügen.
• Kontinuierlich Optimierungspotenziale identifizieren: Unternehmen müssen regelmäßig ihre Recruiting-Prozesse überprüfen, um mögliche Optimierungspotenziale zu erkennen. Dazu gehören die Analyse von aktuellen KPIs sowie die Befragung von Bewerber:innen zu ihren Erfahrungen.

Fazit

Die Recruiting KPIs spielen eine zentrale Rolle, deren Erkenntnisse unbedingt in die Recruiting-Strategie mit einfließen sollten. Die Messfaktoren helfen dabei, Verbesserungspotenzial im Recruiting Prozess zu identifizieren, damit die Candidate Journey so angenehm wie möglich gestaltet wird und gleichzeitig die passenden Bewerber:innen für das Unternehmen gefunden werden. Es ist wichtig, seine Recruiting Prozesse immer wieder zu hinterfragen und an Trends anzupassen. Neben den Kennzahlen spiele auch soft Faktoren, wie das Employer Branding eine wichtige Rolle dabei, Top-Talente für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Hier können KPIs im Bereich Social Media Aufschluss über die Außenwahrnehmung des Unternehmens geben.

Zusammenfassend kann man empfehlen Recruiting-Maßnahmen aus den Kennzahlen abzuleiten, um die Jobangebote so zu platzieren, dass sie bei der gewünschten Zielgruppe Anklang finden.

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