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07 Jul 2021

Der Leitfaden zur effektiven Nachfolgeplanung

hands on a laptop

Etwas, das die meisten Menschen im letzten Jahr zwangsweise gelernt haben, ist, dass sich die Dinge innerhalb eines Wimpernschlags dramatisch ändern können. Das gilt auch für die meisten Unternehmen. Unternehmen sollten immer einen Notfallplan haben, um den Betrieb zu schützen und zukunftssicher zu machen.

Personalabteilungen werden betonen, dass die Mitarbeiter das größte Kapital eines Unternehmens sind. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf sollten sich Geschäftsinhaber auf unerwartete Veränderungen vorbereiten.

Wann immer ein wichtiger Mitarbeiter deines Unternehmens das Unternehmen verlässt, werden sich die Dinge verändern. Du verlierst nicht nur einen Mitarbeiter, der über das institutionelle Wissen verfügt, das nötig ist, um in der Rolle erfolgreich zu sein, sondern es gibt auch die zusätzlichen Konsequenzen, durch kostspielige und zeitaufwändige Rekrutierungs- & Onboardingprozesse zu gehen.

Aus diesem Grund solltest du als Unternehmen über Prozesse verfügen, die sicherstellen, dass dich der Verlust eines wichtigen Mitarbeiters nicht unvorbereitet trifft und dich im Dunkeln tappen lässt. Wie würde dein Unternehmen damit umgehen, wenn eines deiner Top-Talente morgen kündigen würde?

Deshalb hilft es, einen effektiven Nachfolgeplan zu haben. Das bedeutet, dass du dich nicht auf die Suche nach einer neuen Stelle machen musst, sondern dass dein Nachfolgeplan sicherstellt, dass dein internes Talent bereits mit den Fähigkeiten und dem Antrieb ausgestattet ist, die es braucht, um in seiner nächsten Rolle im Unternehmen erfolgreich zu sein.

Was ist ein Nachfolgeplan?

Bevor du erfährst, wie du einen erfolgreichen Nachfolgeplan erstellen kannst, musst du zunächst verstehen, was ein Nachfolgeplan ist und wie er am besten innerhalb der Struktur einer Organisation eingesetzt wird.

Per Definition bedeutet Nachfolgeplanung, dass man den Prozess der Identifizierung und Ausbildung der nächsten Generation von Führungskräften durchläuft, die eine Führungsrolle übernehmen könnten, wenn ein Mitarbeiter in dieser Rolle das Unternehmen verlässt oder innerhalb des Unternehmens befördert wird.

Die Nachfolgeplanung umreißt den Prozess, die vakante Stelle so schnell wie möglich zu besetzen, ohne viel Zeit für die Rekrutierung und das Training zu benötigen.

Was ist der Zweck eines Nachfolgeplans?

In einigen Fällen, wie z.B. im Ruhestand oder während des Mutterschaftsurlaubs, werden Abgänge von Mitarbeitern erwartet und sogar eingeplant. Es gibt aber auch Fälle, in denen ein leitender Angestellter das Unternehmen unerwartet verlässt. Hier muss ein Notfallplan vorhanden sein, damit die kritische Position schnell wieder besetzt werden kann. Wenn dieser Plan nicht vorhanden ist, könnte das Unternehmen auf dem Weg zur Erreichung seiner Ziele Schaden nehmen.

Die Nachfolgeplanung unterscheidet sich ein wenig vom Career Pathing. Bei der Nachfolgeplanung werden alle potenzialträchtigen Positionen, die ein Mitarbeiter in einem Unternehmen einnehmen könnte, im Laufe seiner Karriereentwicklung festgelegt - egal ob vertikal oder lateral. Nachfolgeplanung muss nicht nur für die hochrangigen Führungspositionen sein - sie sollte für jede Rolle genutzt werden, die als entscheidend für den Erfolg des Unternehmens angesehen wird und die ein Niveau an Fähigkeiten oder Fachwissen erfordert, das nicht leicht zu ersetzen ist.

Warum ist Nachfolgeplanung wichtig?

Die Nachfolgeplanung ist ein wichtiger und integraler Bestandteil des Prozesses, wenn es um den Talentmanagementprozess geht. Der Grund dafür ist, dass sie dabei hilft, einen Weg zu finden, um die Schlüsselrollen innerhalb einer Organisation zu identifizieren, die Menschen, die die richtigen Fähigkeiten und Eigenschaften für diese Rollen haben, und die Positionen, die schnell besetzt werden müssen, wenn sie frei werden.

Eine erfolgreiche Nachfolgeplanung hilft, die Kosten und den Zeitaufwand für die Personalbesetzung zu senken, da die Organisationen ihre Rekrutierung intern durchführen können.

Die meisten Organisationen laufen mit der Erwartung, dass sie sich auf diese Situationen vorbereiten müssen. Die Nachfolgeplanung beinhaltet in der Regel einen Übergabeprozess, bei dem ein leitender Angestellter in der Zwischenzeit eine Reihe von Pflichten und Aufgaben übernimmt, um sich an die Rolle zu gewöhnen, die er in Zukunft übernehmen wird.

Wer ist für die Nachfolgeplanung verantwortlich?

Das Engagement für die Nachfolgeplanung beginnt mit dem Management, gefolgt vom CEO. Ohne dieses Engagement ist es unwahrscheinlich, dass der Prozess effektiv funktioniert. Zusätzlich ist der Vorstand für einige Elemente des Entwicklungsplans verantwortlich. Ihre Aufgabe ist es, den CEO zur Rechenschaft zu ziehen, um sicherzustellen, dass die Nachfolgepläne effektiv funktionieren.

Aber was ist die Rolle der Personalabteilung bei der Nachfolgeplanung?

Die Personalabteilung ist in der Regel für die Entwicklung von Prozessen und allen dazugehörigen Materialien verantwortlich, zusätzlich zur Umsetzung. Der CEO, die Senior Leaders, der Vorstand und HR müssen alle zusammenarbeiten, um sich mit Nachfolgeplänen zu beschäftigen.

Welche Metriken bestimmen den Erfolg der Nachfolgeplanung?

Eine der wichtigsten Grundlagen der Personalabteilung in einem Unternehmen ist es, eine Unternehmenskultur zu implementieren, in der jeder einzelne Mitarbeiter für das Unternehmen wichtig ist. Deshalb stellen sie bei der Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern sicher, dass sie die besten Talente an Bord haben.

Die Effektivität der Nachfolgeplanung deines Unternehmens kann auf verschiedene Arten bestimmt werden;

Bench Strength: Identifizierung des Potenzials und der Bereitschaft der bestehenden Mitarbeiter

Dies ist die Messung der Talente, die "auf der Bank" sitzen - nicht ganz im Spiel, aber bereit, jederzeit eingewechselt zu werden, wenn der Bedarf entsteht.

Um die Bankstärke deiner Organisation zu beurteilen, sprich regelmäßig mit den Leitern über die Mitarbeiter in ihrem Team. Zeigt jemand von ihnen Potenzial in Bezug auf Führungsqualitäten? Ist jemand an einer Führungsposition interessiert? Das wird helfen, diejenigen zu identifizieren, die zu den Mitarbeitern mit hohem Potenzial gehören, die in der Lage sind, einen Rang aufzusteigen, wenn eine Position frei wird.

Der Grund dafür, dass die Bankstärke ein wichtiger Maßstab für die Nachfolgeplanung ist, liegt darin, dass es sehr darauf ankommt, ein starkes Team von Spielern zu haben, die bereit sind, aufzusteigen und anspruchsvollere Aufgaben und Positionen zu übernehmen, wenn sie gebraucht werden. Wenn man diese Leute nicht hat, muss man den teuren und zeitaufwendigen Prozess einer externen Einstellung durchlaufen.

Risiko des Verlustes

Eine weitere Metrik sollte nicht nur die Fähigkeiten des Mitarbeiters berücksichtigen, sondern auch sein Engagement. Die Metrik des Mitarbeiterengagements basiert darauf, das Management zu bitten, einzuschätzen, wie begeistert und engagiert ein Mitarbeiter in seiner aktuellen Position ist oder ob er bereit für einen Karriereschritt zu sein scheint.

Manager sind eher in der Lage zu erkennen, ob ein Mitarbeiter das Unternehmen in den nächsten sechs bis zwölf Monaten aufgrund seines Engagements verlassen wird. Auch die vermarktbaren Fähigkeiten sollten in Betracht gezogen werden, da diese den Mitarbeiter zu einem potenziellen Ziel für externe Personalvermittler machen. Mitarbeiter, die sich in einem Unternehmen engagieren, bleiben eher langfristig und sind es wert, in eine mögliche Nachfolge zu investieren.

Erfolgreiche Nachfolgepläne bereiten auf Lücken in Teams vor, die durch Beförderungen und Abgänge entstehen. Die Metriken helfen Managern, das Gleichgewicht ihrer Teams zu berücksichtigen, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet.

Gleichberechtigung und Diversität

Arbeitgeber sollten darauf achten, dass es ihrer Bank nicht an der nötigen Vielfalt fehlt, um kontinuierlich ein vielfältiges Team von Grund auf aufzubauen. Es gibt viele Vorteile von Vielfalt und Inklusion innerhalb eines Teams; unter anderem die Fähigkeit, bessere Entscheidungen zu treffen.

Diversität am Arbeitsplatz kann durch verschiedene Faktoren gemessen werden, wie z.B. Gehaltsunterschiede, regionale Diversitäts-Benchmarks, Verhältnis von Geschlecht, Alter und Rasse.

Allgemeiner Rahmen für die Nachfolgeplanung

Jeder Nachfolgeplan muss einem allgemeinen Rahmen folgen, um erfolgreich zu sein.

  • Identifiziere Schlüsselbereiche und -positionen: Diese Schlüsselbereiche und -positionen sind entscheidend für die operativen Aktivitäten und die Strategie eines Unternehmens. Unternehmen sollten die Positionen identifizieren, die notwendig sind, um der Organisation zu helfen, ihre Geschäftsziele jetzt und in Zukunft zu erreichen. Sie sollten sagen, welche dieser Positionen es schwierig machen würden, diese Ziele zu erreichen, wenn sie unbesetzt blieben.
  • Identifiziere Fähigkeiten für Schlüsselbereiche und Positionen: Fokussiere dich auf die Entwicklungsbemühungen deiner Mitarbeiter und lege Leistungserwartungen fest. Hier können Unternehmen die Fähigkeiten bestimmen, die für die zuvor identifizierten Schlüsselbereiche und -positionen benötigt werden. Sie sollten sich die relevanten Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kompetenzen ansehen, die benötigt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen. Informiere dann die Mitarbeiter über die Schlüsselbereiche und -positionen und die erwarteten Fähigkeiten, die zur Erreichung dieser benötigt werden.
  • Identifiziere interessierte Mitarbeiter und bewerte sie anhand der skizzierten Fähigkeiten: Interessierte Mitarbeiter werden sich melden. Es ist die Aufgabe der Nachfolgeplanung, zu erkennen, welche dieser interessierten Mitarbeiter das Potenzial haben, diese Schlüsselbereiche und -positionen zu besetzen. Karrierepläne und Interessen sollten daher ein kontinuierliches Gespräch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sein. Diese Gespräche werden den Arbeitgebern helfen, die Positionen einzuschätzen, die gefährdet sein könnten, wenn sie unbesetzt bleiben, und die potenziellen Kandidaten, die bereit sind, mit der notwendigen Ausbildung und Entwicklung aufzusteigen.
  • Nachfolge- und Wissenstransferpläne entwickeln und umsetzen:Unternehmen müssen Strategien anwenden, die Lernen, Training, Entwicklung und den Transfer von Unternehmenswissen in ihre Nachfolgeplanung und ihr Management integrieren. Hier können Unternehmen die Lernpläne ihrer Mitarbeiter mit den notwendigen Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten verknüpfen, die für die Erfüllung ihrer aktuellen und zukünftigen Aufgaben erforderlich sind.
  • Die Effektivität der aktuellen Pläne evaluieren: Die Überwachung und Evaluierung des aktuellen Nachfolgeplans eines Unternehmens stellt sicher, dass alle wichtigen Bereiche und Positionen entwickelt werden. Es stellt auch sicher, dass die Schlüsselpositionen schnell besetzt werden und dass alle neu eingestellten Mitarbeiter in diesen Schlüsselpositionen ihre Aufgaben effizient erfüllen. Die Auswertung stellt auch sicher, dass Angehörige demografischer Gruppen innerhalb einer Organisation angemessen in Führungspositionen und Zubringergruppen vertreten sind.

Schritte zum Aufbau einer Nachfolgeplanungsstrategie

Identifizierung von Nachfolgekandidaten

Organisationen sollten Teammitglieder auswählen, die leicht in eine Führungsrolle eintreten können, wenn diese frei wird. Sie sollten jedoch nicht davon ausgehen, dass die Mitarbeiter wissen, wie die anderen Teammitglieder ihre Karriereziele sehen. Auch wenn sie eine gute Vorstellung davon haben, wer eine vakante Stelle besetzen könnte, wenn die Ziele dieses Mitarbeiters nicht mit der Position übereinstimmen, müssen sie neu überlegt werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Karriereziele regelmäßig mit den Mitarbeitern zu besprechen, um ihnen bei der Nachfolgeentscheidung zu helfen.

An der beruflichen Entwicklung arbeiten

Unternehmen sollten bereits in die berufliche Entwicklung der vorausgewählten Mitarbeiter für potenzielle Nachfolgepositionen investiert haben. Diese Kandidaten sollten so viel wie möglich mit den Abläufen des Unternehmens in Berührung kommen, um ihnen zu helfen, Wissen und Erfahrung für die Rolle zu sammeln. Durch den Kontakt mit Mentoren können ihre Soft Skills gestärkt werden, was sie für eine Führungsrolle als geeignet erscheinen lässt. Fähigkeiten, auf die man sich konzentrieren muss, sind: Kommunikation und zwischenmenschliche Fähigkeiten wie Diplomatie und Einfühlungsvermögen.

Führe einen Probelauf deines Nachfolgeplans durch

Potenzielle Nachfolger sollten die Möglichkeit haben, einige der Verantwortlichkeiten einer Rolle zu übernehmen, bevor diese vollständig zur Verfügung steht, z.B. wenn eine Führungskraft eine Auszeit nimmt. Dieser Mitarbeiter wird einen Teil der Erfahrung und des Vertrauens gewinnen, die nötig sind, um die Rolle auszufüllen, wenn er "an der Reihe" ist. Dies hilft auch dabei, Wissenslücken zu identifizieren, die gefüllt werden müssen.

Häufig gemachte Fehler bei der Nachfolgeplanung

Unternehmen, die ihre Nachfolgeplanung überstürzt angehen, können sich oft nachteilig auf ihre Talentmanagementprozesse auswirken.

Einer der häufigsten Fehler, die während des Prozesses gemacht werden, ist, dass oft Annahmen über die Pläne der Mitarbeiter für ihre nächsten Karriereschritte gemacht werden.

Ein weiterer Fehler ist das Übersehen der Bedeutung eines kontinuierlichen Leistungsmanagements für die Mitarbeiter. Sich die Zeit zu nehmen, den Fortschritt der Mitarbeiter regelmäßig zu überprüfen, ist viel effektiver als eine jährliche Überprüfung. Wenn du das nicht tust, kann das die Mitarbeiter demotivieren und ihr Engagement für das Unternehmenswachstum beeinträchtigen.

Fazit

Nachfolgeplanung ist eine Schlüsselstrategie, mit der Unternehmen sicherstellen, dass sie auf zukünftige Veränderungen in der Gegenwart vorbereitet sind. Unternehmen, die ihre Kompetenzen in einer effektiven Nachfolgeplanung zeigen, können ihre Mitarbeiter mit den langfristigen Zielen des Unternehmens in Einklang bringen und sich weiterhin für ihre Führungsentwicklung einsetzen.

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