Schichten mühelos koordinieren

Schichtplanungs-Software, auch bekannt als Personaleinsatzplanung-Software oder Dienstplan-Software, ist ein Werkzeug, das Unternehmen bei der effizienten Organisation und Verwaltung ihrer Personaleinsatzpläne unterstützt. Sie rationalisiert den Planungsprozess und ermöglicht es Arbeitgebern, Arbeitspläne einfach zu erstellen, zu bearbeiten und zu kommunizieren. Diese Software ist oft mit Funktionen wie Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement integriert.

Die Schichtplanung ist für ein effektives Personalmanagement unerlässlich. Sowohl kleine Unternehmen als auch multinationale Konzerne müssen ihren Personalbedarf kennen und in der Lage sein, ihre Mitarbeiter effizient einzuteilen. Ein Schichtplanungstool oder online Schichtplaner kann der Schlüssel sein, um häufige Probleme wie Planungskonflikte, Über- oder Unterbesetzung und unnötige Überstunden zu vermeiden.

Moderne Schichtplanungssoftware ersetzt ausgedruckte Excel-Tabellen und Dienstpläne, spart Zeit bei der Planung und verbessert die Kommunikation im Team. Sie bietet einen besseren Überblick über die zeitlichen Einschränkungen der Mitarbeiter und kann helfen, die Arbeitskosten zu kontrollieren, indem sie das Personal auf der Grundlage des tatsächlichen Planungsbedarfs zuweist.

Je nach den Anforderungen des Unternehmens können die Planungswerkzeuge in eine Zeiterfassungssoftware integriert werden, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich zu Beginn ihrer Schicht zu melden und die Arbeitszeiten zu erfassen. Durch die Integration mit Abwesenheitskalendern können Schichtplanungstools auch bezahlte Urlaube, Krankheitstagen, Feiertage und Ruhezeiten berücksichtigen und so einen genaueren Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter geben.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die meisten Schichtplanungsprogramme cloudbasiert sind, d. h. Mitarbeiter und Manager können von überall auf die Schichtpläne zugreifen. Online-Schichtplaner synchronisieren alle Änderungen an der Urlaubsplanung und den Arbeitsschichten und verringern so das Risiko von Missverständnissen und Nichterscheinen.

Die beste Schichtplanungs-Software sollte einfach zu bedienen sein, mit Drag-and-Drop-Funktionalität und integrierte Arbeitszeiterfassung. Eine effiziente Schichtplanung führt nicht nur zu einer Zeitersparnis, sondern kann auch die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern, da sie eine bessere Work-Life Balance ermöglicht.

Ein effizientes Workforce Management muss den Personalbestand innerhalb eines Unternehmens, die Fähigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter sowie ihre Verfügbarkeit berücksichtigen. Diese Faktoren sind nicht nur für eine effektive Schichtplanung wichtig, sondern spielen auch eine Rolle bei der Personalbeschaffung und der Budgetierung.

Auch die Einhaltung von Vorschriften ist für das Workforce Management und die Schichtplanung von grundlegender Bedeutung. In Deutschland und im Rest der EU gibt es zum Beispiel viele strenge Vorschriften darüber, wie viele Stunden pro Woche die Mitarbeiter arbeiten dürfen und wie oft sie eine Pause brauchen. Das ist der Grund, warum die Arbeitszeiterfassung jetzt Pflicht ist.

Aus diesem Grund erfordert ein effektives Workforce Management eine Lösung, die Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Recruiting-Tools kombiniert.

flair ist eine auf Salesforce basierende All-in-One-HR-Suite. Sie umfasst Funktionen, die von der Rekrutierung und dem Onboarding bis zur Zeiterfassung und dem Leistungsmanagement reichen. Für Unternehmen, die im Schichtbetrieb arbeiten, bieten wir als optionales Add-on auch eine Schichtplanungsfunktion an.

Unser Schichtplaner ist eine benutzerfreundliche App zur Mitarbeiterplanung, mit der Manager Schichten planen und Schichtpläne an Teammitglieder verteilen können. Benutzer können in Salesforce vordefinierte Schichten für täglich wiederkehrende Aufgaben erstellen und diese mit nur einem Klick zum Arbeitsplan hinzufügen. Selbst komplexe Schichtmodelle mit mehreren Unternehmensstandorten lassen sich in flair abbilden.

Manager können auch offene Schichten veröffentlichen, die von Mitarbeitern angefordert werden können, um die Flexibilität der Planung zu erhöhen. Über unseren Self-Service Employee Hub können Mitarbeiter auch Schichten mit Kollegen tauschen. Benutzer können Notizen zu einer Schicht hinzufügen, um Mitarbeiter oder Manager auf dem Laufenden zu halten und sie bei der Vorbereitung zu unterstützen.

Für Arbeiten, die eine bestimmte Ausbildung, Zertifizierung oder Erfahrung erfordern, kannst Du Schichten mit den erforderlichen Fähigkeiten kennzeichnen. So kannst Du genauer planen und eine Unterbesetzung in einem bestimmten Bereich vermeiden. Die Filterung nach Standort ermöglicht es Unternehmen mit mehreren Standorten auch, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter in einer bestimmten Woche zu prüfen und entsprechend zu planen.

Die Kalenderansicht des flair Schichtplaners erleichtert Managern und Mitarbeitern den Überblick über anstehende Schichten. Sie ist zur leichteren Erkennung farbcodiert und mit unseren Funktionen zur Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung integriert. Auf einen Blick siehst Du, wie viele Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter eingeplant sind. Geplante Auszeiten werden ebenfalls übersichtlich im Schichtkalender dargestellt.

Mit flair kannst Du auch feste Pausenzeiten während einer Schicht definieren und bezahlte Zeit festlegen, die die Mitarbeiter zu Beginn oder am Ende einer Schicht zur Vorbereitung nutzen. Mit diesen Funktionen kannst Du die lokalen Arbeitsnormen leichter einhalten.

Der Schichtplaner ist eine Funktion innerhalb der flair HR-App auf Salesforce. Wenn ein Manager einen Schichtplan erstellt und veröffentlicht, werden die Informationen sofort mit dem Employee Hub, unserem Self-Service-Mitarbeiterportal, synchronisiert. Die Mitarbeiter werden sofort per E-Mail oder über eine In-App-Nachricht benachrichtigt.

In unserem Help Center-Artikel erfährst Du genau, wie Du mit flair ganz einfach Schichten planen und verwalten kannst.

Neben der Schichtplanung bietet flair eine Zeiterfassungsfunktion mit einer digitalen Stechuhr. Die Mitarbeiter können die Zeit einfach erfassen und mit nur einem Klick ein- und ausstempeln. Dies hilft Unternehmen, die arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten, Überstunden zu verwalten und die Arbeitskosten unter Kontrolle zu halten. Die Zeiterfassungsbögen werden sicher in Salesforce gespeichert und können im Employee Hub eingesehen werden.

Das Abwesenheitssmanagement ist ebenfalls vollständig in den flair Schichtplaner integriert und bietet einen umfassenden Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter.

Zeiterfassung und Abwesenheitsanträge sind beide in unserer mobilen App für Android und iOS verfügbar.