Wie man erfolgreich mit flair startet

Mit flair schaffst du kollaborative HR und Recruiting Prozesse. Durch automatisierte Workflows erhöhst du die Produktivität deines Teams. Dabei bietet flair vier Hauptanwendungen, um diese Ziele zu erreichen. Diese bilden zusammen eine allumfassende HR-Lösung.

Es handelt sich um das Employee Hub, und die Salesforce-Anwendungen flair HR, flair Recruiting, und das flair Employee Center.

Lerne hier mehr über die grundlegenden Funktionen von flair:

Was ist das Employee Hub?

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Das Employee Hub ist eine externe Plattform für flair Nutzer:innen. Nutzer:innen können Mitarbeiter:innen und Manager:innen sein - für beide gibt es eine eigene Ansicht.

Das Employee Hub ist über die Salesforce API und OAuth 2.0 mit der Salesforce Datenbank verknüpft.

Im Employee Hub erfolgt die Organisation und Durchführung von alltäglichen Aufgaben. Mitarbeiter können diesen Bereich für die Zeiterfassung, Abwesenheitsanträge verwenden.

Manager nutzen die Plattform um Mitarbeiter:innen Aufgaben zu erteilen, als auch diverse Anfragen im Team zu koordinieren.

Auf der Manager-Seite des Employee Hub kannst Du zum Beispiel Ausgaben verwalten, Abwesenheitsanträge genehmigen und Teammitglieder in Mein Team verwalten.

Das Employee Hub als Manager

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Hier findest du eine kurze Anleitung, wie Du deine Ansicht von Mitarbeiter zu Manager wechselst. Außerdem können wir uns kurz ansehen, welche Funktionen Du dort findest.

• Melde Dich zunächst mit Deiner E-Mail-Adresse und Deinem Passwort im Employee Hub an.

• Sobald Du Dich im Employee Hub angemeldet hast, wähle die Registerkarte Manager in der linken unteren Ecke. Nur eine Person mit Verwaltungsrechten kann diese Ansicht auswählen.

• Wenn Du die Registerkarte Manager anklickst, siehst Du eine Reihe verschiedener Funktionen, die Dir bei der Koordinierung Deines Teams helfen sollen
• Mein Team bietet einen Überblick über die Mitarbeiter Deines Unternehmens. Hier siehst Du allgemeine Details wie Name, Ort, Abteilung, Position und das Eintrittsdatum.

• Wenn Du im Bereich Mein Team auf ein Mitarbeiterprofil klickst, kannst Du Details einsehen, die für die Förderung eines effizienten und angenehmen Arbeitsumfelds wichtig sind. Zu den Informationen gehören Urlaubstage, Abwesenheiten, Daten zur Leistungsbeurteilung, Zeiterfassungsbögen sowie Vertragsdetails wie die Probezeit des/der Mitarbeiter:in.
• Abwesenheiten → Auf dieser Seite kannst Du Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge von Mitarbeiter:innen verwalten.
• Zeiterfassung → Die Zeiterfassungsfunktion ist eine einfache Möglichkeit, die von den Mitarbeiter:innen geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren. Sie ermöglicht es Managern, Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden zu dokumentieren.
• Engagement → Festlegen von Mitarbeiterzielen und Verwalten von Leistungsbewertungsdaten.
• Ausgaben → Hier kannst Du auf eine Liste aller Mitarbeiterausgaben und deren Status einsehen. Ein Dropdown-Symbol auf der rechten Seite jeder Ausgabe ermöglicht es Dir, eine Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

Das Employee Hub als Mitarbeiter:in

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Das Employee Hub ist eine Plattform von flair, die den Mitarbeiter:innen des Unternehmens zugänglich ist. Die Plattform ist mit Deinen Salesforce-Daten verbunden und fungiert als zentrales Portal für das Management und andere Mitarbeiter:innen, um personalbezogene Aktivitäten zu steuern. Das Employee Hub ist in einen Mitarbeiter-Bereich und einen Manager-Bereich unterteilt.

Über das Employee Hub kann ein HR-Manager beispielsweise Urlaubsanträge genehmigen, das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen erleichtern, die Ausgaben im Auge behalten und vieles mehr.

Auf der Mitarbeiterseite sind die Verwendungszwecke etwas anders und der Schwerpunkt liegt eher auf der persönlichen Planung. Die Mitarbeiter:innen können Informationen wie persönliche Daten, Schichtpläne, Abwesenheitsanträge und Zeiterfassung organisieren.

Hier siehst du wie man als Mitarbeiter:in dem Employee Hub beitritt und welche Funktion in der Ansicht Mitarbeiter zu finden sind.

• Um auf das Employee Hub zuzugreifen, melde Dich einfach mit Deiner E-Mail-Adresse und Deinem Passwort an. Ein neuer Mitarbeiter muss eine Unternehmens-E-Mail erhalten und zum Zugang zum Portal eingeladen werden.

• Das Employee Hub ist multifunktional: Hier werden Schichtpläne erstellt und Nutzer:innen können sich auf dieser Plattform ganz einfach über Anfragen unterhalten.
• Meine Daten → Auf dieser Seite kannst Du persönliche Daten eingeben oder bearbeiten, z. B. Name, Adresse, Zahlungsinformationen und Steuerdaten.
• Personen → Bleibe auf dem Laufenden über die Unternehmensnachrichten durch die Funktion Ankündigungen auf dieser Seite. ****Das Verzeichnis des Unternehmens findest Du ebenfalls hier.

• Dokumente → Hier kannst Du Dokumente wie z. B. einen Arbeitsvertrag sicher aufbewahren.
• Schichten → Blätter durch Deinen persönlichen Schichtkalender, sieh den Arbeitsplan Deiner Kollegen ein und beantrage sogar die Übernahme offener Schichten
• Abwesenheiten** → Hier kannst Du Urlaubstage oder eine Beurlaubung beantragen und planen
• Zeiterfassung → Die Zeiterfassung ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden zu dokumentieren. Außerdem wird hier sichergestellt, dass Überstunden fair vergütet werden, und Mitarbeiter:innen werden behutsam daran erinnert, die ihnen zustehenden Arbeitspausen zu nehmen.

• Ausgaben → Gelegentlich entstehen Mitarbeiter:innen im Laufe ihrer Arbeit Kosten. Im flair Employee Hub kannst Du ganz einfach Spesenabrechnungen bei der Geschäftsleitung einreichen.
• Engagement → Führe Leistungsbeurteilungen durch, setze Ziele, definiere Deine Fähigkeiten und sende Deinen Kollegen über die Funktion Cheers aufbauende Nachrichten zur Wertschätzung.

Aktivierung des Employee Hub

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Mit dem flair Setup-Assistenten kannst Du deine Mitarbeiter:innen ganz einfach für das Employee Hub aktivieren.

Um das Employee Hub für Mitarbeiter:innen zu aktivieren, besuche einfach die Startseite der HR-App in Salesforce. Folge dann den Anweisungen des Einrichtungsassistenten. So funktioniert es:

1) Mitarbeiter:in hinzufügen: Importiere die Details der Mitarbeiter:innen in Salesforce, damit diese auf der Employee Hub Plattform erkannt werden können

2) Employee Hub aktivieren: Aktiviere als Nächstes die Employee Hub-Anwendung, damit deine Mitarbeiter:innen einen Ort haben, an dem sie sich anmelden können

3) Mitarbeiter:innen einladen: Jetzt kannst Du deine Mitarbeiter:innen in das Employee Hub einladen. Wenn Du auf diese Registerkarte klickst, kannst Du deinen Mitarbeiter:innen eine E-Mail-Benachrichtigung schicken, um sie darüber zu informieren, dass es jetzt möglich ist, sich im Employee Hub deines Unternehmens anzumelden.

4) Mitarbeiter:innen melden sich an: Sobald deine Mitarbeiter:innen die E-Mail-Einladung zum Employee Hub erhalten haben, müssen sie nur noch dem Link folgen und ein Passwort erstellen. Das war's. Sie haben nun Zugriff auf das HR-Portal deines Unternehmens.

Integrationsbenutzer:innen

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Bitte beachte, dass der/die Nutzer:in, der/die das Employee Hub aktiviert (der/die Integrationsbenutzer:in), auch die flair Hub-Berechtigung benötigt.

Um diese Berechtigungen dem/der Integrationsbenutzer:in zuzuweisen, klicke auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Seite in Salesforce und wähle Einrichtung.

Navigiere im Menü auf der linken Seite nach unten zu Verwaltung > Nutzer > Nutzer.

Wähle eine:n Nutzer:in aus der Liste aus, indem Du auf seinen/ihren Namen klickst, und scrolle dann nach unten zu Berechtigungssatzzuweisungen. Klicke dort auf Zuordnungen bearbeiten.

Füge nun einfach flair Hub zu den aktivierten Berechtigungssätzen hinzu und klicke auf Speichern.

Anpassung des Employee Hub-Menüs

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Das Employee Hub bietet Zugang zu allen wichtigen Funktionen, die Du und deine Kolleg:innen täglich nutzen werden. Durch eine einfache Konfiguration kannst Du das Employee Hub an die Bedürfnisse deines Unternehmens und deiner Teams anpassen.

Wenn Du Zugriff auf die flair HR-App in Salesforce hast, kannst Du die Funktionen, die im linken Menü des Employee Hub erscheinen, individuell anpassen. Auf diese Weise kannst Du sicherstellen, dass nur die Funktionen angezeigt werden, die Du benötigst.

Rufe zunächst die Seite Employee Hub Features in deiner flair HR-App auf. Um diese zu finden, suche einfach im Salesforce App Launcher nach Employee Hub.

Klicke auf Neu, um mit der Anpassung des Menüs auf der linken Seite des Employee Hub zu beginnen. Du wirst nun ein Pop-up-Fenster mit zwei Abschnitten sehen: Informationen und Funktionen.

Im Abschnitt Informationen kannst Du deiner benutzerdefinierten Menüansicht einen Namen geben, z. B. Standardansicht oder Verkaufsansicht. Du kannst auch auswählen, welche Mitarbeiter:innen diese Ansicht sehen, indem Du nach Abteilungen, Einheiten und Standorten suchst oder einzelne Mitarbeiter:innen auswählst. Wenn Du keine Mitarbeiter:innen auswählst, wird diese Menüansicht auf alle Mitarbeiter:innen angewendet.

Im Abschnitt Funktionen kannst Du Kontrollkästchen aktivieren, um bestimmte Funktionen auszublenden. Wenn z. B. nur bestimmte Teams in deinem Unternehmen Zugriff auf den Schichtplaner benötigen, kannst Du diese Funktion für Teams, die nicht im Schichtbetrieb arbeiten, ausblenden.

Eine weitere Möglichkeit, das Employee Hub-Menü für ein bestimmtes Büro oder einen bestimmten Standort zu konfigurieren, besteht darin, die Seite Standorte in der flair HR-App aufzurufen. Wähle einen Standort aus und scrolle zum unteren Ende der Seite, um festzulegen, welche Employee Hub-Funktionen für Mitarbeiter:innen, die diesem Standort zugewiesen sind, sichtbar sind.

Du kannst auch benutzerdefinierte Ansichten für einzelne Mitarbeiter:innen erstellen, indem Du die Registerkarte Employee Hub Features im Profil eines/einer Mitarbeiter:in in flair nutzt.

Anpassung des Startbildschirms

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Alle Mitarbeiter:innen können einige Elemente ihres Employee Hub Dashboards personalisieren. Sie können zum Beispiel auswählen, welche Informationen in den drei Karten in der Mitte des Dashboards angezeigt werden. Klicke einfach auf den Pfeil nach rechts ᐳ, bis Du eine leere Karte mit der Aufschrift Anpassen siehst.

Wenn Du auf Anpassen klickst, siehst Du eine Liste der verfügbaren Karten. Wähle die Kontrollkästchen, um jede Karte auf deinem Dashboard ein- oder auszublenden. Du kannst auch auf die sechs Punkte links neben jedem Listenelement klicken, um jede Karte in die gewünschte Reihenfolge zu ziehen und abzulegen.

Mitarbeiterhistorie

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Während der Zeit, die ein:e Mitarbeiter:in in deinem Unternehmen arbeitet, können sich viele Dinge ändern: das Gehalt, die Position, die Kontaktdaten und die Führungskraft. Mit der Funktion Mitarbeiterhistorie kannst Du all diese Änderungen in einer einfachen Ansicht verfolgen.

Mitarbeiterhistorie im Hub

Als Manager:in kannst du die Historie von jedem Teammitglied im Employee Hub einsehen. Öffne in der Manageransicht die Registerkarte Mein Team und wähle eine:n beliebige:n Mitarbeiter:in aus deinem Team aus. Wähle in der oberen Navigation Historie. Du siehst nun eine chronologische Ansicht der historischen Ereignisse des/der ausgewählten Mitarbeiter:in, von den neu eingestellten Mitarbeiter:innen bis hin zu den ersten Einstellungen.

Du kannst auch Filter aus dem Dropdown-Menü auf der rechten Seite des Bildschirms auswählen, um festzulegen, welche Arten von Ereignissen angezeigt werden sollen, z. B. Managerwechsel, Gehaltsänderungen und Abwesenheiten.

Mitarbeiterhistorie in Salesforce

Du kannst die Historie eines/einer Mitarbeiter:in auch in Salesforce einsehen. Wähle in der flair HR-App in der oberen Navigationsleiste Mitarbeiter und wähle eine:n Mitarbeiter:in aus. Klicke auf die Registerkarte Verlauf, um frühere Ereignisse zu sehen. Über das Dropdown-Menü Ansicht kannst Du zwischen einer vertikalen Listenansicht und einer horizontalen Zeitleistenansicht wechseln.

Wenn Du in der vertikalen Ansicht auf ein Ereignis klickst, werden die vorherigen und neuen Daten angezeigt, sowie wer die Änderung vorgenommen hat. In der horizontalen Ansicht kannst Du den blauen Schieberegler verwenden, um die Änderungen auf der Zeitachse anzuschauen.

Die Verbindung zwischen flair und Salesforce

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Sie dir an, wie flair innerhalb von Salesforce funktioniert und lerne wie du damit Personalwesen und Mitarbeitererfahrung optimieren kannst.

Salesforce ist eine Plattform für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM). flair ist eine vollständige Personalmanagementlösung, die in das Salesforce CRM integriert ist.

Am Besten kann es mit dem Bau eines Gebäudes beschrieben werden. Anstatt von Grund auf neu zu bauen, bietet Salesforce Unternehmen wie flair das Fundament und letztlich die Freiheit, ihre eigene Struktur anzupassen - in diesem Fall ein intelligentes, intuitives und verspieltes HR-Management-Tool.

Kurz gesagt, flair ist eine Anwendung, die durch von Salesforce bereitgestellte Frameworks verfügbar gemacht wird. Um die flair App zu finden, kannst Du auf der Salesforce AppExchange nach dem Namen suchen.

Du findest auf Salesforce 3 Apps von flair: flair HR, flair Recruiting, und flair Employee Center.

flair HR App

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Die flair HR- App auf Salesforce ist für Mitarbeiter:innen gedacht. Die App unterteilt sich in einen Home-Bildschirm und eine Hauptmenüleiste.

Das Menü enthält Seiten wie Mitarbeiter & Dokumente, Vergütungen, Anwesenheit, Engagement, Arbeitsplatz, HR Admin, Mitarbeiter und viele mehr.

Lasst uns anschauen wie die Seiten funktionieren:

• Startseite: Hier findest du eine Übersicht über deine HR Prozesse. Wie zum Beispiel neue Abwesenheitsanfragen, Anforderung von Spesen, Reports und vieles mehr.
• Mitarbeiter: Hier findest du eine Übersicht aller Mitarbeiter, welche du nutzen kannst um Dokumente hochzuladen oder Datenänderungen vorzunehmen.
• Compensations: Hier findest du einen Überblick über Cost-Center, die Payroll und Spesen der jeweiligen Mitarbeitenden.

• Attendance: Behalte den Überblick über die Projekte, Schichten und Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden.
• Engagement: Setze Ziele, plane 1:1 Feedback Meetings und schicke Umfragen an deine Mitarbeitenden raus.

• HR Admin: By navigating to this area you can organize important administrative elements like absence categories, expense merchants, workload templates, and payroll components.
• Workflows: Every company is unique. The Workflows page enables you to customize and manage regular tasks like employee onboarding, for example.

flair Recruiting App

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Die flair Recruiting App hilft dir das Recruiting in deinem Unternehmen zu organisieren. Das Interface der App sieht ähnlich aus, wie das der flair HR App. Nutzer:innen haben hier einen Home-Bildschirm sowie eine Hauptmenüleiste.

Die App verfügt über eine Reihe von Funktionen und bietet dem/der Benutzer:in einen Home-Bildschirm sowie eine Hauptmenüleiste. Diese Menüleiste enthält Seiten wie Kandidaten, Jobs, Standorte, Abteilungen, Karriereseite, Karrierefelder und viele mehr.

• Lerne hier die Kernfunktionen der flair Recruiting App:
  • Karriereseite → Das ist Dein Bereich, um offene Stellen auszuschreiben und Mitarbeiter:innen für Dein Unternehmen einzustellen. Mit dieser Seite kannst Du eine Landing Page oder eine Jobbörse erstellen und anpassen, um offene Stellen zu bewerben. ****
  • Stellen → Auf dieser Seite kannst Du freie Stellen oder Stellenausschreibungen erstellen, die dann auf der Karriereseite angezeigt werden. Sobald Sie eine Stelle erstellt haben, kannst Du auch einen Manager zuweisen, der den Einstellungsprozess überwacht.

• Bewertungen → Erstelle maßgeschneiderte Bewertungsvorlagen, um Deinen Einstellungsprozess zu vereinfachen
• Bewerber → Lerne alles über die Kandidat:innen , die sich auf freie Stellen bewerben. Hier kannst Du auch einen Filter für die Rekrutierungsphase erstellen, der Dich durch den Einstellungsprozess führt. Verwende Bewertungsvorlagen, um die besten Bewerber:innen zu identifizieren.

Positionsmanagement und Unternehmensstruktur

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Die Funktion Positionsmanagement in flair HR hilft dir, den Überblick über die Struktur, die Hierarchie und die Jobtitel in Ihrem Unternehmen zu behalten. Während Stellenbezeichnungen und Vorgesetzte bisher in den Personalakten zugewiesen wurden, bietet unsere neue Registerkarte Unternehmensstruktur zusätzliche Details und Flexibilität. Sie beinhaltet:

• Die Möglichkeit, offene Stellen hinzuzufügen, die erst in Zukunft besetzt werden sollen
• Eine Übersicht über die Mitarbeiter, die zuvor eine bestimmte Position innehatten
• Eine Übersicht darüber, wie die Positionen miteinander verbunden sind

Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Positionen

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Um loszulegen, verwende den App Launcher 𓃑 und suche nach „Unternehmensstruktur“. Auf der Seite Unternehmensstruktur siehst Du auf der linken Seite des Bildschirms ein Menü. Dieses Menü enthält alle aktiven Positionen in deinem Unternehmen.

Im linken Bereich kannst Du die Schnellsuche verwenden, um eine bestimmte Position zu finden. Du kannst auch auf das Trichtersymbol klicken, um Filter zu öffnen. Positionen mit einem Startdatum in der Zukunft werden nur angezeigt, wenn du die Filter öffnest und das Kästchen „Zukünftige Positionen anzeigen“ aktivierst. Wenn Du eine Stelle mit einem Startdatum in der Zukunft anlegst, wird sie hier erst ab diesem Datum angezeigt.

Wenn Du auf den Abwärtspfeil ⌄ neben einer Position klicken, werden alle aktiven Positionen angezeigt, die von dieser Rolle verwaltet werden.

• Blau = Rolle Besetzt
• Orange = Recruiting oder geplant
• Rot = Bevorstehende unbesetzte Stelle
• Grau = Unbesetzt oder deaktiviert

Weitere Informationen zu den Positionsstatus findest Du im Abschnitt Positionsstatus in diesem Leitfaden.

In der Mitte des Bildschirms siehst Du weitere Details zu der ausgewählten Position.

1. Positionstitel: Dies ist der Name der ausgewählten Position.
2. Beschreibung: Ein Text, der die Position und ihre Aufgaben beschreibt.
3. Status: Gibt den Status der Position an, z. B. besetzt oder unbesetzt.
4. Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der diese Position derzeit innehat.
5. Übergeordnete Position: Die Position, die in der Unternehmenshierarchie über der ausgewählten Position steht.
6. Manager: Der Mitarbeiter, der die übergeordnete Position innehat.
7. Startdatum: Das Datum, an dem diese Position zum ersten Mal im Unternehmen besetzt wurde.
8. Enddatum: Das Datum, an dem diese Position inaktiv wird. Leer lassen, wenn nicht bekannt.
9. Zuweisen: Klicke hier, um der ausgewählten Position einen Mitarbeiter zuzuweisen.
10. Bearbeiten/Löschen: Klicke auf den Pfeil nach unten, um die Position zu bearbeiten, zu löschen oder ihre Zuweisung aufzuheben.
11. Frei seit: Wenn die aktive Beschäftigung ein Enddatum hat, wird in diesem Feld angezeigt, ab wann die Position frei wird.
12. Aktive Beschäftigung: Details zu dem Mitarbeiter, dem dieser Position derzeit zugewiesen ist. Das hier angezeigte Start- und Enddatum bezieht sich auf den Zeitraum, in dem der aktuell zugewiesene Mitarbeiter diese Position innehatte.

Weiter unten in der Positionsdetailansicht kannst Du auch die inaktive Beschäftigungen und verknüpfte Stellen sehen.

1. Inaktive Beschäftigungen: Diese Tabelle enthält alle Mitarbeiter, die diese Position bereits innehatten oder in Zukunft innehaben werden.
2. Verknüpfte Stellen: Wenn Du eine Stelle besetzen möchtest, kannst Du sie mit Stellen verknüpfen, die Du in flair Recruiting erstellt hast.

Klicke auf Neue Position, um sie zu deiner Unternehmensstruktur hinzuzufügen. Du kannst dann die grundlegenden Informationen über die Position eingeben. Wenn Du dieser Position sofort einen Mitarbeiter zuweisen möchtest, schalte die Option „Dieser Position sofort nach ihrer Erstellung einen Mitarbeiter zuweisen“ auf Aktiv. Klicke auf Weiter, wenn Du die Pflichtfelder ausgefüllt haben.

Positionsstatus

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Die Farbe des Symbols neben der Position gibt den Status an und wird in Echtzeit aktualisiert. Wenn Du auf eine Position klickst, wird im Feld „Status“ der genaue Status dieser Position angezeigt.

• Besetzt: Die Position ist besetzt und wird in den nächsten drei Monaten nicht frei.
• Recruiting: Die Position ist vakant und es gibt eine damit verbundene offene Stelle in flair Recruiting.
• Geplant: Die Position ist vakant, soll aber besetzt werden.
• Bevorstehende unbesetzte Stelle: Die Position wird innerhalb von drei Monaten unbesetzt und es ist keine neue Einstellung geplant.
• Unbesetzt: Die Position ist unbesetzt und nicht mit einer offenen Stelle in flair Recruiting verbunden.
• Deaktiviert: Die Position wurde deaktiviert und ist nicht mehr aktiv.

Eine Position einem Mitarbeiter zuweisen

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Um einem Mitarbeiter eine Position zuzuweisen, kannst Du im linken Menü auf das Symbol Hinzufügen neben einer leeren Position klicken oder wähle die Position aus und klicke auf die Schaltfläche Zuweisen.

Wähle einen Mitarbeiter aus, dem Du die Position zuweisen möchtest, und klicke dann auf Weiter.

Jetzt kannst Du eine Beschäftigung erstellen. Dies ist der Zeitraum, in dem ein bestimmter Mitarbeiter eine bestimmte Position innehat. Gebe deine Beschäftigung einen Namen, damit Du ihn leicht identifizieren kannst und wähle ein Startdatum und ein Enddatum, falls bekannt.

Wenn Du die Position eines Mitarbeiters ändern möchtest, z.B. wenn er befördert wird, kannst Du die Zuordnung des Mitarbeiters von seiner aktuellen Position aufheben und ihm dann eine neue Position zuweisen.

Wenn Du alternativ versuchst, ihm eine neue Position zuzuweisen, die sich mit seiner aktuellen Position überschneidet, erhältst Du eine Fehlermeldung. Hier hast Du die Möglichkeit, das Enddatum der aktuellen Beschäftigung des Mitarbeiters zu ändern, damit ihm die neue Position zugewiesen werden kann.

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, kannst Du einfach das Enddatum für seine Beschäftigungsdauer festlegen, indem Du auf die Schaltfläche Zuweisung aufheben klickst.

Eine Stelle mit einer Position verknüpfen

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Wenn Du eine unbesetzte oder eine bald frei werdende Position besetzen möchtest, kannst Du eine offene Stelle mit dieser Position verknüpfen.

Verknüpfte Stellen werden in der Detailansicht einer Position unter „Inaktive Beschäftigungsbedingungen“ angezeigt. Alle verknüpften Stellen werden hier zusammen mit dem Namen der Stelle, dem Status, dem Veröffentlichungsdatum und dem Benutzer, der die Stelle erstellt hat, aufgelistet.

Um eine Stelle mit einer Position zu verknüpfen, öffne eine Position und klicke auf den Abwärtspfeil ▼ in der oberen rechten Ecke. Jetzt kannst Du entweder „Eine neue verknüpfte Stelle erstellen“ oder „Vorhandene Stelle verknüpfen“ auswählen.

Durch Klicken auf „Eine neue verknüpfte Stelle erstellen“ kannst Du eine neue Stelle zur flair Recruiting App hinzufügen und ihn sofort mit einer Position in deiner Unternehmensstruktur verknüpfen. Durch Auswahl dieser Option wird ein Fenster geöffnet, in dem Du Details wie Name, Standort, Abteilung und Zeitaufwand des Jobs eingeben kannst.

Nachdem Du auf „Weiter“ geklickt hast, kannst Du die Veröffentlichungsdetails der Stelle ausfüllen. Dazu gehören die Informationen, die Du in Stellenanzeigen angibst, die zur Besetzung dieser Stelle verwendet werden, wie z. B. die Dienstalter der Bewerber und die erforderliche Erfahrung, Gehaltsangaben und Arbeitsstunden.

Der letzte Schritt besteht darin, eine Stellenbeschreibung, die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter, die Stellenanforderungen und die Vorteile hinzuzufügen, die in deiner Stellenanzeige erscheinen werden. Klicke nun auf „Speichern“, um diese Stelle zur flair Recruiting App hinzuzufügen und sie mit der ausgewählten Position zu verknüpfen. Standardmäßig ist der Stellenstatus „Offen“, was bedeutet, dass die Stelle auf deinem verknüpften flair Karriereportal veröffentlicht wird.

Alternativ kannst Du einen vorhandenen Job mit einer Position verknüpfen, indem Du die Option „Vorhandene Stelle verknüpfen“ auswählst. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem alle Jobs angezeigt werden, die Du in flair Recruiting erstellt hast. Wähle einfach eine Stelle aus und klicke auf „Weiter“, um den Job mit der Position zu verknüpfen.

Du kannst die Verknüpfung mit verbundenen Stellen auch aufheben, indem Du den Abwärtspfeil ▼ neben der verbundenen Stelle auswählst und auf „Verknüpfung zur Stelle aufheben“ klickst. Um die Verknüpfung mit mehreren verbundenen Stellen auf einmal aufzuheben, wähle den Abwärtspfeil ▼ in der oberen rechten Ecke einer Position aus und klicke auf „Verknüpfung zur Stelle aufheben“.

Wie sich das Positionsmanagement auf die Mitarbeiterdaten auswirkt

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Mit der neuen Funktion Positionsmanagement ist es nicht mehr möglich, die Felder Stelle, Startdatum, Enddatum und Manager auf der Seite Mitarbeiter zu ändern. Diese Felder werden jetzt auf der Seite Unternehmensstruktur verwaltet. Änderungen, die Du auf der Seite Unternehmensstruktur vornimmst, werden mit der Personalakte synchronisiert.

Auf der rechten Seite einer Personalakte siehst Du ein neues Feld mit der Bezeichnung Beschäftigungen. Hier siehst Du frühere, aktuelle und künftige Positionen, die ein Mitarbeiter innehat, sowie das jeweilige Start- und Enddatum.

Die Felder Startdatum und Enddatum im Abschnitt Vertrag einer Personalakte werden auf der Grundlage dieser Beschäftigungen aktualisiert. Wenn ein Mitarbeiter mehrere Beschäftigungen hat, zeigt das Startdatum das früheste Startdatum des Mitarbeiters an, während das Enddatum das letzte Enddatum anzeigt, das in den Beschäftigungen angegeben ist. Wenn die aktuellste Beschäftigung kein Enddatum hat, ist das Feld Enddatum leer.

Das Feld Stelle zeigt die letzte Position an, die der Mitarbeiter innehat, wie auf der Seite Unternehmensstruktur definiert.

Das Feld Manager wird mit der Person gefüllt, die die übergeordnete Position der aktuellen Position des Mitarbeiters innehat.

Wechseln eines Managers

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Um den Manager eines Mitarbeiters zu ändern, kannst Du entweder die übergeordnete Position ändern oder einen neuen Mitarbeiter für die aktuelle übergeordnete Position auf der Seite Unternehmensstruktur auswählen.

Ein Beispiel: Sarah Lee ist die Leiterin der Personalabteilung (Head of HR) und untersteht der Geschäftsführerin (CEO) Anna Turnbull. Wir können dies in Sarahs Personalakte sehen.

Um die Effizienz zu steigern, hat das Unternehmen eine neue COO, Kena Liao, ernannt. Von nun an wird die Leiterin der Personalabteilung an die COO berichten. Um den Manager zu ändern, gehe auf die Seite Unternehmensstruktur. Wähle die Position Head of HR und klicke auf Bearbeiten.

Ändere nun einfach die übergeordnete Position von CEO in COO und klicke auf Weiter.

Du siehst nun, dass sich die Hierarchie im Navigationsmenü auf der linken Seite geändert hat und der Head of HR nun unter dem COO steht.

Diese Änderungen werden mit der Personalakte synchronisiert und das Feld Manager wird mit dem neuen Manager aktualisiert.

Anlegen eines Mitarbeiters

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Um einen neuen Mitarbeiter in flair anzulegen, öffne die Registerkarte Personal & Dokumente in der HR App und klicke auf die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter. Du kannst auch auf der Seite Mitarbeiter auf Neu klicken.

Du kannst die Grundinformationen wie Name, Startdatum, Position und Arbeitspensum-Vorlage ausfüllen. Wenn Du die Registerkarte Zusätzliche Informationen wählst, kannst Du eine Firmen-E-Mail und eine Firmen-Telefonnummer für diesen Mitarbeiter eingeben.

Wenn Du einen Mitarbeiter ohne Position erstellt hast, kannst Du später eine auswählen, indem Du die Personalakte öffnest und im Abschnitt Beschäftigungen auf Neu klickst.

Wähle einen Namen für die Beschäftigung, damit sie leicht identifiziert werden kann. Wähle dann ein Startdatum und eine Position. Für die Position kannst Du entweder eine unbesetzte Position aus der Dropdown-Liste wählen oder eine neue Position anlegen. Klicke dann auf Speichern.

Wichtige Einstellungen

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In den folgenden Anleitungen erfährst Du, wie Du einige wichtige Einstellungen in den Apps flair HR und flair Recruiting aktualisieren kannst.

Personalisierung der Navigationsleiste in Salesforce

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Mit der Salesforce-Navigationsleiste kannst Du schnell die Funktionen und Daten finden, die Du in deinen flair HR- und Recruiting-Anwendungen benötigst. Während die Standardnavigationsleiste von deinen Salesforce-Administratoren festgelegt wird, kannst Du die Leiste selbst anpassen und die Seiten und Funktionen auswählen, die Du am häufigsten verwendest.

Um deine Navigationsleiste anzupassen, klicke auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite der Leiste. Es öffnet sich ein Fenster mit der vollständigen Liste der derzeit in deiner Leiste angezeigten Navigationselemente. Du kannst sie anklicken und ziehen, um die Reihenfolge zu ändern, oder auf das x klicken, um ein Element zu entfernen. Du kannst keine Elemente entfernen, die dein:e Administrator:in für die App festgelegt hat.

Klicke auf Weitere Elemente hinzufügen, um die vollständige Liste der verfügbaren Navigationselemente für deiner flair HR- oder Recruiting-App anzuzeigen. Wähle die Elemente aus, die Du hinzufügen möchtest, und klicke dann auf Navigationselemente hinzufügen.

Die neuen Elemente werden am Ende der Elementliste hinzugefügt. Ordne sie nach Bedarf neu an und klicke dann auf Speichern.