Anspruch auf Arbeitszeugnis - Rechte und Pflichten

Spätestens wenn Arbeitnehmer:innen das Unternehmen verlassen, beantragen sie bei ihren aktuellen Arbeitgeber:innen ein Arbeitszeugnis. Dieses wird für die Empfehlung für eine neue Arbeitsstelle benötigt. Aber wie sieht die rechtliche Lage eigentlich aus? Haben Arbeitnehmer:innen überhaupt einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis? Welche Personengruppen dürfen ein Arbeitszeugnis verlangen? Was muss bei der Formulierung und bei dem Verfassen des Arbeitszeugnisses beachtet werden? Und was sagt letztendlich das Gesetz zum Arbeitszeugnis? Auf all diese Fragen möchten wir dir in diesem Artikel eine Antwort geben. Du erfährst, was ein Arbeitszeugnis ist und worauf zu achten ist.

Was ist ein Arbeitszeugnis?

Fangen wir mit dem Offensichtlichen an: Was ist ein Arbeitszeugnis überhaupt? Du kannst darunter eine Urkunde verstehen, die Arbeitgeber:innen den Arbeitnehmer:innen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen. Bei der Ausstellung des Arbeitszeungisses ist auf bestimmte Vorschriften und Formulierungen zu achten. Für Arbeitnehmer:innen ist ein Arbeitszeugnis ein wichtiges Dokument, wenn sie beabsichtigen sich bei potenziellen Unternehmen zu bewerben. Denn ein solches Arbeitszeugnis gibt in den meisten Fällen eine genauere Beaurteilung über die bisherigen Leistungen und die die Qualifikation Arbeitnehmer:innen.

Nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, Auszubildenden ein schriftliches Zeugnis auszustellen, wenn das Berufsausbildungsverhältnis beendet worden ist. Hierzu müssen wesentliche Angaben gemacht werden über Art, Dauer und das Ziel der Ausbildung. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber:innen angeben, welche beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten von Auszubildenden erworben worden sind.

Grundsätzlich sollte man als Unternehmen jedoch darauf achten, auch im Normalbetrieb Ziele festzulegen mit den Mitarbeiter:innen und regelmäßig Feedback zu geben. Dabei kann eine Softwarelösung wie flair helfen, den Prozess digitalisiert, automatisiert und für Mitarbeiter:innen und Manager:innen frei zugänglich zu machen. Hier kann der Fortschritt der Ziele festgehalten werden. Zudem kann dieses Dashboard als Gesprächsgrundlage dienen, um Inhalte beim nächsten Feedback wieder aufzugreifen und zu bewerten.

Was sollte ein Arbeitszeugnis beinhalten?

Wird ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausgestellt, folgt dieses einem ganz bestimmten Aufbau. Integriert werden dabei eine Reihe von Aspekten. Zu diesen gehören:

1. Personenbezogene Daten wie Name, Geburtstag und Geburtsdatum. Auf Wunsch von Arbeitnehmer:innen können hier auch Angaben zum Eintrittsdatum, zu den Tätigkeiten und zur Beschäftigung gemacht werden.

2. Beschreibung des Unternehmens
Das Unternehmens wird vorgestellt und es sollte der Bezug zur Tätigkeit der Arbeitnehmer:innen erfolgen.

3. Beschreibung der Tätigkeit
Die Tätigkeitsschwerpunkte werden in diesem Punkt näher beschrieben und die Aufgaben aufgeführt.

4. Leistungen von Arbeitnehmer:innen (hier werden verschiedene Aspekte hervorgehoben):
4.1 Qualifikation: Können und Know-how.
Arbeitgeber:innen zählen das vorhandene Fachwissen auf und gehen auf Fort- und Weiterbildungen genauer ein.
4.2 Ausdauer und Belastbarkeit von Arbeitnehmer:innen
4.3 Denk- und Urteilsvermögen sowie die Auffassungsgabe von Arbeitnehmer:innen
4.4 Leistungsbereitschaft
Hierzu zählt die Arbeitsmoral. Haben Arbeitnehmer:innen zusätzliche Aufgaben übernommen? Waren sie bereit Überstunden zu leisten? Haben sie Eigeninitiative gezeigt? Waren sie engagiert?
4.5 Zuverlässigkeit und Arbeitsweise
Wie haben Arbeitnehemer:innen ihre Arbeit ausgeführt? War die Arbeit gewissenhaft? War es eine selbstständige Arbeitsweise? Haben sie strukturiert gearbeitet?
4.6 Arbeitsergebnisse
4.7 Handelt es sich um leitende Angestellte, kommen weitere Aspekte hinzu: Wie hoch war die Anzahl an Mitarbeiter:innen? Wie war der Führungsstil? Wie lief die Motivation von Mitarbeiter:innen ab? Wie verhielt es sich mit der Delegation? Hinzu kommen Kriterien wie die unternehmerische Denkweise, die Entscheidungsfähigkeit, das Durchsetzungsvermögen, die Kommunikationsstärke und die rhetorischen Fähigkeiten.

5. Darunter kommt die Beurteilung der Leistung, die in einer Note zusammengefasst wird:
1 (sehr gut) = Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit
2 (gut) = Stets zu unserer vollen Zufriedenheit
3 (befriedigend) = Jederzeit zu unserer Zufriedenheit
4 (ausreichend) = Zu unserer Zufriedenheit
5 (mangelhaft) = Bemüht den Anforderungen gerecht zu werden

6. Sozialverhalten
Zum Sozialverhalten zählen das persönliche Verhalten von Arbeitnehmer:innen gegenüber Kollegen, Vorgesetzten, Kund:innen und Geschäftspartner:innen.

7. Der Grund, warum das Arbeitsverhältnis beendet worden ist

8. Schlussformel

9. Ausstellungsdatum

10. Unterschrift

Zu beachten ist hierbei, dass Zeugnisse mit einem Geheimcode versehen sind. Gemäß § 109 GewO (Gewerbeordnung) dürfte es einen solchen Code nicht geben. Allerdings hat sich dieser in der Praxis durchgesetzt. Diese sogenannte Zeugnissprache enthält bestimmte Formulierungen, die positiv formuliert sind, jedoch bei genauerer Betrachtung einen Hinweis enthalten. Anhand dieser Hinweise werden neue potenzielle Arbeitgeber:innen über die tatsächliche Leistungsbereitschaft Arbeitnehmer:innen informiert.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass alle Arbeitnehmer:innen einen gesetzlichen Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses haben. Konkret gilt diese Regelung für folgende Personengruppen:

• Beschäftigte in Vollzeit- und in Teilzeit
• Minijobber:innen
• Arbeitnehmer:innen in einem festen Arbeitsverhältnis
• Arbeitnehmer:innen, die einem befristeten oder unbefristeten Beschäftigungsverhältnis nachgehen
• Aushilfen
• Auszubildende
• Praktikant:innen
• Arbeitnehmer:innen, die sich in der Probezeit befinden
• Arbeitnehmer:innen, die einer leitenden Position nachgehen

Keinen Anspruch hingegen haben Selbstständige, da sie dem Unternehmen gegenüber nicht weisungsgebunden sind.

Leiharbeiter:innen haben einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, allerdings nur gegenüber der Zeitarbeitsfirma bzw. gegenüber der Personaldienstleistungsfirma. Allerdings haben sie die Möglichkeit vom Unternehmen, in dem sie eingesetzt worden sind, eine Arbeitsbeurteilung anzufragen. Bei positiver Bewertung hilft ihnen das auf ihrem weiteren beruflichen Werdegang.

Arbeitszeugnis – welche gibt es?

Arbeitszeugnis ist nicht gleich Arbeitszeugnis. Es wird zwischen drei Varianten unterschieden:

• Einfaches Arbeitszeugnis
• Qualifiziertes Arbeitszeugnis
• Zwischenzeugnis

Alle drei Varianten unterscheiden sich teilweise grundsätzlich in Bezug auf den Inhalt und auch bezüglich des Datums.

Ein einfaches Arbeitszeugnis wird tendenziell auch als Arbeitsbescheinigung bezeichnet. Das liegt daran, dass lediglich Art und Dauer der Beschäftigung aufgelistet sind. Arbeitnehmer:innen haben nach § 630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) und § 109 Gewerbeordnung Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis – unabhängig davon, um welche Art der Beschäftigung es sich handelt. Die Art von Zeugnis wird generell immer beim Ausscheiden aus dem Unternehmen ausgestellt – sei es durch eine Kündigung oder einen Aufhebungsvertrag, – damit Arbeitnehmer:innen sich erfolgreich weiter auf andere Stellen bewerben können.

Ein qualifiziertes Zeugnis enthält die gleichen Informationen, wie das auch beim einfachen Arbeitszeugnis der Fall ist. Zusätzlich werden diese Angaben durch wesentliche Aspekte im Bereich der Leistung, Persönlichkeit, Know-how und sozialen Komponenten ergänzt. Viele Arbeitnehmer:innen verlangen diese Art von Arbeitszeugnis, wenn das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde. Allerdings haben Arbeitnehmer:innen keinen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Ein Zwischenzeugnis wird nicht zum Ende des Arbeitsverhältnisses oder Dienstverhältnisses ausgestellt, sondern während dem laufenden Beschäftigungsverhältnis. Ein Zwischenzeugnis kann entweder ein einfaches Arbeitszeugnis oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sein.

Möchten Arbeitnehmer:innen ein Zwischenzeugnis beantragen, ist hierfür ein triftiger Grund erforderlich. Dieser kann schon darin bestehen, dass dies im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag festgehalten wurde. Zudem haben Arbeitnehmer:innen einen Anspruch auf ein Ziwschenzeugnis, wenn ein „berechtigtes Interesse“ besteht. Ein berechtiges Interesse besteht in folgenden Fällen:

• Arbeitnehmer:innen ziehen ein Stellungswechsel innerhalb des Unternehmens in Betracht
• Arbeitnehmer:innen möchten sich in eine andere Filiale versetzen lassen
• Es kommt zum Verkauf, zur Fusion oder zur Umstrukturierung
• Ein:e neue:r Vorgesetzte wird angestellt
• Es kommt zu einer längeren Unterbrechung
• Aufhebungsvertrag
• Arbeitnehmer:innen sind schon sehr lange im Betrieb beschäftigt und es wurde noch kein Arbeitszeugnis ausgestellt

Rechtliche Grundlagen für den Anspruch eines Arbeitszeugnisses

Es obliegt dem Unternehmen schriftlich festzulegen, wann und unter welchen Bedingungen ein Arbeitszeugnis ausgestellt wird. Generell sollten diese Angaben, zu denen auch die Ausschlussfristen gehören, im Arbeitsvertrag genauer festgehalten werden.

Die Ausschlussfristen regeln dabei, innerhalb welchem Zeitraum ein Zeugnis verlangt werden muss. Nach der Ausschlussfrist haben Arbeitnehmer:innen keinen Anspruch mehr auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses.

Nach § 630 BGB muss das Arbeitszeugnis

• in einer klaren und verständlichen Sprache verfasst sein.
• persönlich ausgehändigt werden oder wird Arbeitnehmer:innen per Post zugestellt. Ein Arbeitzeugnis in elektronischer Form ist nicht zulässig.

Gemäß Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist auch eine tabellarische Auflistung nicht zulässig. Ein Arbeitszeugnis muss in einem Fließtext formuliert werden.

Zu beachten sind dabei auch die Verjährungsfristen: Arbeitnehmer:innen können nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Endzeugnis nachträglich anfordern. Gemäß § 195 BGB verlieren Arbeitnehmer:innen 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses.

Für Arbeitgeber:innen ist es außerdem wichtig zu wissen, dass ein Endzeugnis keine zu große Differenz vom zuvor ausgehändigten Zwischenzeugnis aufweisen darf. Unberührt davon bleibt der Zeitraum, der zwischen beiden Ausstellungszeitpunkten liegt. Die Ausfallzeiten im Arbeits- oder im Zwischenzeugnis dürfen nur dann beschrieben werden, wenn sie so gravierend waren, dass ansonsten ein falsches Bild vermittelt werden würde. Eine weitere Verpflichtung ist, wie weiter oben bereits ausgeführt, dass ein Arbeitszeugnis in jedem Fall wohlwollend formuliert werden muss. Das Arbeitszeugnis muss Arbeitnehmer:innen rechtzeitig ausgehändigt werden. Spätestens am letzten Arbeitstag muss gemäß § 109 Gewerbeordnung das Arbeitszeugnis ausgestellt worden sein. Sind sich Arbeitnehmer:innen unsicher, sollten sie im Zweifelsfall einen Fachanwalt für Arbeitsrecht konsultieren.

Beispielvorlage Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnis
Frau Maria Mustermann, geboren am 20.06.2000 in Essen, ist seit dem 04.04.2021 in unserem Unternehmen als kaufmännische Angestellte beschäftigt.

Zu ihren Hauptaufgaben zählen:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Bestellwesen
• Terminvereinbarung mit Kund:innen
• Koordinierung von Aufträgen
• Datenbankpflege
• Kaufmännische Abwicklung
• Betreuung von Lieferant:innen und Kund:innen

Frau Maria Mustermann hat ihr gesamtes Fachwissen eingesetzt und alle anfallenden Aufgaben immer zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt. Sie hat jederzeit unseren Anforderungen entsprochen und uns durch ihr außergewöhnliches Organisationstalent und ihre Problemlösungsfähigkeit überzeugt. Sie hat sehr großes Engagement und einen hohen persönlichen Einsatz gezeigt. Gegenüber den Kolleg:innen hat sie sich immer kollegial und offen verhalten.

Wir danken Frau Mustermann für die sehr gute Zusammenarbeit in unserem Unternehmen und wünschen ihr alles Gute für ihre berufliche Zukunft.

Musterstadt, Datum
(Unterschrift)
(Verantwortliche:r)

Fazit

Das Arbeitszeugnis findet seine gesetzliche Grundlage in § 630 BGB. Demnach haben Arbeitnehmer:innebn einen Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis. Das Zeugnis muss der äußeren Form entsprechen und es sollte darüber hinaus auf wesentliche inhaltliche Aspekte geachtet werden. Auf Wunsch kann auch ein qualifiziertes Zeugnis angefordert werden. Als Arbeitnehmer:in kann man dies, sofern positiv, für die Bewerbung bei neuen Unternehmen nutzen und es liefert einen etwas größeren Mehrwert, da inhaltlich ausführlicher, als ein einfaches Arbeitszeugnis.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

Kostenlose Demo

Die flexible, modulare HR-Plattform auf Salesforce

Buchen Sie eine Demo