Zeiterfassung in Salesforce - wie geht das?

Da die Zeiterfassung in den EU-Ländern mittlerweile seit dem EuGh Urteil obligatorisch ist, ist es wichtig, ein praktisches Tool zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu haben. Durch die Erfassung und Visualisierung der Arbeitszeiten in Salesforce kannst Du die Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung ab jetzt vereinfachen und die Richtlinie des Europäischen Gerichtshofs ordnungsgemäß umsetzen.

Verlierst Du manchmal den Überblick über die Zeit, wenn Du tief in der Arbeit steckst?

Es ist schwierig, die Zeit, die Du an einem Projekt gearbeitet hast, zu legitimieren, wenn Du keine genauen Angaben darüber festhältst, wann und womit Du deine Zeit verbracht hast – vor allem, wenn Du ein:e Arbeitgeber:in eines Remote Teams mit flexiblen Arbeitszeiten bist.

Wenn Du bereits das Salesforce CRM für den Vertrieb, das Marketing, den Kundendienst oder den Betrieb verwendest, stehst Du wahrscheinlich jedes Mal vor diesem Problem, wenn die Gehaltsabrechnung und die Abrechnungszyklen anstehen.

Deshalb brauchst Du eine digitale Zeiterfassung

Stundenzettel und klassische Stempeluhr gehören ab jetzt der Vergangenheit an. Manchmal fühlt sich die Zieiterfassung an, wie ein notwendiges Übel im Homeoffice, aber in diesem Artikel werden wir erörtern, wie viel Zeit Du optimieren kannst, indem Du dich auf ein Tool verlässt, das die Arbeitszeiten für dich und dein Team erfasst. Außerdem erfährst Du, wie die Nachverfolgung von Arbeitszeiten für bestimmte Aufgaben und Projekte Remote-, Hybrid- und Büromitarbeiter:innen zugute kommt.

Wir beginnen mit einer Beschreibung der verschiedenen Arten der Zeiterfassung und listen dann die Vorteile der Zeiterfassung in Salesforce auf sowie zehn Tools, die Du verwenden kannst. Schließlich zeigen wir dir, wie flair deinen gesamten Zeiterfassungs- und Anwesenheitsprozess von der Einstellung bis zur Gehaltsabrechnung automatisieren kann.

Was ist Zeiterfassung?

Mit der Zeiterfassung erfassen Unternehmen die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter:innen, um sicherzustellen, dass sie in jedem Arbeitszyklus den richtigen Betrag erhalten.

Dies ist insbesondere für Teilzeitbeschäftigte, Gelegenheitsarbeiter:innen und Lohnempfänger:innen erforderlich, die einen Stunden- oder Wochenlohn erhalten. Vollzeitbeschäftigte müssen ihre Überstunden aufzeichnen, die über ihr reguläres Gehalt hinaus vergütet werden.

In einigen Ländern und Regionen, z. B. in der EU, ist die Zeiterfassung obligatorisch. Arbeitgeber:innen müssen Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze zu überprüfen.

Die Vorgesetzten müssen auch über Krankheit, halbe Tage und andere Abwesenheiten, die sich auf die Vergütung der Mitarbeiter:innen auswirken, Buch führen.

Kurzum, bei der Zeiterfassung geht es um faire Bezahlung aber auch maximale Produktivität.

Im Bezug auf HR-Software wird die Zeiterfassung als eine von der Abwesenheitsverwaltung und Urlaubsplanung getrennte Funktion betrachtet. Denn mit einer Zeiterfassungssoftware kannst Du einen Timer für eine bestimmte Tätigkeit einstellen oder die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit protokollieren, zum Beispiel "Verkaufsgespräch mit Kunde X".

Dies unterscheidet sich von der Vermerkung eines Krankheitstages, was eher als eine kalenderbezogene Funktion angesehen werden könnte.

In diesem Sinne gibt es drei Arten der Zeiterfassung:

• Die digitale Zeiterfassung ist die einfachste Form der Zeiterfassung. Die Mitarbeiter:innen melden sich zu Beginn ihres Arbeitstages an und melden sich ab, wenn sie ihren Arbeitstag beenden. Bei der digitalen Zeiterfassung verwendet man einen Echtzeit-Timer. Hier kann zudem die Anzahl der für eine bestimmte Aufgabe aufgewendeten Stunden protokolliert und nachträglich leichter ermittelt werden. Auch für die Verwendung im Homeoffice ist die Zeiterfassung online essenziell, damit der/die Arbeitgeber:in der Dokumentationspflicht im Rahmen der elektronischen Zeiterfassung nachkommt.

• Zeiterfassung mit physischen Geräten ist besonders für hybride Arbeitsmodelle oder Unternehmen mit örtlich gebundener Anwesenheit interessant. Auch hier können wir von flair eine Lösung zu offerieren.
• Eine Kombination aus beiden Formen kann durch flair abgebildet werden. Was sonst mühevoll, teilweise sogar manuell nachgehalten werden muss, gehört nun der Vergangenheit an. Dadurch werden Fehlerquellen vermieden und Prozesse optimiert und verschlankt.

Durch diese Gesamtlösung von flair kann auch im folgenden die auf der Zeitabrechnungs basierende Lohnabrechnung schneller und einfacher vorgenommen werden.

Zeiterfassungsmöglichkeiten

Wenn es dir hauptsächlich um die Anwesenheit der Mitarbeiter:innen geht, ist die klassische Zeiterfassung ausreichend.

Reine Zeiterfassung

Du kannst ein papiergestütztes System verwenden, das zur Verarbeitung digitalisiert wird, manuelle Einträge in Tabellenkalkulationen vornehmen oder dich auf eine Zeiterfassungssoftware verlassen, die dies automatisch oder halbautomatisch erledigt.

Zeiterfassung projektbezogen

Wenn Du eine genaue Projektzeiterfassung benötigst, um die für mehrere Projekte pro Tag aufgewendete Zeit zu erfassen, ist eine Zeiterfassungssoftware die beste Option, da die Zeitmessung im Hintergrund läuft, während die Arbeit erledigt wird.

Du kannst dich auch für intelligente Zeitmesser entscheiden, die automatisch aktiviert werden, wenn ein:e Mitarbeiter:in zu einer anderen Aufgabe wechselt oder seinen/ihren Schreibtisch verlässt.

Der größte Nachteil dieser Zeiterfassungsmethode besteht darin, dass sie bei den Mitarbeiter:innen, die wissen, dass jede Minute aufgezeichnet wird, ein Gefühl der Beunruhigung hervorrufen kann.

Zeiterfassung digital

Diese Zeiterfassungsmethode gibt den Mitarbeiter:innen mehr Kontrolle und Autonomie über ihre Zeiterfassungsmöglichkeiten und vereinfacht es, ihren Arbeitstag zu strukturieren.

Die Zeiterfassungssoftware könnte einen höheren Verwaltungsaufwand bedeuten, da sie das Ausfüllen von Stundenzetteln erfordert. Der große Vorteil der Zeiterfassung besteht jedoch darin, dass Unstimmigkeiten leichter aufgedeckt werden können, da man den gesamten Arbeitstag und die Arbeitswoche auf einen Blick sieht und die Arbeitsstunden aufzählen kann.

Wenn die Tagesspalte nicht die Summe von acht Stunden ergibt, weiß der/die Mitarbeiter:in sofort, dass etwas protokolliert werden muss oder dass er/sie seine/ihre Arbeit für den Tag noch erledigen muss.

Vorteile der Zeiterfassung in Salesforce

Salesforce ist seinem Ruf als cloudbasiertes Produkt für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) längst entwachsen.

Es bietet nach wie vor all die umfangreichen CRM-Funktionen, auf die sich die Vertriebsteams großer Unternehmen verlassen, und es fügt ständig weitere Funktionen für Vertrieb, Marketing, Kundendienst, Betrieb und andere Geschäftsprozesse hinzu.

Eine der Funktionen, die den Teams einen zusätzlichen Effizienzschub verleiht, ist die Zeiterfassung, denn sie ermöglicht Echtzeitberichte über abrechenbare Stunden, die Produktivität des Teams und den Projektfortschritt.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Hybrid- oder Fernarbeit anstelle von Büroarbeit. Daher ist es wichtig, intelligentere Arbeitsabläufe für die digitale Kommunikation einzurichten und gleichzeitig einen vollständigen Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen zu behalten.

Wenn dein Unternehmen Salesforce zur Messung und Verwaltung der Servicebereitstellung und des Kundenerfolgs verwendet, lässt sich eine umfassende Zeiterfassungslösung problemlos in deine aktuellen Arbeitsabläufe integrieren.

Die Vorteile der Salesforce-Zeiterfassung sind vielfältig. Dazu gehören:

• Genaue Zeiterfassung der Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter:innen
• Vermeidung von Burnout und unnötigen Überstunden durch die Erinnerung der Mitarbeiter:innen an Pausen
• Ermöglichung der Zeiterfassung für einzelne Mitarbeiter:innen und bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Erleichterung durch flexible, über den Tag einteilbare Arbeitszeiten für die Mitarbeiter:innen
• Integration in Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme, so dass die Arbeitsstunden und Überstunden der Mitarbeiter:innen automatisch berechnet und in die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgenommen werden
• Integration einer CRM-Zeiterfassung, um über die mit jedem Kunden verbrachte Zeit zu erfassen und deine Vertriebspipeline zu verbessern
• Unterstützung beim Projektmanagement und bei der termingerechten Lieferung von Projekten, wobei eine Aufschlüsselung der Projektkosten und der genauen Zeit, die für jede Aufgabe aufgewendet wurde, angezeigt wird
• Bereitstellung wertvoller Statistiken über die Leistung von Mitarbeiter:innen mit detaillierten Zeiteinträgen
• Hilfe bei der Identifizierung von Kommunikationsengpässen und lästigen Verwaltungsaufgaben, die optimiert werden können
• Ermöglicht die frühzeitige Erkennung von unmotivierten Mitarbeiter:innen oder geringer Produktivität bei der Arbeit
• Zeiterfassungs App für die Dokumentation von mobilem Arbeiten.

10 Salesforce-Apps zur Zeiterfassung

Es gibt dutzende von speziellen Zeiterfassungssystemen auf Salesforce AppExchange, dem Marktplatz für Drittanbieteranwendungen für Salesforce-Benutzer.

Im Folgenden listen wir eine Auswahl davon auf, um zu zeigen, welche Zeiterfassungstools es im Salesforce-Ökosystem gibt und wie sie funktionieren.

1. Clockify

Clockify ist eine App zur Zeiterfassung, die Lightning-kompatibel ist und als Browsererweiterung für Chrome oder Firefox installiert werden kann. Sobald Du ein Konto erstellt hast, kannst Du die Browsererweiterung installieren und sie in Salesforce öffnen.

Sie erstellt eine Schaltfläche "Start Timer" für dich und dein gesamtes Team in Salesforce und ermöglicht dir die Zeiterfassung über Desktop und Mobilgeräte. Du kannst die Zeit auch manuell erfassen.

2. Mission Control

Mission Control ist Teil der Sammlung von Produktivitätssoftware auf Salesforce AppExchange. Sie bietet Whiteboarding- und Kollaborationsfunktionen sowie die Möglichkeit zur Zeiterfassung und Fortschrittsaufzeichnung.

Diese App bietet mehrere Berichtsoptionen, einschließlich Stundenzetteln, Urlaubstagen und Burn-Down-Charts.

3. Precursive PSA

Professional Services Automation (PSA) im Projektmanagement beschreibt die Technologie, die sich wiederholende Geschäftsaufgaben automatisiert, um die Durchlaufzeit zu optimieren.

Precursive PSA wurde für das Ressourcenmanagement und die Verfolgung der abrechenbaren Stunden, Urlaubstage, Fähigkeiten und KPIs der Mitarbeiter:innen entwickelt. Es ermöglicht die Kapazitätsplanung und die Zusammenarbeit mit Kund:innen.

Du kannst Projektmeilensteine setzen und Precursive PSA zur Verwaltung der Projektfinanzen und der Kundenabrechnung verwenden.

4. Response Time Tracker von Softsquare

Response Time Tracker ist ein einfaches Tool zur Verfolgung der Reaktionszeiten deines Vertriebsteams auf Leads, Kontakte und Fälle.

Es erfasst automatisch, wie viel Zeit jedes Mitglied des Teams benötigt, um diese kritischen potenziellen Kund:innen zu erreichen, und erstellt Berichte, damit Du leicht erkennen kannst, wo Du deine Vertriebspipeline optimieren musst.

5. Inspire Planer

Inspire Planner ist eine weitere PSA-App für das Projektmanagement, die Tools für das automatische Ressourcenmanagement, Produktivitätsberichte und den Projektfortschritt bietet.

Neben einer Stoppuhr für die Zeiterfassung sowie täglichen und wöchentlichen Stundenzetteln bietet Inspire Planner agile Sprints und Workflows, die Festlegung von Meilensteinen, die Bewertung von Projektrisiken und die Erstellung von Aufgabenerinnerungen, damit dein Team auf Kurs bleibt.

6. Vaykay

Vaykay ist ein Zeit- und Urlaubsantragsverfolger, der es Mitarbeiter:innen ermöglicht, Genehmigungen für stunden- und tageweise Freistellungen zu beantragen.

Manager:innen können mit Vaykay auf einfache Weise den Überblick über die Abwesenheit von Mitarbeiter:innen, Unternehmensausgaben und verschiedene Arten von Urlaub und Ferien behalten. Es erstellt Berichte über diese Abwesenheiten und Ausgaben, die zur Berechnung von Überstunden, Rückstellungen und anderen Auszahlungen verwendet werden können.

Vaykay bietet jedoch keine Funktionen zur Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.

7. Time And Expense (Professional)

Time And Expense (Professional) bietet mehrere Möglichkeiten der Zeit- und Spesenerfassung, z. B. über Web, Handy, E-Mail, Tabellenkalkulationen und Kreditkartentransaktionen. Du kannst deine firmeneigenen Spesenrichtlinien hinzufügen, und es bietet Unterstützung für Steuerberücksichtigung.

Du kannst Projektzeiten und Spesen mit Kund:innen kommunizieren und hast die Möglichkeit, direkt von ihnen Genehmigungen einzuholen.

8. Aduno

Aduno ist eine Plattform für Projektmanagement, Spesenabrechnungen und Kundenabrechnungen, die es dir ermöglicht, Zeit und Spesen für Projekte zu erfassen und dem/der Kund:in in Rechnung zu stellen.

Um einen Lead von einer Opportunity zum Kundensupport zu bringen, muss eine Transaktion stattfinden. Und genau hier kommt Aduno ins Spiel. Aduno erstellt automatisch Angebote und Rechnungen für neue Kund:innen auf der Basis der erfassten Zeit und Spesen.

9. TMetric

TMetric ist ähnlich wie Clockify. Sobald Du dich für dein Konto angemeldet hast, kannst Du die Browsererweiterung hinzufügen und die Zeiterfassung über dein Salesforce-Konto starten.

Mit TMetric musst Du die für Aufgaben aufgewendete Zeit nicht manuell messen – bei jeder Aufgabe in Salesforce erscheint eine Schaltfläche "Timer starten", auf die Du klicken kannst, um die Zeiterfassung zu starten. TMetric stoppt den Timer automatisch, sobald Du zu einer anderen Aufgabe wechselst, wodurch der Aufwand für die genaue Erfassung deiner Arbeitsstunden minimiert wird.

Falls erforderlich, kannst Du die Zeiteinträge bearbeiten, bevor Du Berichte und Rechnungen für Kund:innen exportierst.

10. ClickTime

ClickTime bietet auch eine spezielle Zeiterfassung, die in Salesforce integriert ist, einen sogenannten Connector. Clicktime kann für die automatische Erstellung von Projekten verwendet werden, sobald bestimmte Pipeline-Kriterien erfüllt sind.

Es kann dann die für das Projekt aufgewendete Gesamtarbeitszeit, die abrechenbaren Stunden und die Projektkosten verfolgen und diese von der ClickTime-App zurück an Salesforce senden.

Warum flair für die Zeiterfassung in Salesforce verwenden?

Wir haben zehn Zeiterfassungstools aufgelistet, die mit Salesforce verwendet werden können. Warum solltest Du also noch etwas anderes benötigen?

Weil wir wissen, dass eine echte Zeiterfassungslösung kein isoliertes Tool ist – sie muss die tatsächliche Zeit für Aufgaben in deinen Geschäftsprozessen erfassen und nahtlos mit Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung und Leistungsmanagement zusammenarbeiten.

flair ist eine HR-Plattform, die nativ auf Salesforce aufgebaut wurde, mit dem einzigen Ziel, dich beim Erreichen deiner Geschäftsziele zu unterstützen und gleichzeitig eine gesunde Unternehmenskultur zu etablieren.

Die fortschrittlichen Zeiterfassungsfunktionen von flair ermöglichen es deinem Team, die Arbeit zu verfolgen und aufzuzeichnen, wo auch immer sie erledigt wird – ob auf dem Handy oder im Internet – mit Hilfe eines Timers oder der Erfassung mit physischen Geräten. Die Zeiterfassung wird geräteübergreifend synchronisiert, so dass dein Timer beim Wechsel von einem Gerät zum anderen nicht ins Stocken gerät.

Standortbezogene Zeiterfassung und physische Zeiterfassungsgeräte können verwendet werden, um die Zeiterfassungsdaten weiter anzureichern.

Mitarbeiter:innen können den Timer in ihrem Employee Hub oder über die flair Mobile App starten und Einträge später bei Bedarf bearbeiten. Der Arbeitsbeginn kann auch im Nachhinein eingetragen werden, sollte man einmal vergessen haben, den Startknopf zu drücken. Die geleistete Arbeitszeit ist jederzeit im flair Employee Hub für den/die Mitarbeiter:in einsehbar.

Sowohl für große Unternehmen, als auch für kleine Unternehmen kann diese Funktion die Personaleinsatzplanung enorm erleichtern. Die flair Anwendungen sind DSGVO konform und auf dem sicheren Gerüst von Salesforce aufgebaut.

Der Genehmigungsprozess für Vorgesetzte ist integriert, und Du kannst Rahmen für die Zeiterfassung basierend auf verschiedenen Zeitzonen, Gesetzen und flexiblen Arbeitszeiten einrichten.

Du kannst Regeln für die Länge und Häufigkeit von Pausen aufstellen, um sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter:innen nicht überlastet und ausgebrannt sind und flair berechnet Überstunden automatisch.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist vollständig automatisiert und integriert, mit der Option, bei Bedarf DATEV-Exporte durchzuführen. Die erfassten Daten sind Dank der Softwarelösungen einfach zu exportieren.

Bei der Zeiterfassung geht es um faire Entlohnung und Produktivität – mit flair hast Du alles im Griff. Auch deine Mitarbeiter:innen sehen, ob sie bereits alle Sollstunden abgeleistet haben und sie der täglichen Arbeitszeit entsprechend tätig waren. Das macht auch die Urlaubsverwaltung besonders übersichtlich. Excel-Tabellen müssen nicht mehr aufwendig erstellt und Nachkalkulationen angestrengt werden. Die mobile Zeiterfassung macht es möglich, sowohl auf Android, als auch auf Apple Geräten ein Einstempeln und Ausstempeln durchzuführen.

So funktioniert die Zeiterfassung mit flair

Du hast die Wahl zwischen Zeiterfassung, manueller Zeiterfassung oder projektbezogener Zeiterfassung mit flair.

Für die Zeiterfassung gehe einfach zu Beginn deines Arbeitstages in das Employee Hub und klicke auf die Schaltfläche Zeiterfassung starten, um den Timer zu starten. Dadurch werden deine Arbeitsstunden genau aufgezeichnet. Drücke die Schaltfläche Pause, um Pausen zu machen, Play, um deine Pause zu beenden, und Stop, um sich am Ende der Schicht abzumelden.

Du kannst auch Projekte erstellen und die Mitarbeiter:innen die Zeit für bestimmte Projekte erfassen lassen. Auch Zeiterfassungsterminals für die physische Zeiterfassung können in die Softwarelösung in der Übersicht implementiert werden. So ist es auch für Teams die Hybrid arbeiten oder einen Außendienst haben einfacher möglich als bisher, dem Arbeitszeitgesetz zu entsprechen, ohne zu einer bestimmten Zeit an einer Stechuhr zu stehen. Die neuen Arbeitszeitmodelle erfordern eine gewisse Flexibilität in der Arbeitszeiterfassung. Gleichzeitig muss den Anforderungen des Bundesarbeitsgerichts entsprochen werden.

Ein neues Projekt in flair starten

Um als Manager:in ein neues Projekt zu starten, melde dich in der flair HR-App in Salesforce an und gehe auf die Registerkarte Anwesenheit. Erstelle ein neues Projekt und lege deine spezifischen Parameter fest, z. B. die zugewiesene Zeit sowie das Start- und Enddatum.

Sobald das Projekt gespeichert ist, kannst Du zum Menüpunkt Zeiterfassung navigieren. Klicke dann auf die Registerkarte Projekte, um alle deine Projekte zu sehen.

Du kannst deine Projekte öffnen und bearbeiten und die Anzahl der für jedes Element erfassten Stunden sehen.

Auf diese Weise können Manager:innen leicht nachvollziehen, wie viel Zeit Mitarbeiter:innen für Projekte aufwenden und wie viel Zeit bis zum Projektabschluss verbleibt. Es hilft auch, das Projektbudget und die Erwartungen der Kund:innen besser zu verwalten.

Einsehen und Bearbeiten von Zeiterfassungsbögen

Die Mitarbeiter:innen können jederzeit zu ihrem Zeiterfassungsbereich im Employee Hub zurückkehren, um den Status der Genehmigungen durch den/die Vorgesetzte:n einzusehen, zu bearbeiten und zu überprüfen.

Auf der Registerkarte Übersicht sehen sie eine Zusammenfassung ihrer Arbeitszeit in der aktuellen Woche und den vorangegangenen Wochen sowie die geplanten Stunden für die kommenden Wochen. Sie können Korrekturen an ihren erfassten Stunden vornehmen und eine Notiz für ihre:n Vorgesetzte:n hinzufügen.

Das Zeiterfassungstool von flair ist einfach einzurichten und zu nutzen. Unsere intuitive Benutzeroberfläche für Desktop- und Mobilgeräte ermöglicht eine schnelle Einarbeitung für Manager:innen und Mitarbeiter:innen gleichermaßen.

Das Beste an der Zeiterfassung auf flair? Du musst kein Salesforce-Kunde sein, um von den Funktionen von flair zu profitieren. Unsere Plattform kann als eigenständiges Produkt verwendet werden und eignet sich perfekt für Unternehmen mit zwei bis 10.000+ Mitarbeiter:innen.

Andere Zeitmanagement-Tools auf flair

Neben den praktischen und präzisen Zeiterfassungsfunktionen von flair kannst Du unsere Plattform auch auf andere Weise nutzen, um deine Zeit bei der Arbeit besser zu verwalten.

Schauen wir uns die Möglichkeiten an:

• Talent Management: flair bietet eine Vielzahl von Funktionen, die dir helfen, während des Rekrutierungsprozesses Zeit zu sparen. Du kannst eine einzige Stellenanzeige auf mehreren Stellenbörsen veröffentlichen (über 2.500 sind verfügbar) und eine Karriereseite für dein Unternehmen erstellen, um den Anzeigen- und Bewerbungsprozess zu automatisieren. Außerdem bieten wir ein Tool zur Analyse von Lebensläufen, mit dem Du wertvolle Informationen aus den Lebensläufen der Bewerber:innen extrahieren und deine Datenbankfelder ausfüllen kannst. Du kannst benutzerdefinierte Dokumentvorlagen erstellen und deinen Teammitgliedern automatisch Bewerberbewertungen zuweisen, um den Rekrutierungsprozess zu vereinfachen. Sobald ein:e Bewerber:in eingestellt ist, kannst Du ihn/sie in einen automatisierten Onboarding-Workflow aufnehmen, um ihn/sie zu begrüßen, ihn/sie aufzufordern, seine/ihre Mitarbeiterdaten auszufüllen und die relevanten Dokumente zu unterschreiben. Diese Funktionen sparen eine Menge Zeit bei der Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen.

• Kompetenzmatrix: Eine weitere Funktion, die flair zur Verbesserung deines Projektmanagementprozesses bietet, ist die Skills Matrix. Manager:innen können neue Fähigkeiten erstellen, sie Mitarbeiter:innen zuweisen und Bewertungen zu deren Fähigkeiten anfordern. flair zeigt diese dynamischen Fähigkeiten in einem Rasterformat an, um dir einen Überblick über die Stärken und Verbesserungsbereiche deines Teams zu geben. Wie hilft das beim Zeitmanagement? Wenn Du weist, wer die richtigen Mitarbeiter:innen für die jeweilige Aufgabe sind, sparst Du viele Stunden an Ineffizienz. Mithilfe der Funktion "Kompetenzmatrix" kannst Du relevante Aufgaben den Mitarbeiter:innen zuweisen, die in den einzelnen Fachgebieten am besten qualifiziert sind, um deine Projekte effizienter voranzubringen.
• Abwesenheitsmanagement: Mit den Abwesenheitsmanagement-Funktionen von flair kannst Du die Kategorien und Regeln für die Urlaubserfassung für mehrere Länder anpassen, um internationale Arbeitsgesetze einzuhalten. Mitarbeiter:innen können ganz einfach ihre Abwesenheit beantragen und die Verfügbarkeit ihres Teams in einer übersichtlichen Kalenderansicht einsehen. Dies hilft nicht nur dir, Überschneidungen zu erkennen und Teamprojekte besser zu planen, sondern ermöglicht auch anderen Teammitgliedern, fundierte Entscheidungen für eine optimierte Zeiteffizienz zu treffen. Du wirst benachrichtigt und kannst Abwesenheitsanträge über Desktop, Mobile und Slack genehmigen. Außerdem bieten wir Integrationen mit anderen beliebten Business-Apps wie Google Calendar und Calendly. Mit unseren leistungsstarken Berichtsfunktionen, die dir einen Überblick über die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter:innen verschaffen, ist die Überwachung von Fehlzeiten ein Kinderspiel.

• Workflow-Automatisierungen: Mit flair kannst Du Aufgaben-Workflows für Mitarbeiter:innen einrichten, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was zu tun ist und wann es benötigt wird. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird der nächste Schritt ausgelöst, so dass die Arbeit mit minimalen Unterbrechungen erledigt werden kann. Dies ist besonders praktisch, wenn neue Mitarbeiter:innen eingearbeitet werden und die relevanten Unterlagen für ihre Beschäftigung zusammenstellen. Du kannst Onboarding-Workflows erstellen, bearbeiten und duplizieren und sie bestimmten Abteilungen oder Fachgebieten zuweisen. Dank der Slack-Integration kann flair dein Team automatisch mit Erinnerungen an die Erledigung der zugewiesenen Aufgaben erinnern. Darüber hinaus ermöglichen dir unsere API und die Integration von Drittanbieter-Apps die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Apps.

• Integrierte Gehaltsabrechnung: Wir haben bereits erwähnt, wie flair dich bei der Automatisierung von Vergütungen, Überstunden und Abwesenheitszeiten für die Gehaltsabrechnung unterstützt. Mit unserer integrierten Lohn- und Gehaltsabrechnung hast Du alles im Griff, wenn es Zeit für die Auszahlung ist. flair verarbeitet die Lohn- und Gehaltsabrechnung vor, sodass Du deine Beträge sehen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen kannst. Du kannst mehrere Gesetzgebung berücksichtigen, um sicherzustellen, dass du jedem/jeder Mitarbeiter:in den richtigen Betrag zahlst, egal wo auf der Welt er/sie sich befindet. Gehaltsabrechnungsdatenblätter können gemeinsam bearbeitet werden, und Änderungen werden hervorgehoben, so dass Du jeden Cent im Auge behalten kannst. Ganz gleich, ob Du eine integrierte, internationale Gehaltsabrechnungslösung verwendest oder einfach nur einen Excel- oder DATEV-Export benötigst, flair wird für dich arbeiten.
• Schichtplaner: Neben der Zeiterfassung und der Kompetenzmatrix, die flair bietet, kannst Du unseren leistungsstarken, kollaborativen Schichtplaner nutzen, um bei deiner Mitarbeiterplanung zu berücksichtigen, wann und wo sie am dringendsten benötigt werden. Die Mitarbeiter:innen werden automatisch über anstehende Schichten benachrichtigt und können einen Schichttausch oder andere Änderungen beantragen. Die Schichten können in einem einfachen, farbcodierten Kalenderformat angezeigt und nach mehreren Standorten gefiltert werden. Du kannst Schichten auch mit vordefinierten Bezeichnungen versehen, damit die Mitarbeiter:innen wissen, in welchen Bereichen sie arbeiten müssen. Der Schichtplaner hilft allen in deinem Team, insbesondere den Lohnarbeitern, über ihre Arbeitszeiten auf dem Laufenden zu bleiben und zu wissen, wo sie ihre Zeit eintragen müssen.

Deine nächsten Schritte

Wir hoffen, dass dieser Artikel dir geholfen hat, die Vorteile der Zeiterfassung am Arbeitsplatz zu verstehen, und dass er dich dabei unterstützt hat, das richtige Tool für eine genaue Zeiterfassung in deinem Unternehmen mit Salesforce zu finden.

Unabhängig davon, ob deine Teammitglieder es vorziehen, sich jeden Tag ein- und auszustempeln oder die genauen Arbeits- und Pausenzeiten zu protokollieren, stehen dir mehrere Tools zur Verfügung, die Du ausprobieren kannst.

Die Zeiterfassung in Salesforce ist aus mehreren Gründen hilfreich: Sie erleichtert die genaue Lohnabrechnung, das Management der Work-Life-Balance, die Rechnungsstellung an Kund:innen und die Überwachung der Produktivität deines Teams.

Berichte zur Zeiterfassung können viel über deine Unternehmenskultur verraten.

Wenn Du dich für ein spezielles Projektmanagement- oder Zeiterfassungstool entscheidest, stelle sicher, dass es in Verbindung mit den anderen Geschäftsprozessen in deinem Unternehmen verwendet werden kann. Dies könnte über Salesforce oder andere Integrationen mit Anwendungen von Drittanbietern erfolgen.

flair bietet fortschrittliche Zeiterfassungsfunktionen und ein komplettes Toolset für die Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung in deinem Unternehmen mit Salesforce.

Um zu sehen, wie flair deinem Unternehmen helfen kann, buche eine Demo.

Wenn Du mehr über Zeiterfassung erfahren möchten, lies unseren kostenlosen Leitfaden.

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