Sorgen Sie mit diesen Willkommensmails für einen starken ersten Eindruck

Erfolgreiches Onboarding beginnt mit einem herzlichen Empfang. Diese E-Mail-Vorlagen helfen Ihnen, klar, professionell und freundlich zu kommunizieren und neue Mitarbeitende erfolgreich durch die ersten Schritte zu begleiten.

Dieses Toolkit enthält:

• Sofort einsetzbare Vorlagen für E-Mails vor dem Start, am ersten Tag und für allgemeine Willkommensnachrichten
• Anpassbare Templates, abgestimmt auf Tonalität und Werte Ihres Unternehmens
• Tipps für die richtige Ansprache und ein reibungsloses Onboarding

Jetzt herunterladen und Ihr Onboarding effizient gestalten – damit sich neue Mitarbeitende vom ersten Tag an willkommen fühlen!

Das erwartet Sie

Der Download enthält drei editierbare Vorlagen für Willkommensmails und fünf Tipps, wie Sie diese wirkungsvoll formulieren.

Tipps für gelungene Willkommensmails

• Persönlich ansprechen: mit Namen, Position und Team der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters.
• Klare Erwartungen setzen: Arbeitsbeginn, Ort bzw. Zugangsdaten fürs Homeoffice und ein Überblick über den ersten Arbeitstag.
• Vorfreude zeigen und deutlich machen, welchen Beitrag die Person leisten wird.
• Praktische Unterlagen mitschicken, etwa Onboarding-Dokumente, Aufgaben vor dem Start oder hilfreiche Links.
• Ansprechperson nennen, an die man sich mit Fragen wenden kann, und sagen, wer am ersten Tag empfängt.

Die drei Vorlagen

• Allgemeine Willkommensmail: bestätigt Position und Startdatum, gibt einen Ausblick auf den ersten Tag (z. B. Begrüßung im Team, IT-Einrichtung, Projektüberblick) und nennt eine Ansprechperson.
• E-Mail vor dem ersten Arbeitstag: Startdatum und Uhrzeit, Büroadresse oder Zugangsdaten, was mitzubringen ist (z. B. ein Lichtbildausweis) und wie das Kennenlernen im Team abläuft.
• E-Mail am ersten Arbeitstag: wen die neue Kollegin oder der neue Kollege wann und wo trifft, die ersten drei Programmpunkte und Extras wie ein gemeinsames Mittagessen.

Alle Vorlagen arbeiten mit Platzhaltern in eckigen Klammern – Sie ergänzen nur Namen, Daten und Details. Die Vorlagen selbst sind auf Englisch.

Die wichtigsten Punkte

• Schicken Sie mehr als eine E-Mail: eine vor dem Start, eine am ersten Tag.
• Organisatorisches gehört immer hinein – Uhrzeit, Ort oder Zugang, Mitzubringendes.
• Nennen Sie eine konkrete Ansprechperson.

Laden Sie die Vorlagen unten herunter und begrüßen Sie neue Mitarbeitende einheitlich und persönlich.