Positionen und Bereiche in Personalabteilungen
Die zu verrichtenden Aufgaben werden logischerweise je nach Unternehmensgröße von unterschiedlichen Positionen verantwortet. Das Aufgabenspektrum eines Personaler-Jobs kann sehr umfangreich sein. So nimmt auch die Anzahl und der Fokus von HR-Mitarbeiter:innen mit zunehmender Unternehmensgröße zu. Von Generalisten mit Allgemeinverantwortung bis zu Spezialisten in bestimmten Teilbereichen – das Spektrum ist groß.
Dieses Aufgabenspektrum lässt sich in bestimmte Positionen in Personalabteilungen gliedern. Einige davon findest Du in der nachfolgenden Aufzählung kurz beschrieben:
In jeder Organisation, in der es eine Personalabteilung gibt, gibt es folglich auch eine leitende Instanz, die eine strategische und führende Rolle hat. Ähnlich wie in anderen Unternehmensabteilungen hat auch die HR-Leitung, Teamverantwortung und koordiniert Unternehmensziele mit den Zielen der HR-Abteilung.
Das Formulieren neuer Stellenangebote. Das Schalten von Stellenanzeigen. Das Rekrutieren und Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Für all das ist die Abteilung der Personalbeschaffung (od. Personalgewinnung) verantwortlich. Bekannte Positionen mit diesem Aufgabenspektrum sind Recruiter, Active Sourcer und Angestellte im Bereich Talent Acquisition.
Wer für Personalmarketing und Employer Branding verantwortlich ist, legt den Fokus auf die Gewinnung und Bindung von Mitarbeiter:innen. Positionen mit dieser Spezialisierung haben häufig ein kreatives Mindset und viele Gestaltungsmöglichkeiten. Nicht nur aufgrund des War for Talents wird Employer Branding und Personalmarketing immer wichtiger für Arbeitgeber.
Eine der gefragtesten HR-Positionen in Unternehmen ist die Personalentwicklung. In Abgleich mit dem Personalbedarf liegen die Verantwortlichkeiten von Personalentwicklern in der Förderung und (Weiter-)Bildung von Mitarbeiter:innen. Dies dient einerseits dem individuellen Wachstum und trägt gleichzeitig zur Erreichung der Unternehmensziele bei.
- Arbeitsrecht, Arbeitsschutz und Abrechnung
Hierzu zählen alle Positionen im Human Resource Management, die sich mit arbeitsrechtlichen-, gesetzlichen- und vertraglichen Tätigkeiten auseinandersetzen. Personaler beschäftigen sich in dieser Sparte mit Vertragsangelegenheiten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sowie Arbeitsschutz für Mitarbeiter:innen.
Der Wandel von Personalabteilungen in Richtung Digitalisierung bedarf in der Regel auch einer (oder mehrerer) unterstützender Softwarelösungen. Um den reibungslosen Einsatz der Tools gewährleisten zu können, finden sich heutzutage auch zahlreiche IT-Positionen in Personalabteilungen wieder. In vielen Unternehmen sind ITler und Personaler in ein und derselben Position zusammengefasst.
Organisation von Personalabteilungen
Personalabteilungen sehen in der Praxis je nach Unternehmensgröße, -form, Sparte, Ausrichtung, und einigen weiteren Gründen sehr unterschiedlich aus. Je nach Unternehmensziel(en) wird die Organisation und die Struktur von HR-Abteilungen anders gehandhabt. Ob Linienorganisation, Matrix oder nach Funktionsbereichen – Personalabteilungen können auf vielerlei Weise organisiert sein.
Eine gut strukturierte und organisierte HR-Abteilung ist aus diversen Gründen für das gesamte Unternehmen notwendig. Ohne die passenden Arbeitskräfte an den richtigen Stellen kann keine Organisation erfolgreich funktionieren. Die professionelle Organisation einer Personalabteilung ist aus noch einem Grund essenziell: sie formt die Unternehmenskultur.
Je kleiner eine Organisation, desto leichter ist deren Kultur zu definieren und zu spüren. In Start-Ups und Kleinunternehmen wird im Zuge der Personalauswahl häufig mehr Wert auf den sogenannten „Cultural Fit“ gelegt, als auf die fachlichen Komponenten, die ein:e Bewerber:in mitbringt.
Mit zunehmendem Wachstum verlieren Unternehmen den persönlichen Touch und die Struktur sowie die Organisation der Personalabteilung (wie auch allen anderen Abteilungen) nimmt an Wichtigkeit zu. Damit neben der persönlichen Note nicht auch die Mitarbeiterzufriedenheit verloren geht, muss sich die Personalabteilung aktiv um die Unternehmenskultur kümmern.
Um die Kultur eines Unternehmens zu prägen und die Mitarbeiterzufriedenheit sowie -bindung der Angestellten zu fördern, dienen moderne Personalabteilungen als Bindeglied zwischen Mitarbeiter:innen und Führungskräften. Personaler müssen nah an den Menschen sein und durch die Nähe beide Parteien zufriedenstellen. Im Unternehmensalltag kann das schon mal zum Balanceakt werden.
Da der Fokus klassisch administrativer Personalarbeit mehr einen strategischen- und wertschöpfenden Themenschwerpunkt bekommt, verändert sich auch die Organisation. Routineaufgaben werden mithilfe von Softwares abgedeckt oder outgesourced, sodass Personalarbeiter kreative Beiträge zum Unternehmenserfolg leisten.
In der Praxis beinhaltet die Organisation von Personalabteilungen zahlreiche weitere Spektren, die Schnittstellen zu anderen Abteilungen darstellen. Es ist oft schwer zu sagen, wo der Tätigkeitsbereich beginnt und wo er aufhört. Eins ist klar: strukturierter Personalprozesse sind richtungsweisend für den Erfolg des ganzen Unternehmens.
Struktur von Personalabteilungen
In erster Linie hängt die Struktur einer Personalabteilung von der Mitarbeiteranzahl ab. Es hat sich seit einigen Jahren die Daumenregel etabliert, dass im Durchschnitt 3-4 HR-Mitarbeiter:innen pro 100 Angestellten, angemessen ist. Diese Anzahl variiert natürlich auch anhand verschiedener anderer Faktoren und des Aufgabenspektrums.
Wird im Unternehmen viel outgesourced? Mit wieviel Aufwand ist die Personalarbeit verbunden? Wie viele Ressourcen will ich in die einzelnen Teilsparten investieren? Mit diesen Fragen bekommst Du einen guten Eindruck, welchen Stellenwert die Personalabteilung im unternehmensweiten Vergleich hat.
Die Schwerpunkte der Personalarbeit können voneinander abweichen. So kommt es bei schnell wachsenden Start-Ups eher zu einer Gewichtung von Recruiting und Personalplanung, während in etablierten Großunternehmen vielleicht das Personalmarketing und Employer Branding einen größeren Stellenwert einnimmt.
Wenn Du für Dich festgestellt hast, welche Themen und Schwerpunkt für Deine Zielerreichung relevant sind, kannst Du Prioritäten verteilen. So wird nach und nach die Struktur Deiner Personalarbeit ersichtlich. Diese Schwerpunkte müssen nachhaltig evaluiert werden, um die Aktualität der anstehenden Herausforderungen zu gewährleisten.