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Spesengruppen
Bündeln Sie alle Kosten einer Reise oder Veranstaltung in einer Gruppe. Einreichen, Freigabe und Ablehnung gelten für alle Ausgaben darin.
Spesenmanagement
Spesenabrechnung ohne Zettelwirtschaft
Mitarbeitende reichen Belege im Employee Hub oder in der flair App ein, flair liest sie für Sie aus. Führungskräfte geben eine ganze Dienstreise in einem Schritt frei.
Vom Beleg bis zur Erstattung
Strukturierte Abrechnungen, automatische Berechnungen und klare Freigaben an einem Ort.
Belegerkennung per OCR
Laden Sie einen Beleg hoch: flair liest ihn aus, legt die Positionen an und ergänzt Händler, Kategorie und Beschreibung.
Automatische Kilometerberechnung
flair berechnet die Strecke zwischen Start- und Zieladresse und wendet Ihren hinterlegten Kilometersatz an.
Einreichen per App
Mitarbeitende fotografieren den Beleg und reichen Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen oder Auslagen direkt in der flair App ein.
Für Mitarbeitende
Spesen in wenigen Minuten einreichen
Mitarbeitende erfassen Ausgaben im Employee Hub oder in der flair App, hängen den Beleg an und speichern Entwürfe, bis alles vollständig ist. Eine Rechnung lässt sich in mehrere Positionen mit jeweils eigenem Händler aufteilen.
- Reisen und Veranstaltungen als Spesengruppe bündeln
- Belege automatisch per OCR auslesen
- Fahrtstrecke aus den Adressen berechnen
Für Führungskräfte
Ganze Dienstreisen in einem Schritt freigeben
Führungskräfte sehen offene Spesen unter My Team im Employee Hub und genehmigen oder lehnen eine komplette Spesengruppe auf einmal ab. Rückfragen klären Sie per Kommentar direkt an der Abrechnung, die Buchhaltung markiert genehmigte Spesen als erstattet.
- Klare Status von Entwurf bis Erstattet
- Kommentare mit Benachrichtigung aller Beteiligten
- Spesendetails direkt in der Genehmigungsanfrage
Für HR
Ihre Reisekostenrichtlinie, automatisch angewendet
Legen Sie Spesenregeln einmal in Salesforce fest, und flair berechnet Kilometergeld, Verpflegungsmehraufwand und weitere Pauschalen, sobald Mitarbeitende Positionen erfassen. Der Tax Manager ordnet jeder Ausgabenart den passenden Steuersatz zu.
- Sätze pro Kilometer, Tag oder Übernachtung
- Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahreslimits
- Regeln je Abteilung oder Land
- Eigene Händler und Spesenkategorien
Weitere Funktionen von flair entdecken
Gehaltsabrechnung
Damit Gehaltszahlungen jedes Mal reibungslos laufen
flair Mobile App
Mehr Effizienz im HR – jederzeit und überall
Mitarbeiter:innen Hub
Vereinfachen Sie tägliche HR-Aufgaben mit dem Self-Service Employee Hub für Zeiterfassung, Abwesenheitsanträge, Dokumente, Mitarbeiterengagement und vieles mehr.
Integrationen für besseres HR
Häufige Fragen zum Spesenmanagement
Eine Spesengruppe bündelt zusammengehörige Ausgaben, zum Beispiel alle Kosten einer Dienstreise. Solange die Gruppe ein Entwurf ist, können Mitarbeitende Ausgaben hinzufügen und sie anschließend gesammelt einreichen. Freigabe oder Ablehnung gilt dann für jede Ausgabe in der Gruppe.
Sobald Ihre HR-Administration die Expenses-Integration aktiviert hat, liest flair hochgeladene Belege per OCR aus und legt die Positionen automatisch an. Leere Felder für Beschreibung, Kategorie und Händler werden ergänzt, bereits eingetragene Angaben bleiben unverändert.
Ja. In der flair App erfassen Mitarbeitende Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen oder Auslagen, fotografieren den Beleg und reichen ihn zur Freigabe ein. Unvollständige Spesen lassen sich als Entwurf speichern und später einreichen.
Für Fahrten berechnet flair die Strecke zwischen Start- und Zieladresse, die Mitarbeitende bei Bedarf anpassen können. Mit aktivierten Spesenregeln multipliziert flair die Strecke mit Ihrem hinterlegten Satz und berechnet Verpflegungspauschalen aus der Anzahl der Tage und gestellten Mahlzeiten.
Eingereichte Spesen erhalten den Status Ausstehend und durchlaufen das Genehmigungs-Framework von flair. Führungskräfte entscheiden im Employee Hub oder in Salesforce. Nach der Auszahlung wird die Ausgabe als erstattet markiert, sodass Mitarbeitende jederzeit den aktuellen Stand sehen.
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