Onboarding Software Vergleich: Effiziente Einarbeitung

Onboarding-Software erleichtert die Eingliederung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in ihre Rollen, indem sie den Prozess vereinfacht und Papierkram beseitigt. Die Software unterstützt die Kommunikation zwischen dem neuen Mitarbeiter:innen und dem/der Arbeitgeber:in bereits vor dem ersten Arbeitstag.

Die richtige Onboarding-Software ist der Schlüssel zur Vereinfachung des Einarbeitungsprozesses, indem sie Informationen, Formulare und Besprechungen organisiert und damit eine bessere Erfahrung sowohl für neue Mitarbeiter:innen als auch für Manager:innen und HRler:innen ermöglicht.

In der Auswahl der richtigen Onboarding-Software sollten Unternehmen auf bestimmte Funktionen achten: Aktivitäts-Dashboard, Compliance-Management, Dokumentenverwaltung und elektronischer Formular-/Unterschriftenbereitstellung. Diese Funktionen tragen dazu bei, den Einstellungsprozess effizienter und angenehmer für alle Beteiligten zu gestalten.

Onboarding-Software Übersicht

Onboarding-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, neue Mitarbeiter:innen schnell und effizient in ihre Rollen einzubinden. Bei der Auswahl der besten Onboarding-Software sollten Unternehmen die verschiedenen Lösungen auf dem Markt berücksichtigen, und für sich beurteilen, welche Software ihren Bedürfnissen entspricht.

Funktionen

Einige der häufigsten Funktionen von Onboarding-Software sind:

• Elektronische Dokumente: Die Software ermöglicht es, wichtige Dokumente wie Verträge, Steuerformulare und Unternehmensrichtlinien digital zu verwalten und zu unterschreiben.
• Aufgabenverwaltung: Sie ermöglicht die Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben für neue Mitarbeiter:innen, wie z.B. To-Dos, Schulungen, Meetings und Projekte.
• Integration: Onboarding-Software sollte sich nahtlos in bestehende HR-Systeme und Software wie Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung und Leistungsmanagement integrieren lassen.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitiv bedienbare Software macht es für sowohl neue Mitarbeiter:innen als auch HR-Profis einfach, Informationen einzufügen und auf sie zuzugreifen.

Vorteile

Den Onboarding Prozess zu optimieren, kann viele Vorteile mit sich bringen. Ein sehr wichtiger Faktor ist die Zeitersparnis. Durch Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen können Unternehmen und Mitarbeiter:innen Zeit sparen, die früher für administrative Aufgaben aufgewendet werden musste. Zudem vereinfacht und standardisiert eine zentrale Plattform den Onboarding-Prozess, wodurch mögliche Fehler oder Nichtbeachtung von Richtlinien reduziert werden. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Mitarbeiterbindung.

Ein gut durchdachter und effizienter Onboarding-Prozess trägt dazu bei, dass Mitarbeiter:innen sich schneller im Unternehmen zurechtfinden und sich besser mit der Unternehmenskultur identifizieren können, was die Bindung fördert. Darüber hinaus stellt eine gute Onboarding-Software sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften, wie z.B. Datenschutz und Arbeitssicherheit, eingehalten werden. Durch die Auswahl einer passenden Onboarding-Software können Unternehmen ihren Onboarding-Prozess optimieren und sowohl betriebliche Abläufe als auch die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter:innen verbessern.

Auswahlprozess passenden der Onboarding-Software

Zunächst ist es wichtig, die eigenen Anforderungen zu identifizieren, denen eine Onboarding-Software entsprechen sollte. Klassischerweise gehört zu den Anforderungen die Automatisierung von Prozessen. Wiederkehrende Prozesse sollen vereinfacht werden, wie beispielsweise Formulare ausfüllen oder Genehmigungen einholen.

Zudem ist es dringend erforderlich, dass die Software sich problemlos in bereits genutzte Systeme integrieren lässt, wie bestehende HR-, Gehaltsabrechnung- und Projektmanagement-Tools. Im Hinblick auf den Onboarding-Prozess selbst, sollte der Workflow individualisierbar sein, und zu der Unternehmenskultur- und Politik passen. Auch das Thema Reporting ist für die übersichtliche Darstellung von Onboarding-Kennzahlen zur Optimierung des Prozesses wichtig.

Produktvergleiche

Nachdem die Anforderungen geklärt sind, kann der Vergleich verschiedener Onboarding-Software-Lösungen starten. Hierbei sollten Unternehmen nicht nur auf den Preis achten, sondern auch auf den Funktionsumfang. Welche Features bietet die Software, und deckt sie alle identifizierten Anforderungen ab? Im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit sollte die Software intuitiv und einfach zu bedienen sein, sowohl für Mitarbeiter:innen, als auch für HR-Verantwortliche. Auch hinsichtlich der Skalierbarkeit, sollte die Software problemlos auf eine wachsende Anzahl von Mitarbeiter:innen und Prozessen angepasst werden können. Unerlässlich ist ein guter Kundensupport von der Software selbst, sowohl für die Startphase, als auch bei laufenden Rückfragen.

Demos und Tests

Vor der Entscheidung einer Onboarding-Software sollten Unternehmen Demos anfordern oder kostenlose Testversionen nutzen, um die ausgewählten Produkte in der Praxis auszuprobieren. Der gesamte Prozess, von der Einführung bis zur Integration ins Team, sollte getestet werden, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen gerecht wird. HR-Verantwortliche, Vorgesetzte und neue Mitarbeiter:innen sollten in den Testprozess einbezogen werden, um Feedback aus unterschiedlichen Perspektiven zu sammeln. Es sollte überprüft werden, wie gut der technische Support des Anbieters funktioniert und wie schnell auf Anfragen reagiert wird.

Durch die systematische Identifizierung von Anforderungen und den gezielten Vergleich sowie das Testen von verschiedenen Software-Optionen können Unternehmen die richtige Onboarding-Software auswählen, die den Einstieg für neue Mitarbeiter:innen erleichtert und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für HR-Experten minimiert.

Systemanforderungen

Bei der Auswahl einer Onboarding-Software ist es wichtig, die Systemanforderungen zu berücksichtigen. Dies umfasst sowohl die technischen Anforderungen, wie zum Beispiel die Kompatibilität mit bestehenden Betriebssystemen und Browsern, als auch die funktionalen Anforderungen, wie zum Beispiel die erforderliche Anzahl von Benutzerlizenzen oder die Unterstützung mehrerer Sprachen. Stelle sicher, dass die gewählte Software sowohl auf technischer als auch auf funktionaler Ebene deinen Anforderungen entspricht.

Integration und Anpassung: Schnittstellen

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Integration von Onboarding-Software ist die Anbindung an bestehende Systeme und Prozesse. Dies kann beispielsweise die Schnittstelle zu deiner bestehenden HR-Software, der Zeiterfassung oder dem Bewerbermanagementsystem umfassen. Die Integration von Onboarding-Software sollte nahtlos und einfach sein, damit Du deinen neuen Mitarbeiter:innen das bestmögliche Onboarding-Erlebnis bieten kannst. Achte darauf, dass die Lösung, die Du in Betracht ziehen, über die notwendigen Schnittstellen verfügt, um mit deinen bestehenden Systemen zu kommunizieren.

Kompatibilität

Insgesamt sollte die Integration und Anpassung der Onboarding-Software in deine bestehende IT-Landschaft und Prozesse mühelos und ohne großen Aufwand erfolgen können. Achte bei der Auswahl einer Lösung darauf, dass sie deinen Systemanforderungen entspricht, über die geeigneten Schnittstellen verfügt und kompatibel mit den bestehenden Technologien und Prozessen ist. Viele Softwareanwendungen im Bereich Onboarding, aber auch bei er HR-Komplettlösung sind auch als App für Android und iOS verfügbar. Das ermöglicht Mitarbeiter:innen von überall her auf die Funktionen problemlos zugreifen zu können.

Best Practices bei der Nutzung von Onboarding-Software

Ein Onboarding-Programm ist im Hinblick auf die Umsetzung aber auch auf den Inhalt hin einzurichten und zu etablieren. Im Rahmen des Pre-Onboarding, was bereits während des Bewerbungsprozesses beginnt, kann zum Beispiel schon eine digitale Personalakte angelegt werden, was den Prozess im Nachgang weiter vereinfacht. Dabei ist es wichtig, dass die Mitarbeiterdaten, sowie die Bewerberdaten, zu jeder Zeit DSGVO-konform behandelt werden.

Automatisierung

Die Automatisierung ist ein wichtiger Aspekt bei der Nutzung des digitalen Onboarding. Es erleichtert den Prozess, indem wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden, sodass das Personalmanagement sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann. Einige Beispiele für automatisierbare Aufgaben sind:

• Bewerbermanagement
• Versand von Willkommens-E-Mails
• Terminerinnerungen für Schulungen und Veranstaltungen
• Bereitstellung von wichtigen Dokumenten und Formularen
• Aktualisierung von Mitarbeiterinformationen in der HR-Datenbank
• Zusammenstellung erster Workflows (Aufgaben für den ersten Tag)

Mitarbeiterengagement

Mitarbeiterengagement spielt eine wesentliche Rolle für den Erfolg der Onboarding-Software. Um das Engagement der Mitarbeiter:innen zu fördern, solltest Du folgende Punkte beachten:

• Bereitstellung von interaktiven Schulungsmaterialien und Video-Tutorials
• Regelmäßiges Feedback und Kommunikation zwischen Manager:innen und neuen Mitarbeiter:innen
• Einbindung von Kolleg:innen in den Onboarding-Prozess der neuen Kollegen als Mentoren oder Buddies
• Virtuelle oder persönliche Teambuilding-Aktivitäten, um Beziehungen aufzubauen

Datenschutz und Sicherheit

Datenschutz und Sicherheit sind entscheidend für den Schutz persönlicher Daten deine Mitarbeiter:innen. Um sicherzustellen, dass deine Onboarding-Software die höchsten Sicherheitsstandards einhält, sollten Du folgende Punkte beachten:

• Wähle eine Software, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)-konform ist
• Stelle sicher, dass die Software regelmäßige Sicherheitsupdates durchführt
• Kontrolliere den Zugriff auf Mitarbeiterinformationen durch Berechtigungsebenen
• Schule deine Mitarbeiter:innen in Bezug auf Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen

Indem Du diese Punkte bei der Nutzung von Onboarding-Software einhältst, stellst Du sicher, dass deine Organisation sowohl effizientes als auch erfolgreiches Onboarding für neue Mitarbeiter:innen gewährleistet.

Onboarding Softwares im Vergleich

Auch beim Thema Onboarding Software gibt es im Hinblick auf den Vergleich einen großen Unterschied: Es gibt die HR-Komplettlösung wie die von flair, Kenjo, oder Personio, bei denen der Onboarding Prozess Teil des HR-Management und somit auch Teil der Software ist. Neben den Onboarding-Funktionen sind dort dann auch Themen wie Lohnabrechnung, Recruiting, Zeiterfassung, Schichtplanung uvm abgedeckt. Bei einer reinen Onboarding-Plattform wird neuen Teammitgliedern die Einarbeitung vereinfacht, jedoch sollten die anderen Themenfelder auch professionell behandelt werden, da sonst die positiv gestartete Employee Experience schnell ins Negative abdriften kann. Die Personalverwaltung sollte hier sowohl bei kleinen Unternehmen, als auch bei großen Unternehmen ein Auge drauf haben, dass die Employee Experience nicht nach der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen abreißt.

Alle HR-Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren, wobei das eine meist mit dem anderen einhergeht, umfasst alle Schritte wie Bewerbungsgespräche, Vertragsunterschrift, Neueinstellungen und Onboarding neuer Mitarbeiter:innen, über Talent Management, bis hin zu Kündigungen und Offboarding. Die Optimierung dieser Prozesse kann ein wichtiger Schritt hin zu einem positiven Employer Branding sein und beispielsweise bei LinkedIn, oder anderen Social Media Kanälen, auch nach außen kommuniziert werden. Self-Service Optionen für die Mitarbeiter:innen erspart HRler:innen Zeit, die die effektiv anderweitig einsetzen können. Diese Prozesse im Personalwesen von Beginn an sauber und effizient aufzuziehen, macht bei jeder Unternehmensgröße Sinn.

flair: flair ist eine HR-Komplettlösung und bietet neben dem Thema Onboarding auch noch Zeiterfassung, Recruiting-Funktionen, Schichtplanung, Workflow Management, Lohnabrechnung, Dokumentenmanagement und Performance Reviews an. Die verschiedenen Module, die flair enthält, lassen sich problemlos miteinander koppeln, funktionieren aber auch für sich genommen unabhängig voneinander. Im Hinblick auf das Onboarding lässt sich dieser Workflow flexibel gestalten und einrichten. Zwei wichtige Grundpfeiler für das Pre- und Onboarding sind das Bewerbermanagement, die Verwaltung und Schaltung von Stellenanzeigen und der Onboarding-Workflow selbst. Die Schaltung von Job-Postings kann in flair übersichtlich verwaltet werden.

Zudem kann dies noch durch die konfigurierbare eigene Karriereseite ergänzt werden. Die Bewerber:innen werden mit ihren Kandidatendetails direkt als Profil angelegt.

Wenn sie dann später zu Mitarbeiter:innen werden, können diese Daten einfach weiter angereichert werden. Außerdem können im Bewerbungsprozess verschiedene Personen, die beispielsweise einem Bewerbungsgespräch beigewohnt haben, den/die Kandidat:in bewerten und ihre Eindrücke zusammenfassen. Das erleichtert die Auswahl der geeigneten Besetzung für die ausgeschriebenen Stellen. Der eigentliche Onboarding Prozess startet mit der Einrichtung der Onboarding Vorlage.

Diese kann für teamübergreifende Aufgaben erstellt und später auch individualisiert werden. Die Workflows können dann den neuen Mitarbeiter:innen zugewiesen werden, sodass sie eigenständig erkennen können, was ihre ersten Aufgaben sind. Durch die Slack Integration können Mitarbeiter:innen an wichtige Aufgaben, die noch ausstehen, erinnert werden. Diese Prozesse können auch für ein Offboarding angewandt werden, um auch dies so angenehm und professionell wie möglich zu gestalten.

Personio: Auch Personio ist eine HR-Allroundlösung, die alle HR-Aufgaben digitalisiert und optimiert. Das Leistungsspektrum umfasst dabei alle Themen von Recruiting, über Verwaltung von Mitarbeiterdaten, sowie das Onboarding selbst. Onboarding Aufgaben lassen sich flexibel erstellen und verteilen. Eine Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass keine wichtige Aufgabe vergessen wird und unterstützt die Mitarbeiter:innen, ihren ersten To Dos so effizient wie möglich nachzukommen. Nach dem Recruiting-Prozess kann unmittelbar eine digitale Personalakte für die neuen Mitarbeiter:innen angelegt werden, die alle wichtigen Daten und Dokumente enthält. Der eigentliche Onboarding-Prozess lässt sich flexibel gestalten. Dabei können die wichtigsten Aufgaben erstellt, Verantwortlichkeiten und Deadlines festgelegt und in einem Dashboard eingesehen werden. Die Onboarding Funktion ist ein Modul der ganzheitlichen HR-Lösung von Personio und kann nicht als eigenständige Software erworben werden.

Kenjo: Kenjo ist auch eine HR-Gesamtlösung, die die Personalverwaltung ganzheitlich vereinfachen soll. Zu dem Leistungsspektrum gehören Funktionen wie die digitale Personalakten, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Mitarbeiterzufriedenheit und mehr. Die Recruiting, sowie die Onboarding-Funktion, kann auf Wunsch als Modul hinzugedacht werden. Das Besondere an Kenjo ist die die Willkommensseite, die neuen Mitarbeiter:innen bereits vor ihrem ersten Tag zugänglich gemacht wird. Hier erhalten diese eine individuelle Begrüßung, sowie wichtige vorab Informationen und relevante Ansprechpartner:innen. Die neuen Mitarbeiter:innen können zu diesem Zeitpunkt bereits ihre digitale Personalakte befallen und hochladen, sodass beispielsweise für die Abrechnung alle relevanten Details vorliegen. Auch Aufgaben können in Form von To-Dos eingestellt werden, sodass die ersten Aufgaben der neuen Mitarbeiter:innen klar definiert sind.

d.vinci: Hierbei handelt es sich um eine Bewerbermanagement- und Onboarding Software. Die beiden Funktionen lassen sich miteinander verbinden, können aber auch als Einzellösung gebucht werden. Das Oboarding umfasst ein übersichtliches Task Management bei dem Einzelaufgaben, sowie Aufgabenpakete definiert und zugewiesen werden können. In einem Self-Service Portal haben Mitarbeiter:innen dann Zugriff darauf und können wichtige Informationen einsehen, sowie Dokumente verwalten und Aufgaben abhaken. So haben neue Mitarbeiter:innen direkt einen Überblick, welche Punkte sie im Rahmen ihrer ersten Schritte abarbeiten können und was noch aussteht. In einem übersichtlichen Task Management können Onboarding Aufgaben erstellt und an einzelne Mitarbeiter:innen zugewiesen werden. In dem Self-Service-Portal können neue Mitarbeiter:innen selbstständig Informationen einholen und im Vorfeld wichtige Dokumente hochladen. So kann sichergestellt werden, dass beim ersten Arbeitstag bereits alle wichtigen Dokumente und Informationen vorliegen. Die Onboarding Software ist nicht als mobile App verfügbar.

onlyfy: Hierbei handelt es sich um eine Recruiting Software, bei der durch selbst definierbare Workflows auch ein Onboarding Prozess gestaltet werden kann. Zudem lassen sich vor Arbeitsbeginn bereits von den zukünftigen Mitarbeiter:innen Dokumente hochladen und offene Fragen klären, was auch Teil des Onboardings darstellt. Bei onlyfy können außerdem Information zur Kultur eines Unternehmens geplant geteilt werden, sowie Basiswissen über das Unternehmen erworben werden. Damit liegt ein besonderer Fokus aus dem Pre-Onboarding. Die Onboarding Software ist nicht als mobile App verfügbar.

rexx systems: Dieser Anbieter unterteilt sein Produkt in verschiedene Module wie Recruiting und Talent Management. In Zweiterem kann ein Onboarding Prozess erstellt werden. Dieser kann wiederum mit der Recruiting Software problemlos gekoppelt werden. Die Onboarding Funktion ist auch als mobile App verfügbar. Mit rexx systems ist der Pre- und Onboarding-Prozess komplett abgedeckt. Neue Mitarbeiter:innen finden bei rexx Informationen über das Unternehmen, können mit Kolleg:innen in Kontakt treten und die Unternehmenskultur erleben. Wichtig ist, dass alle relevanten Informationen vor dem Start neuer Mitarbeiter:innen bereits zugänglich gemacht werden und das ist hier der Fall.

greenhouse: Greenhouse ist sowohl ein Recruiting- als auch ein Onboarding Tool, was aus den USA stammt. Trotzdem ist es DSGVO-konform und lässt sich mit einer App auch auf mobilen Endgeräten nutzen. Neben den klassischen Funktionen sticht die Software vor allem damit heraus, dass sie ein Feedback Modul implementiert hat, durch das Mitarbeiter:innen ihre Erfahrungen in der Anfangsphase festhalten können. So kann man sicherstellen, dass die Mitarbeiter:innen alles haben, was sie für einen erfolgreichen Start benötigen und den Onboarding Prozess durch das Feedback kontinuierlich verbessern. Bei der Aufgaben können zudem auch bereits erste Ziele angelegt werden. Eine Push Notification erinnert an anstehende Aufgaben, sodass nichts in Vergessenheit gerät.

Factorial: Hierbei handelt es sich um eine HR-Allroundlösung. Im Hinblick auf das Onboarding bietet Factorial eine To-Do Checkliste mit der die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen optimal organisiert werden kann.

Appical: Appical ist eine Software, die sich ausschließlich auf das Thema Onboarding spezialisiert hat. Es startet mit der Vertragsunterzeichnung bis hin zum Offboarding. Auch ein Remote-Onboarding ist damit problemlos möglich. Die Software ist als Desktop und Mobil-Version verfügbar.

HCM4ALL: Diese Software ist eine Modul Lösung, bei der man das Onboarding Modul gesondert hinzugucken kann. Der Fokus von HCM4ALL liegt auf dem Thema Recruiting. Im Hinblick auf das Onboarding stellt die DSGVO-konforme Software Workflows für das Pre- und das Onboarding bereit.

Fazit

Zusammenfassend kann man festhalten, dass auch hier wieder zunächst die Entscheidung getroffen werden muss, ob man sich eine HR-Gesamtlösung, wie die von flair, vorstellt, oder auf der Suche nach einer reinen Onboarding Software ist. Wichtig ist dabei darauf zu achten, dass diese dann in eventuell bereits vorhandener Software problemlos integriert werden kann. Bei der Einzellösung ist diese jedoch oftmals mit dem Recruiting selbst verknüpft, da diese beiden Prozesse meist nahtlos ineinander übergehen.

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