Personalauswahl effektiv gestalten

Die Personalauswahl ist ein umfangreicher Prozess, bei dem aus einer Vielzahl an Bewerber:innen die besten Kandidat:innen rausgefiltert werden. Zu diesem Prozess gehört nicht allein die Auswahl selbst, sondern auch die damit verbundenen Prozesse, die im Rahmen des Recruitings der Auswahl vorangehen. Die Auswahl der passenden Mitarbeiter:innen trägt maßgeblich zur Stärkung des Teams, der Produktivität und der Zufriedenheit der Belegschaft bei.

Um den Prozess der Personalauswahl effektiv zu gestalten, sollten Personalverantwortliche verschiedene Instrumente und Verfahren einsetzen. Hierzu gehören unter anderem Anforderungsprofile, strukturierte Interviews und Assessments. Zur Umsetzung der einzelnen Aufgaben kann eine Softwarelösung hilfreich sein, um Prozesse und Aufgaben zu digitalisieren und zu automatisieren und gleichzeitig eine bestmögliche Candidate Experience zu gewährleisten.

Es ist wichtig, dass bei der Personalauswahl eine neutrale, klare und fundierte Bewertung jedes/jeder Bewerber:in erfolgt. Personalentscheider:innen sollten in den verschiedenen Phasen des Prozesses auf eine offene Kommunikation und faire Auswahlkriterien achten.

Stellenanzeige und Stellenausschreibung

Ganz am Anfang, bevor die Unterlagen gesichtet und die Auswahl getroffen werden kann, steht die Platzierung der Stellenanzeige. Oftmals wird die offene Stelle auf der unternehmenseigenen Website veröffentlich, sowie über Xing und/oder LinkedIn und vielleicht noch das ein oder andere Jobportal. Hier den Überblick zu behalten ist nicht leicht. Eine Software wie flair kann dabei helfen, in über 2000 Jobportalen die Anzeigen zu platzieren und zu die verwalten.

Aber auch im Hinblick auf die Anzeige selbst gibt es einige Punkte zu beachten. Um die Personalauswahl effektiv zu gestalten, solltest Du bei der Erstellung von Stellenanzeigen und Stellenausschreibungen sorgfältig vorgehen. In einer Stellenanzeige müssen die Anforderungen an die Qualifikationen, Fertigkeiten und Erfahrungen der Bewerber:innen klar und präzise dargelegt werden. Eine effektive Gestaltung der Stellenausschreibung trägt dazu bei, potenzielle Kandidat:innen besser anzusprechen und den Bewerbungsprozess zu optimieren. Dazu gehört auch das Vermeiden von unnötigen Informationen und das Fokussieren auf relevante Inhalte.

Analyse der Bewerbungsunterlagen

Beginne mit einer gründlichen Analyse der Bewerbungsunterlagen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen von Bewerberseite für die offene Stelle enthalten sind. Dies kann beispielsweise eine Liste von wichtigen Dokumenten wie Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen und eventuell Arbeitsproben umfassen.

Die Daten der Kandidat:innen sollten digital und DSGVO-konform erfasst und verwaltet werden können. flair ermöglicht all dies. Mit flair kannst Du Bewerberdaten anlegen, sie mit in den Prozess involvierten Personen teilen und diesen Personen beispielsweise auch ermöglichen, Kommentare zu hinterlassen. Da flair viel Wert auf Datensicherheit legt, sind alle personenbezogenen Daten DSGVO-konform abgespeichert.

Personalauswahlverfahren

Sobald die ersten Bewerbungen eingehen startet das Personalauswahlverfahren. Die Personalauswahl beginnt dabei mit einer sorgfältigen Vorauswahl. Das Ziel ist es, aus einer Vielzahl von Bewerber:innen die besten Talente zu identifizieren, die die grundlegenden Anforderungen und Qualifikationen erfüllen. Methoden zur Vorauswahl sind beispielsweise:

• Sichtung der Bewerbungsunterlagen
• Analyse von Lebenslauf und Anschreiben
• Ggf. telefonische oder Online-Befragungen

Bewerbungsprozess

Im Bewerbungsprozess, der auf die Vorauswahl folgt, werden den ausgewählten Kandidaten verschiedene Personalauswahlverfahren präsentiert, um ihre Eignung für die offene Position weiter zu prüfen. Dazu gehören:

• Persönliche Vorstellungsgespräche
• Digitale Vorstellungsgespräche
• Assessment-Center oder Gruppendiskussionen
• Arbeitstest oder Simulationsaufgaben
• Online-Tests (z.B. Wissenstests, persönlichkeitsbezogene Fragebögen)

Je nach Unternehmen und offener Stelle können unterschiedliche Methoden angewendet werden, auch in Kombination miteinander, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Zusammenarbeit mit der Fachabteilung

Sobald der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist, sollte das Personalmanagement eng mit der Fachabteilung zusammenarbeiten, um die Ergebnisse der Personalauswahlverfahren zu analysieren und die besten Kandidat:innen, auch auf inhaltlicher Ebene, zu identifizieren. Hierfür können die Fachabteilungen ihre Expertise und Kenntnisse der Anforderungen der offenen Stelle einbringen, um die Eignung der Kandidat:innen noch zuverlässiger und effektiver bewerten zu können.

Bewerbungsunterlagen und Interviews

Bewerbungsunterlagen und persönliche Interview können weiter Aufschluss darüber geben, ob ein:e Kandidat:in auf die ausgeschriebene Stelle und zum Unternehmen passt.

Persönliche Gespräche

Persönliche Gespräche spielen eine zentrale Rolle im Bewerbungsverfahren und sind wichtige Elemente der Personalauswahl. Sie ermöglichen es den Unternehmen, die individuellen Fähigkeiten und Persönlichkeitseigenschaften der Bewerber:innen jenseits der schriftlichen Unterlagen kennenzulernen. In einem persönlichen Gespräch, was natürlich auch digital erfolgen kann, können auch weitere Informationen über berufliche Erfahrungen und Qualifikationen erfragt werden. Das Gespräch bildet die Basis für die Entscheidung, ob der/die Kandidat:in zur Unternehmenskultur passt.

Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse sind ein weiteres Kernstück der Bewerbungsunterlagen und geben Aufschluss über die bisherige Leistung und das Verhalten der Bewerbe:rinnen in früheren Anstellungsverhältnissen. Bei der Analyse der Arbeitszeugnisse sollte darauf geachtet werden, dass diese aussagekräftig sind, d.h. sie sollten Angaben zum Unternehmen, zur Position und zum Verantwortungsbereich der Bewerber:innen und deren Leistungen und Erfolgen enthalten.

Interne vs. externe Bewerber:innen

Externe Bewerber:innen bringen häufig neue Perspektiven und frische Ideen mit, dass sie im Bewerbungsprozess besonders berücksichtigt werden sollten. Die Sichtung und Analyse der Bewerbungsunterlagen von externen Bewerber:innen kann jedoch eine Herausforderung darstellen, da sie möglicherweise aus anderen Branchen oder Unternehmenskulturen stammen.

Der Lebenslauf und das Motivationsschreiben geben Aufschluss darüber, welche Erfahrungen und Kenntnisse sie mitbringen. Eine mögliche Vorgehensweise hierbei ist, bei den Bewerbungsunterlagen vor allem auf die fachlichen Qualifikationen zu legen und abzugleichen, ob sie zur Stellenausschreibung passen. Auf der anderen Seite können interne Bewerber:innen auch einen Vorteil darstellen. Sie kennen das Unternehmen, das Team und die Strukturen und brauchen weniger Zeit, sich in das neue Aufgabengebiet einzufinden.

Zudem können Empfehlungen von Personen innerhalb des Unternehmens über eine:n externe:n Kandidat:in sehr hilfreich sein, passende Kandidat:innen zu finden. Wenn man selbst eine Empfehlung ausspricht, ist man davon überzeugt, dass die Person auf die ausgeschriebene Stelle passt und darüber hinaus auch zur Unternehmenskultur. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der/die Kandidat:in auch wirklich interessant für die zu besetzende Stelle ist.

Eignungsdiagnostik und Tests

Die folgenden Tests und Verfahren um die Eignung zu prüfen bilden wichtige Prozessschritte im Bewerbungsverfahren und tragen dazu bei, den bestmöglichen Cultural Fit, aber auch Skilled Employee zu finden.

Persönlichkeitstests

Eignungsdiagnostische Verfahren sind entscheidend, um geeignete Kandidat:innen für eine bestimmte Position zu identifizieren. In diesem Zusammenhang gewinnen Persönlichkeitstests zunehmend an Bedeutung. Sie dienen dazu, die persönlichen Eigenschaften und Verhaltensweisen der Bewerber:innen zu erfassen und geben Aufschluss über ihre Eignung für die jeweilige Position. Es gibt verschiedene Arten von Persönlichkeitstests, wie den Big Five, die dazu dienen, verschiedene Persönlichkeitsmerkmale zu identifizieren und im Hinblick auf die zu besetzende Stelle zu bewerten.

Soziale Kompetenzen

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Eignungsdiagnostik ist die Erfassung sozialer Kompetenzen. Soziale Kompetenzen beziehen sich darauf, wie gut eine Person in der Lage ist, effektiv und angemessen mit anderen Menschen zu interagieren. Diese Fähigkeiten sind für viele Positionen unerlässlich, da sie die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams und mit Kunden beeinflussen. Eignungstests, die soziale Kompetenzen erfassen, können auf unterschiedliche Weise erfolgen, beispielsweise in rollengestützten Übungen, Gruppendiskussionen oder speziellen Fragebögen.

Lernfähigkeit

Ein weiterer zentraler Aspekt der Eignungsdiagnostik ist die Feststellung der Lernfähigkeit von Bewerber:innen. Dabei handelt es sich um die Fähigkeit, neues Wissen und neue Fertigkeiten schnell und effizient zu erwerben. Eine hohe Lernfähigkeit ist in vielen Berufen von besonderer Bedeutung, insbesondere in schnelllebigen Branchen oder Positionen, die eine stetige Weiterentwicklung von Fertigkeiten erfordern. Intelligenztests und Leistungstests können eingesetzt werden, um die Lernfähigkeit und die Lernwilligkeit von Bewerber:innen zu untersuchen.

Assessment Center und Gruppendiskussionen

Um die Eignung eines/einer Kandidat:in weiter zu prüfen, kann für verschiedene Stellen ein Assessment Center und/oder eine Gruppendiskussion, oder Rollenspiele eine effektive Möglichkeit sein. Dabei sind folgende Verfahren in Erwägung zu ziehen:

• Assessment Center/Rollenspiele: Rollenspiele sind eine weit verbreitete Übung in Assessment Centern, die dazu beitragen, das Verhalten von Kandidat:innen in bestimmten Situationen zu beurteilen. Sie ermöglichen es, die Kommunikationsfähigkeiten, Problemlösungskompetenzen und die Fähigkeit, in einem Team zu arbeiten, zu bewerten. Im Rahmen dieser Übungen erhalten die Teilnehmer:innen spezifische Rollen und müssen entsprechend handeln, während die Beobachter:innen ihre Leistung bewerten.
• Assessment Center/Webinare: Webinare können im Rahmen des Assessment-Center-Verfahrens eingesetzt werden, um die technischen und fachlichen Kompetenzen der Kandidat:innen zu überprüfen. Der Vorteil von Online-Trainings ist, dass sie ortsunabhängig durchgeführt werden können. Gerade für Remote Unternehmen, die Talente überall auf der Welt suchen, ist diese Vorgehensweise eine gute Alternative zu Präsenzveranstalungen. Kandidat:innen kann hierbei zum Beispiel die Aufgabe erteilt werden, einen Vortrag zu halten oder an einer virtuellen Gruppendisskusion teilzunehmen.
• Businessnetzwerke/Social Media: Die Nutzung von Social-Media-Plattformen kann auch Teil des Assessment-Center-Verfahrens sein, um zu bewerten, wie Kandidat:innen in der Online Community interagieren. Unternehmen können beispielsweise LinkedIn- oder XING-Profile der Kandidat:innen analysieren, um ihre beruflichen Erfahrungen und Fähigkeiten besser einschätzen zu können. Darüber hinaus kann die Teilnahme an Diskussionsforen oder Gruppen innerhalb dieser Plattformen aufzeigen, wie gut ein:e Kandidat:in in einer Branche vernetzt ist, aber auch, welche Kommunikationsfähigkeiten er/sie besitzt.

Neue Mitarbeiter:innen und Personalentscheidungen

Bei der Personalauswahl gestalten Personalverantwortliche den Prozess der Personalbeschaffung bis hin zur Unterzeichnung es Arbeitsvertrages maßgeblich mit. Das dieser Prozess sorgfältig geplant und organisiert werden sollte steht außer Frage.

Die HRler versuchen die besten Kandidat:innen für die offenen Stellen im Unternehmen zu finden. Die vorgestellten Methoden und Instrumente, wie die Eignungsdiagnostik, können dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Auch wenn alle Zeichen dafür stehen, dass der/die ausgewählte Kandidat:in perfekt ins Unternehmen passt, kann es sich manchmal in der Realität auch nicht bewahrheiten. Auch wenn die Instrumente helfen Fehlentscheidungen bei den Personalentscheidungen zu minimieren, können sie diese nicht ganz ausschließen.

Fehler bei der Besetzung können jedoch negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben: das Team büßt an Produktivität ein, Unzufriedenheit und eine erhöhte Fluktuationsrate sind die Folge. Die Fehlbesetzung einer Stelle kann zudem hohe Kosten verursachen, da sie, besonders in der Einarbeitungsphase viele Ressourcen in Anspruch nimmt. Auch der gesamte Recruitingprozess verschlingt Zeit und Geld. Um das Risiko zu minimieren, kann man den Recruitingprozess noch durch Arbeitsproben und Tests, sowie eine klare Leitlinie für die Interviews optimieren.

Cultural Fit und Persönlichkeitsmerkmale

Um die Persönlichkeitsmerkmale von Kandidat:innen im Rahmen der Personalauswahl kennenzulernen können biografische Fragebögen ein hilfreiches Instrument sein. Sie ermöglichen es, verschiedene Aspekte der Lebensgeschichte, Bildung, Berufserfahrung sowie soziale und kulturelle Kompetenzen zu bewerten. Der Cultural Fit eines/einer Kandidat:in ist äußerst wichtig, da dies einen großen Einfluss auf die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen und die Integration haben wird.

Darüber hinaus gibt es das Schuler-Modell, das zur objektiven Bewertung von Persönlichkeitsmerkmalen dient. Das Modell befasst sich hauptsächlich mit dem kulturellen Zugehörigkeits- und Anpassungsvermögen. Es hilft Unternehmen, ihre Entscheidungen auf der Grundlage von Fähigkeiten, Verhaltensmerkmalen und Einstellungen zu treffen. Darüber hinaus trägt es dazu bei, das kulturelle Gleichgewicht im Unternehmen aufrechtzuerhalten. Es ist demnach nicht nur der Berufserfolg eines/einer Mitarbeiter:in von großer Wichtigkeit, sondern auch dessen/deren Persönlichkeitsmerkmale.

Zukunft der Personalauswahl

Die Personalauswahl ist geprägt von Digitalisierung und KI. Mit fortschreitender Technologie wird es immer wichtiger, effektive Verfahren für die Auswahl von Mitarbeiter:innen zu entwickeln. Beispielswiese gibt es jetzt bereits Ansätze, für die Vorselektion im Abgleich hinsichtlich der Qualifikationen KI zu verwenden. Damit kann geprüft werden, ob das notwendige Know-how vorhanden ist, was die Stellenausschreibung erfordert. Darüber hinaus können auch die genannten Tests im Rahmen eines Assessment Centers Fachwissen abfragen und Kompetenzen einstufen. Eine Softwarelösung wie flair ermöglicht es darüber hinaus, den gesamten Recruitingprozess bis hin zur Einstellung zu organisieren und zu verwalten.

Da Fachkräftemangel ein großes Thema ist, wird es immer wichtiger für Unternehmen, die eigenen Employer Brand zu stärken und sich als attraktiver Arbeitgeber am Markt zu positionieren. Gerade im Hinblick auf Social Media Recruiting ist es wichtig, sich aktiv in sozialen Netzwerken zu beteiigen und zu positionieren. Auch eine gute Vernetzung kann hilfreich sein, wenn man beispielsweise beim LinkedIn Account des Unternehmens eine offene Stelle teilt. Diese kann dann innerhalb des Netzwerks weiterempfohlen werden. Darüber hinaus hat man hier auch die Möglichkeit, schnell zu prüfen, ob der die Kandidat:in passend für die inserierte Stelle ist, da die wichtigsten Daten zur beruflichen Laufbahn auf den Profilen einsehbar sind.

Eine Softwarelösung kann Personaler:innen hilfreich zur Seite stehen, die ganzen Aufgaben rund um die Personalauswahl zu meistern und laufende Prozesse zu digitalisieren und vor allem zu optimieren. Von der Stellenanzeige bis hin zur Auswahl des/der geeigneten Kandidat:in und sogar dem digital zur Verfügung gestellten Onboarding Workflow sind alle HR Prozesse durch flair abgedeckt. Schau bei uns vorbei, um das gesamte Produktportfolio unserer Software kennenzulernen und eine kostenlose Demo zu probieren.

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