Tipps für ein erfolgreiches E-Recruiting

In der schnelllebigen Geschäftswelt heutzutage ist das E-Recruiting ein entscheidender Faktor, um wettbewerbsfähig zu bleiben und qualifizierte Talente für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Prozesse die damals an der Tagesordnung waren, wie das manuelle Sichten von Lebensläufen und das Durchführen von persönlichen Interviews, wird von effizienten, digitalen Prozessen abgelöst. Durch die Nutzung neuer Technologien und Software-Lösungen können im E-Recruiting-Prozess neue Schwerpunkte gesetzt werden. Die neuen Vorgehensweisen im Rahmen einer Recruiting-Strategie haben nichts mehr mit der klassischen Personalbeschaffung zu tun. Der Fokus bei der Personalgewinnung liegt in einer einwandfreien Candidate Experience und effizienten, internen Prozessen.

Effektives E-Recruiting umfasst eine Reihe von Strategien und Techniken, die darauf abzielen, die besten Kandidat:innen für offene Positionen in deinem Unternehmen zu finden und einzustellen. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, klare Ziele und Richtlinien für den Recruiting-Prozess festzulegen, moderne Technologie effektiv einzusetzen und die Interaktionen mit die Bewerber:innen so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Im diesem Beitrag teilen wir die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen E-Recruiting-Strategie und helfen dir, die besten Talente für dein Unternehmen zu begeistern und letztendlich auch zu gewinnen. Dabei wird unter anderem auf die standardisierten Prozesse (Recruiting-Kanäle, Vorauswahl der Kandidat:innen), effektive Sourcing-Strategien und den verantwortungsbewussten Umgang mit Bewerberdaten eingegangen.

Definition E-Recruiting

E-Recruiting, auch als Electronic Recruiting oder Online-Recruiting bezeichnet, ist ein Prozess der Personalbeschaffung, der den Einsatz von computer- und webbasierten Medien nutzt. In Deutschland und vielen anderen Ländern wird E-Recruiting immer häufiger eingesetzt, um den Recruiting-Prozess effizienter und effektiver zu gestalten und die Jobsuche für die Kandidat:innen zu vereinfachen. Dabei umfasst E-Recruiting das gesamte Spektrum der Personalbeschaffung: von der Stellenausschreibung über die Kandidatensuche bis zur Bewerbung, der Auswahl und Kommunikation - sowohl mit Bewerber:innen als auch mit internen Führungskräften und für die Auswahl relevanten Teammitgliedern.

Im Rahmen des E-Recruiting-Prozesses verwenden Unternehmen verschiedene Instrumente und Kanäle, wie Online-Jobbörsen, soziale Netzwerke, eigene Karriereseite und KI-gestützte Tools, um potenzielle Kandidaten und Kandidatinnen zu identifizieren und anzusprechen. Der Einsatz dieser Technologien ermöglicht es den Recruitern und Recruiterinnen, auf größere Talent Pools zuzugreifen, den Auswahlprozess zu beschleunigen und die passenden Talente für das Unternehmen zu gewinnen.

Für ein erfolgreiches E-Recruiting sind optimierte Prozesse und eine optimale Seitenladegeschwindigkeit erforderlich. Unternehmen sollten darauf achten, dass die Interaktion einfach und benutzerfreundlich gestaltet ist, um Bewerber:innen eine positive Benutzererfahrung zu bieten und sie im Bewerbungsprozess bei Laune zu halten. Beim Rekrutieren neuer Mitarbeiter:innen gibt es viele kleine Schritte, auf die es zu achten gilt. Neben einer ansprechenden Website und einer übersichtlich gestalteten Karriereseite, sollte das Unternehmen auch an die Sichtbarkeit der Stellenanzeigen denken. Um diese zu erhöhen sind Schritte hin zu Suchmaschinenoptimierung der Inhalte auf der Karrierewebseite notwendigerweise umzusetzen. Hierbei sollte immer beachtet werden, dass diese auch durch mobile Endgeräte ansprechend rüberkommen muss (Stichwort: Mobile Recruiting). Die HR-Abteilung hat im Rahmen des E-Recruiting zur Bekämpfung des Fachkräftemangels jedoch noch viel mehr zu tun. Auch proaktives Employer Branding und Präsenz in sozialen Netzwerken auf den eigenen Social-Media-Kanälen gehört dazu, um potenzielle Kandidaten und Kandidatinnen anzuziehen. Die Bewerbungsunterlagen werden nicht mehr klassisch in einer Mappe zugeschickt, sondern auch digital zur Verfügung gestellt. Neben der eigenen Karriereseite und der Nutzung von Social Media Kanälen zum Ausspielen der Recruiting-Inhalte werden auch noch Online Stellenbörsen und Jobportale genutzt, um die passenden Talente für das eigene Unternehmen ausfindig zu machen.

E-Recruiting bietet viele Vorteile, insbesondere in Bezug auf Effizienz und Reichweite. Allerdings bringt es auch Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel den Schutz der Bewerberdaten und die Gewährleistung einer fairen und transparenten Auswahlprozessgestaltung. Bei Zuhilfenahme einer HR-Lösung sollte darauf geachtet werden, dass personenbezogene Daten DSGVO-konform gespeichert werden.

Der Sinn des Recruitings-Prozesses liegt in der Optimierung und Vereinfachung des gesamten Bewerbungsprozesses für die Bewerber:innen aber auch für das Unternehmen. Ein erfolgreicher Recruiting-Prozess ist entscheidend für das Anwerben von qualifizierten und hochmotivierten Mitarbeiter:innen. Daher ist es wichtig, das E-Recruiting zu nutzen, um den gesamten Prozess effizient und ansprechend zu gestalten.

Verbesserung des gesamten Recruiting-Prozesses

Mit gezielten Tipps und Maßnahmen kann der gesamte Recruiting-Prozess verbessert werden. Hierbei ist es wichtig zu wissen, dass viele der Prozessschritte nur mit Hilfe einer digitalen Softwarelösung, wie die von flair, umgesetzt werden können.

Um die Stellenausschreibung für die richtige Zielgruppe zu gestalten, muss diese erstmal definiert werden. Wenn die Zielgruppe identifiziert ist, kann man ihre Bedürfnisse verstehen und sie im Rahmen des Recruiting-Prozesses eingehen. Die Definition der Zielgruppe kann dabei helfen, die Ansprache passender Kandidat:innen zu erleichtern. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Stellenausschreibungen im Rahmen der Stellenanzeigen klar definiert sind. Hierfür sollte man relevante Keywords verwenden, damit man auch von den passenden Kandidat:innen gefunden wird. Leitet man die potenziellen neuen Mitarbeiter:innen auf die eigene Seite ist es wichtig, dass man eine benutzerfreundliche Bewerbungsmöglichkeit sicherstellt. Ein einfacher, intuitiver Bewerbungsprozess erleichtert Interessent:innen die Kontaktaufnahme mit deinem Unternehmen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass qualifizierte Bewerber:innen ihre Unterlagen einreichen. Um die Kandidatensuche effizienter zu gestalten, genügt es heutzutage nicht mehr, nur einen Kanal zu nutzen, um die Stellenausschreibung zu verbreiten. Hier kann es jedoch schnell einmal passieren, dass man den Überblick verliert und nicht allen Bewerber:innen eine bestmögliche Candidate Experience gewährleisten kann. Damit das nicht passiert, kann eine Softwarelösung wie flair dabei helfen, die Kampagnen auf den verschiedensten Plattformen zentral zu steuern, oder aber auch die eigene Karriereseite auf der Unternehmenswebsite zu implementieren.

Die Bewerber:innen sollten jederzeit genau wissen, wo sie dran sind. Von daher sollte der Kommunikationsflow über den gesamten Bewerbungsprozess so reibungslos wie möglich gestaltet werden. Das schafft Vertrauen. Zudem sollte man sich als Unternehmen regelmäßig Feedback von den Bewerber:innen einholen, um den gesamten Prozess kontinuierlich zu optimieren.

Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im E-Recruiting und Bewerbermanagementsystemen kann den Personalgewinnungsprozess weiter optimieren und vereinfachen. Durch den Einsatz von KI-Tools, die bei der Kandidatensuche und -auswahl helfen, entstehen neue Möglichkeiten, um die besten Talente für das Unternehmen zu finden. Zudem wird der Prozess zeitsparender und effizienter gestaltet. Durch Bewerbermanagement-Software können KI-gesteuerte Funktionen Schlüsselqualifikationen in Lebensläufen erkennen und auf Basis dessen vorhersagen über die Qualifikation für die ausgeschriebene Stelle schlussfolgern.

Der Einsatz von KI im Bewerbermanagementsystem bietet Unternehmen somit die Möglichkeit, den Recruiting-Prozess noch zielgerichteter auszurichten, Kosten zu reduzieren sowie die Qualität der eingestellten Mitarbeiter:innen zu erhöhen.

Welche Kanäle werden für E-Recruiting benutzt?

E-Recruiting hat zahlreiche Kanäle, die bei der Suche nach passenden Kandidat:innen genutzt werden. Hier werden die Hauptkategorien von Kanälen besprochen: die Businessnetzwerke LinkedIn und Xing, andere soziale Medien, Karriereseite und Jobportale. Die ersten zwei werden auch mit dem Schlagwort Social Media Recruiting bezeichnet.

LinkedIn und Xing

LinkedIn und Xing sind die führenden Businessnetzwerke, die sich auf den internationalen bzw. deutschsprachigen Arbeitsmarkt konzentrieren. Unternehmen nutzen diese Plattformen für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, um potenzielle Kandidaten und Kandidatinnen auf ihre Stellenangebote aufmerksam zu machen. Kandidat:innen können auf diesen Plattformen ihren Lebenslauf hinterlegen und sich direkt auf ausgeschriebene Stellen bewerben, was den Bewerbungsprozess vereinfacht. Zudem können Recruiter:innen hier auch Active Sourcing betreiben, das heißt, Bewerber:innen kontaktieren, die perfekt auf die zu besetzende Stelle passen, vielleicht aber gerade gar nicht aktiv auf Jobsuche sind.

Andere Soziale Medien

Neben LinkedIn und Xing setzen Unternehmen auch andere soziale Medien für das E-Recruiting ein. Plattformen wie Facebook, Instagram, Twitter und YouTube können zur Verbreitung von Stellenanzeigen genutzt werden und bieten den Vorteil, dass sie auch weniger professionell orientierte Zielgruppen erreichen. Youtube kann zudem dazu dienen, das Unternehmen sowie das Produkt- oder Dienstleistungsportfolio darzustellen, sodass Bewerber:innen sich auch über wesentliche Inhalte des Unternehmens informieren können.

Bei der Nutzung von sozialen Medien sind unterschiedliche Strategien möglich. Beispielsweise können Unternehmen ihre Stellenangebote in spezialisierten Gruppen oder Foren teilen, um gezielt eine bestimmte Fachrichtung oder Branche anzusprechen. Eine weitere Möglichkeit ist das Schalten von gezielten Anzeigen, die auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtet sind. E-Recruiting hilft hier dabei, den Bewerbungsprozess zu beschleunigen, da Kandidat:innen ihre Online-Bewerbung einfach und bequem absenden können, ohne sich durch lange und umständliche Bewerbungsschritte quälen zu müssen.

Im Hinblick auf die Nutzung von Businessnetzwerken und sozialen Medien spielt nicht nur die Candidate Experience, sondern auch das Thema Employer Branding eine wichtige Rolle. Beide Faktoren haben einen entscheidenen Einfluss darauf, ob ein:e Kandidat:in sich überhaupt dazu entscheidet, ein Unternehmen als neue:n Arbeitgeber:in in Betracht zu ziehen. Auch die Erfahrungen, die er/sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses sammelt, spielen eine wesentliche Rolle.

Die Employer Brand entscheidet darüber, wie Kandidat:innen ein Unternehmen wahrnehmen und auch ob sie sich dazu entscheiden, sich dort zu bewerben oder nicht. Daher ist es essenziell, diese Aspekte kontinuierlich zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Top-Talente für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Zu einer guten Candidate Experience gehört ein einfacher, reibungsloser Bewerbungsprozess mit flüssiger Kommunikation. Stelle den Kanidat:innen zu jeder Zeit die notwendigen Informationen zur Verfügung und halte sie über die nächsten Schritte auf dem Laufenden. Wenn die Bewerber:innen gleichzeitig bei mehreren Unternehmen den Bewerbungsprozess durchlaufen, kann dies ein entscheidender Faktor sein, sich für oder gegen ein Unternehmen zu entscheiden.

Zu der flüssigen Kommunikation gehört auch eine schnelle Reaktionszeit. Antworte zügig auf Fragen, um den/der Bewerber:in gegenüber Respekt für Ihre Zeit zu suggerieren. Kommuniziere mit absoluter Transparenz die Erwartungen des Unternehmens an die zu besetzende Stelle und alle wichtigen Einzelheiten zu den Arbeitsbedingungen. Der/die Bewerber:in sollte eine reale Chance haben, abschätzen zu können, ob das Unternehmen auch wirklich zu ihm/ihr passt. Alles andere führt zur Frühfluktuation und das kostet das Unternehmen Zeit und Geld.

Vorteile und Beispiele von Recruiting Software

Bei der Auswahl einer E-Recruiting-Software können verschiedene Module und Tools den Personalbeschaffungsprozess erheblich verbessern und beschleunigen. In diesem Abschnitt werden einige Hauptfunktionen vorgestellt:

Bewerbermanagement

Das Bewerbermanagement ist eine zentrale Funktion in der E-Recruiting-Software und spielt eine entscheidende Rolle im gesamten Recruiting-Prozess. Ein effizientes Bewerbermanagement hilft dabei, den Überblick über die eingehenden Bewerbungen zu behalten, den Status der Bewerber:innen zu verfolgen und den gesamten Prozess transparenter zu gestalten. In einer Softwarelösung wie flair können Bewerberinformationen erfasst und den involvierten Personen innerhalb des Unternehmens zugänglich gemacht werden. Das hilft, die Bewerber:innen auseinanderzuhalten und die Auswahl zu erleichtern. Außerdem sind die wichtigsten Eckdaten bei Einstellung dann bereits im System und können von dem/der Kandidat:in einfach angereichert werden.

Karriereseite

Eine ansprechende Karriereseite ist der erste Anlaufpunkt für potenzielle Bewerber:innen. Eine gute HR-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Karriereseite anzupassen und auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Mit flair kann man ganz einfach, die unternehmenseigene Karriereseite anpassen. Dazu benötigt man keine Programmier oder Designkenntnisse. In einem einfachen Baukastensystem stellt man alle wichtigen Information zusammen. Hier können auch Bewerbungsformulare eingefügt werden, sodass man sich durch einen Klick einfach bewerben kann.

Zentrale Anzeigensteuerung

Die zentrale Anzeigensteuerung ist eine weitere wichtige Funktion, um bei den diversen Anbietern den Überblick zu behalten. Mit flair können Unternehmen ihre Stellenanzeigen effizient auf verschiedenen Jobbörsen verbreiten.

Onboarding

Um neuen Mitarbeiter:innen einen reibungslosen Start zu ermöglichen, ist ein effektives Onboarding-System ratsam. Mit flair lässt sich der Onboarding Prozess, sowie jeder andere Workflow personalisieren und dessen Fortschritt tracken. So können besonders zum Start alle relevanten Informationen bereitgestellt und erste Aufgaben geteilt werden.

Fazit

E-Recruiting hat sich als effektive Methode in der modernen Personalbeschaffung etabliert und ermöglicht Unternehmen, ihren Bewerbungsprozess zu professionalisieren und zu verschlanken. Dabei ist die Implementierung von HR-Software nicht mehr wegzudenken, um Prozesse zu digitalisieren, automatisieren und zu verwalten. Man sollte als Unternehmen dauerhaft ein zielgruppenspezifischen Employer Branding betreiben, um Top-Talente im War for Talents für sich gewinnen zu können. Flüssige Kommunikation, transparente Prozesse und regelmäßiges Feedback suggerieren Wertschätzung und helfen dabei, eine einzigartige Candidate Experience zu gewährleisten.

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