Personalabteilungen im Wandel der Zeit

Aufgaben von Personalabteilungen

HR-Abteilungen haben einen großen Aufgabenbereich und in der Praxis oft eine noch größere Breite an Verantwortung. Klar ist: Personalarbeit ist nichts für schwache Nerven! Personelle Aufgaben können von administrativen Routinetätigkeiten starten und bis hin zu strategischen Kreativtätigkeiten reichen. Die ersten Tätigkeiten beginnen schon weit vor dem ersten Tag eines:r neuen Mitarbeiter:in und enden erst nach dessen:deren Ausscheiden aus dem Unternehmen.

Administrative Personalaufgaben:

Personalverwaltung

Aufgaben, die die Personalverwaltung abdeckt, sind meist Routinetätigkeiten sowie Vertragserstellung, die Pflege von Personalakten oder verschiedene Tätigkeiten rund um Arbeitsverträge und Fehlzeiten von Mitarbeiter:innen des Unternehmens. Heutzutage läuft die Personalverwaltung häufig softwaregestützt ab (siehe '5. Digitale Unterstützung für Personalarbeit')

Entgeltabrechnung

Fehlerlose Lohn- und Gehaltsabrechnungen fällt auch unter den Verantwortungsbereich von Personalabteilungen. Da auch diese Sparte nicht zur Wertschöpfung eines Unternehmens beiträgt, wird sie als administrative Arbeit in der Praxis oft outgesourced oder mittels professioneller HR-Software automatisiert durchgeführt.

Strategische Personalaufgaben:

Personalplanung

Darunter zählen die Planung von Personalbedarf und Personaleinsatz. Folgende zwei Fragen müssen sich Personalabteilungen hinsichtlich der Personalplanung stellen. Welche- und wie viele Mitarbeiter:innen brauche ich, um die Unternehmensziele zu erreichen? Und wie setze ich diese Mitarbeiter:innen möglichst effektiv und effizient ein, damit sie bestmöglich arbeiten?

Personalbeschaffung

Unter Personalbeschaffung oder auch Personalgewinnung, versteht man die Rekrutierung und Einstellung neuer Mitarbeiter:innen. Angefangen von der Erstellung der Bewerbungsunterlagen, über Onboarding-Tätigkeiten und der Auswahl des richtigen Personals - all jene Bewerbermanagement-Verantwortlichkeiten fallen unter die Sparte des Personalwesens.

Personalentwicklung

Ebenso wichtig wie die Gewinnung neuen Personals ist die Weiterentwicklung der bestehenden Arbeitskräfte. Mit strukturierten Entwicklungsmaßnahmen sorgt die Personalentwicklung dafür, dass Mitarbeiter:innen attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote zur Verfügung gestellt werden, damit diese es laufend mit den neuen Herausforderungen aufnehmen können.

Personalcontrolling

Human Resource Management im 21. Jahrhundert ist weitaus mehr als Gefühl- und Bauchentscheidungen. Mit professionellen People Analytics werden Personalentscheidungen mithilfe von datengestützten Grundlagen getroffen. Dadurch profitiert die (wichtige) menschliche Komponente von analysierten Personalcontrolling-Ergebnissen.

Personalmarketing und Employer Branding

Um für Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung im eigenen Unternehmen zu sorgen bieten sich attraktive Personalmarketing- und Employer Branding Pakete an. Welche Angebote kann ich meinen Mitarbeiter:innen machen, damit sie zufrieden arbeiten? Aber auch im Hinblick auf die externe Arbeitgebermarke gilt es sich als Unternehmen attraktiv auf dem Arbeitsmarkt zu positionieren.

Positionen und Bereiche in Personalabteilungen

Die zu verrichtenden Aufgaben werden logischerweise je nach Unternehmensgröße von unterschiedlichen Positionen verantwortet. Das Aufgabenspektrum eines Personaler-Jobs kann sehr umfangreich sein. So nimmt auch die Anzahl und der Fokus von HR-Mitarbeiter:innen mit zunehmender Unternehmensgröße zu. Von Generalisten mit Allgemeinverantwortung bis zu Spezialisten in bestimmten Teilbereichen – das Spektrum ist groß.

Dieses Aufgabenspektrum lässt sich in bestimmte Positionen in Personalabteilungen gliedern. Einige davon findest Du in der nachfolgenden Aufzählung kurz beschrieben:

• Personalleitung

In jeder Organisation, in der es eine Personalabteilung gibt, gibt es folglich auch eine leitende Instanz, die eine strategische und führende Rolle hat. Ähnlich wie in anderen Unternehmensabteilungen hat auch die HR-Leitung, Teamverantwortung und koordiniert Unternehmensziele mit den Zielen der HR-Abteilung.

• Personalbeschaffung

Das Formulieren neuer Stellenangebote. Das Schalten von Stellenanzeigen. Das Rekrutieren und Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Für all das ist die Abteilung der Personalbeschaffung (od. Personalgewinnung) verantwortlich. Bekannte Positionen mit diesem Aufgabenspektrum sind Recruiter, Active Sourcer und Angestellte im Bereich Talent Acquisition.

• Personalmarketing

Wer für Personalmarketing und Employer Branding verantwortlich ist, legt den Fokus auf die Gewinnung und Bindung von Mitarbeiter:innen. Positionen mit dieser Spezialisierung haben häufig ein kreatives Mindset und viele Gestaltungsmöglichkeiten. Nicht nur aufgrund des War for Talents wird Employer Branding und Personalmarketing immer wichtiger für Arbeitgeber.

• Personalentwicklung

Eine der gefragtesten HR-Positionen in Unternehmen ist die Personalentwicklung. In Abgleich mit dem Personalbedarf liegen die Verantwortlichkeiten von Personalentwicklern in der Förderung und (Weiter-)Bildung von Mitarbeiter:innen. Dies dient einerseits dem individuellen Wachstum und trägt gleichzeitig zur Erreichung der Unternehmensziele bei.

• Arbeitsrecht, Arbeitsschutz und Abrechnung

Hierzu zählen alle Positionen im Human Resource Management, die sich mit arbeitsrechtlichen-, gesetzlichen- und vertraglichen Tätigkeiten auseinandersetzen. Personaler beschäftigen sich in dieser Sparte mit Vertragsangelegenheiten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sowie Arbeitsschutz für Mitarbeiter:innen.

• HR meets IT

Der Wandel von Personalabteilungen in Richtung Digitalisierung bedarf in der Regel auch einer (oder mehrerer) unterstützender Softwarelösungen. Um den reibungslosen Einsatz der Tools gewährleisten zu können, finden sich heutzutage auch zahlreiche IT-Positionen in Personalabteilungen wieder. In vielen Unternehmen sind ITler und Personaler in ein und derselben Position zusammengefasst.

Organisation von Personalabteilungen

Personalabteilungen sehen in der Praxis je nach Unternehmensgröße, -form, Sparte, Ausrichtung, und einigen weiteren Gründen sehr unterschiedlich aus. Je nach Unternehmensziel(en) wird die Organisation und die Struktur von HR-Abteilungen anders gehandhabt. Ob Linienorganisation, Matrix oder nach Funktionsbereichen – Personalabteilungen können auf vielerlei Weise organisiert sein.

Eine gut strukturierte und organisierte HR-Abteilung ist aus diversen Gründen für das gesamte Unternehmen notwendig. Ohne die passenden Arbeitskräfte an den richtigen Stellen kann keine Organisation erfolgreich funktionieren. Die professionelle Organisation einer Personalabteilung ist aus noch einem Grund essenziell: sie formt die Unternehmenskultur.

Je kleiner eine Organisation, desto leichter ist deren Kultur zu definieren und zu spüren. In Start-Ups und Kleinunternehmen wird im Zuge der Personalauswahl häufig mehr Wert auf den sogenannten „Cultural Fit“ gelegt, als auf die fachlichen Komponenten, die ein:e Bewerber:in mitbringt.

Mit zunehmendem Wachstum verlieren Unternehmen den persönlichen Touch und die Struktur sowie die Organisation der Personalabteilung (wie auch allen anderen Abteilungen) nimmt an Wichtigkeit zu. Damit neben der persönlichen Note nicht auch die Mitarbeiterzufriedenheit verloren geht, muss sich die Personalabteilung aktiv um die Unternehmenskultur kümmern.

Um die Kultur eines Unternehmens zu prägen und die Mitarbeiterzufriedenheit sowie -bindung der Angestellten zu fördern, dienen moderne Personalabteilungen als Bindeglied zwischen Mitarbeiter:innen und Führungskräften. Personaler müssen nah an den Menschen sein und durch die Nähe beide Parteien zufriedenstellen. Im Unternehmensalltag kann das schon mal zum Balanceakt werden.

Da der Fokus klassisch administrativer Personalarbeit mehr einen strategischen- und wertschöpfenden Themenschwerpunkt bekommt, verändert sich auch die Organisation. Routineaufgaben werden mithilfe von Softwares abgedeckt oder outgesourced, sodass Personalarbeiter kreative Beiträge zum Unternehmenserfolg leisten.

In der Praxis beinhaltet die Organisation von Personalabteilungen zahlreiche weitere Spektren, die Schnittstellen zu anderen Abteilungen darstellen. Es ist oft schwer zu sagen, wo der Tätigkeitsbereich beginnt und wo er aufhört. Eins ist klar: strukturierter Personalprozesse sind richtungsweisend für den Erfolg des ganzen Unternehmens.

Struktur von Personalabteilungen

In erster Linie hängt die Struktur einer Personalabteilung von der Mitarbeiteranzahl ab. Es hat sich seit einigen Jahren die Daumenregel etabliert, dass im Durchschnitt 3-4 HR-Mitarbeiter:innen pro 100 Angestellten, angemessen ist. Diese Anzahl variiert natürlich auch anhand verschiedener anderer Faktoren und des Aufgabenspektrums.

Wird im Unternehmen viel outgesourced? Mit wieviel Aufwand ist die Personalarbeit verbunden? Wie viele Ressourcen will ich in die einzelnen Teilsparten investieren? Mit diesen Fragen bekommst Du einen guten Eindruck, welchen Stellenwert die Personalabteilung im unternehmensweiten Vergleich hat.

Die Schwerpunkte der Personalarbeit können voneinander abweichen. So kommt es bei schnell wachsenden Start-Ups eher zu einer Gewichtung von Recruiting und Personalplanung, während in etablierten Großunternehmen vielleicht das Personalmarketing und Employer Branding einen größeren Stellenwert einnimmt.

Wenn Du für Dich festgestellt hast, welche Themen und Schwerpunkt für Deine Zielerreichung relevant sind, kannst Du Prioritäten verteilen. So wird nach und nach die Struktur Deiner Personalarbeit ersichtlich. Diese Schwerpunkte müssen nachhaltig evaluiert werden, um die Aktualität der anstehenden Herausforderungen zu gewährleisten.

Der Wandel von Personalabteilungen

Wie im Verlauf des Artikels bereits erwähnt, war das Human Resource Management in den letzten Jahr(zehnt)en einem drastischen Wandel ausgesetzt. Ehemals administrativen Fokus, kümmern sich HR-Mitarbeiter:innen im 21. Jahrhundert vermehrt um wertschöpfende Tätigkeiten, die strategische Gewichtung haben.

Die ständige Weiterentwicklung des Personalmanagements resultiert in der Verknüpfung mit anderen Unternehmensbereichen und der Einbindung in strategische Planungsprozesse. Immer häufiger findet die Personalabteilung in Person eines Chief Human Resource Officer (CHRO) oder eines auch in der obersten Managementebene Platz.

Damit setzen Unternehmen ein Zeichen, dass die Mitarbeiter:innen wieder vermehrt in den Fokus der Arbeitswelt rückt. Neben dem Wandel in der Abteilung, ist auch ein gesellschaftlicher Wandel in den Köpfen der Arbeitnehmer:innen zu beobachten. Für die Millenials und die neuen Generationen X, Y und Z ist Geld schon lange nicht mehr der Hauptantrieb für eine Arbeitsleistung.

HR-Abteilungen müssen sich den sozialen Konstrukten und Veränderungen anpassen, um Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung zu erreichen. Arbeitszufriedenheit steht in direktem Zusammenhang mit der Arbeitsleistung. Somit ist neben der Personalabteilung auch das Management für zufriedene und motivierte Mitarbeiter:innen verantwortlich.

Ziele moderner Personalarbeit

1. Zufriedenheit am (und abseits des) Arbeitsplatz

Die Mitarbeiterzufriedenheit am und abseits der Arbeit steht für HR-Abteilungen nach wie vor im Fokus des Verantwortungsspektrums. Die Aufgaben der Personalabteilung dienen dem Wohlbefinden, der Motivation und letztendlich der Leistung der Mitarbeiter:innen. Um Zufriedenheit zu erreichen, schaffen Personaler eine gute Unternehmenskultur mit vielen individuellen Anreizen, Benefits und Wohlfühlmaßnahmen.

2. Wertschöpfungsbeitrag für Unternehmen

Da Personalarbeit in der Vergangenheit keinen direkten Beitrag zum Unternehmenserfolg beigetragen hat, war der Stellenwert der Tätigkeiten nicht gleichwertig zu anderen Abteilungen. Mit der immer stärker werdenden strategischen- und kreativen Rolle von HR-Professionals, arbeiten Personaler oft in enger Zusammenarbeit und Schnittstellen mit der Geschäftsleitung.

3. Talent rekrutieren, weiterentwickeln und binden

Motivierte und kulturell passende Mitarbeiter:innen zu gewinnen ist für Unternehmen heutzutage schwerer denn je zuvor. Mit dem anhaltenden Fachkräftemangel und dem damit verbundenen War for Talents sind Personaler geforderter denn je! Wer jetzt nicht geeignete Talente rekrutiert, sie weiterentwickelt und damit nachhaltig ans Unternehmen bindet, hat schwere Zeiten vor sich.

4. HR-Prozesse automatisieren und weiterentwickeln

Regelmäßige Kontrolle, Verbesserung und Automatisierung von HR-Prozessen ist ein großer Teil moderner Personalarbeit. Dadurch ist es möglich Produktivität und Performance des gesamten Unternehmens zu steigern. Die Personalstrategie moderner Personalabteilungen kann aktiv auf dieses Ziel ausgerichtet sein, um effizienter und ressourcenschonender zu arbeiten.

Digitale Unterstützung für Personalarbeit

Digitalisierung macht auch in der Arbeitswelt nicht stopp. Ganz im Gegenteil. Durch die Nutzung von Software und verschiedensten Tools zur Unterstützung des Arbeitsalltags, haben technisch hochwertige Lösungen bereits seit einigen Jahren Anklang in der Arbeitswelt gefunden. So kann auch die Personalarbeit durch digitale HR-Software vereinfacht werden.

In erster Linie sind davon Routinetätigkeiten betroffen, die softwaregestützt einfach und automatisiert ablaufen. Von der Entgeltabrechnung, bis hin zur Zeiterfassung oder der Verwaltung von Personalakten - für diese administrativen Aufgaben lohnt es sich definitiv Hilfe zu holen. So kann der Arbeitsalltag wesentlich spannender und effizienter genutzt werden.

Neben Routinetätigkeiten unterstützen Softwarelösungen im Bewerbermanagement in Sachen Recruiting und Onboarding. Nebenbei können sie dafür genutzt werden, um die Personaleinsatzplanung, Leistungsbeurteilung oder Zeiterfassung zu automatisieren. All diese Tools können in einer Software-Lösung vereint sein.

Personalarbeit mit digitalen Tools und HR-Lösungen fokussiert sich auf ganz andere Themenbereiche, die mit Routineaufgaben wenig zu tun haben. Die Planung und Implementierung eines HR-Systems erfordert ein wenig Know-How, in dem Dich Experten in diesem Feld aber sehr gut beraten können. So findest Du bestimmt die beste Lösung für Deine Anforderungen.

Mit der HR-Software Lösung von flair bleibt Dir wieder mehr Zeit für Dein Kerngeschäft und vielleicht noch wichtiger: für die Mitarbeiter:innen in Deinem Unternehmen. Du kannst Dich gerne selbst von den zahlreichen Vorteilen der Nutzung einer Softwarelösung überzeugen. Mit der Demo-Version von flair hast Du kostenlos die Möglichkeit Deine Personalarbeit auf das nächste Level zu bringen.

Fazit

Der Personalbereich ist der vermutlich, sich am stärksten verändernde Bereich im gesamten Unternehmen. HR-Abteilungen richten ihren Fokus von ehemals administrativen Routinetätigkeiten zunehmend auf strategische Tätigkeiten, die zum Unternehmenserfolg beitragen.

Um sich dem Wandel der Zeit anzupassen, stehen Personalabteilungen vor einer Vielzahl an Herausforderungen. Angefangen mit dem Fachkräftemangel bis hin zum Wertschöpfungsbeitrag und sozialen Veränderungen in der Gesellschaft - auf all diese Themen muss die Personalabteilung ein Auge werfen.

Aber nicht in jedem Unternehmen gibt es eine HR-Abteilung. Erst ab einer gewissen Größe und Mitarbeiteranzahl wird diese Organisationseinheit als eigene Abteilung eingeführt. Bis zu diesem Zeitpunkt sind die Verantwortlichkeiten der Personalarbeit oft auf mehrere Positionen aufgeteilt oder es gibt eine Generalisten-Rolle.

Grundsätzlich spricht man von 3-4 HR-Professionals bei einer Anzahl von 100 Mitarbeiter:innen. Diese dienen als Ansprechpartner für die Belegschaft genauso wie für die Führungskräfte und externe Vertreter. Im Verlauf dieses Artikels hast Du die Vielzahl an unterschiedlichen Positionen und Aufgaben vom Personalmanagement kennengelernt. Nutze dieses Wissen für Deine nächste HR-spezifische Herausforderung!